集团文件管理制度Word格式.docx

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（一）下行文即上级机构对下属机构的发文。

（二）凡是集团对其直属机构及下级单位发文、区域对其直属机构及下级单位发文、工厂对其下属部门发文，均应采用决定、决议、规定、通知、通报、批复、重要传真等下行文。

第二条上行文

（一）上行文即下属单位向上级机构的呈文。

（二）凡是集团直属机构及下级单位对集团呈文、区域直属机构及下级单位对区域呈文、工厂下属部门对工厂呈文，均应采用报告、请示、申请等上行文。

第三条平行文

（一）平行文即各平级机构、平级单位之间的行文。

（二）凡是各职能部门之间、各区域之间、各门店之间、各工厂之间的行文，均应采用通知、函、建议等平行文。

（三）如需与本集团不相隶属的单位、部门商洽工作，咨询和回复问题，通报情况时，应采用平行文中的函。

第三章行文规则

第一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第二条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级机构应当责令纠正或撤销。

第三条向下级机构或者本系统的重要行文，应当同时抄报直接上级机构。

第四条“请示”应当一文一事；

一般只写一个主送机构，如需逐级请示的，应当写明所有的批复机构。

第五条“报告”不得夹带请示事项。

第六条下级机构不得对上级机构作指示，交任务。

第四章行文格式

第一条下行文、对外行文格式

（一）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机构标识、发文字号、签发人、标题、主送机构、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机构、印发机构和印发日期等部分组成。

（二）密级分类：

1、绝密：

指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文件。

2、秘密：

指次重要并且所涉及内容不能向集团内外无关人员透露的文件。

3、机密：

指不宜向集团以外人员透露内容的文件。

（三）紧急级别分类：

特急、紧急和普通。

（四）发文机构标识应当使用发文机构全称或者规范化简称；

联合行文，主办机构排列在前。

（五）发文字号应当包括机构代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机构发文字号。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（八）除集团董事长、集团总裁、区域总经理等下发的公文采用签发人签名以外，其余公文一律加盖印章。

印章盖在成文时间的中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（九）主送机构：

指公文的主要受理机构，应当使用全称或者规范化简称、统称。

上行文的主送机构应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。

下行文的主送机构写于正文之后。

主送机构的全称、特称、单称，应使用统一的称谓和序列表述，不能经常变换。

（十）呈报机构指除主送机构外需要知晓公文的上级机构，应当使用全称或者规范化简称。

（十一）抄送机构指除主送机构外需要执行或知晓公文的平级机构，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十二）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。

（十三）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十四）文字从左至右横写、横排。

（十五）公文中各组成部分的标识规则，参照《集团公文格式标准》执行。

（十六）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm）。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定；

另外，平行文、上行文（指请示、报告）一律采用集团规定的信笺纸。

第二条管制文件格式（具体的格式见附件9）

（一）管制文件是指在修订或换版时均须收回或处理相应变更前文件的文件。

包括集团各种规章制度、办法、规定、工作说明书、工作流程等。

（二）管制文件一般由封面、修订页和主体大部分组成。

1、封面。

由版头、标题、编制机构、审核人、批准人和管制印章组成；

其中版头由集团名称、标识、文件编号、版本、密级和页码组成。

2、修订页。

由版头、摘要、修改机构、修改时间、审核人和批准人组成。

3、主体。

由版头、文件内容组成；

其中版头由集团标识、文件标题、文件编号、版本、密级和页码组成。

第三条上行文格式

一般由标题、主送机构、正文、行文机构、署名和行文日期、批复组成。

各组成部分的要求参照第一条。

（具体格式见附件12）

第四条平行文格式

一般由版头（即内部通启）、发送机构、行文机构、行文日期、事由及正文组成。

（具体格式见附件13）

第五章文件控制机构的职能

第一条文件控制机构及责任人是由集团行政部文控办、区域办公室、门店办公室及其文控员（即负责文件管理的人员）组成。

第二条文件控制机构的职能

（一）集团行政部文控办

1、负责建立和维护集团文件控制管理系统，确保文件控制程序能有效实施和保持。

2、负责集团总裁审批范围内所有管制文件的编辑、审核、报批、分发、回收、管制。

3、负责集团总裁审批范围内所有下行文的编辑、审核、报批、分发。

4、负责本部门所有文件的拟定、编辑、审核、报批、分发。

5、负责集团各行文部门所有下行文件文稿的审核、编辑、分发。

6、负责对区域办公室和各部门文控员的业务指导及稽查。

（二）区域办公室

1、负责向本区域及下属单位转发集团各类文件。

2、负责维护区域文件控制管理系统，确保文件控制程序能有效实施和保持。

3、负责区域总经理审批范围内所有管制文件的编辑、审核、报批、分发、回收、管制。

4、负责区域总经理审批范围内所有下行文的编辑、审核、报批、分发。

5、负责本部门所有文件的拟定、编辑、审核、报批、分发。

6、负责区域各行文部门所有下行文件文稿的审核、编辑、分发。

7、负责对区域所有文控员的业务指导及稽查。

（三）门店文控员

1、负责本门店负责人审批范围内的所有文件的编辑、呈报、分发及归档。

2、负责本门店所有文件的接收及传达工作。

（四）职能部门文控员

1、负责本部门主管审批范围内的所有文件的编辑、呈报、分发及归档。

2、负责本部门所有文件的接收及传达工作。

第六章公文拟（修）订程序

第一条管制文件拟（修）订程序

（一）管制文件拟订

1、集团总裁审批范围内各类管制文件定稿后需由责任部门填写《集团发文审批表》，然后才能将稿件的电脑版和经责任部门负责人签名确认的文稿送交集团行政部。

2、区域总经理审批范围内的各类管制文件定稿后需由责任部门填写《集团发文审批表》，然后才能将稿件的电脑版和经责任部门负责人签名确认的文稿送交所属区域办公室。

（二）管制文件修订

1、若文件在运行中存在不完善之处，由发现部门知会原制订部门主管，进行文件修订，具体操作按文件拟订程序执行。

2、所有管制文件版本号均从1.0开始，依次为2.0、3.0版，若只涉及文件局部小改，则当页版本号由1.0变更为1.1，依次类推。

原则上更改次数超过5次或有必要时则变更其版次。

第二条一般公文拟定程序

（一）集团各类呈交总裁、区域总经理审批的下行文需由责任部门填写《集团发文审批表》，并将稿件的电脑版和经责任部门负责人签名确认的送交集团行政部或区域办公室。

（二）通过文控机构发文的公文拟定注意事项

1、文件应是一文一事。

特别是请示与报告不能混合使用，请示是指请求上级指示、批准的事项；

报告是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的指示事项。

2、除有特殊规定外，应当明确发文机构、文件标题、主送机构、呈报、抄送机构。

3、对于某些有特殊处理要求的文件应按如下规定予以注明：

（1）对有密级的文件应在《集团发文审批表》上注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样；

（2）需紧急处理的文件应在《集团发文审批表》上注明“特急”、“急件”、“普通”字样。

4、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

（三）其他公文参照第四章规定的格式执行。

第三条凡是请示、报告类行文不需经过集团行政部或区域办公室，直接报给呈送对象即可。

第七章公文办理

第一条集团行政部和区域办公室有权根据集团规定及有关政策对文稿进行修改。

内容不实的文稿可以退回拟稿部门。

第二条集团行政部和区域办公室收到行文部门的稿件后，进行登记、编辑、格式化、编号后提交部门负责人审核。

部门负责人审核后，稿件由呈报人送交审批人，审批人签发后，集团行政部和区域办公室负责登记、分发。

第三条不需集团总裁、区域总经理审批的行文按以下程序办理：

各部门拟稿，负责人审稿、印章，文员印制、下发。

第八章公文分发

第一条非管制公文的分发

文件控制部门按分发单位及份数进行复印并给予分发，分发时必须要求收文机构签收。

第二条管制公文的分发

（一）集团行政部或相关的区域办公室按分发单位及份数进行拷贝，并在文件正页及附页上加盖红色“管制文件”印章；

在分发时集团行政部或相关的区域办公室必须要求收文机构签收。

若有旧版的管制文件必须及时全部收回，签收机构在新版《管制文件分发登记表》回收栏签名确认旧版已被回收，“作废文件”副本可盖上红色“作废文件”印章或划“×

”作回收纸加以利用，否则必须全部销毁。

（二）旧版文件原件需盖上红色“作废文件”印章后分开归档并作好标识，这类文件只供参考用。

（三）所有改版文件必须发放至首版文件持有部门或工作场所。

（四）对于区域总经理审批下发的管制文件，区域办公室必须送交一份给集团行政部备案。

（五）一些需要邮寄或专人递交的文件，按下列要点进行发送，必要时还须给集团行政部或相关的区域办公室以回复或回执。

调查报告不受本条规定限制。

文件封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名，并且注明“快递”“邮寄”“面呈”或“转交”等字样。

第九章文件管理

第一条全部完结的文件，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号进行整理、分类、编目，并在《文件目录表》上做好登记，归档保存，防止不同类型的文件混放在一起。

第二条管制文件必须和非管制文件分开归档。

第三条管制文件必须在每一个文件夹内建立《管制文件目录表》。

第四条现行使用的管制文件正本由集团总裁办档案处或相关的区域办公室归档保存。

第五条未经集团行政部或相关区域办公室加盖红色“管制文件”印章的文件副本和有“管制文件”的复印件为无效文件。

第六条各部门因文件遗失、损坏，需填写《文件补发申请表》向集团行政部或相关区域办公室申请，经批准后方可予以补发。

《文件补发申请表》需和《管制文件分发登记表》一起保存。

第十章印章管理

批准使用“管制文件”印章和“作废文件”印章的部门为集团行政部，其他部门不得拥有“管制文件”印章，其他部门的管制文件发行交由集团行政部统一发行和管制。

第十一章文件稽查

第一条集团行政部每年1、7月份对整个文控系统进行稽查，并填写《纠正/预防措施报告》,经集团行政部负责人、相关文控主管会签后执行，直到问题改善结案。

第二条各区域办公室、文控员在文件管理过程中遇到问题应及时将信息反馈至集团行政部，以便检讨改善。

第十二章附则

第一条本制度自2002年4月1日起施行。

2001年1月1日总裁办公室发布，2001年1月1日起施行的《集团总裁办公室管理规定》同时废止。

第二条本制度的最终解释权属于集团行政部。

第三条附件

（一）附件1管制文件控制流程图

（二）附件2非管制文件控制流程图

（三）附件3集团发文审批表

（四）附件4集团发文登记表

（五）附件5文件目录清单

（六）附件6集团公文格式一览表

（七）附件7集团公文发文字号一览表

（八）附件8集团内部通启发文编号一览表

（九）附件9管制文件格式

（十）附件10集团总裁下行文格式

（十一）附件11集团职能部门下行文格式

（十二）附件12上行文格式

（十三）附件13内部通启格式

（十四）附件14区域总经理下行文格式

（十五）附件15区域职能部门下行文格式

（十六）附件16文件补发申请表

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