工程资料管理培训讲义Word下载.docx

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2、监理月报或会议中质量问题纪要；

3、进度控制文件；

4、质量控制文件；

5、造价控制文件；

6、合同及其他事项管理文件；

7、监理工作总结文件等。

三、施工（过程）管理文件（责任主体：

施工单位）。

1、施工技术准备文件；

2、施工现场准备文件；

3、地基处理记录文件；

4、施工图纸变更记录文件；

5、施工材料预制件质量证明文件及复试报告；

6、施工试验记录文件；

7、隐蔽工程检查记录文件；

8、施工记录文件；

9、工程质量事故处理记录文件；

10、工程质量检验记录文件等。

四、竣工图（责任主体：

1、综合竣工图；

2、专业竣工图等。

五、竣工验收文件（责任主体：

建设单位等）。

1、工程验收报告（意见书）；

2、竣工验收记录文件；

3、财务文件；

4、其他载体档案文件等。

六、工程备案文件（责任主体：

1、竣工验收备案表；

2、工程竣工验收报告；

3、施工许可证；

4、设计文件审查意见；

5、规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件；

6、建设工程质量竣工验收意见书；

7、勘察、设计实施情况检查报告；

8、监理竣工质量评价报告；

9、质量保修书文件等。

七、办理房屋产权文件（责任主体：

1、房屋所有权登记申请表；

2、申请人身份证明；

3、建设工程符合规划证明；

4、土地使用权证；

5、房屋竣工验收资料；

6、房产测绘成果报告；

7、备案文件；

8、地址证明文件等。

了解了工程资料的归档分类后，下面我着重和大家讲解一下工程资料的收集、整理、归档，以及项目实施各个阶段的资料管控相关重点注意的事项及要求。

工程项目的整个实施阶段我们常规可划分为四个阶段，分别为：

（一）项目立项、前期工作准备阶段（包含工程招投标）；

（二）项目实施过程阶段；

（三）项目后期竣工验收阶段；

（四）项目收尾阶段。

四个阶段中项目实施过程阶段是我们资料管理的重点，也是我们这次组织大家培训重点需要培训提高的内容，该阶段涵盖的资料比较多，涉及的面比较广，也是资料管理工作比较容易疏漏，不规范，存在问题比较多，也是对工程结算、工程造价控制直接影响比较大的阶段，（主要体现在：

1、资料签章审批不齐全[例如：

工程签证单有现场代表签字但没盖单位公章的；

或者虽盖有单位公章，也有现场代表签字，但没有签署意见的；

或没有分管领导签署意见签字审批的；

或收方记录只有现场代表一人参加收方得签字的等情况]；

2、资料不与施工同步[例如：

施工已经进入到主体结构施工阶段，但基础的测量记录、基础隐蔽验收资料都还没有形成整理的情况]；

3、相关过程记录资料不齐全等[例如：

已经验收但没有验收记录；

工程洽商达成的共同意见没有文字洽商记录资料等]。

）后面我会对这个阶段资料整理和相关工作要求做个详细的说明。

下面我先对各阶段的资料形成、整理、收集、归档方面知识分别进行阐述，同时举些例子与大家一起共同学习相关知识。

（一）项目立项、前期工作阶段

项目立项、前期工作阶段的资料组成分为：

2、建设用地文件；

5、开工审批文件；

6、财务文件等；

项目立项、前期工作阶段资料的形成具体要求：

齐全、及时、完善、准确。

1、立项文件

工程项目申报首先由下属企业使用部门提出项目建议及初步方案交生产技术科，生产技术科对项目建议及初步方案进行论证（咨询、考察、技术论证等），形成本企业的项目建议及方案报工程部，工程部接到下属企业上报的项目建议和方案后，组织相关人员进行论证审核，形成正式的方案后由下属企业向股份公司提出立项申请，经股份公司审批后正式批复给下属企业，批复下发后也就意味着项目正式启动进入实施阶段。

项目立项批复的文件形式相信大家也经常看到，在这里就不再举例说明。

2、建设用地文件

建设用地文件一般分为：

（1）土地局出具的建设用地预审批复；

（2）住建局或规划局出具的建设项目用地规划许可证（由国家住建部监制的正本及副证组成）等等。

通俗的来说办理建设用地文件工作就是项目报建工作的一部分，我们公司不是所有的项目都进行报建，公司根据项目的不同来考虑是否有报建的需要,如不报建的项目在资料收集整理中就不需要整理该部分资料。

建设用地文件一般在项目开始施工前就需办理完成（特殊情况除外），下属企业需安排专人负责相关的工作（例如：

罗城8000技改扩建项目是党群办的潘主任负责办理）。

3、勘察、测绘、设计文件

勘察、测绘、设计文件一般分为：

（1）岩土工程勘察报告；

（2）地形测量成果报告；

（3）有关行政主管部门（人防、环保、消防、白蚁防治等）批准文件；

（4）初步设计说明和图纸（含初步设计报告与有关部门批复）；

（5）施工图设计文件审查批准文件；

（6）政府有关部门对施工图设计文件的审批意见（消防设计审核图）等等。

以上资料基本上都由各主要负责单位提供相关资料，由各企业安排专人（或股份公司安排）负责相关的资料收集报送相关部门审批。

以上资料都是按正常程序对于报建项目而言的，对于不报建的其他较大型项目，一般以上资料具备岩土勘察报告和设计图纸即可，小型或零星项目根据项目情况一般有设计图纸或者有详细的项目实施施工方案就行了。

4、招投标文件

招投标文件一般分为：

（1）施工、监理、勘察、设计招投标文件（含招标答疑、开评标资料、中标通知等）；

（2）施工、监理、勘察、设计承包（委托）合同等等。

相关招投标工作、文件和资料的准备、收集按照《广西凤糖生化股份有限公司招投标工作管理办法（试行）》和《关于规范和统一下属企业招投标工作的通知》凤糖股份[2013]30号执行。

5、开工审批文件

开工审批文件一般分为：

（1）建设工程规划许可证及其附件；

（2）建设工程施工许可证；

（3）工程质量监督手续等等。

通俗的来说开工审批文件的办理就是对项目进行报建工作，我们公司不是所有的项目都进行报建，公司根据项目的不同来考虑是否有报建的需要，下属企业需安排专人负责相关的工作，如无特殊情况，项目报建的相关工作及证照的办理要在项目正式开工前办理完成，具体的办理方式及所需资料按照各企业所在地的建设行政主管部门的要求执行。

不报建的项目以及公司批复的其他小型或零星项目也就不需办理以上相关等资料。

6、财务文件

财务文件一般分为：

（1）工程投资估算材料；

（2）工程设计概算材料；

（3）施工图预算材料等等。

以上资料由各主要编制单位负责出具，由下属企业安排专人负责收集按照时间的先后顺序整理成册。

（二）项目实施过程阶段

项目实施过程阶段资料的组成主要分为：

4、工程图纸变更记录文件；

5、材料质量证明文件及复试验报告文件；

6、隐蔽工程检查记录文件；

7、施工记录文件；

8、工程质量检验记录文件等。

项目实施过程阶段资料的形成具体要求：

及时、准确、真实、有效、完善。

1、施工技术准备文件

施工技术准备文件一般分为：

（1）施工组织设计（或施工方案）；

（2）技术交底；

（3）图纸会审记录等等。

（1）施工组织设计（或施工方案）：

施工组织设计是承包单位开工前为工程所做的施工组织、施工工艺、施工计划等方面的设计，是指导拟建工程全过程中各项活动的技术、经济和组织的综合性文件，主要反映的内容有：

工程概况及特点；

全部工程施工顺序；

施工力量部署；

关键性工程施工方法；

施工技术组织措施和进度计划；

施工管理措施；

施工准备工作计划；

施工总平图及现场临建布置等等......，一般由施工单位编制经审批后报监理单位审查合格后实施。

工程资料管理中我们各下属企业所要做的是检查施工组织设计（或施工方案）是否编制有，是否经过审批合格。

通过对施工组织设计的审查能对整个工程项目的实施有个全盘的了解，便于后期施工过程的管理工作。

对于公司其他不报建的项目施工方案，我们一般要求在编制招标资料的同时由下属企业负责编制，由下属企业编制的目的是让我们的基建管理人员能够对要实施的项目整个过程能有个充分的了解和准备，同时有了施工方案在编制招标工程预算时，也就能尽可能的根据现场实际情况进行编制，提高预算编制准确率。

（2）技术交底：

分为设计交底和施工交底。

设计交底：

指在施工图完成并经审查合格后，设计单位在设计文件交付施工时，按法律规定的义务就施工图设计文件向施工单位和监理单位做出详细的说明。

其目的是使施工单位和监理单位正确贯彻设计意图，加深对设计文件特点、难点、疑点的理解，掌握关键工程部位的质量要求，确保工程质量。

一般是在建设单位主持下，由设计单位向各施工单位（土建施工单位与各设备专业施工单位）进行的交底。

施工交底又划分为施工技术交底和安全技术交底。

施工技术交底：

主要是施工承包单位将工程设计要求，施工措施贯彻到基层以至工人的一项技术管理方法，使施工人员对工程特点、技术质量要求、施工方法与措施和安全等方面有一个较详细的了解，以便于科学地组织施工，避免技术质量等事故的发生。

相关的主要施工技术交底资料由承包单位负责收集整理成册。

对于特殊的项目（尤其是涉及到土建与安装紧密结合的时候），如：

管道预留孔洞、预埋件、设备二次灌浆等等，需要厂里另行做出交底的，由厂里另行安排专人负责。

安全技术交底：

是指在生产作业前，施工承包单位（或建设单位）负责项目管理的技术人员对有关安全施工的安全操作规程和注意事项向施工作业班组、作业人员作出详细说明，以至于让一线作业人员了解和掌握该作业项目的安全技术操作规程和注意事项，减少因违章操作而导致事故的可能。

技术交底人员应通过书面形式（必要时还需配以现场口头讲授）的方式进行技术交底，技术交底的内容应单独形成交底文件。

交底内容应有交底的日期，有交底人、接受交底人签字【如：

后附表1、后附表2】。

技术交底工作不管建设工程项目是否报建，均要求在项目管理过程中实施并形成完整的交底资料。

（3）图纸会审记录：

图纸会审是工程各参建单位（建设单位、监理单位、施工单位）在收到设计院施工图设计文件后，对图纸进行全面细致的熟悉，审查出施工图中存在的问题及不合理情况并提交设计院处理的一项工作。

图纸会审工作一般由建设单位负责组织和记录，通过图纸会审可使各参建单位（特别是施工单位）熟悉设计图纸，领会设计意图，掌握工程特点和难点，找出需要解决的技术难题并拟定解决方案，从而将设计缺陷而存在的问题消灭在施工之前，利于项目的顺利实施。

我们一般要求在项目（不管是报建项目还是不报建的项目）正式实施开工后10天内组织图纸会审，图纸会审工作要求各厂工程项目主要分管领导、生产科（车间）相关工程施工负责人参加（涉及到影响工艺设备安装的还需厂家主要技术负责人参加），图纸会审纪要要求在会审后7天内整理完成，整理完成的图纸会审纪要由设计单位代表、建设单位代表、施工单位代表、监理单位代表签字以及各单位盖章。

【如：

后附表3】

2、施工现场准备文件

施工现场准备文件一般分为：

（1）现场原始地貌测量资料；

（2）工程定位测量资料；

（3）基槽开挖测量资料等等；

（1）现场原始地貌测量资料：

现场原始地貌测量资料是真实反映现场实际地势情况，为后期工程结算时准确计算工程土方开挖工程量所必须的资料，同时也是合理确定建筑物建筑标高的必要资料。

在工程正式实施开工进行土方基槽开挖施工前，要求各厂现场代表（不少于2人）要与监理单位（如不报建的工程就不需监理单位参加）、施工单位三方对原始地面标高进行测量，绘制原始地面标高测量图，参加现场测量三方人员要要在原始测量记录（图）上分别签字，并盖单位公章确认，参加测量人员对测量记录的真实性负责。

（2）工程定位测量资料：

工程定位测量资料是指对拟建建筑物工程建设场地的准确定位（定位坐标、与现有相关建筑物的距离、标高等）相关的交底、测量过程资料。

在施工单位进场后，各厂建设项目负责人要对拟建建筑物的现场定位（坐标、标高）与监理单位、施工单位做好文字交底，尤其是在施工单位测放完成轴线及基础土方开挖灰线后，现场代表（或监理单位）要对测放完成的灰线（轴线）进行复核，复核合格后并在工程定位测量记录表上签字确认【如：

后附表C1、C2、C3】，灰线（轴线）经复核合格后才能进行基槽土方开挖工作。

（3）基槽开挖测量资料：

是指土方开挖过程中及开挖后，对基槽的几何尺寸、放坡尺寸、基底标高进行测量的相关资料，其中比较有代表性的就是绘制基槽土方竣工图。

在施工单位完成基槽土方开挖后，各厂现场代表要与监理单位、施工单位共同对完成后的基槽进行测量（验收），形成原始测量记录，参加测量人员在记录上当场签字确认（一式三份，各参建方各留一份），绘制完成基槽土方竣工图后各参建方参加测量（验收）人员签字后盖单位公章确认，参加测量人员对测量记录的真实性负责。

施工现场准备文件不管工程项目是否报建,建设工程项目的规模大小，均要求在施工时的第一时间段内及时的测量整理形成，我们有些厂（公司）对该部分准备资料的收集及整理工作没有做好，主要表现在：

没有在第一时间形成相关现场原始记录，或存在事后后补的现象；

参加测量验收记录人员建设方没有2人以上参加；

测量原始记录上没有建设方两人以上签章。

（分别举例......）

施工现场准备文件中我再强调一点内容，该内容也是在我们现场准备工作中比较容易忽视，也是对于工程投资的控制又有比较大的影响的工作。

我们在进行基础土方施工管理过程当中，比较容易忽视的问题是基础进行土方开挖时，对于开挖的施工方法、方式、开挖范围很多时候都是由施工方自行按照施工需要自行考虑，相关的基槽开挖尺寸、深度、放坡系数由施工方自行根据图纸、施工规范进行。

以上这些都没有问题，但我们在做现场准备工作时有必要对施工的方式、方法做些我们需要做、而有必要做的准备工作，比如：

对基槽的开挖是采用局部开挖呢还是采用大开挖；

开挖的土方堆放场地（现场堆放还是外运，或者还是一半堆放一半外运）；

收方工程量的计算等等，我们要有个初步方案和计划，在正式施工前对施工方做好必要的文字交底。

在我们有些厂曾经的项目管理及工程结算工作中就出现过由于准备交底工作没做好而引发和此类相关的问题，对基础土方的开挖工作没有监控到位，对基槽开挖的尺寸、宽度、深度、放坡、开挖范围、开挖方式等都没有做好交底（尤其是对于一些土质不好、超深的基础），合同约定结算中土方工程量是按实结算的，就容易造成施工单位施工时就胡乱施工，造成没必要大开挖的基槽进行了大开挖、开挖边坡随意放坡、超深开挖等现象的出现，结算时土方工程量大大的超过预算工程量，造成工程费用大额增加，结算时对于图纸及施工规范外的多余土方工作量的计取时就出现争议。

为避免最终结算争议的出现，需要大家重视做好施工前的一些准备工作，同时做好资料的收集，为工程的结算提供完整的依据材料，同时有效约束施工方在规范及合同要求范围内展开工作。

3、地基处理记录文件

地基处理记录文件一般分为：

（1）地基钎探记录和钎探平面布点图；

（2）验槽记录和地基处理记录；

（3）桩基施工记录；

（4）试桩记录等等。

（1）地基钎探记录和钎探平面布点图：

基槽土方开挖完成后，一般为探明基础以下一定范围内是否存在孔洞等土质情况不好的现象，设计和规范要求要对地基进行钎探。

进行地基钎探时要求各厂现场代表与监理单位、施工单位对地基钎探和钎探点数、位置做好记录，完善钎探平面布点示意图并签字、盖章确认，为工程提供完善、真实、有效的原始资料依据。

后附表C4】

（2）验槽记录和地基处理记录：

验槽记录是由建设单位组织勘察单位，设计单位，施工单位、监理单位共同检查验收地基是否满足设计、规范等有关要求，是否与地质勘查报告中土质情况相符形成的有关资料。

验槽记录包括：

基坑（槽）、基础开挖到设计标高后进行工程地质检验资料；

对各种组砌基础、混凝土基础（包括：

设备基础）、桩基础、人工地基等隐蔽纪录资料等等。

地基处理记录是指当基础土质不符合设计要求时需对地基进行加固处理等形成的相关资料。

验槽记录【如：

后附表C5】和地基处理记录由施工单位负责编制、收集整理，各参建单位和相关责任人签字盖单位公章。

项目施工过程当中要求各厂现场代表要对相关资料的记录、收集完整情况进行检查，督促施工单位根据项目进展情况及时同步完善资料。

（3）桩基施工记录：

当项目设计是采用桩基础时就需形成桩基施工相关记录资料（例如：

罗城公司8000技改项目澄清工段煮糖楼基础设计就是采用人工挖孔桩基础）。

桩基础施工过程中，对桩基相关工作的验收、测量工作（主要成孔记录、有桩长、入岩深度、桩径、土质情况、地下水情况、桩底（顶）标高等等）要求各厂现场代表、监理单位、施工单位各相关负责人共同参加，形成完善相关测量记录资料，参加验收测量人员在相关资料上签字，盖单位公章确认。

后附表C6】

（4）试桩记录：

是指桩基施工完成后养护到一定时间达到一定的强度后，由建设单位委托有相关检测资质的单位对桩身质量、完整性、桩承载力等进行试验检测形成的相关资料。

相关资料主要由试验检测单位负责提供，一般由施工单位负责收集、整理。

地基处理记录文件一般是针对于报建项目或项目虽然不报建但属于重点大型项目的均要求整理形成并完善。

一般的小型或零星工程，没有相关的施工项目及特殊要求的可以不用整理形成相关记录资料。

4、工程图纸变更记录文件

工程图纸变更记录文件一般分为：

（1）图纸会审纪要；

（2）设计变更图或设计变更通知单；

（3）工程洽商记录或工程联系单（函）等等。

（1）图纸会审纪要：

图纸会审纪要在前面的施工技术准备文件中已经提过，在这里就不在重复说明了。

（2）设计变更图或设计变更通知单：

是设计单位依据建设单位要求调整，或对原设计内容进行修改、完善、优化的相关文件。

下属企业须以科学、必要和实用、经济节约的原则做好土建项目设计变更工作，当发生设计变更时，下属企业须将审批后的设计变更资料及时递交一份到工程管理部备查；

重大技术或涉及费用较大的设计变更原则由下属企业拟写，递交工程管理部审核后，按公司相关规定流程通过审批后才能正式出具变更图或设计变更通知单。

所有设计变更图或设计变更通知单要求现场代表按照变更的发生时间的先后顺序整理成册。

设计变更要求有设计人员的签名及设计单位的盖章，同时要求有建设单位同意按相关的设计变更进行施工的签认意见和建设单位盖章确认【如：

后附表C7】。

在公司实施的大型、主要、复杂的工程项目中（如车间厂房、大（较）型钢屋架、大型设备基础、大型水池（槽）、宿舍楼等等），该类工程的结构受力比较复杂、结构安全性等方面的要求比较高，同时该类项目多数都是超过一定规模，大多都是需要进行报建（或以后补报建）的项目，图纸设计一般均委托有资质外协设计单位进行设计，设计变更图及设计变更通知单也应由原设计单位负责出具。

对于小型、投资规模不大、结构受力简单、结构安全性能要求不高的其他小型零星项目，施工图纸可以由各企业主管基建人员自行绘制出具，相关的变更图、变更通知单的出具也由原设计人员负责，按公司相关规定进行审批。

（3）工程洽商记录或工程联系单（函）：

工程洽商记录或工程联系单（函）

后附表C8、C9】是指施工过程中，由于施工条件、实际情况等因素的变化，原材料规格、品种达不到设计要求，施工、监理、建设单位合理化建议或在建工程使用功能的局部变化等原因，需对设计图纸部分内容进行修改而办理的工程记录文件。

工程洽商一般不是由于施工图差错或图纸深度不足所致，所以通常情况由施工、监理或建设单位提出。

例如：

施工单位使用的钢筋品种不符合设计图纸要求，需由施工单位填写洽商记录，经设计单位核算并由设计、施工、监理、建设单位签认后生效；

或者工程新增分项工程合同约定是按照市场价格结算的，甲乙双方对价格的洽商过程形成的记录文件，这也是工程洽商记录与设计变更通知单的主要区别。

工程洽商记录或工程联系单（函）应分专业办理，内容应清晰翔实，必要时可附图，并逐条注明应修改图纸的图号，一经签认的记录不得涂改。

一般由提出洽商单位的工程项目技术负责人主持填写，经设计、施工、监理、建设单位共同签认后方可实施。

我们各企业在项目管理过程当中存在比较常见的问题就是，发生工程洽商或进行工程的相关工作联系时，往往都是停留在口头交代，多数不能在第一时间形成相关的文字记录，有时由于时间紧迫未能在当时形成记录，但过后也未能及时补充，往往都是拖至工程完工后才事后补充资料。

有些虽然当时形成有文字记录，但审批手续不齐全，相关资料未通过生产科主管、企业分管领导审批，签章手续不全，有些虽然有分管领导签字，但需要签署意见时未签有审批意见。

以上这些做法都是不妥当的，也是不符合股份公司相关管理规定的，也是项目管理中需要加强管理的地方。

5、材料质量证明文件及复试验报告文件

材料质量证明文件及复试验报告文件一般分为：

（1）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、铝合金门窗等材料出厂证明文件；

（2）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料复试试验报告；

（3）预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录；

（4）砂浆配合比单及砂浆（试块）抗压强度试验报告；

（5）混凝土配合比通知单及外加剂出厂质量证明文件及复检报告；

（6）混凝土（试块）抗压强度试验报告；

（7）商品混凝土出厂合格证、复试报告；

（8）钢筋接头（焊接）试验报告等等；

用于工程上的相关工程材料质量证明文件及复试验报告文件资料主要由施工单位负责收集整理，监理单位（建设单位）现场主要负责人需要做的工作是材料进场后，由施工单位及时上报进场的材料、配件及设备等加盖销售单位红章的质量证明文件给项目监理机构（没监理的项目则上报给建设单位）进行检查验收，涉及安全、使用功能的材料，还应有监理（或建设单位）现场代表现场见证取样，送检至有相应资质的检验机构进行检测，合格后将复试报告一并上报至项目监理机构（或建设单位）。

监理（或建设单位）现场主要负责人收到相关资料后，进场验收，合格后在《材料、配件及设备报审表》【如：

后附表A9、A9-1】上签字盖章后，施工方方可将该批材料、配件、设备用于该工程上。

对于工程主要材料的复试验资料并不是所有项目都需要，一般在大型、主要、复杂的工程项目中（如车间厂房、大（较）型钢屋架、大型设备基础、大型水池（槽）、宿舍楼等等）才需要收集该部分资料。

对于小型、投资规模不大的其他小型或零星项目我们一般要求对进场的主要材料按照合同或方案、图