行政公文概述Word下载.docx

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行政公文是机关或组织在职能活动中形成的，是职能活动的直接产物。

它代表执法机关颁布法律、命令、决定，下发通知或报送请示、报告，传达制发机关的决策与意图。

各级机关所发公文在有效的时限和范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力，不允许任意违背。

（三）作者的法定性

所谓“法定的作者”意为：

（1）公文的作者，是依照有关法律和一定的组织程序产生的单位及其负责人，及各级政府及其部门，还包括事业单位和社会团体及其负责人。

这些单位及其负责人制发公文的权力，是法律赋予的，或者是经一定的组织程序授予的。

指出这一点，主要是强调要明确公文的行文主体的资格。

按照《办法》中对行政公文所下的定义以及所涉及的的其它规定，具有行政公文行文资格的组织是：

①各级政府机关；

②政府机关的各职能部门及其办公厅（室）；

③人民团体；

④具有行政职能的事业单位。

（2）公文的作者，代表着他所负责的机构。

一篇公文，即使以机关负责人的名义发布，代表的也是他所在的那个机构，而不是代表个人，所以，它具有法定权威。

同时，这也是表明不管哪一级的领导人，如果利用公文办私事，是党纪国法所不允许的。

“特定的读者”意为：

每份公文，通常要明文确定发送对象，即写明主送机关和抄送机关。

某些公文，如公告、通告等，虽然其读者是社会公众，但其发送的范围也是明确了的。

（四）体式的规范性

公文的规范体式，一是指撰写公文所采用的语体；

二是指文件的格式。

公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作的标准化，提高工作效率。

（五）公文的制发具有程序性

公文由法定作者制发，在撰写和制发过程中要受公文处理程序的严格制约。

公文的制发必须经过拟稿、审核、签发、复核、发文注册、缮印、用印、发文登记、分发等程序；

对受文的办理，一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

（六）文风的庄重性

撰制公文是一项严肃的工作，公文要维护其政策性和权威性，就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。

这就要求反映事物的客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。

一、行政公文的作用

（一）依据和凭证作用

这是公文的基本作用之一。

公文是联系工作和开展公务活动的书面凭证，也是有关人员处理工作和解决问题的重要依据。

换句话说，公文既是传达发文机关意图的工具和凭证，也是主送（收文）机关办理公务的凭证。

（二）领导和指导作用

上级机关通过制发各种公文，传达决定和意见，部署工作，提出原则和要求等，都是对下级机关单位进行直接或间接的领导和指挥。

对下级机关的各项工作实施有效的领导和指导是公文的重要作用。

（三）沟通和交流作用

公文是机关之间沟通的重要工具。

各类各级机关在一系列管理活动中，通过行政公文使上情下达，下情及时上传；

各职能部门之间相互联系、传递信息、交流经验、协调关系，在广泛的沟通交流之中，保证工作的顺利开展。

（四）宣传和教育作用

公文是传达党和政府的方针政策的重要工具，具有宣传和教育作用。

许多公文直接向广大干部和人民群众宣传党和国家的重大方针政策，宣传单位个人的先进事迹和经验，报道重大情况，起着统一思想认识，鼓舞信心，宣传教育的作用。

四、行政公文的分类

⑴按基本使用范围分为：

通用公文和专用公文；

⑵按行文方向分为：

上行文、下行文、平行文以及通行文；

⑶按公文的内在属性分为：

指令性公文、指导性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、报请性公文、记录性公文。

⑷按公文的办理时限要求分为：

特急件、急件、常规件。

⑸按机密程度分为：

绝密、机密、秘密和普通公文。

⑹按公文的载体分为：

传统纸质公文和电子公文。

五、行文规则

行文规则是指各级机关公文往来需要共同遵守的制度和原则。

机关之间的工作关系有如下几种类型：

第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。

第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。

第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。

如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。

第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。

如军事机关与各级地方人民政府之间。

根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。

上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等；

下行文正好相反，是上级机关向下级机关发送的公文，如批复、指示等；

平行文是平级机关或不相隶属机关之间发送公文，如函等。

具体行文有如下几个规则。

（一）按机关隶属关系和职责范围行文的规则

这条规则要明确两点：

一是按机关隶属关系行文。

上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；

下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应与研究答复。

二是按机关、部门的职责范围行文。

要求行文内容应是本机关、本部门职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。

。

（二）授权行文的规则

如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。

（三）联合行文的规则

同级政府之间经过会商一致后联合行文。

（四）“请示”不直接报送领导者个人的规则

“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体有三点。

（五）“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则

（六）“报告”中不得夹带请示事项的规则

“报告”和“请示”是两个不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。

如果既想汇报工作，让上级掌握情况，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：

一是将“报告”“请示”分开，形成两份公文上报；

二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

（七）公文由文秘机构统一处理的规则

为了使公文按正常渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。

公文的正常流程应该是：

“收”——由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，催办；

“发”——由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发。

分发前，要经过复核无误后，才可照单分发。

这样，无论是公文收进或发出，都经过文秘口把关，就能保证公文的有序运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。

六、行政公文的格式

行政公文的格式是指正式印发并运行的行政公文各构成要素排列标志的法定位置及标志样式，也包括正式制发的公文书面印刷、装订的固定格式。

（有规范的体式。

即公文的体裁和格式有统一的标准、统一的规定。

在长期办理公务的过程中，人们为了便于起草和处理，提高工作效率，逐步形成了规范的公文体裁与格式，并由国务院作出严格规定，发布出来，要求全国上下照此执行。

一般有书面文本格式、用纸格式、印装格式三部分构成。

（一）书面格式

指全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。

《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等七个要素。

置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；

以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；

置于主题词以下的各要素统称版记。

1、眉首部分

置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，其排列顺序和标识规则具体如下：

（1）公文份数序号

简称份号，既顺序编号。

份号用阿拉伯数码顶格写在版心左上角第一行。

《国家标准》对编几位数模做出具体规定，一般根据所需的公文份数来决定编几位数，但不应少于两位数，即“1”编为“01”。

编份号是为了便于公文的登记、分发、清退，加强管理，表明责任，因而，凡属保密的公文都要标明份号，每份公文均要登记，发文和收文都要对号核点，按规定的签发范围发送、签收。

不需保密的普发公文，就不必编份号。

a）秘密等级和保密期限

简称密级。

需要保密的公文，都要标明其秘密程度的等级。

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《国家秘密保密期限的规定》的有关规定，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

“绝密”是最重要的国家秘密，泄漏会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害，其保密期限为30年；

“机密”是重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害，其保密期限为20年；

“秘密”是一般的国家秘密，泄漏会使国家的安全和利益遭受损害，其保密期限为10年。

秘密等级，表示在版心右上角第一行，两字之间应间隔一字距离；

如需表示保密期限，可用“★”隔开标在后面。

均用三号黑体字。

b）紧急程度

是对公文送达和办理的时间要求。

公文有平件和急件之分。

急件就是需要紧急办理的公文，分别标明“特急”、“急件”。

具体的时间要求，由各地行政机关主管自行确定，如有的规定“特急件”要随到随办，不能超过24小时；

“急件”要求仅次于“特急件”，3天内处理完毕。

紧急程度标在版心右上角第二行。

电报的急度则分为“特提（特别提前）”、“特急”、“加急”、“平急”。

注明急度，可保证公文时效，是紧急公文得到优先处理。

（4）发文机关标识俗称“红头”，居首页

上部，一般为22ⅹ15平方厘米。

（5）发文字号由发文机关代字、年份和序

号组成。

一般在发文机关标识下空两行处。

例如：

国办发[2011]第ⅹ号

发文机关代字年份序号

联合发文一般只注明主办机关发文字号。

（6）签发人上报的公文须标识签发人姓名

（7）红色反线一般在发文字号下4厘米

处，其长度为版心等宽（即156厘米）又叫界栏线

2、主体

置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体，具体有：

（1）公文标题

公文标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示，因而应当准确扼要地反映公文的主要内容。

公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点。

公文标题一般由“发文机关+事由+文种”三部分构成，称完全式标题，如：

《镇平县人民政府

关于征收矿山地质环境恢复智力保证金的通知》

有时也用非完全式标题，即根据实际情况省略其中事由或发文机关，如

《关于召开招生工作会议的报告》

《中华人民共和国主席令》和《公告》

公文标题一般标示在红色反线下空两行处，、、、、、、宗旨标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。

（2）主送机关俗称“抬头”，公文发送的主要对象。

向下级部分机关发送的公文，主送机关较多，一般采用泛称，可采用“各有关部门和单位”等方法来概写，主送机关之间则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，、、、、、、排列形式是：

“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。

、、、、、如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上。

公告、通告及部分事项性通知等周知性公文可不写主送机关。

向上级机关上行文的主送一般是一个。

议案、请示、批复、函的主送机关只能是一个。

（3）正文结构一般由原由、事项和结尾三部分构成

（4）附件

（5）成文日期

用汉字标写年、月、日，“零”写为“0”，一般置于正文右下方

（6）印章是公文生效标识

（7）附注

3版记

置于主题词（含主题词）以下的部分统称版记，具体有以下几部分构成：

1、主题词例众志诚城抗震救灾

2、抄送机关

3、印发机关和印发时间

4、共印份数

5、版记反线

（二）公文的用纸格式

Α4184mm×

260mm

（三）公文的印装格式