课程讲义《商务公文写作》Word文档格式.docx
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B父在母先亡
C尽信书不如无书
D阔人们拼命地喊着：
我们的生活要简朴些；
狭人们也拼命地
喊着：
我们的生活是要简朴些。
E忽略了许多生命的意义。
F饮食男，女人之大欲存焉
G屡战屡败——屡败屡战
H英译汉诗——Search.Search.Seek.Seek.
Cold.Cold.Clear.Clear.
Sorrow.Sorrow.Pain.Pain.
ILookforwhatImiss
Knownotwhatitis.
Ifeelsosad,sodrear,
Solonely,withoutcheer.
由这些文字可见，用中文写“美文”是合适的
3此类特性不应出现在要求准确的应用文中
A、一起共渡（赘词）
B、希望大家准时到会，不得无故缺席（赘词）
C、约占20%左右（含糊）
D、此分公司是在两三年前开张的（含糊）
E、请于9月4日前来我处报到（含糊）
F、我对上个月的数字有些担心（含糊）
G、……有极好的性能，可以有效地节省时间，很快即可投放市场……（含糊）
H、我公司可以提供多种型号的产品和最好的服务（含糊）
I、发展中国家用电器（忽略了组词能力）
J、在东阳市，新婚夫妇只要一次性交付五十元人民币，就可以得到一份金婚纪念保险（忽略了组词能力）（见1991年11月8日《人民日报·
海外版》）
K、货已装轮二日即抵港（忽略了组词能力）
L、头蹄不要去掉下水洗净（忽略了组词能力）
M、租金当月供（忽略了组词能力）
N、国境口岸的生活垃圾应当日产日清，设置的固定垃圾场，应当定期清除。
（晦涩）《中华人民共和国国境口岸卫生监督办法》国务院公报1982年第3号。
O、要统筹安排生产和生活用水，把城市所有用水户逐步纳入计划，按季分月下达用水指标，严格执行，认真考核。
（用词不当，应为“查核”）《二十五个城市用水会议纪要（摘要）》国务院公报1982年第18号
P、国境口岸卫生监督员，经卫生检疫机关推荐，省、市、自治区卫生行政主管部门审核，由中华人民共和国卫生部委任。
（用词不当，应为“审查”）
《中华人民共和国国境口岸卫生监督办法》国务院公报1982年第3号
今年清退的范围和重点是……生产任务不足，人员多余的国营单位使用的农村临时工，以及用集体所有制指标招用农村劳动力进入国营单位混岗的人员。
（造词）《广东省人民政府转发国务院关于严格控制农村劳动力进城做工和农业人口转为非农业人口的通知》广东政报1982年第2期
Q、严禁乱砍滥伐、毁林开荒、毁林搞副业。
做到越采越多，越采越好，青山常在，永续利用。
（造词）《粤北三个自治县民族工作会议纪要》广东政报1981年第1期
R、只有……才能吸引农村广大劳动力为社会创造财富，否则将大量劳动力缩集在十几亿亩土地的种植业上，必然使劳动生产率下降和农村经济萎缩。
（造词）中共中央转发《全国农村工作会议纪要》人民日报1982年4月6日
S、他在这次厂际技术竞赛中获得第一名，为我厂争得了光荣。
（词类使用不准，“荣誉”）
×
厂《关于表彰技工李×
刻苦学习技术多作贡献的通报》
T、他从小酷爱古代汉语，取得很好成绩，终于被×
大学吸收到中文系工作（因果关系虚假）
★似是而非的表达，干扰读者的理解，影响写作者及发文单位的公众形象。
几点建议：
√传递有效信息
——出错原因：
用词含糊、赘词、逻辑混乱、术语
正确做法：
以初三或高一的学生为假想读者不能传递有效信息的文字示例
（同样内容，简洁与不简洁的两种表达方式）clearandclean
A、感谢您的应聘。
我很愿意考虑您加入我公司的事宜，但我觉得我们有必要再次会面以商定细节。
——感谢您于9月19日来参加面试，我公司愿意聘请您担任总经理办公室秘书助理。
B、可以毫不过分地说，如果目前状况被允许继续的话，毫无疑问本公司在当前财政阶段不会赢利
——目前我公司正面临着本财政年度的亏损
C、假如零件能按时交货并且工厂没有意外旷工的话，我们有可能按计划完成订单，但也有生产经理让另一宗订单占先的可能
——在零件按时交货和无意外旷工的前提下，订单将按计划完成。
生产经理负责对工作安排作最终决定
D、在与建筑物相邻的停车场停车要受到一些制约。
因为这片停车场是设计给工人的交通工具使用的，另外，最外面的四块空间要留给大楼的管理者使用，所以，员工们应该在正常时间内另作停车打算，或考虑共同使用交通工具
——大楼旁边的停车场主要留给工人，请考虑几人共车
E、目前的市场调查消极反馈表明我们有必要立即重新评估能迅速见效的短期生产计划
——因为顾客不喜欢这种产品，所以，我们最好停止生产
F、有人在后面的停车场留下了一辆灰色的新奥迪车，由于这辆车在那里已经停放了几个星期并一直无人认领，所以我公司已获得警方授权，如果我们把收入捐给某些慈善机构，就可以拍卖此车。
如果你愿意并且能够参加拍卖会，请花些时间到我处讨论有关拍卖过程的基本环节
——有人数星期前在后面的停车场留下了一辆灰色的奥迪车，由于无人认领，所以警方授权我公司拍卖，收入将捐给慈善机构，拍卖将于×
月×
日进行，有意购买者请与我处联系
△虽已与深圳总部签定×
，但五羊新城店迟迟未能执行总部的协议。
△开头和结尾多余的致谢与祝愿
△贵司可否接受这种形式的补偿？
请尽快回复。
★多余的动作不要太多
练习——下列文字摘自一份可行性研究报告。
根据文后的问题，进行小组讨论。
之后，每个小组派一个代表陈述本组的观点。
1、外部原因
据市场调查，目前广东省啤酒年产量为50万吨，覆盖率不大，但啤酒毕竟是人们喜爱的营养饮料，随着人们生活水平的提高，估计今后的产量将不断上升，可达75万吨左右，与之相联系的共需麦芽13万吨。
而目前，全省只有广州麦芽有限公司（年产6万吨）、斗门麦芽公司（年产3万吨）以及珠江啤酒厂（一个麦芽车间约年产1万吨）生产麦芽外，尚有3万多吨的缺口有待填补。
另外，麦芽还有广阔国际市场，仅日本1988年麦芽需求量就达96万吨。
广州麦芽有限公司位于珠江三角洲的黄金地带，水运陆运都较方便，且所引进的是世界第一流的生产技术设备，质量保证、生产费用低，价格有竞争力，只要公司以内涵发展为主，进一步提高麦芽质量，充分发展自有潜力，完全可以打入国际市场。
因此从效益的角度出发，扩建立仓是刻不容缓的。
问题1——这段文字有哪些地方信息不清
问题2——还有哪些因素影响了这段文字信息的清楚传递
问题3——把这段文字出声地读一遍，修改不流畅的句子
√多写短句——出错原因：
英文影响（从句、插入语）
不能积极地使用标点，尤其是逗号（按朗读节奏断句）
标点使用有误（句号使用不积极）
逻辑含糊（重复讲述一件事）
一句一义；
多用句号；
不要一味为短而短
化解长句的例子
“倘若假设如果装货清单被存在某些疑问的顾客退回给我们，那么就必须立刻复制装货清单，丝毫不能迟延，其中一份寄给销售部门，一份寄给财务部门。
然后，这两个部门应对问题发生的原因进行分析比较，根据分析比较的结果，决定哪些问题应该同顾客联系，以便协商解决。
”
——“如果装货清单被顾客退回，那就必须立刻复制装货清单，其中一份寄给销售部门，一份寄给财务部门。
然后，这两个部门应对问题发生的原因进行分析比较，决定哪些问题应该同顾客联系，以便协商解决。
”（这只是一种方法：
删除一些词语）——赘词
（改变标点符号）——使用标点有误
“我删除了20个使文章读起来费解的逗号”
——“我删除了20个逗号，这些逗号使文章读起来费解”（一句一义使文章简洁）
（改写）——夹缠不清，逻辑有误
“你一定需要一把非常小的解剖刀，以便对浮游生物进行解剖，并分为两部分”（赘词）
“在不久的将来，我们将要集中一起到那里去听有关新石器时代的人类祖先的历史讲座”（赘词）
“我们认为，你们寄给我们的圆形玻璃球里面填满了从木头上锯下来的木屑”（赘词）
酸雨解释了古代石雕艺术品毁坏的原因
——酸雨毁坏了古代石雕艺术品（原句语法生硬）
△因为双方的良好合作正面临着因贵司低价销售我司主要包装产品而导致的信任危机和严峻压力
——贵司低价销售我司主要包装产品，这将……（长句）
△回顾以往，相信贵司也曾经在部分客户挑起的非理性的市场价格竞争中深受其苦，不仅对我司产品造成极为恶劣的负面影响，更影响到贵司业务指标的完成。
——非理性的价格竞争，不仅……（逻辑）
△为表示我司对贵司的大力支持，我们在双方签署的《×
协议》中，给予贵司免费的路演活动、消费者促销及免费赠品。
——为表示对贵司的支持，我们……（从句不简练）（主句宾语不平行）
△鉴于贵司的上述价格行为不仅扰乱了市场价格秩序，更十分负面地影响了我司的正常销售和信誉；
故我司不得不郑重表示：
——不必要地使用关联词（多余动作太多）
△纵观其余未达标客户的情况，考虑到部分客户一直支持可口可乐销售，而我司……确实对客户业务造成影响，现建议……
（从句限定多余）
△……但并不希望，亦不能接受贵司将价差直接转嫁到我司的财务结算上。
（英文影响）
△很抱歉我不得不再次打扰百忙之中的您，……
（英文影响；
标点不积极；
句子层次复杂）
△其实，就贵司自从11月24日开始以×
元/组之低价销售我司×
产品以来，我司一直努力……与贵司进行商谈。
（从句过于复杂）
△高度赞赏您能就与我司一起共同维护稳定的市场价格秩序达成共识并做出相应之承诺与配合，因为我都认识到只有稳定的市场价格才会有利于企业自身和商家健康的发展。
（过长的句式导致语法成分残缺）
△因此，时至今日，虽佛山区2001年度学校RB返还工作已于上月结束，仍有不少客户反映很大。
（关联词不配套；
不存在转折）
△致客户的信函中，大量出现的惊叹号
★多媒体时代的人读图的能力大于读字的能力，复杂的句式妨碍他们有效地获取信息。
练习
为适应信息社会的发展，主动迎接信息时代的挑战，不断提高我省水利干部计算机技术应用水平，争创广东水利现代化建设新辉煌。
为此，根据水利部及广东省《2001——2005年干部教育培训规划》精神和《广东省水利现代化建设规划》的目标要求，制定广东水利（水务）系统干部《计算机教育培训规划纲要》，是十分重要和及时的。
问题1——这段文字最重要的信息在哪里
问题2——这段文字的表述方式有什么特点
问题3——你使用过这样的表述方式吗
问题4——读者喜欢这样的表述吗？
为什么？
√多用小词，不要造词
①一则大词小用的幽默：
面试主管：
你对电脑懂多少？
应征者：
懂一点，我戴过电子表，玩过任天堂，房间有一台电视……还有，我看过同学用Dos开机，两次……
下一位!
（第二位应征者进入）
嗯，那要看是哪一种电脑了。
一般的超次掌上型的单晶片时脉输出电脑（电子表）比较简单，我小学时候常常使用它的解译编码作业流程（闹铃功能）。
至于多功能虚拟实境模拟器（任天堂）就复杂得多，不过我曾经完整测试过许多静态资料储存单元（只玩卡带破关）。
长大后我对于复频道超高频无线多媒体接收仪器（电视）开始产生兴趣，每天晚上都会追踪特定频道的资料（指八点档电视节目）。
至于传统的电脑，我手下的一位工作伙伴（同学）经常在我的监控之下进行主储存的单晶体与磁化资料存取之间的信号交换（指Dos开机）……
面试主管：
明天开始上班。
你的配车在地下二楼，附车位，这是钥匙……摘自《南方周末》
②文件中的错误示例
△任何客户都不得低于我司当时期建议零售价销售我司产品
△我司……劝谕其立即恢复正常售价
△同时，我们希望……，亦唯有此，才能达到双赢之共同发展目标。
√注意有效地使用虚词
之乎者也已焉哉
况且然而以又来
慎矣学生宜领悟
安排妥当真秀才
练习——缺少虚词的句子，大多不流畅。
通过朗读，就可以发现这些不流畅的句子。
出声地读下面的文字，将缺少的虚词补足。
通过以上的研究分析，本项目是在原有立仓的基础上进行扩建，技术上不成问题，建设条件有利，财务效益可观，扩建立仓后，满足了年产量9万吨麦芽的满负荷生产能力，满足了生产出来的麦芽的品种搭配，保证麦芽的后熟期的存储，稳定并提高出厂麦芽的质量，提高麦芽公司在麦芽市场的信誉，因此可以认为扩建立仓这一建设项目是可行的。
★这里强调的虚词，指的是中文的虚词。
在写作时，要避免生硬地搬用英文中的“when”和“if”。
特征2：
结构简洁、固定
①原因——简洁的原因——清晰地表明观点
how：
主题句开头，
一段一义，
段落控制在6行以内，4个句子（每句20字以内）如果不能避免长段落，那么，开头的段落一定要短固定的原因——方便阅读
样式1样式2样式3
②表现——引出问题——原因——现在的情况
展开问题事项我们将要如何做
解决问题结语如何完成将要做的事情
（写作重点随机调整）
③效果——易写——有效地分解目标
易读——方便阅读，提高办事效率
信息易被接纳——绝大多数人喜欢简单
★在写作前，根据本专题给出的3个样式，结合下一专题的内容，将一个完整的写作任务分解成许多个小的写作单元，会使写作更轻松、更有效。
商务文书写作的构思过程
讨论：
接到写作任务后，你是如何开始工作的
想象中的结论：
how——→what——→whywho
技术内容动机
总结：
①要确立写作目标（范围）——这次写作要达到什么目的（why）
你所讲的东西是由什么组成的；
它能给读者带来什么利益
确立写作目标的理由——有助于选择合适的内容和写作手法
有助于始终保持一个明确的写作主题
有助于搜集、整理资料
有助于别人使用你的文章
如何确立写作目标——A写作前先要问自己一些问题：
B用一个简单的句子把写作目标写下来
C将这个目标交给读者以获得确认
我为什么要写这个文件——文种
阅读对象是谁——语气
他要这个文件有什么用
他要从文章中获得什么信息
我已经掌握这些内容了吗
如果没有，我应该从哪里获得
要不要加入某些细节
他对文章所要讲的内容了解多少
他是否特别强调过在文件中应包括哪些内容
能否使用术语
文件中不应包括哪些内容
在确定的写作内容中，哪些是应该强调的
文件应何时上交
上交文件的时间是否合适
完成文件要用多少时间
是否需要其他人帮助搜集信息或撰写文件的某些部分
文件上交前，是否需要其他人来审核
文件的写作方式
……
★关心你的读者，可以使你的文章更有针对性、更有效率。
读者不同，表达方式也就不同的示例
例1
刘经理：
你于×
日发来的电传收悉。
我们在广百存有50台洗碗机，在新大新存有120台，在南大存有36台。
张三
李四先生：
您于×
日发来的询问洗碗机能否立即供货的来函收悉。
现答复如下：
我们在广州百货大楼仓库存有50台洗碗机，在新大新百货公司仓库存有120台，在南方大厦仓库存有36台。
这些洗碗机都可以立即发货。
如果需要了解更多的情况，请即告知。
顺祝
商安。
×
公司销售经理张三
年月日
例2
对内部员工的关于关闭公司停车场的通知
公司停车场将于1月5日星期一全天关闭，以进行基本维修。
1月6日星期二上午7点重新开放。
届时，×
小区停车场可供停车，但上午9点半后该停车场可能会满。
王五（分机1234）负责协调工作，可提供更详细的信息。
对顾客的关于关闭公司停车场的通知
请大家注意，本公司停车场将于1月5日星期一全天关闭，以进行基本维修。
如果您打
算来本公司，改天安排时间可能更方便。
如果以上安排给大家造成了不便，我们表示歉意。
如果您想知道更详细的情况，请打电话给本公司负责协调这次行动的王五先生（电话号码）。
②要围绕着写作目标搜集材料
写作目标一旦明确，搜集材料的范围也就大致明确了。
确定搜集材料的各种渠道
在卡片上誊清材料、分类
（每个材料只用一张卡片，如内容多则写提要）
③研究分析材料——对材料进行分类
确定可以使用的材料（论据）
根据材料与写作目标（论点）的关系安排材料的使用顺序
完成基本写作提纲——提纲分3层比较合适
总论点、分论点、资料
根据提纲再次确认写作目标
④撰写——注意上一课的有关内容
语气、措辞、结构
⑤检查——语法、格式是否有误
语句是否通俗易懂
所有内容是否符合写作目标的要求
补写内容概要
⑥修改
文件上交之前的检查项目：
1.每一个词是否都仔细读过？
语言是否有不对或欠妥之处？
2.原稿及复制件上的排印错误及其它错误是否都已改正？
3.页码是否编对？
4.格式是否妥帖并前后一致？
5.整个文件的标题和标号是否统一？
6.统计数字是否都已核对过？
7.相互参照处是否都已检查过？
8.脚注与文件中相应章节是否一致？
9.引用的数据是否与参考书目中一致？
10.数学表格和计算是否准确？
11.每一页是否装订牢固？
随堂练习——模拟信函（口头设计信函内容）
商务文书的文面修饰
★文面修饰的目的在于突出正文
★文面修饰的方式是文字的视觉化
①版面设计
A、开头几段一定要短（6句）——如果可能，全文的段落都不要长
B、隔行打印（正式文件）
C、上下左右留足空白
D、副标题下空一行
E、不论是否隔行打印，段落之间都要空一行，副标题前要多空一行
F、8行或8行以上的引文左边要缩进或左右两边同时缩进
G、左右两边的空白距离约为1.25或1.5英寸，如需装订，则装订一侧（通常是左边或上边）的空白约为1.75英寸
H、上下两边的空白距离约为1——1.5英寸
I、文件的第一页或开头页、每一章和每一部分的第一页或开头页（通常是内容提要），上边的页边空白应为2——3英寸
②标题和副标题的写法
——充分利用非正文部分传递信息（读标题的人是读正文的人的5倍）
A每2——3页就要有一个标题
B每个主标题的子标题不要超过7个
C突出显示标题的方法——字体、字号、下划线……
D不同层次标题的编排方法
E标题的语法要求——首要的是意义明确而非措辞巧妙
③节要——每个部分选择一两句话（主题句）
④列举时要编号或小图标（理清思路次序、调整阅读节奏）
⑤运用图表
讨论引出
——你在以往的文件中，是否使用过图表？
使用过哪些图表？
为什么要用这些图表（使用这些图表要表达什么内容）？
这一做法有什么效果？
你所用过的图表可否换成另外一种？
○运用图表的原因——文字的视觉化
○常用图表种类——表格、圆饼图、柱形图、折线图、绘画、图表（示意图）
○何时使用这些图表
A、表格适合表达大量的数字信息，但不适合强调重要观点
B、圆饼图适合表示百分比关系，不适合表示复杂数据和变化趋势
C、柱形图适合表示几个项目间的比较，不适合表示部分和整体的关系，不适合表示10个项目以上的关系比较
D、折线图适合表示随时间而变化的趋势，但无法同时展示引起变化的原因
E、示意图适合引起注意，但无法精确表达，不适合用于高度准确的比较
F、流程图适合表示工作程序，但内容不宜过多
○使用各类图表时的注意事项：
A流程图——箭头的走向要固定
不要过分伸展枝叶部分
要简化文字以强调重点
B圆饼图——要强调的部分在12点位置——阴影最深或颜色最明显
要强调的部分不一定是比例最大的部分
不要把两个圆饼图放在一起去比较
（可用两个条线图或直方图解决这个问题）
C散点图——两个因素分置于X、Y轴上
如果图中的点集中于某一条线附近，说明两个因素
存在某种相关关系；
如果图中的点是分散的，说明
两个因素间不存在相关关系
D图表应放在与之相关的正文内容附近
——如放在文件末尾，则表明它缺乏重要性
放在正文之前则表明它比正文重要
紧跟在与之相关的正文内容之后最为有效
在图表下方写一个编号
用文字作一个简短的解释或标题
在图标四周适当留出空白
⑥使用附录
使用附录的好处——可以使正文的结构更加清晰
可以使有需要的读者看到更详细的资料
随堂练习——版面编排
在日常生活中，有若干种不同的咖啡制作方法。
大多数人都非常注意自己喜欢的咖啡制作方法的具体细节。
首先，说说速溶咖啡吧。
速溶咖啡的制作当然是最快的方法，而且大多数人的确是更喜欢喝速溶咖啡。
这些和咖啡的人常常喜欢在自己的咖啡里加一些牛奶，而用速溶咖啡加牛奶制作一种新咖啡，其做法是非常容易的。
不仅如此，如果只为一个人制作咖啡，制作速溶咖啡是很容易的，而且不会出现任何浪费。
但是，尚有争议的是，喝速溶咖啡不利于健康，速溶咖啡的一些品种，喝起来令人感到很不是滋味。
其次，再谈谈过滤咖啡。
你可以用咖啡机制作机制过滤咖啡，不过，机制过滤咖啡制作需要花费一点时间，并且机制过滤咖啡倒出来时，咖啡不是很热。
但是，机制过滤咖啡的好处是，你可以将机制过滤咖啡放到电炉或煤气炉上加热一下，然后，再喝第二杯咖啡。
不仅如此，机制过滤咖啡，你可以一次立即做出好几个人喝的咖啡；
你还可以在自助餐厅制作自助过滤咖啡。
这样，一次制作的自助过滤咖啡通常够好几个人喝。
但是自助过滤咖啡不是特别热，因为自助过滤咖啡需要稍微凉一会儿，才能倒出来。
不过，与机智过滤咖啡相比，自助过滤咖啡更热一些。
此外，还有一种咖啡叫做煮咖啡，这是一种日益大众化的咖啡。
制作煮咖啡，你需要使用煮咖啡器，把咖啡放入煮咖啡
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