《费用报销付款冲销管理办法》Word文档格式.docx
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职场装修费用
办公费
办公用品、打印/复印费、印刷费、电脑配件、耗材、报纸杂志费、图书资料费、饮用水、绿植费、打印机维修等
市内交通费
公交费、打车费、充值卡等
通讯费
办公电话费、办公网络费等
会议费
内部会议费、外部参会费、年会、培训等
车辆费用
车辆租赁费、燃油费、过路费、停车费、修理费、保险费、年检费等与车辆相关的费用
邮寄费
快递费、运输费等
聘请中介机构费
代理公司、其他中介服务费
董事会会费
召开董事会发生的相关费用
劳动保护费
采购劳动保护相关用品
低值易耗品
单位价值在200元以上、2000元以下,使用年限在三年以内,且不作为固定资产管理的物品,例如文件柜、办公椅、移动硬盘等
固定资产
购置电脑(含配件)、软件、家具等
外包费
社保服务费、档案托管费等
人力资源中心
福利费
员工生日福利、节日福利等
加班费
加班餐费补助
招聘费
招聘网站相关费用、校园招聘相关费用等
诉讼费
律师服务费、案件处理相关费用等
法务部
培训费
聘请外部讲师费、制作培训视频及相关资料费等
培训部
市场费
广告/策划/制作费、市场推广费各项费用
市场部
差旅费
员工出差、参加外地会议自担交通费/住宿费等
财务中心
业务招待费
餐费、礼品费等
会计师事务所、税务师事务所、评估事务所等服务费
税金及附加
营业税、增值税、城建税、教育费附加、防洪费、房产税、车船使用税、土地使用税、印花税、地方附加税等
财务费用
手续费、利息支出等
其他费用
费用类别中未列明的费用支出
第八条相关单据解释说明
《费用报销单》:
指已取得发票的,报销对公费用和个人费用时填写。
《付款申请单》:
指未取得发票,需先付款的,对公付款情况时填写。
《个人借款单》:
指需备用金借款和个人借款时填写。
《付款/个人借款冲销单》:
指取得发票后,核销付款和个人借款时填写。
《费用明细表》:
指报销一项费用多笔,或一次性报销多项费用时填写。
《市内交通费用明细表》:
指一次报销多笔交通费用,需逐项列明交通费时填写。
《出差申请单》:
指申请差旅审批时填写。
《差旅费报销单》:
指出差后需要报销费用时填写。
第九条各项费用报销、付款时需填制的单据、提供凭据,见下表:
费用项目
填写表单
粘贴单(原始凭证)
备注
房屋租赁费
付款申请单
1)缴费通知单
需先付款,后取得发票。
2)房租合同(扫描件/复印件)/其他证明文件
费用报销单
发票
已取得发票,可直接申请付款
付款、个人借款冲销单
发票/其他证明文件
已先付了款,后取得发票冲销
水电费
水电费通知联/收据/其他证明文件
1)自来水公司发票/收取方出具发票
1)已取得发票,可直接申请付款;
2)已先付了款,后取得发票冲销。
2)供电局发票/收取方出具发票
同上
物业费
1)物业费缴费通知单
2)物业费合同/其他证明文件
物业费发票/收取方出具发票
已取得发票,可直接申请付款;
1)计划采购明细表
2)已收到货物的验收单
3)申请费用的合同复印/扫描件/其他证明文件
发票/明细表/其他
个人借款单
备用金
营业部备用金3000元/月
1)车票
1)报销参考《市内交通费管理办法》
2)已发生费用,据实报销
2)市内交通费明细表(多张单据必填)
电信局电话费缴款通知单/其他证明文件
发票/明细
会议通知/邀请函/其他文件
会议通知/邀请函/发票/费用明细/其他证明文件
公司自有汽车
费用报销单
燃油费发票、过路过桥费发票、停车费发票、年检费发票、修理费发票/明细、保险费发票/合同
1)报销参考《车辆费用管理办法》
私车公用
1)XX路程图
2)实际里程数记录(出发前与出发后里程拍照)
3)燃油费发票、过路过桥费发票、停车费发票
4)私车公用申请表
租赁车辆
租赁合同扫描件/复印件/其他证明文件
租赁发票/燃油发票、过路过桥费发票
运输/邮寄费
1)邮件、快递单、普件收据单、运输货运单
已发生费用,据实报销
2)发票
1)合同复印/扫描件/三方报价表
2)缴费通知书
1)合同复印/扫描件
发票/费用明细表
1)发票/明细表(注明人数/金额/发放)
2)验收单(明细表)
1)发票
2)入库单
1)固定资产购置申请表
1)参考《固定资产管理办法》
2)需先付款,后取得发票。
2)合同复印/扫描件
3)报价单/收据/三方报价表
2)固定资产购置申请表
3)固定资产入库单
2)领用表(明细表)
1)合同
2)收据和缴款通知书
1)行政事业收据
2)法院传票或者通知
1)发票/费用明细
1)参照《培训管理办法》
2)培训记录、资料领用记录
1)出版社、电视台、电台、网络收据
1)参照《市场管理办法》
2)合同(扫描件/复印件)/其他证明文件
出差申请单
1)参照《出差管理办法》
差旅费报销单
2)出差申请单
1)《商务应酬管理办法》
2)商务应酬申请单
1)税收缴款书(增值税、印花税、所得税等),分为国税、地税
2)相关计算表
1)手续费银行单据
2)利息通知单
营业外支出
特事特办
2)行政事业收据或者缴款书
其他零星费用
2)其他
第十条费用审批流程参照财务中心公布的《费用报销/付款/冲销流程》规定执行。
第四章报销与付款要求
第十一条报销及付款依据应充分、完整,能够证明经济事项的真实性、合法性。
(一)报销及付款须提供的原始单据包括但不限于:
发票、货物清单,发票必须加盖对方发票专用章,货物清单必须有公司财务章或发票专用章;
其他证明文件;
(详见以上表中各项费用单据要求)
(二)其他必须有的相关附件包括但不限于:
正式合同(一次性付款需要提供附合同原件;
分期付款需提供合同原件或合同扫描件(复印件),每次付款均需附合同首页、付款条款页、盖章签字页的扫描件(复印件);
入库单(如有);
其他证明文件。
(三)须按单据格式要求认真填写费用名目、事由、金额、张数及备注。
(四)填写单子表格时,原则上不允许删减或调整表格格式,填写完毕后必须预览格式是否在打印范围内;
如果亲笔填写表格,须用黑色笔填写,字迹工整,清晰可辨。
(五)填写费用项目与发票必须一致,如需对费用进行说明,可在报销单据后附上详细说明。
(六)取得的发票必须真实、合法,盖有开票单位发票专用章。
如果经办人员对于发票的内容、类型及真伪不能确认的,应事先咨询财务人员。
财务部将拒绝接收不符合要求的票据。
(七)发票等原始票据整齐的平铺粘贴于粘贴单上,粘贴牢靠,并进行编号,票据张数须与单据上填写张数一致(每份合同视同一张)。
(八)区分费用性质分开粘贴发票,如报销差旅费中有餐票、交通票、住宿票,分开粘贴,但是编号必须连续。
(九)各机构发生费用取得的发票,发票抬头名称须与营业执照公司名称一致。
若分公司名称过长不能全部打印在发票上,则必须要完整打印总公司名称。
(十)申请人填写完整对应的单据,粘贴所有发票及附件,由直属上级领导签字(如不能取得签字邮件审批也可),按照《费用报销/付款/冲销流程》进行邮件审批或纸质审批,财务审核时必须同时拿到申请人填写的单据、发票等原始凭证及打印出来的审批邮件(视同签字),对应各项标准、制度方可进行审核及付款。
第十二条原则上当月发生费用须当月报销,避免票据跨月跨年。
第十三条审批流程、原始单据传递详见《费用报销/付款/冲销流程》。
第十四条对公付款时,为保证能够准确、及时的付款,请附上加盖对方公司公章的银行账户信息,信息内容如下:
(扫描件、传真件均可)
公司账户信息
公司全称:
**********公司
开户行:
******银行**分行**支行
银行账号:
*********************
收款公司公章:
**
第五章报销及付款时效
第十五条为遵循《企业会计准则》和国家相关财务会计制度的规定,正确、合理核算各期损益,当月发生的费用应当月报销,当年发生的费用要求在年底12月25日前报销。
当年12月份的费用由于特殊原因不能及时报销的情况下,应由各部门汇总应报销费用明细总额,上报财务部作为计提费用的依据,并且在次年1月20日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销。
如违反上述规定,拖延报销费用,财务部有权拒绝办理。
第六章附则
第十六条审批人应当依据审批流程、权限的规定,严格在职权范围内进行审批,不得超越审批范围。
在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销和付款的,公司有权追究其失职责任,如造成公司损失的,均应接受公司予以追责处罚。
第十七条申请人(经办人)营私舞弊、弄虚作假,一经发现,对已经报销、付款的,除退回违规金额外,公司对该人员的部门负责人、直属上级、审核人及审批人均有权追究失职责任并予以追责处罚。
第十八条财务中心负责本办法的制定、修改及最终解释权。
本办法未尽事宜由财务中心负责说明。
第十九条本办法自公布实施之日起生效。
第二十条此管理办法中涉及到的相关表格详见附表。
附表3--《费用报销单》
附表4--《付款申请单》
附表7--《费用明细表》
附表8--《市内交通费明细表》
附表9--《付款、个人借款冲销单》