《费用报销付款冲销管理办法》Word文档格式.docx

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职场装修费用

办公费

办公用品、打印/复印费、印刷费、电脑配件、耗材、报纸杂志费、图书资料费、饮用水、绿植费、打印机维修等

市内交通费

公交费、打车费、充值卡等

通讯费

办公电话费、办公网络费等

会议费

内部会议费、外部参会费、年会、培训等

车辆费用

车辆租赁费、燃油费、过路费、停车费、修理费、保险费、年检费等与车辆相关的费用

邮寄费

快递费、运输费等

聘请中介机构费

代理公司、其他中介服务费

董事会会费

召开董事会发生的相关费用

劳动保护费

采购劳动保护相关用品

低值易耗品

单位价值在200元以上、2000元以下，使用年限在三年以内，且不作为固定资产管理的物品，例如文件柜、办公椅、移动硬盘等

固定资产

购置电脑（含配件）、软件、家具等

外包费

社保服务费、档案托管费等

人力资源中心

福利费

员工生日福利、节日福利等

加班费

加班餐费补助

招聘费

招聘网站相关费用、校园招聘相关费用等

诉讼费

律师服务费、案件处理相关费用等

法务部

培训费

聘请外部讲师费、制作培训视频及相关资料费等

培训部

市场费

广告/策划/制作费、市场推广费各项费用

市场部

差旅费

员工出差、参加外地会议自担交通费/住宿费等

财务中心

业务招待费

餐费、礼品费等

会计师事务所、税务师事务所、评估事务所等服务费

税金及附加

营业税、增值税、城建税、教育费附加、防洪费、房产税、车船使用税、土地使用税、印花税、地方附加税等

财务费用

手续费、利息支出等

其他费用

费用类别中未列明的费用支出

第八条相关单据解释说明

《费用报销单》：

指已取得发票的，报销对公费用和个人费用时填写。

《付款申请单》：

指未取得发票，需先付款的，对公付款情况时填写。

《个人借款单》：

指需备用金借款和个人借款时填写。

《付款/个人借款冲销单》：

指取得发票后，核销付款和个人借款时填写。

《费用明细表》：

指报销一项费用多笔，或一次性报销多项费用时填写。

《市内交通费用明细表》：

指一次报销多笔交通费用，需逐项列明交通费时填写。

《出差申请单》：

指申请差旅审批时填写。

《差旅费报销单》：

指出差后需要报销费用时填写。

第九条各项费用报销、付款时需填制的单据、提供凭据，见下表：

费用项目

填写表单

粘贴单（原始凭证）

备注

房屋租赁费

付款申请单

1）缴费通知单

需先付款，后取得发票。

2）房租合同（扫描件/复印件）/其他证明文件

费用报销单

发票

已取得发票，可直接申请付款

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

水电费

水电费通知联/收据/其他证明文件

1）自来水公司发票/收取方出具发票

1）已取得发票，可直接申请付款；

2）已先付了款，后取得发票冲销。

2）供电局发票/收取方出具发票

同上

物业费

1）物业费缴费通知单

2）物业费合同/其他证明文件

物业费发票/收取方出具发票

已取得发票，可直接申请付款；

1）计划采购明细表

2）已收到货物的验收单

3）申请费用的合同复印/扫描件/其他证明文件

发票/明细表/其他

个人借款单

备用金

营业部备用金3000元/月

1）车票

1）报销参考《市内交通费管理办法》

2）已发生费用，据实报销

2）市内交通费明细表（多张单据必填）

电信局电话费缴款通知单/其他证明文件

发票/明细

会议通知/邀请函/其他文件

会议通知/邀请函/发票/费用明细/其他证明文件

公司自有汽车

费用报销单

燃油费发票、过路过桥费发票、停车费发票、年检费发票、修理费发票/明细、保险费发票/合同

1）报销参考《车辆费用管理办法》

私车公用

1）XX路程图

2）实际里程数记录（出发前与出发后里程拍照）

3）燃油费发票、过路过桥费发票、停车费发票

4）私车公用申请表

租赁车辆

租赁合同扫描件/复印件/其他证明文件

租赁发票/燃油发票、过路过桥费发票

运输/邮寄费

1）邮件、快递单、普件收据单、运输货运单

已发生费用，据实报销

2）发票

1）合同复印/扫描件/三方报价表

2）缴费通知书

1）合同复印/扫描件

发票/费用明细表

1）发票/明细表（注明人数/金额/发放）

2）验收单（明细表）

1）发票

2）入库单

1）固定资产购置申请表

1）参考《固定资产管理办法》

2）需先付款，后取得发票。

2）合同复印/扫描件

3）报价单/收据/三方报价表

2）固定资产购置申请表

3）固定资产入库单

2）领用表（明细表）

1）合同

2）收据和缴款通知书

1）行政事业收据

2）法院传票或者通知

1）发票/费用明细

1）参照《培训管理办法》

2）培训记录、资料领用记录

1）出版社、电视台、电台、网络收据

1）参照《市场管理办法》

2）合同（扫描件/复印件）/其他证明文件

出差申请单

1）参照《出差管理办法》

差旅费报销单

2）出差申请单

1）《商务应酬管理办法》

2）商务应酬申请单

1）税收缴款书（增值税、印花税、所得税等），分为国税、地税

2）相关计算表

1）手续费银行单据

2）利息通知单

营业外支出

特事特办

2）行政事业收据或者缴款书

其他零星费用

2）其他

第十条费用审批流程参照财务中心公布的《费用报销/付款/冲销流程》规定执行。

第四章报销与付款要求

第十一条报销及付款依据应充分、完整，能够证明经济事项的真实性、合法性。

（一）报销及付款须提供的原始单据包括但不限于：

发票、货物清单，发票必须加盖对方发票专用章，货物清单必须有公司财务章或发票专用章；

其他证明文件；

（详见以上表中各项费用单据要求）

（二）其他必须有的相关附件包括但不限于：

正式合同（一次性付款需要提供附合同原件；

分期付款需提供合同原件或合同扫描件（复印件），每次付款均需附合同首页、付款条款页、盖章签字页的扫描件（复印件）；

入库单（如有）；

其他证明文件。

（三）须按单据格式要求认真填写费用名目、事由、金额、张数及备注。

（四）填写单子表格时，原则上不允许删减或调整表格格式，填写完毕后必须预览格式是否在打印范围内；

如果亲笔填写表格，须用黑色笔填写，字迹工整，清晰可辨。

（五）填写费用项目与发票必须一致，如需对费用进行说明，可在报销单据后附上详细说明。

（六）取得的发票必须真实、合法，盖有开票单位发票专用章。

如果经办人员对于发票的内容、类型及真伪不能确认的，应事先咨询财务人员。

财务部将拒绝接收不符合要求的票据。

（七）发票等原始票据整齐的平铺粘贴于粘贴单上，粘贴牢靠，并进行编号，票据张数须与单据上填写张数一致（每份合同视同一张）。

（八）区分费用性质分开粘贴发票，如报销差旅费中有餐票、交通票、住宿票，分开粘贴，但是编号必须连续。

（九）各机构发生费用取得的发票，发票抬头名称须与营业执照公司名称一致。

若分公司名称过长不能全部打印在发票上，则必须要完整打印总公司名称。

（十）申请人填写完整对应的单据，粘贴所有发票及附件，由直属上级领导签字（如不能取得签字邮件审批也可），按照《费用报销/付款/冲销流程》进行邮件审批或纸质审批，财务审核时必须同时拿到申请人填写的单据、发票等原始凭证及打印出来的审批邮件（视同签字），对应各项标准、制度方可进行审核及付款。

第十二条原则上当月发生费用须当月报销，避免票据跨月跨年。

第十三条审批流程、原始单据传递详见《费用报销/付款/冲销流程》。

第十四条对公付款时，为保证能够准确、及时的付款，请附上加盖对方公司公章的银行账户信息，信息内容如下：

（扫描件、传真件均可）

公司账户信息

公司全称：

**********公司

开户行：

******银行**分行**支行

银行账号：

*********************

收款公司公章：

**

第五章报销及付款时效

第十五条为遵循《企业会计准则》和国家相关财务会计制度的规定，正确、合理核算各期损益，当月发生的费用应当月报销，当年发生的费用要求在年底12月25日前报销。

当年12月份的费用由于特殊原因不能及时报销的情况下，应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用的依据，并且在次年1月20日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销。

如违反上述规定，拖延报销费用，财务部有权拒绝办理。

第六章附则

第十六条审批人应当依据审批流程、权限的规定，严格在职权范围内进行审批，不得超越审批范围。

在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销和付款的，公司有权追究其失职责任，如造成公司损失的，均应接受公司予以追责处罚。

第十七条申请人（经办人）营私舞弊、弄虚作假，一经发现，对已经报销、付款的，除退回违规金额外，公司对该人员的部门负责人、直属上级、审核人及审批人均有权追究失职责任并予以追责处罚。

第十八条财务中心负责本办法的制定、修改及最终解释权。

本办法未尽事宜由财务中心负责说明。

第十九条本办法自公布实施之日起生效。

第二十条此管理办法中涉及到的相关表格详见附表。

附表3--《费用报销单》

附表4--《付款申请单》

附表7--《费用明细表》

附表8--《市内交通费明细表》

附表9--《付款、个人借款冲销单》