公文处理办法参考.docx

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公文处理办法参考

公文处理办法

1总则

1.1为提高公文处理的质量和效率，实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化，依照国家相关公文处理办法，结合公司实际情况，特制定本办法。

1.2公文处理指公文的拟制、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理应当做到及时、准确、安全。

第三条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家、上级机关及公司秘密的安全。

第四条公文处理分为收文处理、发文处理和存档管理。

第五条公文处理遵循“党政分开”的原则，归口管理。

公司行政部是公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作。

第二章公文种类

第六条公司公文种类主要有以下几种。

一、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

二、决议

经会议讨论通过的重要决策事项，用决议。

三、通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

四、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。

五、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

六、报告

报告是向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，以及答复上级询问的一种陈述性上行公文。

七、请示

请示是向上级请求指示、批准的上行公文。

八、规定

规定是上级机关对特定范围内的工作和事务制订带有约束性的、要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性文件。

九、条例

适用于公司制定规范工作、活动或行为的规章制度。

十、函

函是不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准所使用的一种平行公文。

十一、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项的实录性文件。

第三章公文格式

第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位（抄报单位）、印发单位和印发日期等部分组成。

一、机密公文应标明秘密等级，分为“绝密”、“机密”。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

二、发文机关标识应当使用全称或规范化简称。

三、发文字号包括年份、顺序号。

发文字号由公司行政部统一编制。

四、上行文应当注明签发人姓名。

五、公文标题，应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

除联合行文外，可不标明发文机关。

六、联合行文，用主办单位文头，只标明主办单位发文字号，公文标题中必须标明所有发文机关名称。

七、主送单位指公文的主要受理单位，抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，主送单位和抄送单位应使用全称或规范化简称、统称。

同一栏目的排列顺序，原则上按上级机关在前、下级机关在后；大单位在前、小单位在后；外部和地方单位在前、内部单位在后；同级单位按编制序列的顺序排列。

八、公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

九、公文应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。

两个单位联合行文，可不署发文单位名称。

3个以上单位（含3个单位）联合行文，要署发文单位名称。

十、成文日期以领导签发的日期为准，联合行文以最后签发领导的签发日期为准。

印发日期以文件印制的日期为准。

十一、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当在成文日期之下加括号标注。

十二、公文应当标注主题词。

主题词一般为2~5个，第一个为类别词，最末一个为文种词，中间为类属词。

主题词由行政部标注。

十三、文字从左至右横写、横排。

十四、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

第八条公文的特定格式

一、信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

每行居中排28个字。

发文机关名称及双线均印红色。

二、会议纪要格式

会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。

用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

会议纪要不加盖印章。

第四章行文规则

第九条行文应确有必要，注重效用，可不发的文件尽量不发。

第十条公文内容涉及几个部门的，应当先协商一致并会签。

未取得一致意见，不得擅自行文。

第十一条行政、党委可以以各自名义单独行文，其它部门不得正式行文。

行文种类有：

一、《XXX有限公司文件》

二、《XXX有限公司》（函）

三、《中国共产党XXX公司委员会文件》

第十二条“请示”应当一文一事。

一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式。

“报告”中不得夹带请示事项，公文标题中不得出现“请示报告”字样。

第五章收文办理

第十三条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

收文由行政部统一拆封、登记、编号。

参加上级机关召开的各种会议带回的文件也应交行政部登记。

第十四条收文登记、编号后，凡需办理的公文，行政部应根据内容和性质送分管领导批示，按指示分发各相关部门。

第十五条各级领导审批公文要认真负责，应签署自己明确具体的意见、姓名和时间。

第十六条对需执行的文件，行政部要及时督促职能部门办理。

第十七条职能部门根据文件要求进行办理，并将办理情况向主管领导汇报。

需向来文单位反馈的，由职能部门办理。

第六章发文办理

第十八条发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。

第十九条草拟公文应当做到：

一、符合国家的法律、法规，符合公司的规章制度及有关规定。

情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，表达准确，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

二、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定。

三、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

四、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

五、应当使用国家法定计量单位。

六、文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写方式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

七、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十条公文草拟出来后由主办部门领导审核，审核的重点是：

是否符合国家法律、法规和有关规定要求，处理意见是否得当，与其它文件有无矛盾、重复，涉及其它部门的问题是否已协商一致，若公文所规定事项，在新文件下发前已有相关文件，应在新文件中注明原相关文件停止执行。

第二十一条公文经部门领导审核后传递至综合管理部审核。

审核的重点是是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定。

分管领导审核。

综合管理部审核后传递到分管领导。

第二十二条分管领导行文审核后公文传递至总经理签发。

经总经理签发的公文，不得擅自改动，如必须改动，须报签发人同意。

第二十三条公文签发后传递至综合管理部，由综合管理部人员登记、编号、排版、用印、分发、归档。

第二十四条收文部门指定专人在收到公文后进行收文登记，交部门领导批示后传递至本部门具体办事人员传阅、办理。

第七章部门发文

第二十五条部门发文是指主办的部门根据实际工作需要，对需其它部门协同处理、执行业务工作或告知其它部门事项印发的公文。

主要为通知、工作会会议纪要等不需要印发红头文件的公文，可印发部门文件。

第二十六条主办的部门应与分管领导及相关部门沟通协商，取得一致意见后按要求拟制文稿，部门领导审核后，传递至分管领导审批。

第二十七条部门发文格式具体要求依照《部门发文格式细则》执行。

第二十八条分管领导对主办部门递交的文稿进行签发，未经批准的文件返回主办部门重新拟稿。

第二十九条文件签发后，由主办部门登记、编号、排版、用印、分发。

第三十条发文后，需督办的应随时跟踪文件执行的情况并将执行情况及时向分管领导反馈。

第三十一条主办部门在文件已经执行完毕后，根据管理需要对文件进行存档或销毁。

第八章公文归档和管理

第三十二条立卷的要求

一、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类的进行整理归档。

二、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

三、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

第二十二条公文归档，应当根据其相互关系、特征和保存价值整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。

第三十三条归档的公文由综合管理部保管，个人不得保存应存档的公文。

各部门需要查阅已归档的公文，可向综合管理部提出申请，批准后查阅。

第三十四条没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别造册登记后，报总经理批准，可定期销毁。

销毁秘密公文要有专人监督，保证秘密公文不丢失、不漏销。

第九章附则

第三十五条本办法自2010年7月1日起执行。

第三十六条本办法由公司综合管理部负责解释。

附件：

1.《公文格式细则》

2.《部门发文格式细则及样式》

3.《公文格式式样》

4.《昆明奥通达铁路机械有限公司收文传阅表》

5.《昆明奥通达铁路机械有限公司发文稿纸》

6.《各部门发文字号》

附件1：

公文格式细则

1.依据

根据GB/T　9704－1988《国家机关公文格式》、XX集团公司制定的《XXX有限公司公文处理办法》（XXX办〔2009〕69号）的规定，制定本格式。

2.范围

XXX公司的公文适用本格式。

3.定义

本格式采用下列定义。

3.1字

标识公文横向距离的长度单位，以三号字为基准字。

3.2行

标识公文纵向距离的长度单位，以三号字为基准字，行距为三号字的7/8，每行约占10mm。

3.3字号

不注明字号的均为三号字。

3.4字体

不注明字体的均为仿宋体。

英文字母和阿拉伯数码一律使用TimesNewRoman字体。

3.5颜色

不注明颜色的均为黑色。

4.公文用纸主要技术指标

公文用纸一般采用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

5.公文用纸幅面及版面尺寸

5.1公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

5.2公文页边和版心尺寸

上白边（天头）：

37mm±1mm

下白边（地脚）：

35mm±1mm

左白边（订口）：

28mm±1mm

右白边（切口）：

26mm

版心：

156mm×225mm（不含页码）

6.排版印刷装订要求

6.1排版规格

每面22行，每行28个字。

6.2印刷要求

双面印刷；页码套正。

6.3装订要求

左侧装订，无掉页。

骑马订或平订的订位为两订订锯外订眼距书芯上下各1/4处。

平订订锯与书脊的距离为3mm~4mm。

封面与书芯不脱落。

7.公文各组成部分标识规则

本格式将组成公文的各要素划分为页眉、主体、版记三部分。

公文首页红色反线（含）以上部分称为页眉；红色反线以下至主题词（不含）的部分称为主体；主题词以下部分统称版记。

7.1页眉

7.1.1秘密等级和保密期限

如需标识，用黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，党群系统的公文，秘密等级项标识在版心左上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，保密期限的年月数用阿拉伯数码，不