公文格式房地产职业学院公文版头及收发文规范试行WORD12页.docx

公文格式房地产职业学院公文版头及收发文规范试行WORD12页.docx

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公文格式房地产职业学院公文版头及收发文规范试行WORD12页

房地产职业学院

公文版头及收发文规范（试行）

根据重庆市人民政府《关于职业技术学院更名为**房地产职业学院的批复》（*府[2008]181号）精神，我院已正式更名为**房地产职业学院，现对我院公文新版头和公文收发办理事项作如下规定：

一、公文版头及其适用范围

（一）文件格式版头

1、《房地产职业学院文件》和《中共房地产职业学院委员会文件》版头用于学院贯彻党的路线、方针、政策，部署相关工作，向上级机关报告、请示工作，公布学院中长期发展规划、年度工作要点和总结、机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项，颁布重要规章制度，通知重要事项，批复下级机关的请示等。

学院各部门以学院行政、党委的名义向全院发布本部门职权范围内的重要事项，如传达、贯彻学院的有关方针、政策布置相关工作，转发上级机关的公文，通知重要事项，也可用此公文版头，但需编相关部门发文字号，加盖学院行政或党委印章。

2、《重庆房地产职业学院办公室文件》除用于制发本部门公文外，还用于根据学院行政授权，转发上级机关的文件，向上级机关报告、请示工作；传达学院的决议或决定，布置相关工作，发布相关事项等。

（二）函件格式版头

《重庆房地产职业学院》用于学院以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

（三）会议纪要格式版头

《重庆房地产职业学院会议纪要》用于记载和传达相应会议的主要精神和议定事项。

二、发文字号

1、公文发文字号由发文机关代字、发文年号和发文序号三部分组成。

例如教教务处发文，发文机关代字为“重房院教”，发文年号为“〔2008〕”，发文序号为“1号”。

如图所示：

发文机关代字发文年号发文序号

↓↓↓

重房院教〔2008〕1号

2、对外发文时，发文机关代字一律为“重房院＋发文年号＋发文序号”。

例如以学院行政名义向上级部门请示时发文字号为“重房院〔2008〕1号”。

3、各部门发文机关代字见“附件一”。

三、发文办理

1、公文是指在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，学院可根据需要使用决定、公告、通告、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要和明传电报等体式的公文种类,各处室根据需要可使用公告、通告、通知、报告、请示、意见、函、会议纪要等体式的公文。

发文办理就是指制发公文的过程，包括拟搞、审核、签发、复核、缮印、用印登记、分发等程序。

2、草拟公文应做到：

符合国家的法律、法规及其它有关规定；情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；根据行文目的确定文种。

3、以学院名义向上级机关呈送的公文由办公室或主办处室拟稿，各处室草拟的公文在送院领导签发前，由拟稿部门负责审核内容及格式，填写《发文审批表》“附件二”。

办公室审核后，拟稿部门送主管领导签发或由主管领导授权的分管领导签发，未经签发的一律不予复核和印制。

4、公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：

拟稿部门负责人、拟稿人是否签字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，缺一不得印发。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，对复核无误的由办公室对其编号、印制和分发。

5、办公室应对草拟的文稿、附件和印制好的正式公文一并整理立卷，定期归档。

需要暂时保密的公文在拟稿、印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。

6、发文流程请参照“附件三”

7、文件格式必须严格按照“附件四”排版。

四、收文办理

1、收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

2、办公室应对签收的来文进行登记，《收文登记薄》“附件五”应登记收文日期、收文编号、秘密等级、发文机关、文号、公文名称、附件、收件人、归档等。

所在来文均应附《收文处理笺》“附件六”按类别送相关领导批阅。

重要文件送主管领导批阅，涉及重要事项，分管领导应征求主管领导意见后再行批阅，然后按领导批示意见送交有关处室传阅承办，公文禁止横向传阅。

对有具体请示事项的，主批人（主管领导或主管领导授权的分管领导）应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。

3、承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误、推诿、紧急公文由办公室负责催办和督办。

4、职能处室对政策性和操作指导性较强且须复印的来文，由办公室复印后送院领导和有关职能处室，如确需借阅原件的，应履行借阅手续，由借阅人在《文件借阅登记表》“附件七”上登记并签字。

特此通知

附件：

一、《院属各职能部门发文代字一览表》

二、《发文审批表》

三、《文件发文流程》

四、《文件格式》

五、《收文登记薄》

六、《收文处理笺》

七、《文件借阅登记表》

二○○八年十一月二十八日

附件一：

院属各职能部门发文代字一览表

单位

部门代字

单位

部门代字

学院办公室

重房院办

保卫处

重房院保

人事处

重房院人

档案室

重房院档

教务处

重房院教

图书馆

重房院图

学生处

重房院学

学报编辑部

重房院报

就业办公室

重房院就

电教与网络中心

重房院电

招生办公室

重房院招

物业管理中心

重房院物

科研开发处

重房院科

组织部

重房院委组

实习实训部

重房院训

宣传部

重房院委宣

财务处

重房院财

团委

重房院团

资产后勤处

重房院后

附件二：

重庆房地产职业学院

发文审批单

〔〕号

缓急

密级

签发：

会签：

拟稿部门

份数

拟稿人

分管负责人核稿

校对

标题：

主题词：

印章名称：

附件：

主送：

抄送（报）：

正文附后

附件三：

重庆房地产职业学院

文件发文流程

内部发文对外发文

附件四：

文件格式

20081许××

（空一行）

关于×××××××××的请示（宋体小二加粗）

（空一行）

××××：

（仿宋三号加粗）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（仿宋三号）

（空一行）

附件：

1、××××××××

2、××××××××

（盖章）

二○××年××月××日

（联系人：

×××联系电话：

×××××）

主题词（黑体三号加粗）：

×××××××××（仿宋三号）

（空一个字）抄送：

××××（仿宋三号）

××××××

（空一个字）重庆房地产职业学院200×年××月××日印

附件五：

重庆巴渝职业技术学院

收文登记薄

收文日期

收文编号

秘密等级

发文机关

文号

公文名称

附件

收件人

归档

备注

日月

档号