业务蓝图与功能设计合同管理.docx
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业务蓝图与功能设计合同管理
国家电网公司电子商务平台建设项目
业务蓝图与功能设计
合同管理业务
电子商务平台项目组
2011年1月
文档管理
文档信息
文档名称：
国家电网电子商务_业务蓝图与功能设计_合同管理
小组：
业务与功能组-合同管理小组
状态：
客户审核并签字
最后更新日期：
11/6/2019
修改记录
文档起草时无需填写，定稿之后请在本表中列出所有修改记录。
修改记录需明细至所修改的最小章节号。
编号
日期
修改人
修改章节和内容简述
1
2
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4
5
6
审核
姓名
角色或公司
日期
签字
1合同管理业务概述
自国家电网全面推行物资集约化管理，合同的签订基本实现了国网和网省两级签订的模式，合同的履约管理实行以多个层级的物流服务中心为主体、物资需求单位辅助参与的方式。
总部物资部和网省公司物资部需要对合同执行情况进行分析，为下一轮的采购寻源提供指导性信息。
考虑国网物资采购业务现状及特点，依托信息化手段着力提高合同管理工作质量和效率，利用供应商协同功能，与招标和采购环节紧密衔接，结合ERP系统，构建覆盖合同签订到履约全过程管控的系统平台，实现流程统一、过程受控、全程在案的平台功能。
在整体业务框架方面，电子商务平台合同管理的整体思路是建立合同全过程、全覆盖管理的流程、管控体系及系统支撑。
总体目标是加强合同的可视性、可控性、和合规性管理。
对于国网合同管理全过程、全覆盖管理的内涵是：
1）从合同管理模式角度讲，覆盖总部和网省两级合同的签订和履约管理。
2）从合同管理全过程讲，包括合同模板、合同签订、合同履约、合同变更、合同支付全过程。
3）从不同的合同类型讲，覆盖物资采购类合同、服务合同。
4）从采购方式角度讲，覆盖招标采购、竞争性谈判采购、询比价采购、单一来源采购、反向拍卖等采购方式签订的合同的管理。
5）从合同种类讲，覆盖标准合同和协议库存合同的管理。
图1-1合同模块整体业务框架
从合同管理的整体业务模式上来说，建立集中管控、两级管理的合同管理模式。
在合同管理方面，从职能划分上，分管理层和执行层。
总部物资部负责制定那个整体合同管理的策略、制度规范、业务流程，并对合同签订和履约的关键节点进行集中管控。
执行层面分总部和网省两级，总部物流服务中心依照合同管理的制度规划和业务流程，负责总部直管项目物资的合同签订和履约管理的具体执行。
网省物资部及物流服务中心，负责该网省物资的合同签订和履约管理。
图1-2合同模块整体业务框架
从工作思路方面，考虑国网绝大多数合同是通过招标的采购方式签订的，大部分为标准合同，因此在具体开展工作时也以支撑招标签订的标准合同的为主线，合同履约方面跨区电网物资的合同履约有其特殊性，我们对重点问题开展重点研究与攻克，实现对整体合同管理业务的提升，具体而言：
∙从合同模板和签订环节讲，优先实现招标采购的标准合同的签订功能，同时兼顾其他采购方式与不同合同种类的场景。
∙从合同履约环节讲，由于跨区电网物资的合同履约有其特殊性，此业务蓝图重点分析网省签订的合同履约管理需求。
对于总部合同履约管理的需求,将单独进行分析,制定单独的业务需求和功能蓝图。
图1-3合同管理模块整体工作思路
基于对国网合同管理业务中的重点问题的认识与理解，在整个合同管理模块的蓝图设计时给出针对性的解决方案：
图1-4合同管理模块整体解决方案
2合同管理专题研究
2.1合同模板结构化
合同模板的管理是合同全过程管理的第一步，也是十分重要的一步。
对合同模板进行规范，将管控点前置，能加强对合同签订过程的管控，减少合同的法律风险，提高合同签订的效率。
经法部门作为国家电网的法律部门，负责各类合同模板和合同的审批和管理工作。
物资和服务采购合同作是其中的一个重要类型，但同时需要物资部在物资和采购方面的专业意见。
因此，总部物资部储运处组织各网省公司统一规划梳理出物资采购合同协议书、合同通用条款47条及45类物资的合同专用条款。
合同模板经过经法部门审核后，将应用于全国网的物资采购合同中。
合同模板和合同的组成
∙物资采购合同模板包含：
合同协议书、供货范围及分项报价表、通用条款和专用条款。
∙物资采购合同标准文本包含：
合同协议书、通用条款、专用条款和附件。
∙物资采购合同签约文本仅为合同协议书。
合同通用条款、专用条款、技术协议等作为合同的组成部分，不单独打印签订。
合同模板的管理
∙模板文本的更新和维护：
物资采购合同模板文本由物资部储运处负责每半年或一年组织更新，由经法部门负责审批并公布更新的合同模板版本。
∙系统的管理：
由经法系统负责在系统上维护和管理物资采购合同模板，并一次性将数据导入电子商务平台合同模板库。
每半年或一年合同模板进行更新后，再将更新后的模板版本进行一次导入。
合同模板应用
∙总部和网省招标采购：
招标采购全部应用规范的合同模板，原则上不进行修改。
∙总部和网省非招标采购：
非招标采购签订的合同可以参考该物资类别的合同模板，并根据所不同的采购方式，可进行相应的修改，修改后的合同文本需经过物资部门和经法部门的审核。
合同模板的结构化需求
∙合同协议书:
进行结构化
∙供货范围及分项报价表:
进行结构化
∙付款比例:
进行结构化
∙合同其他部分：
作为文本管理。
合同模板的详细结构化需求，见第6章合同管理数据对象设计章节。
2.2合同履约标准化
合同履约的总体思路是区分项目类物资和运维类物资的不同履约需求利用电子商务平台实现供应商协同，在ERP系统中管理合同的履约。
对于项目类物资,还需区分重点物资和一般物资的不同履约需求。
一般物资只关注履约的三单，并实现三单的标准化同时固化在系统中，作为合同资金支付的依据。
而重点物资还需要关注设备生产进度信息，以保证设备按期交付。
对于运维类物资,物资到货验收后入库,根据需要出库,比项目类物资减少投运的节点。
图2-1项目类物资合同履约的总体思路
一般物资和重要物资的划分标准
合同履约的重点是根据合同要求，关注物资的到货和质量情况等。
一般物资通过关注三单，可以监控合同履约的情况；对于重点物资，三单还不够，还需要关注生产的进度。
根据网省公司的需求，目前定义的重点物资为变压器、电抗器和组合电器。
根据市场的变化等，还可能对重点物资的范围进行增减。
重点物资的详细列表如下图：
编号
设备/材料类别
电压等级（kV）
1
变压器
750
500
330
220
2
电抗器
1000
750
500
330
3
气体绝缘封闭式组合电器（GIS）
1000
750
500
330
220
4
复合式组合电器（HGIS）
1000
750
500
330
220
一般物资的合同履约需求
所有物资的合同都需关注的履约节点有：
∙到货计划管理：
最初的到货时间默认为合同规定到货时间，需通过电子商务平台协同需求部门与供应商，确认和更新到货计划。
∙配送验收单管理：
供应商在电子商务平台填写配送验收单，并打印带到交货现场。
物资通过验收，多方在配送验收单上签字，ERP系统生成入库单，并和发票一起作为到货款支付的凭证。
∙投运单管理：
投运后ERP系统生成投运单，相关人员打印，监管单位和物流中心签字，签字后的投运单作为投运款支付的凭证。
∙质保单管理：
质保期结束ERP系统自动生成质保单，相关人员打印，运行单位签字盖章，作为质保金支付的凭证。
其中项目组对到货计划、配送验收单、投运单、质保单进行了标准化，并将征求网省公司的意见。
具体的单据模板见章节6数据对象设计章节。
重要物资的合同履约需求
对于重要物资，由于其工艺上的复杂性，除关注上述的几单外，还需要对图纸确认的时间、排产计划和各生产工艺的实际完成时间、出厂验收时间和状态等。
不同类别的重要物资关注的节点不同，以220kv变压器为例，制定了除三单以外的履约节点。
序号
主要工序
生产完成时间
状态
计划时间
实际时间
1
图纸交付
2
材料零部件采购
3
油箱
4
线圈绕制
5
铁心制作
6
器身装配
7
器身干燥
8
总装配
9
试验
10
出厂验收
通过/未通过
11
具备发运条件
别的物资类别，根据变压器的范例，制定的履约节点数据见章节6数据对象设计章节。
这些节点模板将固化在电子商务平台中，由供应商通过门户进行填写。
履约的信息将由电子商务平台传递给ERP系统。
2.3合同履约评价
对于合同的履约评价，贯彻“一单一评”的思路，分两段对履约情况进行评价。
在物资验收时，对外观、货物到货齐全进行评价。
在物资投运时，对发票送达、现场服务情况进行评价。
根据履约评价的原始数据，对一个合同的履约进行A、B、C级评价。
履约评价作为供应商绩效评估的原始输入。
物资验收时，在配送验收单上需填写以下信息：
设备外观合格情况？
A.合格；B.基本合格（需现场处理）；C.不合格（需返厂处理）；D.不合格，选择“不合格”请注明：
。
文件资料、备品备件是否齐全：
A.是B.否
根据物资类别不同，投运单中需填写的履约评价问题不同,下面为几类物资投运单履约评价问题:
对合同的履约评价，从优到差分为A、B、C三个等级。
等级标准为：
A级：
合同履约评价90%及以上为A的供应商；
B级：
合同履约评价70%及以上为A的供应商；
C级：
合同履约评价70%及以下为A的供应商。
2.4集成方案
背景
目前国家电网总部及网省合同管理现状招标采购结果传递至ERP系统生成订单，经经法系统会签后生成合同编号，再由ERP系统针对订单进行合同履约，由ERP系统向财务管控提供付款请求，财务管控将支付信息反馈给ERP系统。
同时，经法系统为ERP与财务管控提供合同查询功能。
电子商务平台合同管理模块实施后，将涉及电子商务平台与ERP系统、经法系统、财务管控等多个系统集成关系及职责定位。
业务现状
项目组针对合同签订、经法会签、合同履约等方面对17家网省进行调研，发现合同签订业务有7家网省单位在ERP中进行管理，5家网省单位在另开发的系统中进行管理，5家网省单位无信息系统支撑；公开招标采购合同有9家网省单位需要从经法系统会签流转，非公开招标采购合同有11家网省单位需要从经法系统会签流转；合同履约业务在ERP系统中实现管理的有9家，其他开发系统的有3家，尚无系统支撑的有5家。
根据业务现状项目组经过分析讨论，提出合同签约管理集成方案2套和履约管理集成方案3套。
方案内容
合同签订集成方案一：
经法提供最终版合同模板一次性导入电子商务平台，根据招标结果等相关信息在电子商务平台生成合同；电子商务平台将合同结构化信息（包括合同结构化信息即合同协议书、供货范围及分项报价表、变更差异表等）传至总部/网省ERP系统创建订单；ERP将订单信息传至经法会签，会签后经法系统发送消息至总部/网省ERP系统，订单生效；ERP系统发送消息至电子商务平台，合同生效。
见下图:
图2-3合同签订集成方案一
合同签订集成方案二：
经法提供最终版合同模板一次性导入电子商务平台，根据招标结果等相关信息在电子商务平台生成合同；电子商务将合同信息（包括合同结构化信息即合同协议书、供货范围及分项报价表、变更差异表等）传至总部/网省经法系统，经法系统完成会签后发送消息至电子商务平台；此时，电子商务平台合同生效并生成ERP订单。
见下图：
图2-4合同签订集成方
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