文书与档案管理复习题.docx

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文书与档案管理复习题

一．单项选择题（每题2分，共10题）

1.从形成的主体或者所有权归属来看，档案分为私人档案和（D）。

A.历史档案B.现行档案C.国家档案D.公务档案

2.下列不属于档案工作性质的是（D）。

A.管理性B.服务性C.政治性D.创造性

3.根据《公文格式》规定，有条件的机关和涉外部门的公文幅面尺寸，可推荐采用国际标准（    C ）型。

4.以下文种属于上行文的是（D）。

A.命令B.公函C.议案D.报告

5.文书转化为档案需经过（C）。

A.收集B.整理C.立卷归档D.保管

6.下列行文符合行文规则的是（A）。

A.某职校校长室和学生处联合行文，号召本校师生向“感动中国”的先进人物学习

B.某职校向该市政府行文，申请增加办学经费，改善办学条件

C.某市财政局向该市教育局发出指示，要求其坚决制止乱收费

D.某市教育局向上级机关请示工作，文件的主送机关为“市委、市政府”

7.公文的成文日期一般以（  D   ）为准。

A.拟稿日期        B.核稿日期           C.审稿日期       D.领导人签发日期

8.公文的发文字号组成部分有：

发文机关、发文年度和（A）。

A.发文顺序号B.排列号C.文件编号D.签发序号

9.下列公文标题拟写有误的是（D）。

A.关于开展档案安全检查的通知B.中华人民共和国主席令

C.关于表彰先进党组织的通报D.关于要求补助档案抢救经费的报告

10.对外机关来问或来电的办复有多种形式，其中对重大问题的答复一般采用（A）形式。

A.书面答复B.电话回复

C.当面回复D.邮件回复

11.（A）是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。

A.法律作用B.文化作用

C.业务作用D.行政作用

12．根据领导人对文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作进行具体处理，这一工作程序叫做（B）

A，拟办B，承办C，催办D，注办

13．全宗内档案的常用分类方法不包括（D）。

A．年度分类法B．组织机构分类法C．问题分类法D．人物分类法

10．档案整理工作的主要内容不包括（C）。

A．区分全宗B．全宗内的分类

C．收集D．案卷的排列和案卷目录的编制

11.由两个或两个以上的平级单位联合署名制发的公文是（B）。

A.返行文B.联合行文

C.单独行文D.共同行文

12.以下不属于档案的作用的是（D）

A.凭证作用B.参考作用

C.历史借鉴作用D.收藏增值作用

13．档案价值实现的规律性不包括（D）。

A．档案价值的扩展律B．档案价值的时效律

C．档案价值的条件律D．档案价值的因果律

14．某市公安局局长指示秘书小李给该市教育局行文，内容是关于加强校园网的安全管理。

小李可以采用（C）。

A．上行文B．下行文C．平行文D．逐级行文

15．档案工作中贯彻始终的一项基本原则是（B）。

A．统一领导，分级管理        B．维护档案的完整与安全

C．便于社会各方面利用       D．便于保持文件间内在历史联系

16．省人民政府主送文件给杭州市人民政府，同时抄送给杭州市属各县、乡人民政府。

这种行文方式是（  A   ）。

A．逐级行文       B．多级行文           C．越级行文       D．特殊行文

17.各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织所形成的档案，应当归（B）所有。

A.归本单位所有B.归国家所有

C.归档案馆（室）所有D.归作者所有

18.发文机关应当使用（D）。

A.发文机关的简称或缩写B.发文机关的全称或简称

C.发文机关的全称或别称D.发文机关的全称或规范化简称

19.以下文件属于归档范围的是（A）。

A.上级机关批文B.临时性文件C.已拟写完毕但未盖章的文件D重份文件

20.向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时用（A）。

A.报告B.决定C.总结D.请示

21.关于文书与档案之间的关系，表述错误的是（D）。

A.文书是档案的前身B.档案是文书的归宿

C.档案与文书是同一事物的不同发展阶段D.文书对今后工作起查考和凭证作用

22.以下不属于档案发挥作用的规律的选项是（D）。

A.作用递减B.密级递减

C.范围递减D.空间递减

23.对发文负直接责任的行文对象是（A）。

A.主送机关B.抄送机关

C.报请机关D.领导机关

二．简答题（每题10分，共5题）

1．简述文书收文办理的基本流程。

收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。

收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。

收文办理的一般程序为：

签收，启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办，处置办毕公文。

2．简述行政公文的基本格式。

公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

组成公文的要素分为:

（一）眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，包括6个要素：

1.公文份数序号。

2.秘密等级和保密期限。

3.紧急程度。

4.公文机关标识。

5.发文字号。

6.签发人。

（二）主体置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体;包括7要素：

1.标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.成文日期6.印章7.附注

（三）版记置于主题词以下的各要素统称版记。

包括3各要素：

1.主题词2.抄送机关3.印发机关和印发日期

3．简述档案整理工作的基本原则。

档案整理一般具有三大原则。

1、档案的整理应该充分利用原有的整理基础，具体包涵两方面的内容：

充分地重视和利用先前的整理基础，充分研究和利用原先的整理成果，不要轻易改变原来整理和保存的历史面貌。

2、档案的整理必须保持文件的历史联系，按照档案文件的形成规律，保持档案文件在形成活动中的固有联系，才能整理组成有机的整体。

3、档案的整理必须便于保管和利用。

便于保管和利用也是档案整理工作的基本出发点和最终要求。

4．简述档案收集工作的基本要求。

档案收集工作的基本要求是：

（1）加强档案馆（室）外的调查和指导工作；

（2）积极推行入馆（室）档案的标准化；（3）保证归档和入馆档案的齐全完整；（4）维护全宗和全宗群的相对完整性。

5．简述实现档案价值的规律性。

（1）档案价值的扩展律：

档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律，表现在：

第一，由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展，这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者及其需求的范围呈拓宽趋势，由此导致档案价值的扩展。

第二，由于档案作用性质的变化而导致价值扩展，档案对于利用者的有用性是多方面的，而这些用途并不是同时显现出来的。

随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大，档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元性特征。

（2）档案价值的时效律，指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。

表现在：

第一，档案与利用者需求之间关系的时效性。

有些在文书处理过程完结后就被淘汰，有些在现行期或半现行期内有利用价值，有些则在进入非现行期以至永远都可能因有用而被保存。

第二，档案价值形态的时效性，从档案价值的扩展律可知，档案对于利用者有多方面的作用，因而具有各种不同的价值形态。

而这些作用往往是在不同的时间段中发挥出来的。

6．简述文书发文办理的基本流程

　　发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。

发文办理的一般程序为：

拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。

这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

7．简述鉴定档案价值的具体方法

对档案保存价值的鉴定，从其鉴定对象的规模和范围来说，可以分为宏观鉴定和微观鉴定两种。

（一）宏观的鉴定。

通过分析和鉴别全宗档案的形成者所承担社会职能及其计划、任务和业务活动对保持社会历史记忆的重要程度，决定各个立档单位形成档案的整体保持价值。

（二）微观的鉴定，微观鉴定是针对一个具体单位档案或对其中某部分、某类、某卷、某件档案的鉴定。

（三）直接鉴定法。

逐件逐张地审查文件，而不仅仅根据案卷目录和案卷标题就判断其价值。

8．简述文书立卷的方法

就是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。

有四个环节：

分年度、分机构、分问题、分期限。

1.分年度：

就是将文件按其形成或针对的年度分开。

2.分机构：

就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，3.分问题：

就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。

4.分期限：

就是将文件按照规定的不同保管期限分开。

文书档案的保管期限定为：

永久、长期、短期三种，长期16-50年，短期15年以下。

分期限应按学校制定的保管期限表进行。

9．简述批办和拟办的区别和联系

批办,是机关或部门领导对公文的办理所做的文字指示或提示性意见。

批办的内容包括对拟办意见的认可、提出办理公文的具体要求,如紧急公文,应批注完成时间;需保密的公文,应批注传达的范围等。

公文批办应签署姓名及日期。

拟办,是指机关文件主管部门领导收到应当由本机关、本部门办理的公文后,有针对性地提出初步处理方案或意见、建议,提供机关领导或部门负责人参考或抉择的过程。

机关文件主管部门领导填写完拟办意见后，可依据惯例或单位内部的职能分工直接将文件发送有关单位及领导。

10．承办：

公文承办就是形成新的公文，公文只有经过承办才能产生切实的效用，因此，它是公文办理中的重要环节。

承办的对象是所有需要办理的收文。

因此承办既是收文办理最后的实质性程序，又往往是发文办理程序的开始。

11．用印：

在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。

其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。

12．公文发文字号的组成要素：

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。

13．公文的行文规则

公文的行文规则：

一、按机关隶属关系和职责范围行文。

二、授权行文。

按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。

三、联合行文。

单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。

四、一般情况下不越级行文。

　　五、不越权行文。

　六、“请示”不直接报送领导者个人。

　　行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。

14．档案鉴定：

指档案真伪的鉴定和档案价值的鉴定。

一般来说，主要指对档案价值即档案对于社会的有用性的鉴定。

档案鉴定工作的内容包括以下三个方面。

1.制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。

2.根据国家规定的标准及档案保管期限表，具体判断档案有没有价值，有没有继续保存的价值，然后确定其保管期限。

3.剔出无保存价值和保管期满的档案按规定进行销毁或作相应处理。

简单来说，档案鉴定工作的内容就是指建立制度、判断价值和存毁处理三个方面，

15．简述请示与报告的特征及主要区别之处。

请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。

报告是向上级机关