鲁丽纸业供应链业务采购系统操作手册V改.docx

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鲁丽纸业供应链业务采购系统操作手册V改

项目编号：

LLZY_ERP

项目名称：

鲁丽纸业信息化项目

文档编号：

LLZY-CG-009

鲁丽集团管理信息化项目

鲁丽纸业供应链系统操作手册

（采购业务）

版本：

V1.0

山东省寿光市鲁丽纸业有限公司

用友软件股份有限公司

项目经理（签章）：

项目经理（签章）：

签字日期：

签字日期：

文档控制

文档密级：

普通

文档更新记录：

日期

作者

职务

版本

备注

2014-11-11

王成赋

V1.0

初稿编写

刘娅丽

审阅人:

姓名

职位

审阅签字

存档:

拷贝号

地点

备注

手册介绍

编写目的

编写此手册的目的是指导生产车间采购计划、采购、仓库业务部门、检验部门如何正常使用NC系统来处理日常业务。

手册范围

本手册对采购业务（原料、辅料、设备备品备件的采购）、仓库业务（到货、入库、出库业务）、检验业务的处理流程及方法以图文结合的方式进行了详细的描述，并对日常业务操作中常见的问题也进行了描述。

适合阅读人群

本手册适合于生产车间采购计划填报人员、采购部门、仓储部门以及与其它设备管理相关的验收部门等。

适用于新进员工培训学习使用，也可供员工作为业务备查手册来使用。

名词解释

NC系统是指公司当前使用的ERP系统，NC是用友NC-ERP系统的简称；

&特别说明使用此图标时，表示该部分内容需要特别注意；

&项目说明对单据上的项目进行解释。

表头、表体NC系统中的单据以卡片方式显示时，一般是上下结构，分为两部分。

上面的部门称为表头，下面的部门称为表体。

列表显示NC系统中单据的一种显示方式。

对NC中的单据进行查询时，默认是列表显示，即一张单据显示为一行。

一般可以通过点击窗口菜单栏中的“卡片显示”切换为卡片显示状态。

卡片显示NC系统中单据的一种显示方式。

对NC系统中的单据进行编辑时，默认是卡片显示状态的。

单据保存完成后，一般可以通过点击窗口菜单栏中的“列表显示”切换为列表显示状态。

约定

单据上红色*提示的字段，一般来说，都是必填项，不填写，单据不允许保存。

1系统登录

本部分内容重点介绍NC系统的登陆

打开浏览器，输入网址登陆NC

测试帐套地址：

：

8001

正式帐套地址：

整体运作流程图如下所示：

1）、打开浏览器，在地址栏输入正式或测试帐套网址。

如下图所示：

首次

登陆需要安装Java插件，按以下步骤操作：

1）、打开浏览器，在地址栏输入正式或测试帐套网址后提示安装加载项。

如下图所示：

2）、出现安全警告框，点击“安装”。

如下图所示：

3）、点击“安装”进入下一步。

如下图所示：

4）、提示成功安装Java，点击“关闭”进入下一步。

如下图所示：

5）、点击“稍后”进入下一步。

如下图所示：

6）、点击“确定”进入下一步。

如下图所示：

7）、点击“开始”进入“控制面板”，如下图所示：

8）、“控制面板”中从“程序”中双击“Java”进入Java“控制面板”将安全级别调至“中”，点击“应用”进入下一步。

如下图所示：

9）、勾选“我接受风险并希望运行此应用程序”前方框，点击“运行”进入下一步。

如下图所示：

10）、点击“使用最新版本运行”进入NC系统界面。

如下图所示：

NC系统登陆及基础操作如下：

1）、打开浏览器，在地址栏输入测试帐套网址：

8001后进入下一步。

如下图所示：

每次登录必须“勾选”红框后“运行”选项才能点击，进入NC系统登录界面。

&特殊说明：

JAVA有高版本提醒更新时最好不要更新。

2）、点击“运行”后进入NC系统界面下一步。

如下图所示：

3）、输入“用户名”、“密码”后点击“登录”按钮进入下一步。

如下图所示：

4）、点击“登录”按钮进入下一步若提示“名称或密码错误”，输入正确的“用户名”“密码”重新“登录”。

如下图所示：

5）、正确登录NC系统后显示功能界面。

如下图所示：

6）、“功能导航”左侧为“消息中心”。

如下图所示：

7）、想退出系统时，点击“注销”退出。

如下图所示：

8）、“修改密码”位置。

如下图所示：

9）、依次输入原密码，新密码，点击“确定”确认更改密码。

如下图所示：

&首次登陆后，建议及时修改密码，并保管好自己的密码。

10）、默认组织“山东省寿光市鲁丽纸业有限公司”。

如下图所示：

11）、采购业务重要功能区。

如下图所示：

12）、如何在常用功能中将“功能节”点设置为快捷方式，方便以后操作。

如下图所示：

&也可直接点功能节点后的“五角星”设置快捷方式。

13）、快捷方式设置成功后在“常用功能”页面显示，可双击功能节点打开。

如下图所示：

2

采购业务

2.1业务描述

本部分内容重点介绍生产中使用的原料、辅料、设备备品备件等物料相关的采购业务。

适用于生产车间（计划填报）、原料场（国废、外废）原材料采购以及供应科（辅料、设备、备品备件）物料采购三种情况。

2.2整体业务流程介绍

采购业务整体流程上执行普通采购业务流程，但在采购订单上会出现有合同审批与无合同审批两种采购流程。

国废原料采购、低值易耗品办公用品等采购时会出现有合同、无合同两种情况。

主要包括生产车间用料计划请购单、采购合同维护、采购订单维护、采购发票维护等四大部分。

整体业务流程图如下所示：

1）、流程说明

Ø需求部门提出物料需求计划：

车间（计划提报员）→请购单→采购合同→采购订单

Ø仓库到货验收后根据采购入库单→采购发票

2）、岗位职责说明

车间计划提报员：

根据提报的物料在系统中维护请购单；

采购业务员：

参照请购单生成采购合同，发起采购合同审批流程；参照走完审批流程的采购合同生成采购订单；

供应内勤：

供应商发票到后参照库存采购入库单生成采购发票。

2.3原料采购业务

2.3.1业务描述

本业务流程适用于外废（韩废、美废、欧废等）、国废的原料采购业务；

本业务的特点是过完磅后再在系统中维护。

2.3.2采购合同维护

操作岗位：

原料场内勤

系统路径：

【供应链】>【合同管理】>【采购合同】>【采购合同维护】

处理事务：

在系统中维护采购合同

说明：

采购合同是合同管理的核心功能之一，主要处理采购合同的录入、审批、生效、失效、冻结等日常业务操作，支持审批流，支持合同多次变更，详细记录合同的变更明细。

此流程适合订合同的国废、外废原料采购业务。

操作步骤如下：

1）、登录NC系统，按上述系统路径，找到并打开【采购合同维护】单据，如下图所示：

2）、点击“新增”选择“自制”按钮，进入“采购合同”单据维护界面。

如下图所示：

&项目说明

可编辑页面中带红色星号为必输项。

合同类型：

合同的交易类型，用来定义合同的一些关键信息，如：

是物料合同还是物料分类合同，对下游的订单是严格控制，还是不控制，是否控制下游订单的价格等等。

3）、点击“合同类型”出现交易类型界面，点击选择需要采购物料的分类编码，点击确定。

如下图所示：

4）、点击“供应商”出现交易类型界面，也可根据供应商的助记码查找供应商，选择该供应商，点击确定按钮。

如下图所示：

&特别说明

系统中如果没有供应商、所采购物料时，提供供应商三证（营业执照、税务登记证、组织机构代码）、物料信息（名称、规格型号、所属分类）交信息科维护入系统中。

5）、在表体中打开“物料编码”查找物料的界面，勾选所要采购的物料，点击确定按钮。

如下图所示：

6）、输入“主数量”、“含税单价”等数据确认无误后，点击“保存”按钮进入下一步。

如下图所示：

7）、保存完成后点击“审批”按钮。

如下图所示：

8）、审批后点击“执行”下的“生效”按钮进入下一步。

如下图所示：

9）、“生效”后点击“是”确认该合同生效。

如下图所示：

10）、单据完成之后，单据状态栏上提示“所有单据操作成功”。

如下图所示：

&项目说明：

Ø“审批”完成后，一定要在“执行”项处点击合同“生效”，若不生效下一步单据将无法参照。

2.3.3

采购订单维护（有合同）

操作岗位：

原料场内勤

系统路径：

【供应链】>【采购管理】>【采购订单】>【采购订单维护】

处理事务：

在系统中维护采购订单

&说明：

主要用于完成采购订单的编制以及与其相关的一些业务活动。

采购订单的来源：

请购单、采购合同以及自制。

采购订单的去向有：

到货单、入库单。

操作步骤如下：

1）、双击打开【采购订单维护】点击“新增”按钮，选择“采购合同”制作采购订单。

如下图所示：

2）、维护“实际生效日期”或“供应商编码”点击“确定”进入下一步。

如下图所示：

3）、勾选所需单据点击“确定”进入下一步。

如下图所示：

4）、打开订单类型，勾选所需的交易类型，点击“确定”。

如下图所示：

&特殊说明：

原料订单类型必须选“原料采购”，否则下一步流程参照不到。

5）、表体上的主数量需输入过磅后的数量。

如下图所示：

6）、单据填写完成确认无误后点击“保存”按钮。

如下图所示：

7）、保存完成后，点击“审批”单据完成。

如下图所示：

8）、如果忘记输入过磅数而是参照采购合同中数量时，需点击“审批”项中的“取消审批”按钮。

如下图所示：

&特殊说明：

主数量一定为过磅数，不能参照【采购合同】上的数量。

9）、取消审批后点击“修改”按钮可对错误数据进行修改。

如下图所示：

10）、修改完成后对该单据进行保存和审批。

如下图所示：

12）、单据完成之后，单据状态栏上提示“所有单据操作成功”。

如下图所示：

2.3.4

采购订单维护（无合同）

操作岗位：

原料场内勤

系统路径：

【供应链】>【采购管理】>【采购订单】>【采购订单维护】

处理事务：

在系统中维护采购订单

&说明：

对于不签订【采购合同】的原料，可在过磅后直接自制采购订单。

操作步骤如下：

1）、双击打开【采购订单维护】点击“新增”按钮，选择“自制”作采购订单。

如下图所示：

2）、打开可编辑界面提示是否关联合同，点击否。

如下图所示：

3）、依次填写表头和表体内容，点击“保存”后“审批”。

如下图所示：

2.3.5

采购入库维护

操作岗位：

原料场保管

系统路径：

【供应链】>【库存管理】>【入库业务】>【采购入库】

处理事务：

在系统中维护采购入库单

&说明：

采购入库单主要来源于采购订单（或到货计划）、到货单，并与采购订单状态有关，采购入库单可以参照采购订单、到货单生成。

原料采购业务不需做【到货单】。

操作步骤如下：

1）、双击打开【采购入库】点击“新增”按钮，参照“采购订单”生成采购入库单。

如下图所示：

2）、维护“生效日期”或“供应商编码”后点击“确定”进入下一步。

如下图所示：

3）、勾选所需单据点击“确定”进入下一步。

如下图所示：

4）、选择原料应属仓库“原料库”点击确定。

如下图所示：

5）、选择出入库类型“普通采购入库”点击确定。

如下图所示：

6）、表头表体填写完成后点击“自动取数”按钮。

如下图所示：

7）、自动取数完成后，点击“保存”。

如下图所示：

8）、单据保存“签