精选Excel建立数据库技巧.docx

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精选Excel建立数据库技巧

精选Excel建立数据库技巧

　　Excel建立数据库技巧

　　日常工作中，我们常常需要建立一些有规律的数据库。

例如我为了管理全乡的农业税，需建立一数据库，该数据库第一个字段名为村名，第二个字段名为组别。

我乡共19个村，每个村7～17个组不等，共计258个组。

这个数据库用数据库软件（哪怕是VisualFoxPro6.0或是Access97等高档次的）很不好建立——逐个儿输入吗，只有傻瓜才有这种想法。

用Access宏或FoxPro编程来输入吧，这些数据似乎还嫌不够规则（每个村对应的组数不一定相同），这个程序编写可就不那么简单了，除非你是编程高手兼编程迷，否则可有小题大作之嫌了。

　　其实Excel提供了一些很有用的功能，可让我们任何一个人都可轻松搞定这些数据库：

　　第一步：

打开Excel97（Excel2000当然也行），在A列单元格第1行填上“村名”，第2行填上“东山村”，第19行填上“年背岭村”（注：

东山17个组，2＋17=19据此推算），第28行填上“横坡村”（算法同前，牛背岭村9个组：

19＋9=28），如此类推把19个村名填好。

　　第二步：

在第B列第1行填上“组别”，第2行填上“第1组”并在此按鼠标右键选择“复制”把这三个字复制剪贴板，然后在每一个填有村名的那一行的B列点一下鼠标右键选择“粘贴”在那里填上一个“第1组”。

　　第三步；用鼠标点击选中A2“东山村”单元格，然后把鼠标单元格右下角（此时鼠标变为单“十”字形），按住鼠标往下拖动，拖过的地方会被自动填上“东山村”字样。

用同样的方法可以把其它村名和组别用鼠标“一拖了之”。

填组别时你别担心Excel会把组别全部填为“第1组”，只要你别把“第1组”写成“第一组”，Excel会自动把它识别为序列进行处理。

所以拖动“第1组”时，填写的结果为“第2组”“第3组”……填完这两个字段后，其它的数据可以继续在Excel中填写，也可等以后在数据库软件中填写，反正劳动强度差不多。

　　第四步：

保存文件。

如果你需要建立的是Access数据库，那么别管它，就用Excel默认的“.xls”格式保存下来。

如果你需要建立的是FoxPro数据库，那么请以Dbase4（.dbf）格式保存文件。

　　第五步：

如果需要的是Access数据库，那么你还必需新建一个Access数据库，在“新建表”的对话框里，你选择“导入表”然后在导入对话框中选择你刚刚存盘的“.xls”文件。

（什么？

你找不到？

！

这个对话框默认的文件类型是MicrosoftAccess，只要你改为MicrosoftExcel就能找到了），选择好导入文件后，你只要注意把一个“第一行包含列标题”的复选框芯托辛耍ㄈ绻你不需要ID字段，你可以在Access向你推荐主关键字时拒绝——选择“不要主关键字”），其余的你都可视而不见，只管按“下一步”直至完成。

导入完成后你可以打数据库进行使用或修改。

如果你需要的是FoxPro数据库，那么更简单，可以直接用FoxPro打开上一步你存盘的“.dbf”文件，根据需要进行一些诸如字段宽度、字段数据类型设置就可以使用了。

　　说到这里，你可能会说“呀，太简单了，我也会”，那么好了，我写这篇文章的目的就是要大家尽可能不再做那些很麻烦的事，“该偷懒时就偷懒”嘛。

　　excel怎么合并单元格的方法

　　今天有网友在QQ上问了笔者一个excel合并单元格的问题，找不到怎么合并了。

下面针对这个问题，笔者今天就把“excel怎么合并单元格”的方法和步骤详细的说下，希望对那些刚用excel软件还不太熟悉的朋友有所帮助。

　　excel中关于如何合并单元格

　　excel合并单元格有两种方法：

　　1、使用“格式”工具栏中的“合并及居中”；

　　想使用格式工具栏中的合并单元格快捷按钮，需要确认格式工具栏处于显示状态，具体的方法是选择“视图”—“工具栏”—“格式”，详细看下图中“格式”处于勾选状态（点击一下是选择，再点击一下是取消，如此反复）

　　确认了“格式”工具栏处于显示状态后，我们可以在格式工具栏中查看是否显示了“合并居中”按钮，如果没有显示，我们在添加删除按钮的子菜单里勾选“合并居中”。

　　当确认了你的格式工具栏中有了“合并居中”按钮之后，就方便多了，把需要合并的一起选择，点一下这个按钮就可以合并了。

　　2、使用右键菜单中的“单元格格式化”中的“文本控制”

　　选择你需要合并的几个单元格，右键选择“设置单元格格式”，在弹出的窗口中，点击“对齐”标签，这里的选项都非常有用。

“水平对齐”、“垂直对齐”“自动换行”“合并单元格”“文字方向”都非常有用，自己试试吧。

　　excel合并单元格关于如何取消合并

　　如果你对上面的合并方法非常熟悉，就很好办了。

　　1、在合并单元格的第一种方法中，点击已经合并的单元格，会拆分单元格；

　　2、在合并单元格的第二种方法中，点击右键已经合并的单元格，选择“设置单元格格式”菜单，当出现上面第二幅图的时候，去掉“合并单元格”前面的对勾即可。

　　电脑菜鸟级晋级excel表格的工具

　　我们可以打开带有wps的excel表格，会发现其中有一些工具，这里面我讲一下这里面的工具，其中看一下，这里面我们可以输入文字记录自己想记录的事情，后面可以备注数量。

　　其中字体的话，不用多说了，很多人也都会，这里面也用不到那么多字体的事情。

说几个经常用的几个快捷键。

输入文字以后ctrl+c，是复制，ctrl+V黏贴，当然也可以点击右键删除。

拖住单元格，鼠标移到右下角有一个十字的加号往下拖拽会发现数字增加。

如下图，很多做财务的人都会需要，省得我们一个一个复制了。

　　在表格中，有很多数字，比如我们要求和这可怎么办，这难道了很多刚接触电脑的朋友，当然也找不到到底在哪里有没有发现页端的左上角有一个图标，底下写着自动求和，这就是我们要找的求和，可以自动帮我们快速求和。

　　excel中vlookup函数的使用方法

　　在前几天笔者看到同事在整理资料时，用到VLOOKUP函数，感觉非常好！

下面把这个方法分享给大家！

　　功用：

适合对已有的各种基本数据加以整合，避免重复输入数据，整合的数据具有连结性，修改原始基本数据，整合表即会自动更新数据，非常有用。

　　函数说明：

　　=VLOOKUP（欲搜寻的值，搜寻的参照数组范围，传回数组表的欲对照的栏，搜寻结果方式）

　　＊搜寻的参照数组范围：

必须先用递增排序整理过，通常使用绝对参照，以利复制函数。

　　＊搜寻结果方式：

TRUE或省略不填，只会找到最接近的数据；FALSE则会找完全符合的才可以。

　　左边A2：

B5为参照数组范围，E2为欲搜寻的值，传回数组表的欲对照的栏为第2栏（姓名）

　　在F2输入=VLOOKUP（E2，A2:

B5，2，FALSE）将会找到155003是王小华，然后显示出来。

　　绝对参照=VLOOKUP（E2，A2:

B5，2，FALSE）

　　讲解范例：

　　1）先完成基本数据、俸点

　　等工作表

　　2）基本数据

　　3）俸点

　　4）薪资表空白

　　5）在薪资表工作表中

　　储存格B2中输入=VLOOKUP（A2，基本数据!

$A$2:

$D$16，4，FALSE）

　　储存格C2中输入=VLOOKUP（B2，俸点!

$A$2:

$B$13，2，FALSE）

　　储存格D2中输入=VLOOKUP（A2，基本数据!

$A$2:

$D$16，3，FALSE）

　　6）用VLOOKUP函数完成薪资表

　　相关知识点讲解：

　　VLOOKUP函数的用法

　　“Lookup”的汉语意思是“查找”，在Excel中与“Lookup”相关的函数有三个：

VLOOKUP、HLOOKUO和LOOKUP。

下面介绍VLOOKUP函数的用法。

　　一、功能

　　在表格的首列查找指定的数据，并返回指定的数据所在行中的指定列处的数据。

　　二、语法

　　标准格式：

　　VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）

　　三、语法解释

　　VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）可以写为：

　　VLOOKUP（需在第一列中查找的数据，需要在其中查找数据的数据表，需返回某列值的列号，逻辑值True或False）

　　1.Lookup_value为“需在数据表第一列中查找的数据”，可以是数值、文本字符串或引用。

　　2.Table_array为“需要在其中查找数据的数据表”，可以使用单元格区域或区域名称等。

　　⑴如果range_lookup为TRUE或省略，则table_array的第一列中的数值必须按升序排列，否则，函数VLOOKUP不能返回正确的数值。

　　如果range_lookup为FALSE，table_array不必进行排序。

　　⑵Table_array的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。

若为文本时，不区分文本的大小写。

　　3.Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。

　　Col_index_num为1时，返回table_array第一列中的数值；

　　Col_index_num为2时，返回table_array第二列中的数值，以此类推。

　　如果Col_index_num小于1，函数VLOOKUP返回错误值#VALUE!

；

　　如果Col_index_num大于table_array的列数，函数VLOOKUP返回错误值#REF!

。

　　4.Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。

如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。

如果找不到，则返回错误值#N/A。

　　VLOOKUP函数

　　在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组中该数值所在行中指定列处的数值。

　　这里所说的“数组”，可以理解为表格中的一个区域。

数组的列序号：

数组的“首列”，就是这个区域的第一纵列，此列右边依次为第2列、3列……。

假定某数组区域为B2:

E10，那么，B2:

B10为第1列、C2:

C10为第2列……。

　　语法：

　　VLOOKUP（查找值，区域，列序号，逻辑值）

　　“查找值”：

为需要在数组第一列中查找的数值，它可以是数值、引用或文字串。

　　“区域”：

数组所在的区域，如“B2:

E10”，也可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或数据清单。

　　“列序号”：

即希望区域（数组）中待返回的匹配值的列序号，为1时，返回第一列中的数值，为2时，返回第二列中的数值，以此类推；若列序号小于1，函数VLOOKUP返回错误值#VALUE!

；如果大于区域的列数，函数VLOOKUP返回错误值#REF!

。

　　“逻辑值”：

为TRUE或FALSE。

它指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。

如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于“查找值”的最大数值；如果“逻辑值”为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。

如果找不到，则返回错误值#N/A。

如果“查找值”为文本时，“逻辑值”一般应为FALSE。

另外：

　　·如果“查找值”小于“区域”第一列中的最