文书工作与档案管理实训报告文档格式.docx

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通过给出一些企业工作中的片段，让学生根据工作的需要，写出相应的文书，并对这些不同行文关系和行文方式的文书进行处理，以提高学生处理公文的能力。

（1）场地：

实训室：

场地布置成秘书办公室、领导办公室和会议室等；

（2）物品：

a.秘书室：

电话、本子、笔、文件、电脑、文件夹等；

b.领导室：

电话、文具、电脑、文件等；

c.会议室：

桌、椅、投影仪、问价等。

二、行政公文技能训练

1.实训安排：

实训目的

1.掌握行政公文各种稳重的写作格式及注意事项

2.恰当选择行政公文的文种

实训要求

1.行政公文格式正确，措辞恰当

2.在规定的时间内完成

特别说明

1.注意标题的结构

2.根据给定的材料来完成相应的训练

内容

操作标准

基本要求

注意事项

标题

1.标题结构合理

2.文种正确

1.行政公文的标题一般常用发文机关+事由+文种

2.不同的文种有不同的开头和结束语

行政公文的日期用数字书写

结构

1.主送机关、发文机关

2.落款

1.一份公文只能有一个主送机关

2.落款的地方要加盖公章

正文

1.开头，按照文种的常规开头方式

2.中段，提出问题或者回复都要严格按照文种的要求执行

3.结尾，用恰当的语句作为结束语

1.请示应当一文一事、不得抄送给下级机关

2.报告中不夹带请示事项

题目：

最近某广告公司业务扩展很顺利，总经理在会议上着重提出几个部门业务员在这次业务扩展中祈祷不可忽视的作用。

总经理希望全公司的员工都要向这几位学习，并号召组织这几个人作业务经验谈的报告会。

现在，经理给秘书一个任务：

明天上班时贴出一份关于对这几个人的事迹做表扬通报，同时再贴出通知在本周五下午2点在报告厅由几位业务员作业务经验报告，要求权公司的业务员及经理级别以上的人去听。

如果你是秘书，请你按此情景完成任务，并起草这两份文书。

请以小组为单位，分角色，将整个公文处理的过程演练出来。

（1）剧本

a.总经理在会议室给业务员开会，并给秘书布置了任务。

b.秘书在秘书办公室草拟了通报和通知。

c.秘书找到办公室主任进行了审核无误后交给领导签发并让领导签了“用印申请单”。

d.秘书找到了办公室主任进行复核后来到了缮印部门进行缮印，缮印完成后来到办公室主任处进行用印。

e.秘书将通报和通知张贴到了公司公告栏并电话邀请优秀业务员进行报告。

f.报告会开始了，秘书主持了报告会。

先由总经理进行致辞，后有公司三位优秀员工进行演讲，发表心得后报告会圆满落幕。

g.秘书整理完材料后，向总经理进行了汇报，总经理表示非常的满意。

最后乔秘书将所有文书材料进行了归档。

（2）

要求

1.发文、收文、文件管理、立卷归档

2.文件的收发、登记和分送

3.文件的拟办、批办、承办和催办

4.文件的拟写、校对、审核、签发、缮印、校对和用印

5.会议、汇报、电话的记录和整理

6.文件材料的平时归卷，提供借阅与保管，文件材料的系统整理、编目和归档工作

7.处理群众来信；

为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作

1.必须及时准备、确保质量、实事求是，注重时效，加强统一管理

2.确保国家机密的安全性、精简文件、反对官僚主义的文牍主义

（3）文书种类

a.通用文书

目前我国通用的国家行政机关公文共有13种：

命令（令）；

决定；

公告；

通告；

通知；

通报；

议案；

报告；

请示；

批复；

意见；

函；

会议纪要。

另外还有其他通用文书类型：

计划；

总结；

简报；

讲话稿。

b.商务文书

商务文书的类型风味很多种，其中有：

综合报告文书，专项报告文书，商务协约稳住，商务告启类文书涉外类商务文书及经济诉讼文书等。

常见的商务文书有：

协议书；

招标书；

投标书；

可行性研究报告；

企业简介等。

三、商务文书技能训练

1.掌握商务文书的写作格式及注意事项

2.掌握商务文书写作的要求

1.商务文书格式正确，措辞恰当

1.注意内容的结构

2.根据给定的材料来完成

标题可以只写文种，或者是内容+文种

不同的商务文书之间内容与格式有差异较大

1.开头，注意开头与结尾的格式要求

2.主体，正文的主体要求有层次地将主要内容陈述清楚

1.协议书开头的部分写明立约的依据、目的、缘由等；

主体部分写明约定的内容。

结尾部分的主要内容有：

协议书的份数、保存人或单位、有效期限和违约责任、签署、单位名称、代表人的姓名、加盖印章

2.投标书前言概括说明投标方名称，投标方的基本情况，投标的方针、目标机中标后的承诺等内容；

主体要写明投标项目具体内容和指标，实现指标的具体措施及其他要说明的应标条件和事情；

落款包括投标者、投标书制法的日期和投标者通信方式

你所在的新创广告，近期要给员工提供一次别开生面的业务培训，经理让你草拟此次业务培训计划，经理只是提供给你一个要求，就是计划书里面要邀请公司内部骨干做报告，其余的有你设想，但一定要突出新颖别致而且能让员工真正学到东西。

请以小组为单位，分角色，将整个公文处理的过程演示出来。

a.总经理将秘书叫到了办公室布置了任务。

b.秘书写了业务培训计划后交给了总经理过目无误后批准了秘书去开展培训。

c.秘书首先电话邀请了公司骨干，再邀请了人力资源部部长为员工进行培训

d.秘书在培训会当天，首先布置了会场，然后主持培训会，由部长进行了主要培训，开展了“角色互换”的趣味游戏，让各位业务员充分理解顾客的心理与需求。

并了解了各位员工的培训感想，员工们表示这次培训十分有意义，学到很多。

e.秘书向总经理报告了本次培训会的情况，总经理表示十分满意。

f.秘书对所有文件进行了归档。

（2）商务文书写作要素

a.主旨

所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。

商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；

换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。

在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。

b.材料

好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。

例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。

在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。

c.结构

另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。

在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。

d.语言

如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

（3）商务文书写作的作用

商务文书写作是很多人工作的一部分；

而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。

因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。

《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·

福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

从另一个角度来看，商务文书写作与其它任何文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。

而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。

如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。

因此，在商务文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

四、文书处理技能训练

1.实训安排

1.掌握文书处理的环节

2.掌握文书处理的整个过程

1.灵活地处理文书

2.做好收文和发文的程序

1.注意文书处理的流程

2.根据给定的材料来完成

2.操作规范

发文处理程序

1.公文原稿经拟稿部门负责人审核签字后，送办公室核稿，核稿人签字后，由主管部门审阅签发。

联合发文需要会签

2.领导根据“六查”的内容进行审核签发

3.经领导签发后的公文，由办公室进行登记编号，安排打印

4.公文由拟稿人负责校对。

校对人应对打印稿仔细认真核校，如发现原稿内容有需要修改之处，必须征得签发领导同意后方能修改。

校对人要在发文拟稿纸上签字

5.公文印刷要保证质量，字迹清晰，符合规范。

公文底稿和打印件（两份）交办公室存档

6.填写发文登记簿

7.分装之前先要看文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等。

装封文件要折叠凭证，并略短于信封长度

公文起草、修改和签发过程中必须使用钢笔、签字笔，以符合存档要求

1.如密件、急件、亲启件必须分别注明，文件的封口要用胶水封实，不要用书钉封口，绝密文件应该专用密封章或贴密封签；

装封后，及时发送

2.邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确，机关的名称要写全称或通用的简称

收文处理程序

1.各级来文由办公室文书统一签收、拆封，被规定分类登记、编号，附公文阅办单送办公室主任分批

2.由办公室人员将分批的文件及时分送有关领导批示、阅知，或交有关部门阅处

3.领导批阅文件应及时，并签署出来一件，若无意见应署名表示阅过

4.凡是需要办理的文件，由办公室依照领导的批办意见或不满业务分工情况分送职能部门处理

5.承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见，并抓紧办理。

特急件安限时办理完毕，急件应随到随办。

一般文件营造收到文件后二周内处理完毕

6.属于本部门职权范围内的事项，应当由部门自行办理；

涉及两个以上部门的文件，由主办部门会同有关部门共同办理，不得相互推诿，贻误工作

7.承办部门要将处理结果填写咋公文阅办单上，或将结果通知办公室

8.对有关部门承办的文件，办公室要负责催办，了解和反馈承办情况，督促落实

文件管理要做到：

收文清、运转快、有反馈、归档快

传阅文件时，发件人要登记送文的时间和份数，文件传阅退回后，应注明退回时间并核对份数

3.场景演练

题目一：

上海宏大有限公司在自身发展历程中，始终坚持管理创新和技术进步的发展策略，注重学习、借鉴国外同行经验，积极引进国外先进技术和管理人才，先后与国外多家知名同行业公司建立了友好合作关系。

为适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司国际竞争力，繁荣和发展民族保险事业，公司近几年还聘请国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，加快与国际同业接轨，实现国际一流综合金融服务集团的发展目标。

展望新的世纪，公司勇于开拓、锐于创新，强化各项经营管理，提升核心竞争力，力争在两年内业务进入世界500强，业务品质进入全球400优。

为响应总公司号召，早日实现进入“规模500强，品质400优”的目标，上海总公司决定从2007年6月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进公司产业持续快速发展”活动，主要内容是头脑风暴会、主题演讲会和合理化建议征文。

各部门和各分支机构须在2007年7月30日前上报活动开展情况。

按照活动方案要求：

演讲会每月设一个主题，全体员工必须积极参与；

合理化建议征文活动全体员工必须参与，每月评选出5篇优秀征文上报；

定期上报活动组织和进行情况。

总经理要求秘书拟写一份文件将此内容发给各分公司。

请根据以上内容，从草拟开始，演示发文程序的整个过程。

题目二：

上海宏大有限公司（杭州）分公司收到了总公司的发文，分公司的经理看后给出批办意见，要求秘书召集分公司中层以上的领导在本周五下午2点钟在公司会议室开会，并将此活动交给公关部负责。

请根据演示收文的整个过程。

a.总经理将秘书叫到办公室，进行了任务的布置。

b.秘书写好了策划方案后给总经理过目，总经理对其进行了修改后，让她去开展活动。

c.秘书先拟写了通知，交由办公室主任审核无误后交由经理签发并在“用印申请表”上签名。

d.办公室主任复核了通知后秘书来到缮印部门进行了缮印，秘书将缮印好的文书交由办公室主任进行用印。

e.秘书联系了分公司的秘书，将文件通过传真的方式分发给他们并进行了登记。

分公司的秘书接受了文件并进行了登记和签收并回复总公司已收到文件。

（2）收文与发文过程中的主要事项

在收文的过程中需要注意：

a.签收：

需前台秘书登记信件登记簿

b.登记：

需经理秘书登记收文登记簿

c.审核分送：

需办公室主任填写文件阅办单

d.拟办：

需办公室主任填写意见

e.批办：

需经理签字

f.催办：

需经理秘书填写文件注办单

在发文的过程中需要注意：

a.草拟：

需由秘书完成

b.审核：

需秘书将草拟的文件交由办公室主任审核

c.签发：

需秘书将办公室主任审核的文件交由经理签发

d.复核：

需秘书将修改好的文件交由文件复核

e.缮印：

需由秘书将复核好的文件打印、复印

f.用印：

需经理签制用印申请单，再由秘书将文件交至办公室主任盖章

g.登记：

需秘书将对外发送的文件登记到发文登记簿

h.分发：

由分装和发送的环节

（3）

个人实训体会

为期一周的文书工作和档案管理实训落下了帷幕，这次实训我们主要所学的是档案的管理和收发文件。

这次实训的内容复杂，在班长的帮助下，我们班分成了三个小组。

我们三个小组互相督促、互相帮助、互相纠错。

老师给我们分配了四个情景演练，大家一拿到题目就像是无头苍蝇，有些无从下手，但是，通过我们查阅相关的资料、书籍，观看与案例有关的相关视频，询问指导老师和专业知识掌握的较好的学姐，最后运用我们在课堂以及前几次的实训过程中所学到的知识及技能，完成了情景演练；

在第一次考核的过程中，由于程序过于混乱，从而导致被老师告知重做的后果，我们没有放弃，一次又一次的重新调整，一次又一次的失败，大家都有点力不从心，可每个人都没有把“放弃”两个字说出口，有了之前累计的失败的经验，所有人都对文书处理等工作加深了认识，我们从新安排了操作的流程，使我们的流程，从最初的总经理交代工作事项，到秘书拟定通知、通报、通知相关人员，将拟定的通知通报交由办公室主任批阅，再将文件交由经理批阅，然后根据经理以及办公室主任提出的意见对文件进行修改，交由经理核对，得到经理的认同后将文件进行打印、复印，再至经理处填制用印申请单，然后将文件拿至办公室主任处盖章，再将文件进行登记，将文件分发下去，接着安排相关的会议，布置会议室，准备会议所需材料，安排会议相关人员，做好会议纪要，会议结束时，清理会场，最好将会议纪交由经理过目，最后将所有相关的材料、文件进行整理并进行归档工作。

我们在办公室收发文的情景演练中，我了解到原来不同公文有不同的格式和行文顺序，发文也并没有我想象的那么简单，实际操作根本没有课堂教学的那样简单，它要经过文件的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记以及分发这九个环节，所以这次的实训中，办公室发文的流程给我的映像最深。

作为一个称职的文秘人员，最基本的就是要做好文书工作，要做到“及时、准确、安全、统一”四项原则。

及时是对文书工作的效率要求。

随着社会发展节奏的加快，作为管理手段的文书工作也必须提高自身的适应性。

首先必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率；

其次，要简化办文手续和难度，如提倡“报刊行文”；

最后，要采用现代化的手段，以加快办文速度；

准确是对文书工作的质量要求。

所谓准确，就是要求不出任何差错。

首先，在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；

其次，在文书办理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，要建立健全各项文书工作的活动原则，合理地设计文书工作程序，改进文书工作人员的工作作风；

安全是对文书工作在政治上、物质上的要求。

首先要保证文书内容的安全，特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善文书的拟制、办理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，特别应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。

其次，要保证文书实体的安全，要最大限度地控制自然因素和人为因素对文件的损害。

如防止潮湿、霉蛀，选用合适的书写材料等；

统一是对文书工作管理上的要求。

包括管理权责上的统一、制度上的统一和标准上的统一。

所谓权责上的统一指的是各级行政机关的办公厅（室）都应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作；

制度上的统一是指文书工作应建立统一的文书工作制度。

如收发文制度、保密制度、用印制度、归档制度、文件销毁制度等；

标准上的统一，是指文书工作应按统一的标准和规范来进行。

如文件名称、格式的统一等等，以此来适应现代化发展技术的要求。

在文书工作中，只有认真遵循文书工作的基本原则，才能真正做好文书工作。

这次实训有别于之前两次实训，在这次实训中，学校为了让我们更好的认识档案以及档案的工作范围，安排我们进行了上海浦东新区档案馆的一日游，请馆内的工作人员对我们进行讲解。

在纪老师的带领下，我们文法系文秘班全体同学参观了上海浦东新区档案馆。

档案馆，是全市唯一的综合性一级国家档案馆。

馆藏档案数量极为丰富。

参观当天，我们怀着无比激动的心情，因为我们将首次了解档案管理工作的程序及重要性。

通过参观上海浦东新区档案馆，我进一步了解档案管理工作的程序和档案的开发利用价值，同时，进一步明白档案管理工作的重要性。

档案工作者要把封闭保守的观念转换成为积极创新的观念，把被动利用档案资料的观念转换成有目的地主动开发档案信息资源的观念，从而深化档案管理工作的改革。

经过这次实训，虽然困难像一座座大山阻挡住我的面前，但是让我明白了文书工作和档案管理对秘书人员的重要性，也更坚定了我成为一位秘书人员的决心，我一定能在以后更好的运用档案管理和收发文件的知识，为自己今后从事的事业做一份贡献。