行政主管工作手册模板Word格式.docx
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2、办公物品管理包含办公物品发放、使用、保管、采购及对应制度制订；
3、文书资料管理包含公文管理、档案管理、书刊管理；
4、其它事务管理具体视情况而定。
须按岗位职责明确分工，确保每项工作落实到个人。
三、沟通：
沟通包含纵向沟通和横向沟通。
1、纵向沟通分为上级沟通和下级部门沟通。
⑴和上级沟通关键是充足领悟上级领导意图，把握方向，同时将自己和下级部门见解很好传达给上级，这需要行政人员含有较强观察分析能力和表示能力；
⑵和下级沟通关键是实施上级决定和搜集整理下级部门各项信息，这需要较强应变能力和组织能力。
2、横向沟通包含企业内部相关部门和外界媒体政府机关等。
⑴在传达精神及部署工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚；
⑵和外界沟通需要较强适应能力和自我控制能力。
四、信息搜集及整理，并立即提供给其它管理者。
1、外部信息：
国家相关政策法规；
社会习惯、风俗、时尚改变；
市场需求、消费结构、消费层次改变；
竞争企业信息；
科学技术发展信息；
突发事件等；
2、内部信息具体包含财务情况；
每日经营情况；
采购、库存信息；
设施设备使用和管理、人才资源等；
3、行政管理人员须立即了解门店内部情况及发展改变；
国家政府机关相关政策和法律要求改变。
五、企业文化培育和传输：
⑴组织结构清楚，战略导向明确：
①分工明确，这是企业发展基础。
②企业不仅应该有近期目标，更要有远期目标。
③行政主管应该协调店长制订一个好组织结构，并制订近、远期战略目标，从而形成一个完善、团结团体。
⑵建立完善绩效评价标准，形成公平、竞争平台。
管理人员不仅要完全控制职员做事情方法，更关键是要去衡量做事情结果，使任何人员能上能下。
⑶重视企业形象建设，包含物质形象和精神形象：
①物质形象包含司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等；
②精神形象包含职员精神面貌、企业文化、人文环境等。
③让工作“生活化”。
⑷重视人才，用企业发展凝聚人，用楷模激励人，用职员成才教育人。
企业在给职员发展企业同时，重视提供给职员再学习机会。
能够开展对应活动让职员进行职业生涯计划设计，让每个职员全部对未来充满信心，对企业有认同感和归属感。
⑸踏扎实实实施，要做好实施需要注意：
①什么事情该做，该怎么做。
②怎样愈加好愈加快完成该做事情。
③清除全部障碍。
⑹较强分析能力。
因行政主管常常需要对自己工作进行轻重缓急判定，所以分析能性思维很关键。
⑺严格遵守《劳动法》及地方政府劳动用工政策和企业劳动管理制度，负责职员招聘、录用、解聘工作，组织签署劳动协议，依法对职员实施管理。
⑻配合各部门做好安全教育工作。
⑼认真做好店长交待其它工作任务。
第二章行政主管工作关键点
一、行政主管基础技能
1、熟悉《行政主管管理手册》全部内容。
2、熟练背诵行政主管岗位职责及工作内容。
3、天天学习《劳动法》、《劳动协议法》1小时。
4、熟悉《7S管理》标准内容，并在门店推广实施。
5、熟知本店各岗位人员配置、薪资标准；
各岗位人员应聘条件标准。
6、了解企业组织结构、企业背景、发展趋势等。
7、每日负责随时检验门店职员仪容仪表是否达标。
8、抽查各人员《岗位职责》和《彼岸价值准则》背诵情况。
9、学习《消防知识》。
应含有消防基础培训能力。
二、《布草监控管理步骤》中需要注意部分关键点
1、洁净布草领取标准：
以实际脏布草数量换取实际洁净布草数量。
2、设置脏布草专区、洁净布草专区，布草不得混放在同已房间里。
3、每班次应设置一名保洁组长，轮番值班。
关键负责当班布草、客用具领取和该班次保洁日常管理工作。
4、全部货架分类标识显著有序。
5、两专区内卫生感觉洁净整齐，不得放置其它私人物品。
6、两专区须二十四小时上锁，钥匙由专员保管。
7、当班布草丢失由当班客房督导、保洁、库管员负责立即处理赔偿，不得月底累计积压。
8、布草交接表内容填写规范，领量、结余数据之和和布草库存总数吻合。
9、两专区内须各配置灭火器1个（灭火器处于正常使用状态）；
禁烟标识显著。
三、库房管理
1、物品领取标准：
先入库再出库。
2、每日09：
00-11：
30前库管员负责清点送洗布草数量、各部门物品领取办理；
12：
00-18：
00定为库管员清扫库房卫生、整理整理规范物品摆放、物品入库验收、审核入库单据、建立当日台帐。
3、库房内光线好，明亮、通风。
4、全部货架物品摆放须有分类，标识显著；
物品摆放整齐有序。
5、账本分类标识清楚、账目明确，每日台帐建立立即，每日入库单和台帐相符，不得遗漏。
6、库房内全部物品需依据门店实际使用情况计划定时申购、采购，确保足够物品库存量，保障门店经营正常物品供给。
7、每个月物资盘点表需存档备查。
保留2年后方可销毁。
8、库房内需配置干粉灭火器最少2个以上（灭火器处于正常使用状态）；
四、人事、人资、档案柜管理
1、人事档案柜隔层上有显著分类标识、柜内保持洁净整齐。
2、公安、消防、税务、卫生、环境等行政职能部门备查资料齐全。
3、建立健全电子版职员花名册、人事软件职员信息资料更新立即、职员个人信息档案资料齐全；
三项人员人数相符、吻合。
4、全部些人员入职7天后须和门店签署劳动协议，不然不得录用。
5、职员医社保办理需依据门店实际情况妥善处理，避免劳动纠纷。
（具体先咨询店长和投资人意见）
6、每个月建立离职人员统计表，离职人员档案资料需存档2年后方可销毁。
7、天天上班后第一时间对前日指纹考勤进行抽查审核；
月底28号对各部门主管提供当月考勤进行审核。
五、宿舍管理
1、职员宿舍应配置空调、基础洗浴条件、足够床位，要求室内采光好、空气好、无噪音、洁净整齐、安全无隐患。
2、全部住宿人员须到行政部填写《住宿申请表》审批同意后，宿舍长方可安排住宿床位。
3、行政主管应建立职员宿舍住宿动态表，随时了解职员宿舍住宿和退房情况。
4、增强宿舍管理机制，明确《宿舍管理规章制度》、《宿舍长工作职责》，制订《卫生值班表》。
定时大扫除、定时安检，责任到人。
5、合理设计宿舍企业文化宣传。
6、宿舍内务整理应符合7S管理标准。
【备注】：
为规范、明确门店行政部工作标准及关键点，请各位行政主管参考以上内容对本职员作进行调整和落实。
七、成本控制
成本控制关键包含：
人力成本控制、物资采购审核验收、水吧成本控制、定时市场询价、水电费控制、财务报销制度严格把关。
第二章行政主管每日工作步骤
第一节岗前准备（25分钟）
一、晨读《行政主管管理手册》15分钟。
二、整理仪容仪表2分钟。
三、对镜微笑训练3分钟。
1、端坐镜前，衣装整齐，以轻松愉快心情，调整呼吸保持自然顺畅；
2、静心3秒钟，开始微笑；
3、双唇轻闭，使嘴角微微翘起，面部肌肉舒展开来；
4、同时注意眼神配合，使之达成眉目舒展微笑面容；
5、如此反复数次，自我对镜微笑训练时间长度随意，为使效果显著，可播放背景音乐（较为欢快节奏）。
四、查看当日工作计划内容（行动日志）、当日关键代办事宜5分钟。
第二节在岗督办（8小时）
一、考勤监督（30分钟）：
1、检验指纹仪是否处于正常运作状态；
2、以身作则按时打卡上、下班。
二、经营动态了解：
1、熟知经营数据：
至总台了解前日经营数据、水电费金额、成本支出数据，并作敏感性数据分析，对相关部门提出调整方案。
2、了解客诉内容：
至总台翻阅客诉本，切合实际了解来宾对门店软硬件提出宝贵意见，并做好统计，立即和各部门取得联络，协商整改，并回复感谢来宾对门店提出提议。
3、跟进工程维修进展：
至总台查看近两日内《门店工程报修表》（附表1），了解门店设施设备运作情况。
4、检验库房7S管理：
关键对库房库管员出入库登记、每日台帐进场抽查，安全卫生、物品分类、科学摆放、整理、整理是否符合7S管理标准。
5、物质采购严格把关、随时进行市场询价。
天天对全部采购物资质量、单价、数量进行审核抽查，如不符合企业采购步骤标准、报销标准则果断不予入库和报销，并追究其库管员、采购员相关责任。
三、现场巡视：
1、检验各区域场所电源、水源是否有按《五定表》（附表2）内容实施，提升全体职员水电节省意识，节能减耗，有效控制成本。
2、检验设施设备定时保养情况和维护统计（消防设施、供电设备、空调机组、水吧设备、客用电器等），并提出整改意见。
3、检验各区域是否存在重大安全隐患，并做好统计。
四、问题汇总、确定整改方案：
针对以上问题进行汇总，分清轻重缓急，向对应部门主管反应整改事项，共同协商整改方案，并将方案上报店长审批。
五、跟踪各部门整改结果：
为确保实施力提升，针对问题责任到部门、主管、服务员，明确整改期限进行立即整改，并跟踪其结果；
未按质、按量、按时完成者将负担对应成长赞助。
六、每日对面试人员进行电话跟踪。
七、入职、调动、离职人员受理。
八、信息资料更新：
1、入职、调动、离职人员资料技师装入个人档案袋存档。
2、变更或更新相关信息资料输入电脑人事管理软件中保留。
九、跟踪办理门店职员劳动协议、社医保。
第三节沟通和协调
和各部门深度沟通和协调，做到思想统一、目标统一、行动统一，为达成共识奠定良好基础。
第四节班后工作总结（20分钟）
一、下班后行政主管应依据当日工作开展、巡视、引导、督办、协调事项进行工作总结，积累经验。
二、制订次日工作计划，认真填写行动日志。
第四章职员招聘
职员招聘关键标准：
基于应聘者对相关职位适应性，个人品行及岗位工作知识和经验作为甄选标准。
门店基层人员招聘由行政主管全程负责。
第一节基础政策
一、企业职员在聘用及晋升方面享受均等机会；
二、企业新增职位或补空缺职位时，企业将在可能情况下优先考虑在职职员；
三、职员工作表现是晋升最关键依据。
第二节人员招聘十法
一、招聘准备工作：
1、充足调查当地足浴、酒店待遇情况，和门店具体情况进行对比。
具体罗列选择在“云顶天境”上班十大理由：
①薪资酬劳；
②晋升机会；
③福利制度；
④工作环境；
⑤团体气氛；
⑥稳定感；
⑦安全感；
⑧著名品牌；
⑨定时深造，学习向上；
⑩全国连锁，统一管理。
2、招聘准备工作需要注意问题：
⑴批量发放宣传册，宣传册图文设计要求独特、美观，充足展现港派酒店式足浴风范。
⑵DM单上效果图要令人感觉震撼，比如可印上门店大堂形象图，房间效果图制作要求美观大方，能给求职者留下比较直观印象，进而激发人员到门店就职愿望。
⑶将大幅招聘广告粘贴于主体建筑上，突出“云顶天境”全国连锁店良好形象。
⑷薪资酬劳、福利制度等关键内容须突出显示。
3、办公室招聘线路要清楚、明了，方便应聘者查找；
办公室部署要充足表现企业企业文化。
4、招聘电话须接听规范，要有统一接听电话语言模式，并形成书面文稿。
5、回复应聘者问题时，尤其是对应聘者最关注工资、业绩分成、上班时间、住宿条件等基础条件回复一定要明确。
6、面试人员必需熟悉企业产品、善于说词、态度友善、待人热情周到、关爱她人。
办公室人员对应聘者现场接待应热情周到，不可怠慢。
部分比较优异人员参与面试时，店长应亲自参与复试，表现对应聘者重视。
二、招聘关键方法：
1、网络招聘法；
2、人才招聘会；
3、任务分解法：
统计需招聘技师总人数，并分解给各个分管人员，授以招聘方法，合适给她们施加压力，发挥团体力量进行招聘。
4、递进法（针对技师招聘）：
依据在门店中任职女服务员、迎宾员、收银员等本身家庭情况、经济情况说服她们内部转化。
5、重奖法：
“重赏之下必有勇夫”，制订合理奖励政策，激励内部职员集思广益，主动为门店不停介绍人员。
门店职员为门店介绍一名人员，可依据所介绍进来人职员作稳定性，帮助新入职职员，使其立即适应工作。
6、星探法：
可派人对同行或相关行业中适宜人选进行针对性选聘，并用比竞争对手更有优势“十大理由”进行说服。
7、广告募集法：
前期要进行大量主体化宣传，经过报纸、DM单、主体广告等渠道，推广我们品牌，展现连锁形象优势，也能够为后期门店经营做好宣传铺垫。
8、商家联谊法：
经过合作伙伴，如供给商、当地股东社会关系、当地友好单位行政关系等渠道推荐适宜人员。
9、触角延伸法：
在中高级小区、夜市、步行街、外来务工人员流动频繁地方设招聘点。
招聘点设置要求大方，关键突出品牌全国连锁形象及品牌VIP形象。
10、内部介绍法：
经过稳定现有些人员，充足建立相互信任，感受良好团体气氛，增强现有些人员归属感，继而经过这些人员对外宣传我们门店良好形象，吸纳身边有求职意向亲戚、好友来门店应聘。
11、信息共享法：
主动联络已开业门店店长、提供离职人员名单和联络电话，由筹建店店长亲自电话联络已离职人员，争取她们或她们好友加入，发挥连锁店资源共享优势。
12、金字塔搭建法：
以金字塔主建模式制订奖励标准，一传十、十传百，即可在更大程度上发挥团体作战优势。
第三节招聘程序
一、用人部门主管提前向行政主管提交需招聘职员岗位及人数。
二、行政主管依据用人部门主管提交需招聘职员岗位及人数进行人员招聘。
三、对应聘者进行首次面试。
凡到本店应聘人员，服务员应先引领至咖啡厅就坐，按客人接待程序问询需要什么饮品，并具体介绍无偿饮品种类。
若应聘人员称随便什么全部能够，则默认为冰橙汁。
同时送上杂志，等候行政主管应聘。
行政主管接到通知后带上应聘表（或求职记录表）接待应聘者。
先请应聘者填写《职员应聘表》（附表3），行政主管主动为应聘者介绍企业企业文化、企业背景、薪资待遇、职员福利、工作性质、工作时间等。
四、初试经过后通知用人部门主管对应聘者进行复试。
五、复试合格后由行政主管审核应聘者相关有效证件资料，并通知应聘者办理入职手续。
六、由行政主管审核上交证件以下：
1、有效身份证原件及复印件3份；
2、1寸免冠半身白底彩照3张；
3、最好学历证书、资格证书等复印件；
4、非本市人员需提供有效暂住证复印件1张；
5、流感人口婚育证实；
6、本市户口需提交失业证复印件；
7、有效健康证原件1份。
第五章新职员入职程序
第一节人员入职手续办理
一、前厅及后勤人员入职办理步骤：
1、应聘者填写《职员入职记录表》）附表4）；
2、行政主管通知应聘者签署7天《岗前培训同意书》）附件1）及《职员入职通知书》（附件2）；
并组织新入职职员在7天内学习企业管理丛书；
《职员手册》、《职员语言行为规范》、《应知应会》、“质检奖、罚细则”。
新入职职员熟知其内容后需在《岗位培训同意书》上签字确定。
若此项未严格实施，将按10分/次由行政主管为其成长赞助。
3、物品领取：
新职员入职手续办理完成后，由行政主管通知库管员为其发放工作制服、微笑牌、工号牌、职员柜钥匙等，并立即具体地做好物品领用登记，同时新职员须亲笔签字确定所领物品数量、是否完好。
不得收取职员制服押金，为便于管理，特作以下要求：
新职员入职7天内，下班后全部领取企业物品（含制服）不得带离企业，由当班直接上级负责跟踪，若出现以上物品遗失，其损失费用将由当班直接上级给赔偿。
4、职员入职后须领取企业相关管理丛书，库管员须通知新职员物品领取注意事项：
凡事我企业无偿提供全部物资，若职员离职时遗失或污损则按正价给赔偿。
赔偿价格参考表以下：
领取对象
名称
价格（元）
规格（CM）
职员、主管、店长
职员语言行为规范
20
12*8
职员手册
主管、店助、店长
岗位说明书
30
14*21
运行综合管理制度
40
技师、技师主管、店长
技师综合管理制度
10
行政主管、店长
门店安全管理手册
店长
店长答疑手册
行政主管
行政主管管理手册
财务主管
门店财务制度手册
5、最终由行政主管通知前厅主管为被录用人员安排上班班次立即间，然后正式进入7天培训阶段。
前厅新职员在培训期间所培训内容包含：
《云顶天境企业文化背景介绍》、《职员手册》、《职员语言行为规范》、《应知应会》、《各岗位操作步骤》等；
全程培训由分主管级管理人员专员负责并考评。
⑴如新职员7天岗前培训考评未经过，取消其试用资格，此期间无薪水及生活补助；
如7天培训考评经过，从第一天培训日开始计算工资和生活补助（此要求请于面试时通知应聘者）。
⑵新职员7天培训考评经过后，门店行政主管应主动和新入职职员签署《劳动协议》，首次劳动协议签署使用期统一为2年，试用期为2个月，职员劳动协议签署后正式进入试用期。
试用期须经店长考评审批方可转正，转正后工资按各门店工资标准体系实施（此要求请于面试时通知应聘者）。
二、技师入职办理步骤：
1、行政主管向新入职技师讲解《技师培训协议书》（附件3），双方无异议后签署此培训协议（此培训协议需签字加盖印章方可生效），然后将签署好《技师培训协议书》放入个人档案袋中存档。
2、填写《职员入职记录表》。
3、新技师培训工作由门店驻店技师老师全程负责并考评。
驻店技师老师应组织新技师在培训期间学习企业《云顶天境文化背景介绍》、《职员手册》、《职员语言行为规范》、《应知应会》、《足浴、指压操作步骤》、《技师综合管理制度》等，学习完后再由新技师在《技师培训协议书》补充协议一栏中填写确定单，签字确定本人已熟知企业各项管理制度内容。
若此项未严格实施，一经检验核实，将按10分/次由行政主管为其成长赞助。
4、物品领取：
新技师人员可凭缴纳服装购置单据至库房领取技师服装、微笑牌、工号牌、职员柜、《职员手册》、《职员语言行为规范》、《技师综合管理制度》等。
库管员须通知新职员物品领取注意事项：
（备注：
因技师岗位特殊性，为便于树立技师形象，技师需购置我企业统一设计技师服装，每套技师服标准售价为100元/套，每位技师限购置2套。
技师服装费由技师个人负担，技师服自购置日起，我企业将不予退回。
此项要求需在《技师培训协议书》补充约定一栏中加以说明）（见附件3）。
5、技师培训结束后，须由驻店技师统一安排考评，经驻店老师考评合格后再由技师主管、店长进行综合性考评试钟。
门店行政主管应主动和新入职职员签署《劳动协议》，首次劳动协议签署使用期统一为2年，试用期为2个月，职员劳动协议签署后正式进入试用期。
6、最终由行政主管通知技师部主管为该技师安排上班班次立即间。
第二节新入职职员住宿安排
一、新入职职员如需住宿，行政主管因先组织该职员学习《职员宿舍管理要求》（附件4），如对该要求无异议即可办理。
二、职员应填写《住宿申请表》（附表5），经主管部门领导签字审批后，再由行政主管通知宿舍长为其安排床位（入职7天后方可入住）。
三、职员住宿费用收取要求：
1、职员住宿房租费收取依据门店实际情况而定。
2、职员住宿需按本人实际入住天数分摊当月对应水电费、卫生费。
第六章门店宿舍管理
第一节门店宿舍制度、文化创建
一、门店职员宿舍管理工作均由门店行政主管统一安排布署。
二、指定专员负责门店宿舍管理工作。
三、依据本店实际情况，制订门店《宿舍管理制度》并张贴于宿舍显眼位置。
四、制作《宿舍安全卫生检验公告栏》（附表6），定时更新检验内容并公告；
每个月对男女宿舍进行评选一次，评选考评措施由门店自行要求。
五、将门店宿舍管理专职责任人名单（宿舍长）、联络方法及岗位职责门店制作上墙。
六、在合适位置设计张贴部分对职员“温馨、关心、问候”宣传口号。
七、以“温馨家园”为专题思绪，对宿舍环境、采光、灯光、卫生间、物品摆放柜、书刊杂志、绿色盆景等辅助设施进行定时维护整改。
第二节宿舍安全管理
《职员宿舍管理要求》（附件5）
第七章建立职员人事档案
一、新入职人员应聘表、职员入职记录表及全部证件资料由行政主管统筹建档，以密件保管。
非经当事人部门核准，一律不得借阅、复印或做其它处理。
二、人事档案分类：
1、可分为四大类：
管理人员、后勤人员、前厅部人员、技师部人员。
2、离职和在职人员资料须分开。
3、档案袋摆放要整齐美观，各个类别应张贴标识，要求符合7S管理事项。
档案袋中姓名可用铅笔填写或用标签纸粘贴于档案袋上。
三、确保一人一个档案袋，每个档案袋上务必注明其次序编号、职员工号、证件资料名称、资料份数等。
四、个人全部资料一并装入档案袋中封存保管；
每个档案袋按次序编号整齐叠放。
五、档案柜应随时上锁，柜内须保持洁净整齐，钥匙统一由行政主管保管。
六、打开电脑人事软件窗口，立即将新入职人员相关资料输入电脑存档，完善职员花名册备查。
第八章《劳动协议》签定
各门店行政主管必需认真学习领悟《中国劳动法》、《中国劳动协议法》相关法律法规、医疗保险及社会养老保险相关政策（相关劳动法规能够从网上下载）。
在和职员签署劳动协议时务必注意以下事项，以预防发生无须要劳动纠纷。
第一节签署《劳动协议》注意事项
一、职员入职满7天后，企业必需和该职员签署书面《劳动协议》（附表7）；
劳动协议由企业和职员协商一致，并经企业和职员在劳动协议文本上签字、加盖门店公章后方可生效。
企业和其签署劳动协议，职员应严格遵守劳动协议全部要求事项。
二、职员若不愿签定协议，则不给予录用。
如因未签定劳动协议，由此产生损失将由行政主管和店长共同
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