江阴市村居民委员会创建市合格档案室参考资料.docx
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江阴市村居民委员会创建市合格档案室参考资料
江阴市村、居民委员会创建市
合格档案室参考资料
江阴市档案局监督指导科
二OO一年三月
编制说明
为进一步贯彻执行《档案法》和《江苏省档案管理条例》,将我市村、居(以下略)民委员会档案管理纳入规范化的轨道,促进档案工作更好地为农业、农村和农民服务。
江阴市档案局依据档案业务建设规范,结合我市农村建设的实际,编制了《江阴市村、居民委员创建市合格档案室参考资料》,供参考。
一、本资料在业务方面仅编制了文书档案、会计档案、照相档案的整理方法。
科技档案因有《科技档案管理基础知识讲课提纲》可供参考;特殊载体档案中的其他类目前在村级中存在很少,故也未编入。
如需了解指导,可与市档案局监督指导科联系。
二、为主便档案人员掌握业务,简化档案整理方法,本资料将村级档案的保管期限只划为“长期”和“短期”两种。
以前已建成江阴市合格档案室的村,今后立卷归档可参照现行方法掌握。
三、本参考资料中所用的各种卷皮、目录、标签、表式等,均由江阴市档案局提供。
本资料中存有不足处,恳请大家提出修正意见。
目录
1、江阴市村、居民委员会创建江阴市合格档案室基本要求
1
2、档案室职责2
3、档案员职责2
4、归档制度3
5、档案利用制度4
6、档案保密制度4
7、库房管理制度5
8、文件材料归档范围及保管期限表(试行)6
9、档案分类方案11
10、文书档案整理方法12
11、会计档案整理方法17
12、照片档案整理方法21
13、档案工作台帐23
江阴市村、居民委员会创建
江阴市合格档案室的基本要求
为贯彻全国农业和农村档案工作会议精神,切实加强村、居民委员会创建合格档案室工作的力度。
各村、居委会要继续按1994年3月14日江阴市档案局下发的《关于新建合格档案室的通知》的标准执行,为便于宣传、掌握,现将江阴市合格档案室的基本要求归纳为有“六个一”,即有:
1、一个人员:
负责管理档案的专(兼)职人员。
2、一套制度:
文件材料的立卷归档和档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等制度。
3、一个库房:
专门存放档案的场所。
4、一组柜子:
二套以上铁(木)质档案柜。
5、一套台帐:
各类档案案卷目录,统计台帐,利用登记和移交登记簿等。
6、统一管理:
按文书、科技、会计、特殊载体档案等分类整理、归档,并符合质量要求,实行集中统一管理。
档案室职责
1、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策。
2、集中统一管理村委的全部档案。
3、维护和确保村委档案的完整与安全。
4、开展档案编研工作,编制档案检索工具,积极热情主动为村委工作和村民提供服务。
5、负责对村委各部门和村属单位的档案工作进行监督指导。
6、对需要移交的档案,按照有关规定向指定的档案馆(室)移交。
档案员职责
1、认真学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策。
2、认真制订并严格执行档案工作的各项规章制度。
3、学习,掌握档案管理的基本业务知识和技能。
4、及时做好应归档材料的收集、整理工作和档案的接收、移交、整理、保管、统计等工作,确保档案完整与安全。
5、积极开展档案开展工作,主动热情地提供档案为村领导、村民服务,并做好利用登记工作。
6、及时、准确地向村委会和上级档案管理部门汇报工作情况,提供档案利用典型事例。
7、在工作调动时,认真办理档案移交手续。
归档制度
一、文件材料归档范围
见P4《文件材料归档范围及保管期限表》
二、归档时间:
1、文书档案:
应在第二年六月底前归档。
2、会计档案:
在会计年度终了后,由本村财务部门保管一年至二年后向档案室移交。
3、照片、录音带、录像带等应随时归档
三、归档要求:
1、归档的文件材料力求齐全、完整、准确地反映各项活动真实面貌和历史过程。
2、归档的文件材料力求字迹端正,线条清楚,图样清晰,签署完备。
3、本村产生的文件材料必须是原件归档。
4、各类文件材料归档一式一份,比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加份数。
5、凡是归档的文件材料、案卷要列出清单,交接双方在清单上签字,存档备查。
6、归档的文件材料应按照档案形式的特点和规律,加以系统整理。
档案利用制度
1、凡本村人员因工作需要均可利用本室档案,外村人员须经分管领导批准方可利用档案。
2、凡利用档案,限在档案室内查阅;需外借者,必须经分管领导批准,借阅时间不得超过一星期。
3、复制档案须经档案员或有关领导同意。
4、利用者不得在卷内文件材料上涂改、划杠、污损、撕页或私自拆卷,一经发现视情节轻重给予处分。
5、档案室人员要热爱本职工作。
钻研业务,熟悉档案,积极主动地开发,提供档案信息资源。
档案保密制度
1、保守机密是关系到党和国家的一件大事,做好保密工作是每一个公民的职责。
2、保密工作要贯彻预防为主的原则,要提高警惕,杜绝各种泄密、窃密现象。
3、凡涉及到本村各类计划(长远规划),各类需要保密的会议,有关经济问题的调查,重大事故调查情况以及不宜公开的检举揭发信,职工处分材料等属保密内容。
4、档案室工作人员严格执行保密条例,未经领导同意,不得擅自向外单位提供档案、情报、资料。
5、档案工作人员不在公共场所谈论保密文件的内容。
6、对违反保密规定,泄露秘密的要酌情给予行政处分或依法追究刑事责任。
库房管理制度
1、非档案室人员未经许可不得进入库房。
2、库内严禁带入火种和易燃易爆物品。
3、库内保持整洁,严禁将虫蛀材料带入库房。
4、定期检查七防(防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和污染物)措施,如有问题及时处理,并报有关领导。
文件材料归档范围及保管期限(试行)
一、文书档案
(1)本村党员大会、支部(总支、党委)会议文件、记录;干部任免、奖惩报告及上级批复、决定;党组织统计年报;接收、调出党员组织关系介绍信、存根、预备党员转正通知;党组织建设、党员教育管理工作文件。
长期
(2)共青团团员文件、团支部(总支、团委)会议文件、记录;团组织建设、干部任免、奖惩报告及上级批复、决定;发展、调动团员的通知、组织关系介绍信、存根;共青团教育、宣传工作文件材料;团组织统计年报等。
长期
(3)本村妇女代表会议文件、记录;妇女工作表彰材料,妇女权益申诉、调查处理材料,妇女卫生普查材料等。
长期
(4)本村民兵组织建设、训练工作材料;征兵工作文件等
长期
(5)本村精神文明建设活动材料。
长期
2、村民委员会工作
(1)本村村民大会、村委会等会议材料。
长期
(2)本村发展规划、年度工作计划、总结、汇报、大事记、反映本村重要活动的剪报等。
长期
(3)本村干部在上级会议上的交流、发言材料。
长期
(4)本村内部机构设置、撤并、更名、印章启用的报告及上级批复、决定、通知。
长期
(5)本村制订的村规民约、章程、规定、制度等。
长期
(6)上级和本村表彰的本村劳动模范、五好家庭等先进材料。
长期
(7)本村民事、经济纠纷调解处理协议书、裁定书、判决书。
长期
(8)本村优抚救灾、扶贫帮困工作规定及实施材料。
长期
(9)本村关于计划生育工作的计划、总结、措施、宣传教育材料、统计表,独生子女、照顾生育二胎的申请、批复及违反计生条例的调查处理材料。
长期
(10)本村关于环保、卫生工作的规划、计划、专题汇报、总结、考评材料以及卫生专项治理工作材料。
长期
(11)本村财产登记表、统计表、普查资料及权属证明文件材料。
长期
(12)集体资产管理的规章制度、实施细则;集体资产营运方案和投资计划;资产运作机构的预决算方案和收益分配方案。
长期
(13)本村关于各业生产经营的规划、规定、年度计划、总结、统计年报。
长期
(14)本村与企业、农户、有关单位、个人签定的承包、租赁、投资、联营合同(协议)、公证书等材料。
长期
(15)本村专业户,典型户情况调查材料。
长期
(16)本村关于村办企业改革、转制方案、企业资产评估文件。
长期
(17)本村财务管理材料,包括:
本村财务管理制度、规定、办法。
长期
本村及村办企业审计工作材料。
长期
本村干部、职工收益分配方案材料。
长期
本村涉及农民负担的规定、办法及实施情况的材料。
长期
本村农业税征收汇总表、粮食计划征购报表、社会灾情减免统计表。
长期
本村村民养老保险、医疗保险、村民福利、五保户工作的规定、办法及实施材料。
长期
(18)本村建设规划、方案、报告、批复等文件。
长期
(19)本村土地征用、租用、调拨的报告、批复、协议、合同、征土工安排、农转非等文件。
长期
(20)本村村民建房申请及批准材料。
长期
(21)本村关于宅基地丈量登记登记、统计表。
长期
(22)本村向上级所作的一般性或上级未批量的请示、申请报告。
短期
(23)本村选举市、镇人民代表候选人名单、选民登记表。
短期
(24)本村的各种季度、月度统计报表。
短期
(25)一般的人民来信来访材料。
短期
(26)上级印发的政策性、法规性文件。
短期
(27)本村关于农植物、花果、林、桑栽培技术文件、原始记录、总结。
长期
(28)本村关于植物保护、病虫害防治技术文件、原始记录、总结。
长期
(29)本村关于水产养殖、家禽家畜饲养技术文件及原始记录、总结、统计表。
长期
(30)农机管理、农田水利建设规划、方案、报批文件、工程设计、施工文件及图表。
长期
二、会计档案
1、会计凭证类短期
2、会计帐薄类
(1)现金和银行日记帐长期
(2)总帐及各种明细帐短期
3、财务报告类
(1)会计年报表长期
(2)月、季报表短期
4、其它类
(1)会计移交清册短期
(2)会计档案保管清册长期
(3)会计档案销毁清册长期
注:
涉及外事和对私改造的会计凭证、帐簿长期
三、照片档案
1、本村党支部活动、村委换届选举、社员代表大会等会议照片。
长期
2、本村历年来获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯、奖旗等拍摄的照片。
长期
3、上级领导来村视察、检查工作形成的照片。
长期
4、本村同有关单位举行会谈、签约等照片。
长期
5、本村重大的验收、评比、评审活动过程中形成的照片。
长期
6、本村有关重大工程建设、村容村貌等照片。
长期
档案分类方案
一、分类说明
村民委员会是农村基层群众性自治组织,根据其工作性质、特点,档案分类参照《机关档案业务建设规范》实施。
文书档案:
按年度——问题分类
科技档案:
按性质分类
会计档案:
按核算单位——年度——形式分类
特殊载体档案:
按载体形式——年度——内容分类
二、档案分类表
一级类目
二级类目
文书档案
(按年度——问题分类)
科技档案
基建档案
设备档案
会计档案
会计凭证
会计账簿
会计报告
其他类
特殊载体档案
照片
录音带
录像带
光盘
文书档案整理方法
一、组卷
(一)组卷的一般要求
按文件的自然