会议管理会议的组织与办理Word格式文档下载.docx
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因此，我们从总体上把会议分成两大类，即法定性会议与非法定性会议。
如果从会议的时间、出席对象、功能性质、规模、地域和方式等方面分类，会议也可作这样划分：
按时间分为定期和不定期；
按出席对象分为联席会、代表会等；
按功能性质分为决策性、讨论性、协调性、动员性、纪念性等；
按议题分为专题性、专业性、综合性等；
按规模分为大型、中型、小型等，大型会议是指几百人、上千人或更多人参加的会议，中型会议是指有几百人参加的会议，小型会议是指有几人、十几人、几十人参加的会议；
按方式手段分为常规会、电视电话会、座谈会、茶话会、现场办公会等；
按地域分为国际性会议、全国性会议、片区性会议及全省性会议等；
按公开程度分为公开性会议、内部性会议、保密性会议；
按与会者相互关系分为汇报会、传达贯彻会、新闻发布会以及会谈等。
在党政机关会议管理中，针对会议的类型和特点，将会议规格、规模与重要性结合起来考虑，把会议划分为三大类。
即：
一类会议：
党代表大会、党代表会议、人大全体会议、政协全体会议。
二类会议：
党委全委会、党委理论中心组学习、党委召开的工作会议、党委和政府召开的工作会议及表彰大会、人大常委会、政府常务会议、政协常委会、纪委全会。
三类会议：
以党委或党委、政府以及党委、政府办公厅名义由部门和单位承办的会议等。
这种会议划分的优点在于能够从会议数量、规格和规模、经费、工作人员数量等方面对会议进行控制，使会议在组织实施过程中得到更有效管理，达到提高会议质量和效率的目的。
二、会前准备
会议前期的准备通常包括会议申报、会议组织、会议材料准备、会议经费预算、会议用品的购置、会议通知的拟发等内容。
会议材料准备和撰写在《公文写作与格式》课时中可能已作讲解，在本节中不再讲述。
1、会议申报是指下级单位根据工作计划的安排或临时需要，在召开会议前的适当时机，依据管理权限和业务程序，向上级领导机关提出举办会议申请的过程。
申报的程序：
通常是本级定下召开会议的意向后，主管行政领导安排单位对口业务部门按级申报。
申报的内容主要包括：
会议召开的依据或理由，会议所要解决的主要问题，会议召开的时间、会期和地点，参会范围，需要上级帮助协调解决的问题（安排多少会议经费？
协调领导到会讲话、参加会议活动……），等等。
2、会议组织
会议组织准备主要包括成立相关组织，明确人员分工两大的方面。
一般来说，较小型的会议不专门成立会议筹备机构，只指定个别人员负责有关准备工作。
大型会议则应成立会议筹备领导小组。
筹备领导小组通常由会议主管部门的主要领导牵头，与会议内容相关的职能部门负责人参加，为便于开展工作，可在领导小组之下设立若干小组，一般设会务组、秘书组、宣传组、生活或后勤保障组、信访保卫组，党代会、人代会等有选举和人事安排内容的还要设组织组等。
职责划分一般为：
会务组：
主要负责会场布置、会议接待、会议组织，具体为会议方案的拟制，各项活动的总体组织、安排、协调，会场布置、会议报到、各种文件、通知、证件、标识的印制、发放和清退，收集参会人员名单、编写会议指南或会议须知（附件…）等。
秘书组：
主要负责会议报告、决议和领导讲话稿的起草、修改和送审等。
宣传组：
组织安排宣传报道工作，负责有关新闻单位、新闻记者的组织管理，会议报道稿件的协调、审定，文艺活动、会议照相的组织安排等。
生活或后勤保障组：
负责大会的食宿安排，各代表团（组）和工作机构的车辆服务，各种物品的购置发放，协助落实各种会议场地，经费的预、决算和管理使用，与会人员的医疗保健和食品卫生工作等。
信访保卫组：
负责会议期间群众来信来访工作；
负责会议住地、会场及其他活动场所的安全保卫、交通疏导工作。
组织组：
负责提供代表、列席人员、特邀人员名单，会议代表资格审查有关工作，会议人事安排和选举工作的组织联络等。
3、经费预算
大型会议的经费预算通常包括以下事项：
住房费、伙食费、文印费、会议室费、租车费、奖品费、杂支费等。
会议承办部门要根据会议的类别和财政有关会议经费核拨规定和标准编制预算，报主管部门审批，并送财政部门核拨。
4、会议用品的购置准备
会议用品是包括会议文件以外的所有会议所需的物品或设备，用品的准备是会议前期工作的重要内容。
不同类型的会议，对物品的使用和要求也不尽相同。
如选举会要准备投票箱、选票等物品；
表彰会需要准备奖状、奖品、证书等；
庆典性的会议还要准备请柬等。
在准备会议用品之前，办事人员应制定一个周密的方案或开列一个用品准备清单。
会议准备工作是否充分，与机关工作人员是否具备一丝不苟、认真细致的工作作风有直接的关系，同时也反映一个工作人员的事业心和责任感。
5、草拟通知
会议通知是会议组织者向参会人员发送会议信息的主要方式，同时又是参会人员反馈信息的前提和条件，一般在会前5至10日内发出。
拟发会议通知是会务工作的重要环节，在通知的草拟中，要求做到表述准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。
会议通知的内容包括：
会议名称、组织者、时间、地点、主要内容、参会人员、注意事项等。
三、会场布置
会场是举行会议的场所和设施的总称。
会场地点和大小是否适中，设施是否齐全，会场布置是否合理，会场营造的气氛是否与会议主题内容一致，对会议效果会产生直接的影响，所以会议组织者必须重视会场的布置。
1、会场的类型
会场的类型可大致分为固定会场与临时会场，大型会场与中小型会场，室内会场与室外会场等。
会前会务人员要根据会议规模、人数选择会场，会场的选定大小要适中，会场过大会显得空旷、松散，不便于营造气氛；
会场过小，又显得拥挤、狭窄，不便于调度安排。
会场的大小要根据参会人员确定，一般与会人数在300人以上时，要设置大型会场，300人至100人之间可设置中型会场，100人以下或几人、几十人时可设置小型会场。
大型会场一般都要设主席台，还可在主席台前方一侧面向座席设报告席，供报告人、代表发言使用。
如果不设报告席，主持人、发言人可在自己座位上讲话。
小型会场一般不设主席台，座位摆放可成圆形、长方形、回字型。
2、会场布置的基本原则
布置会场看似简单，其实不然，要布置好需遵循一些基本的原则和要求。
一是要切题。
不同的会议，在布置会场时要根据会议内容的不同，突出不同的主题，营造特有的气氛，使人一进入会场，就能感受到一种与会议内容相适应的气氛，以达到增强会议效果的作用。
如：
党代表大会的会场要布置得朴素、庄重、大方，人民代表大会会场要布置得庄严、隆重，庆祝大会要把会场布置喜庆热烈，座谈会会场要布置得和谐、融洽、自然，纪念性会议会场要布置得隆重典雅，日常工作会议要布置得简洁舒适，宣判大会的会场，要布置得凝重严肃、震撼人心，追悼大会的会场，要布置得庄严肃穆、催人泪下。
二是要正规。
不论召开什么性质的会，会场都要布置得正规有序。
在布置会场时，除提前把会场内外的卫生搞好外，该设警卫的要设警卫，该设礼兵的要设礼兵。
另外就是要适用、和谐。
3、会场布置的主要工作
会场的布置通常包括主席台（讲台）、会标、座位、摆设、照明和视听设备及其他有关事项的安排。
①中小型会场的布置。
中小型会议，会场布置可根据需要来进行，目前常用的形式有圆形、椭圆形、长方形、回字形、倒山字形、T字形、星点形、众星拱月形等。
会场形式取决于会议内容、会场的大小、会议人数等。
如日常的工作会，多为圆形、椭圆形、长方形、T字形等，这些形式有利于体现团结与民主的气氛。
中型会议的会场形式，以而字形、倒山形、半圆形为宜，这些形式使人有正规、严肃之感。
大型茶话会、团拜会布置成星点形、众星拱月形为好。
圆桌式会议，主要领导的摆放在居中面向大多数与会人员的中心位置。
如开的是汇报会可摆成长方形、回字形会场，靠会标一侧的是上级领导；
如开的是招商洽谈会，靠会标一侧的是本级代表或领导；
如开的是座谈会，茶话会等，可适当摆放些水果、瓜子、糖果等，摆放的水果最好是方便食用的本地时鲜水果2至3种，有些会议还可上宣传当地产品的茶饮……
②大型会场的布置。
参会人数在几百人至一千人以左右的会议通常为大型会议。
此类会议一般在大礼堂或大型会议厅举行。
③设置主席台与座次安排
主席台通常设在会场正前方中心部位，与与会人员相对而设，为了供主持人或与会人员发言，可在主席台一侧或前方设一讲台（报告席）。
为了增强会议气氛，还可在主席台前和主席台背景位置摆放一些花卉植物，以便烘托气氛。
主席台上要摆放席位牌，以便领导对号入座。
桌子上除摆放茶水矿泉水外，根据会议需要摆放毛巾、纸巾、纸、笔等物。
（按会议规格、性质确定摆放物品………）
会议主席台座位的结构安排要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席和工作人员服务通道等几方面进行综合考虑。
主席台座次安排是一项重要的工作，一定要根据会议性质、领导身份和数量确定。
座次顺序原则上是按领导身份的高低来安排。
在法定性会议中，如党委、人大、政协换届大会，首先是严格按有关章程规定的程序确定每次大会的执行主席，再按身份高低或姓名笔画来安排座次。
非法定会议，主席台座次安排的原则是：
奇数，身份最高的领导座次居中，其左侧是第二位领导，右侧是第三位领导，依次类推。
党委全委会主席台就座的人员是各位常委，座次按常委排序摆放。
本级大的工作会议，四班子领导参加的摆放顺序：
书记、副书记、人大主任、政协主席、其他常委、人大副职、政府副职、政协副职、在职的非实职厅级领导……。
当有上级部门以上领导到会时，根据其级别，安排在中位或本级主要领导之后；
离退休老干部到会需到主席台就座的，根据会议性质安排，如是解放×
×
周年庆祝会，建州活动等一些特殊纪念活动，老领导的排位可在主要领导人之后。
④会标的准备与张挂
会标：
会标是会议名称的标志。
会议的主题、性质、主办者都由会标揭示，一般一个会议悬挂一条会标，但有的大会为营造气氛，在主会场的后背景墙上和大厅外围再悬挂突出会议主题的会标，单位内日常召开的行政会一般不挂会标。
会标要根据会场的情况制作，字体和色彩可根据会议性质来选择设计。
党政机关召开的会议，除特殊情况外，会标和标语一般都选用红底白字的标宋字体……悼念大会布标就不一样……。
⑤会徽和旗帜
会徽和旗帜是主席台背景布置中的重要组织部分。
气氛庄严的党代会、人代会、政协会等法定例会和党委、政府召开的表彰大会，都需选挂在绿树、红旗衬托下的党徽或国徽、政协徽章等。
⑥座区的划分
有的会议，为按区入座需对人员座位进行划分。
代表会通常正式出席会议人员安排在会场靠前和中间位置，列席会议人员和工作人员安排在会场后部和两侧的位置。
划分座区，也可按会议编组或建制划分，表彰会可让获奖人员集中坐一片区，以便上台领奖。
⑦音响音乐准备和多媒体器材的准备
会场使用的话筒、音响和多媒体投影设备会前要认真进行调试，确保万无一失；
会前可在会场放一些轻音乐及具当地特色的民族歌曲；
会议所需要的国歌、国际歌要事先进行调试，如州委全委会开始前凑《国歌》，结束前凑《国际歌》，先放和后放歌曲不能混淆。
四、会议的组织实施
认真做好会议的组织实施，是保证会议顺利进行的关键环节。
1、会议开始前的直接准备工作
组织会议报到：
会议开始之前，会务工作人员要按会议通知安排，组织人员到会议报到地点进行会议报到，分发会议材料及会议证件，安排代表入住。
会议报到地点一般设在与会人员入住的酒店大厅或会场入口大厅。
检查会场准备情况：
会前检查是会务工作中必不可少的重要环节，是会议各项准备工作的落脚点。
检查的主要内容：
主席台上与会领导的座次、姓名等摆放是否准确；
附属性布置，包括旗帜、会标、桌椅、水杯、花卉、标语、发言席、照明、音响和会议需要播放的曲目等是否准备就序；
会场是否整洁干净。
召开预备会：
指会前会议组织单位的领导召集会议各组人员开的非正式性的会议，是会务准备的一项正式内容。
其主要内容为：
听取各组汇报会议准备落实情况；
提出会议要求，如会议期间作息时间、保密纪律、请假制度、生活保障、安全要求等；
听取并征求与会单位对会议安排的意见。
预备会不宜过长，要从短从简，说明情况即可。
2、会议进行时的主要工作
组织人员就座：
与会人员入场时组织人员要在门口迎接，并引导与会人员到指定位置就座，有些会议需报告人数的，会务人员要将参会人数核实后于会议开始前向会议主持人报告。
做好相关服务：
上茶水…毛巾…茶水5—15分钟一次…服务员着装工作服，头发要整洁。
按日程组织会议，做好会议记录、录音、录像，收集会议情况反映，编发会议简报等等。
3、会议结束时的主要工作：
会议结束后要及时对会议进行清场，收缴会议材料、物品等。
五、会议总结归档工作
会后总结、归档工作是会务工作的一项基础工作。
总结好的做法，查找存在的问题，其目的是为了把会务工作做得更科学、更规范、更有效。
档案是印证史实，提供借鉴、参考和利用的历史记录，利用好档案和资料，有利于提高工作效率和质量，有利于规范工作。
重视会务工作总结和各种会议资料的收集、整理、保存，既是经验的积累，又是对历史的负责。
六、如何提高会议质量和效率
会议是社会事物，具有重要的社会功能和作用。
会议在社会生活和各项工作中是一种最有效、最直接的活动方式。
利用好会议，不仅会给我们的生活、学习、工作带来好处，而且也会促进社会管理的发展和进步。
美国会议比我国更多，每天召开的大小会议有1000万个，是我国的四倍，但是，会议的功能和作用是特定有限的，如果把握不好，同样会给我们的方方面面带来负作用，甚至损害党委、政府形象和社会利益，对我国会海的泛滥现在可说是苦不堪言。
所以，减少会议数量，控制会议规模和规格，改进会议形式提高会议质量和效率，是力戒形式主义、官僚主义，切实转变工作作风的根本需要，也是为群众办好事、办实事的直接体现。
精减会议数量，提高会议质量、效率的办法和措施主要有：
1、坚持务实高效原则，严格会议报批制度和程序，不随意延长会议时间、提高规格和扩大规模。
2、严格控制参会人员范围，最大限度减少随行人员。
3、改进领导方式和工作方法，减少会议数量。
4、坚持会议经费集中管理、分类划拨制度，严格控制会议经费，杜绝铺张浪费。
5、科学、有效、充分地做好会议的组织准备工作，议题集中，日程紧凑，工作班子合理，工作人员精干。
6、充分运用现代通讯技术等手段，尽可能运用电视电话会等方式组织会议，有条件应直接开到基层，避免层层开会传达。
2010年全州政府系统办公室主任会议
会
议
须
知
会务秘书组
二〇一〇年四月·
瑞丽
一、注意事项
二、会议日程
三、会议材料目录
四、参会人员名单及住房安排
五、会议工作班子
注意事项
为确保会议顺利进行，请全体参会人员注意以下事项：
一、会议主会场设在瑞丽凯通酒店三楼会议室
二、参会人员要注意会议纪律，如有特殊情况，请向会务秘书组负责人请假。
要严格遵守保密纪律，妥善保管会议材料。
三、参会代表报到时领取代表证或工作证，会议期间一律凭证件参会、就餐，除28日晚餐在南拔河民族村外，其余均在凯通酒店自助餐。
四、参会人员按《会议须知》安排食宿。
五、作息时间：
开会时间：
上午08：
30─11：
30
下午15：
00─18：
00
用餐时间：
早餐07：
30─08：
午餐12：
00─13：
晚餐18：
30─19：
六、州直单位参会人员29日上午9:
00在凯通酒店统一乘车返回。
七、宾馆总机4157777，房间互打在房号前加“2”
会议日程
时间
内容
地点
主持人
4
月
27
日
15:
至
20:
会议报到
凯通酒店大堂
普金发
月28日
8:
合影
凯通酒店
9:
11:
1.瑞丽市政府领导致词；
2.孟必光州长作重要讲话；
3.州政府副秘书长、办公室主任袁少全传达2010年全省政府系统秘书长办公厅（室）主任会议精神；
4.州政府副秘书长杨洪发言。
凯通酒店三楼
会议室
周湛鸿
18:
交流发言
袁少全
19:
21:
文艺联欢
南拔河民族村
吕泽霆
月29日
返程
会议材料目录
一、孟必光州长在全州政府系统办公室主任会议上的重要讲话
二、2010年全省政府系统秘书长办公厅（室）主任会议精神传达提纲
三、州政府杨洪副秘书长发言材料
四、州审计局发言材料
五、州财政局发言材料
六、州监察局发言材料
七、州人事局发言材料
八、州法制局发言材料
九、州工商局发言材料
十、潞西市政府办公室发言材料
十一、盈江县政府办公室发言材料
十二、瑞丽市政府办公室发言材料
十三、州发改委发言材料
十四、州国土资源局发言材料
十五、陇川县政府办公室发言材料
十六、梁河县政府办公室发言材料
十七、畹町管委办公室发言材料
十八、姐告管委办公室发言材料
十九、法治政府、责任政府、阳光政府、效能政府四项制度实施要点及案例
会议工作班子
为加强会议筹备工作的领导，州政府成立筹备领导小组，由周湛鸿同志任组长，袁少全、杨洪同志任副组长，领导小组下设秘书组、会务组、后勤组、文艺组4个工作组。
一、秘书组
组长：
杨洪州政府副秘书长
副组长：
沙振东州政府办公室秘书一科科长
张家祺瑞丽市政府办公室主任
成员：
谢志坚、克晓军、杨琛宁、李宗明、何泳辉、
杨永芝、思治云、何志强、陈笔杰、杨钦志
主要任务：
负责起草编写会议材料、编印会议须知、组织会议交流等工作。
二、会务组
杨丽萍州政府机关事务管理局副局长
谢金翔州政府办公室应急办主任
杨春征瑞丽市政府办公室副主任
成员：
刀承宝、曹潞
主要任务：
负责会议证件制作、会场布置等会务工作
三、后勤组
普金发州政府办调研员
龚艳辉州政府接待处副处长
谢霞瑞丽市政府办公室副主任
肖占先、金剑、李玉和、李丽芳
负责会议代表报到、食宿、车辆安排和参会人员的食品安全、就医保障、安全保卫等工作。
四、文艺组
吕泽霆州法制局局长
岩闷瑞丽市政府办公室副主任
董娴、秦永慧、廖玉蓉、李永春、郗宏
负责组织、筹备文艺联欢活动
瑞丽市政府办根据承办工作需要，抽调工作人员充实到4个工作组。
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