人事档案信息管理系统设计报告Word格式.docx
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1.3.5．人事档案管理手段落后。
该公司人事档案管理根本上是由人事科工作人员轮流管理。
因此，工作存在问题较多，在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理thldl.org.软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。
档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能较理想应用。
2.系统分析
2.1系统可行性分析
系统分析〔又称逻辑设计〕是管理信息系统开发的关键环节，要求在系统调查的根底上，对新系统的功能进展细致的分析，并建立一个新系统的逻辑模型。
新系统的逻辑模型由系统数据流程图、概况表、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成。
最后要完成系统分析报告〔也称为系统逻辑设计说明书〕。
在系统设计阶段要做认真、细致的分析、研究工作，防止新系统在功能上存在先天缺乏或缺陷。
因为新系统模型是建立在对现行系统的分析及要求的根底上的，所以系统调查工作要进展得深入、细致、全面。
用户可以对新系统的逻辑模型提出意见，双方经过讨论、修改，最后达成共识，并完成系统分析报告〔系统逻辑设计说明书〕，经有关领导审批通过之后，转入系统设计〔又称系统物理设计〕阶段。
2.2企业档案管理系统要完成的功能
通过对该企业的调查，企业档案管理系统要完成的功能主要有：
档案管理主要完成对员工档案的查询、增加、修改或删除。
档案管理还要完成对部门档案的查询，员工花名册的打印。
档案管理系统要能够统计满足任一条件的人数，如学历、政治面貌和出生日期等。
由于在企业中，从领导到管理人员的的业务认识是一致的，而且该企业有良好的管理根底，企业的经济效益良好，对建立系统的费用有能力支出，因而在建立系统的管理上、技术上和经济上都是可行的。
2.3组织构造
通过了解该公司内部各种组织机构，，通过调查可得该企业组织构造图如下：
企业组织构造图
2.4业务流程
业务流程图表达了信息的流动过程，调查管理业务流程时应顺着原系统流动的过程逐步进展。
通过对企业管理业务的实际调查分析，弄清了该企业档案管理工作的业务流程和管理功能，系统的档案管理业务流程如下列图所示：
企业档案管理业务流程图
从业务流程图可以看出该企业的档案管理主要有以下几项功能：
一、档案单审核，人事部的审核员负责对入职员工所填的档案单进展审核，检查档案单填写的是否符合要求，档案的信息是否真实。
不合格的档案单交由人事部返还给员工重新填写，合格的档案单转给档案室进展档案存储。
二、登录档案存储台账，管理员依据合格的档案单登记档案存储台账，记录每一笔档案业务。
三、档案信息查询及管理，管理员根据企业要求对档案的信息进展维护和日常管理〔包括添加，删除，更改，查询，人数统计，部门花名册打印等功能〕。
2.5数据流程图
根据档案管理的业务流程图和相关功能得出档案管理的数据流程图如下列图所示：
档案单
合格档案单
不合格
入档数据查询
查询
档案存储
档案数据查询查询
出档数据查询
离职单
合格离职单
档案管理数据流程图
2.6数据字典
根据数据流程图对图中的各个元素做出如下说明：
数据项〔档案单录入为例〕
数据项编号：
I01—01
数据项名称：
员工编号
简述：
某员工的代码
类型及宽度：
字符串型、10位
取值围：
“0000000000〞—“9999999999〞
数据构造
数据构造编号：
B01—01
数据构造名称：
员工信息表
员工入职所填档案情况
数据构造组成：
员工编号++性别+出生年月日+部门+学历+
政治面貌+职位+职称+联系++当前状态
数据流
数据流编号：
C01—01
数据流名称：
新入职员工填写的入职档案登记表
数据流来源：
员工
数据流去向：
档案单审核模块
数据流组成：
+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+
职务+联系+
数据流量：
约10张/日
顶峰流量：
约20张/日
数据流编号：
C01—02
合格档案单
经审核合格的员工档案登记单
档案单处理模块
职位+职称+联系+
C01—03
不合格档案单
经审核不合格的员工档案登记单
约1张/日
处理逻辑
处理逻辑编号：
P01—01
处理逻辑名称：
档案单审核
审核员工送来的档案登记单是否合格
输入的数据流：
处理描述：
检查员工送来的档案单是否符合要求，信息是否与简历及真实情况一致，不合格的返还给员工叫其重新填写，合格的档案单送到人事部让档案室登记档案存储。
输出的数据流：
合格档案单、不合格的档案单
处理频率：
约10次/日
P01—02
入档处理
简述：
根据合格档案单，将入档数据记入档案存储
合格的档案单
根据合格的档案单，将入档数据记入档案存储。
入档数据
数据存储
数据存储编号：
F01—01
数据存储名称：
记录员工入档数据的信息
数据存储组成：
政治面貌+职务+联系++当前状态
关键字：
相关联的处理：
P01—01，P01—02
外部实体
外部实体编号：
S01—01
外部实体名称：
人员
新员工入职
输入数据流程：
输出数据流程：
3.系统设计
3.1系统功能设计
档案系统功能设计是以档案的业务流程和数据流程为依据的。
根据档案管理系统的业务流程和数据流程，可得出档案管理系统的具体功能如下列图所示：
档案管理系统功能模块图
3.2系统运行环境与数据库设计
基于当前信息和经济的开展趋势和企业的办公化自动成度，综合考虑各方面因素后系统的运行环境设计为在WindowsＸＰ平台下运行，程序的设计语言为EXCEL函数。
系统的硬件要求为PC机，256M以上内存，320G以上硬盘。
3.3代码设计
基于系统的运行环境，根据系统分析，设计了2个数据表文件，它们的具体构造及说明如下：
3.3.1员工信息表
3.3.2籍贯表
3.3.3学历/部门/职位设置
3.4建立初始页面的过程
3.4.1建立人事档案表
翻开Ｅxcel工作簿，将ｓｈｅｅｔ１工作表重命名为“档案管理表〞输入相关信息。
其中，“部门〞、“职务〞、“职称〞、“学历〞、“性别〞、“婚否〞等列，可通过“数据有效性〞设置减少重复输入。
以“性别〞字段为例，其具体方法是：
选中该列→单击【数据】菜单→选择【数据有效性】命令→在弹出的【数据有效性】对话框中，选择【设置】选项卡，进展相应的设置〔如图2所示〕。
单击【确定】按钮后即可在该列下拉列表框中选择填入。
其他各列同理。
3.4.2建立检索卡
将ｓｈｅｅｔ２重命名为“检索卡〞，设置检索卡样式，如图３所示。
方法一：
单击Ｃ３单元格→在编辑栏中输入“＝ＶＬＯＯＫＵＰ〔Ｂ２，档案管理表！
Ａ２：
Ｍ２４，２，ＦＡＬＳＥ〕〞→单击【确定】按钮后，该人员的部门信息就会自动出现在Ｃ３单元格中。
其中：
“ＶＬＯＯＫＵＰ〞是查找函数，可以单击【插入】菜单→选择【函数】命令→在弹出的【插入函数】对话框中，选择该函数；
也可以在编辑栏中直接输入该函数。
注意手工输入时前面要加“＝〞号。
该函数的含义是：
在档案表的Ａ２：
Ｍ２４单元格区域中查找Ｂ２单元格的数值，找到后返回该区域第２列相对位置的数值〔因为“部门〞字段在该区域的第２列〕，“ＦＡＬＳＥ〞为准确查找。
这样，如果在Ｂ２单元格中输入Ｄ０００１，那么返回的部门即是“经理室〞。
其他各列同理。
注意修改第３个参数，分别是３~１３；
Ｅ４单元格与Ｇ３单元格要设置为日期型。
该检索卡的功能是可对该企业任意一个人员进展个体化的检索，只需输入相应的编号即可。
方法二：
单击Ｃ３单元格→在编辑栏中输入“＝ＬＯＯＫＵＰ〔Ｂ２，档案管理表！
Ａ３：
Ａ２４，档案管理表！
Ｂ３：
Ｂ２４〕〞→单击【确定】按钮后，该人员的部门信息就会自动出现在Ｃ３单元格中。
该函数也是一个查找函数，其含义是：
在档案管理表的Ａ３：
Ａ２４单元格区域中查找Ｂ２单元格的内容，找到后返回Ｂ３：
Ｂ２４单元格区域相对位置的数值，如果在Ｂ２单元格中输入Ｄ０００３，那么返回的部门是“财务部〞。
其他同理。
3.4.3添加动态按钮
首先将人员编号这一列的数值改为数值型的数据，在菜单栏空白处，右击→翻开【窗体】控件→单击【滚动条】按钮→在Ｃ２：
Ｄ２单元格区域添加【滚动条】控件→右击【滚动条】→选择【设置控件格式】→在弹出的【设置控件格式】对话框中作相应的设置。
注意：
单元格到Ｂ２单元格。
添加滚动条以后，就可通过滚动条来进展信息检索，无须输入编号。
4.系统实施
4.1系统登录界面的设计
当翻开接界面的时，出现如上图所示的对话框，通过到员工信息表，籍贯表，学历/部门/职位设置的表。
4.2系统主界面的代码及设计
4.2.1主窗体菜单设计
在EXCEL的工具栏中单击“工具〞下的“文件〞按照下表新建数据，添加6个子表并设置相应的超形成主界面。
对象
表名
属性值
增加员工
员工信息
用户管理
籍贯设置
籍贯信息
用户设置
学历、专业、部门设置
学历、专业、部门信息
在职/离职员工查询
在职员工信息
档案查询
员工查询
员工资料表
信息统计
员工信息统计表
档案统计
4.2.2相关函数使用语句
=IF（ISERROR（$EF6）,"
"
INDEX（员工信息!
E:
E,$EF6））
=IF（E4="
"
IF（AND（E4<
>
F4="
）,"
在职"
F4<
离职"
）））
=IF（R3="
DATE（MID（R3,7,IF（LEN（R3）=18,4,2））,MID（R3,IF（LEN（R3）=18,11,9）,2）,MID（R3,IF（LEN（R3）=18,13,11）,2）））
=IF（ISERROR（$BF33）,"
C:
C,$BF33））
=IF（ISERROR（$CF33）,"
D:
D,$CF33））
=IF（ISERROR（$FF33）,"
F:
F,$FF33））
=IF（ISERROR（$GF33）,"
G:
G,$GF33））
=IF（ISERROR（$HF33）,"
H:
H,$HF33））
4.3档案录入设计
单击人事档案管理系统界面中的增加员工标签，档案录入出现如下界面：
直接在EXCEL表格里面填上对应信息即可，格式要求跟上面的员工信息一致。
4.4档案查询设计
4.4.1员工根本信息查询设计
单击档案管理下的增加员工，档案查询出现如下界面：
然后在查询检索后面输入想要查询员工的名字，员工信息就会自动出现，如下列图：
4.4.2员工在职/离职查询设计
单击档案管理下的员工在职/离职查询，档案查询出现如下界面：
主菜单后面就会显示在职员工数量和离职员工数量。
相关函数及查询语句：
性别：
=IF（ISERROR（$CF9）,"
D,$CF9））
入职日期：
=IF（ISERROR（$EF12）,"
E,$EF12））
离职日期：
=IF（ISERROR（$FF9）,"
F,$FF9））
就职状态：
=IF（E3="
IF（AND（E3<
F3="
F3<
工龄：
=IF（G3="
IF（G3="
（DATEDIF（E3,F3,"
y"
）*100+DATEDIF（E3,F3,"
ym"
））/100,（DATEDIF（E3,NOW（）,"
）*100+DATEDIF（E3,NOW（）,"
））/100））
在职人员查询代码：
=COUNTIF（G2:
G52,"
）
离职人员查询代码：
4.4.3员工资料表查询设计
单击档案管理下的员工资料表查询，档案查询出现如下界面：
在黄色单元格输入想要查询的名字，即可实现查询功能，如下列图：
相关函数语句及查询语句
=IF（ISERROR（$I1）,"
B:
B,$I1））
出生日期
S:
S,$I1））
性别
=VLOOKUP（E1,员工信息!
C3:
X52,2,2）
婚姻状况
J:
J,$I1））
X:
X,$I1））
民族
O:
O,$I1））
政治面貌
P:
P,$I1））
年龄
I:
I,$I1））
籍贯
Q:
Q,$I1））
户口性质
T:
T,$I1））
手机号
W:
W,$I1））
省份证号
R:
R,$I1））
住宿状况
=IF（ISERROR（$I1）=TRUE,"
U:
U,$I1））
就职状况
G,$I1））
离职日期
F,$I1））
职务
N:
N,$I1））
部门
M:
M,$I1））
员工资料查询
=SMALL（IF（员工信息!
$C$3:
$C$703=E$1,ROW（$D$5:
$D$614））,ROW（1:
1））
4.5统计的代码及设计
单击档案管理下的信息统计，档案统计出现如下对界面：
相关函数及分析设计
平均年龄
=SUM（员工信息!
I3:
I52）/M10
人数
=COUNTIF（员工信息!
I52,"
=1"
）-COUNTIF（员工信息!
20"
比率
=D10/$M10
文化程度表中人数
K3:
K52,"
博士"
=D34/$M34
本科以上比率
=D35+E35+F35
籍贯统计中的人数
Q3:
Q52,"
XX省"
比例
5.结论
通过这次课程设计的实践，加深了我们对人力资源管理信息系统这门课程的认识，真正的从书本上的理论转化为了实际应用。
信息是管理是一项极为重要的资源，管理工作的成败取决于能否做出有效的决策，而决策的正确程度那么在很大程度上取决于信息得质量。
所以能否有效的管理信息成为企业的首要问题，管理信息系统MIS在强调管理、信息的现代社会中越来越得到普及，企业要重视信息管理系统的应用，作为人力资源专业的学生更要充分重视。
一、我们知道，随着经济的不断开展，系统化的信息管理在以后的工作与学习中要扮演着越来越重要的作用，那到底什么事管理信息系统？
在做这次实践报告前，我觉得管理信息系统就是数据库加上一个可操性强的界面，这太注重与技术方面，把信息以及系统的设计过程忽略了。
通过这次课程设计的实践，我们从系统可行性分析到系统设计，实施整个阶段，真切的感受到了管理信息系统这门课程的趣味性及很深的学术性。
二、课本上有很多东西看起来似乎很简单，但是实际操作不一定就很顺利。
像数据流程图、功能构造图、系统流程图这些东西以前总认为用excel做起来肯定是相当的简单，但实际并不是这样，第一次学习还是在大一的上学期，在大四学期末重新应用，很多知识点都有点生疏，不能很熟练的开场课程设计的实施。
这次人事档案管理信息系统的设计是一次全面的了解系统设计过程的一个过程，人事档案管理系统只是人事管理信息系统只的一个小的局部，已经足以让我们花费时间去钻研，由于我们专业的限制，不能像信息管理专业的学生做出那么专业的人事档案信息管理系统，整个设计过程中没有多少编程以及数据处理的练习，这是我们还要继续学习的。
三、在系统设计过程中，开场大局部是主观的想象，并没有做系统设计的流程图、系系统功能图、数据库存储设计、数据边设计等工作，而是直接进入实际操作，在系统完成后在开场进展刚刚的一系列设计。
这是这次实践操作过程中违背原那么的地方。
在以后的工作中因该把这个流程倒置过来，先进展系统设计工作，在进展实际的实施。
无论学习什么，都因该有着一个不断进展在学习提高的过程。
SQL在以后的学习中还将不断的使用，做完这次系统，再把EXCEL回忆一次。
四、人事档案管理是现代企业管理工作不可缺少的一局部，是人力资源管理的根底工作，人事档案管理工作的好坏对于企业的决策者和管理者来说都至关重要。
总之，通过这次管理信息系统设计的实践，我们再次回忆了以前的所学的知识，锻炼了在即发现问题、解决问题的能力。
还加深了对管理信息系统这门课程的认识。
在这次设计中，我的设计是一个与实际生活很贴近的课，。
整个系统的开发，并不仅仅是对开发语言的学习，更重要的是学习开发管理信息系统的思想，综合运用所学过的知识。
系统的开发使我经历了一个从无到有的学习过程，相信这对我今后的工作会有很大的帮助。
无论以后的路如何，这次人力资源信息管理的课程设计都将为我提供珍贵的经历。
这次设计不仅稳固了我以前所学的知识，同时也培养了我独立思考和动手的能力。
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