建业物业档案管理规定Word格式.docx
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►特指中介公司对外签订的合同。
二、文件类（WJ）
政府文件（ZF）
►政府相关部门（建设厅、房管局、办事处等）下发的一切文件。
外来文件（WL）
►集团以外单位（除政府相关部门）发给公司的一切正式行文。
集团文件（JT）
►集团相关单位发给物业公司的一切正式行文。
公司文件（GS）
►以公司名义对外、对内发布的函、报告、通报等文件与资料。
公司证件（ZJ）
►公司营业执照、资质证书、收费许可证或文件、税务登记证、组织代码证、租赁许可证、安防施工证、ISO9000认证证件等相关证件或复印件。
公司制度（ZD）
►总公司下发的规章制度。
品牌宣传（PP）
►VI系统、荣誉证书、公司简介、宣传图片、宣传册等。
好人好事（HH）
►指公司各分支机构涌现出来的先进事迹。
会议纪要（HY）
►指公司及各部门的各项会议会议纪要。
法律事务（FL）
►指公司解决法律纠纷问题形成的原始材料及诉讼文件。
销售资料（XS）
►项目的宣传单页、报纸宣传及网络宣传等。
12
声像档案（SX）
►照片档案（按年度保存公司有纪念意义的珍贵图片）和光盘档案（保存公司有纪念意义的光盘资料）。
13
热力文件（RL）
►特指总公司保存的热力公司文件。
三、资产类（ZC）
资产管理台帐（TZ）
►指公司所属固定资产、低值易耗品、工具资产管理帐目及报废、调拨手续、小区公用工具保管及使用手续等。
采购物资（CG）
►供方能力评价记录、《合格供方名录》、《合格物资一栏表》、各类物品合格证、采购计划表、仓库盘点表。
四、物业服务类（WF）
（一）基础管理（JC）
前期合同签订（HT）
►物业招投标资料，时间、地点、参与人员及相关手续。
►物业费收费标准备案资料。
►《前期服务协议》及协议备案资料。
维修资金（WJ）
►维修资金帐目。
►维修资金的使用情况登记。
公众制度（ZD）
►《业主手册》、《装饰装修管理规定》等。
►《临时管理规约》，业主对《临时管理规约》的承诺书。
►《管理规约》等等。
业委会成立（YWH）
►《业主大会议事规则》。
►成立的资料。
如业委会成立申批、备案资料。
争创文件（ZC）
►指公司及各小区申报示范小区、文明小区、绿化小区、诚信单位等荣誉称号的文件：
创优规划方案及实施方案。
►创优规划方案及实施方案的业主委员会的同意签批文件。
作业文件（ZY）
►各类管理制度、考核制度，岗位职责、工作标准等。
上岗证
►员工上岗证、电工证、电梯工证、锅炉工证、园艺师证等原件或复印件。
信息收集反馈（XX）
►24小时值班制度、回访制度。
►《服务登记本》、《工程遗留问题汇总表》、《客户投诉记录表》、《客户投诉汇总及处理情况表》等。
征求业主意见（YJ）
►实施意见征询的方案；
集团与本部门客户满意度调查表及汇总分析表。
►满意度问题整改及回访记录。
►满意度提升措施。
►业主恳谈会相关资料。
维修服务（WX）
►维修及时率100％，返修率1％相关规定及回访记录（《维修任务单》）。
（二）房屋管理与维修养护（FW）
设施标识（BS）
►园区平面图、路标、单元标识、绿化、消防等设施标识照片。
制止私搭乱建（SDJ）
►空调、太阳能、热水器等安装方案。
►商铺门头安装方案。
►住改非是否有手续记录（相关业主同意），如无手续，物业是否有管理记录。
►阳台封闭、防盗网方案、安全承诺书（包括养护）。
定期巡查记录。
室外标识巡查（XC）
►室外标识定期巡查记录。
14
房屋装饰装修（ZX）
►制度齐全、巡查提醒整改记录。
►装修管理相关资料。
►房屋大中修等修缮记录。
（三）共用设施设备管理（SSSB）
15
设备设施记录（JL）
►相关设施设备管理规定。
（入公司制度）
►各种设备的操作规程和保养规范。
►设备台帐。
►设施设备的运行记录。
►年度设施设备养护计划及维修养护记录。
16
污雨水记录（WS）
►定期巡查记录、维护计划记录。
►化粪池清理记录。
17
供水记录（GS）
►停水及事故处理方案；
蓄水池、箱的清洗消毒记录；
水质化验报告；
卫生许可证、健康证。
►供水系统管理相关制度。
►泵房管理相关记录。
18
供配电记录（GD）
►供电系统管理相关制度。
►停电及事故处理方案。
►配电房管理相关记录。
19
电梯运行记录（DT）
►电梯紧急预案；
电梯维保合同（入委托合同中）；
电梯定期维修保养单；
电梯的日常巡视单。
►电梯中、大修的资料证明、电梯年检合格证、年检报告。
►电梯管理规定。
20
供暖记录（GN）
►供暖相关操作流程及制度。
►供暖总结。
►供暖相关记录。
（四）保安、消防、车辆管理（BXC）
21
安全管理（GL）
►安全管理方案。
►礼兵值班制度、巡逻制度等齐全。
►制度执行、培训、考核相关记录。
22
安全标识（BS）
►各种标识齐全（图片），安全标识统计表。
23
消防记录（XF）
►消防应急方案，是否进行演练和总结，照片。
消防设施设备巡查表；
消防器材维修保养记录。
►消防系统相关管理规定。
（入公司制度中）
24
车辆管理（CL）
►管理制度，登记记录等。
（外围停车场的收费许可证等手续资料）
（五）环境卫生管理（HW）
25
环卫台帐（TZ）
►环卫设施台帐。
（垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站等）
26
保洁作业（ZY）
►各类作业流程。
►保洁分布及保洁标准。
►保洁相关记录。
27
垃极处理（LJ）
►垃圾清运管理制度，如果分包要有分包合同（入委托合同中）。
►消杀记录，消杀药品的使用记录等。
28
商铺管理（SP）
►商铺管理规定、安装方案、检查记录。
（六）绿化管理（LH）
29
绿化记录（JL）
►绿化管理制度，如果分包要有分包合同（入委托合同中）。
►绿化计划、养护记录等。
（七）精神文明建设（JJ）
30
社区文化活动（HD）
►社区文化策划、实施、总结、存档（相片）。
►社区文化建设的相关资料（公告、宣传类资料）。
（八）管理效益（XY）
31
物业收费（SF）
►物业收费报表。
32
便民有偿服务（YC）
►有偿服务价目表、相关记录。
33
经营状况（JY）
►财务报表。
五、人事类（RS）
员工档案（DA）
►求职申请表、2张一寸照片、身份证复印件、学历证书复印件、
►体检报告、月度考核表。
考勤（KQ）
►每月考勤表、每月员工签到本。
各类申请单（SQ）
►员工加班申请单、请假申请单及休假申请表。
社会保险单（BX）
►所有参保人员的养老、医疗、失业等各项报表。
离职人员（LZ）
►所有离职人员的离职档案。
（分公司自行保管）
培训记录（PX）
►每月的培训情况。
360度测评（CP）
►管理人员的360度考核表。
六、品质管理类（PZ）
内部审核（NS）
►年度内部审核资料。
外部审核（WS）
►年度外部审核资料。
管理评审（PS）
►年度管理评审资料。
不合格项纠正（预防）措施（JZ）
►年度不合格项纠正（预防）措施。
月管理目标、指标完成情况统计分析（TF）
►每月管理目标、指标完成情况统计分析。
月管理目标、指标检验汇总分析（HF）
►每月管理目标、指标检验汇总分析。
文件修订（XD）
►年度文件修订单。
文件销毁（WX）
►年度文件销毁申请。
记录销毁（JX）
►记录销毁单。
受控文件发放及回收登记表（SK）
►受控文件发放及回收登记表。
月份检验单发放统计（JYD）
►每月检验单发放统计。
法律法规（FLG）
►法律法规及其他要求目录清单、法律法规文本。
品质部抽检单（CJ）
►职能部门、热力公司品质部抽检单。
►各服务中心品质部抽检单。
►分公司品质部抽检单。
业主回访单（HF）
►服务中心业主回访单。
►分公司业主回访单。
服务过程检验单（JY）
►职能部门、热力公司服务过程检验单。
►各服务中心服务过程检验单。
►分公司服务过程检验单。
七、财务类（CW）
凭证（PZ）
►原始凭证、记账凭证、汇总凭证。
帐本（ZB）
►总账、明细账。
各种收费记录（JL）
►原始单据、收据、发票、食堂账目等。
财务报告（BG）
►年度审计报告、年度汇算报告。
清册（QC）
►会计档案销毁清册、会计档案保管清册。
八、业主档案类
业主档案
►按小区、楼号、单元、户分类、保存。
业主资料入档齐全：
前期物业服务协议、业主公约、装修协议、装修管理规定、业主基本情况表、业主身份证复印件及照片、房屋买卖合同及发票复印件、入住通知书、领钥匙单、豢养犬只协议、消防安全责任书、验房表、维修任务单等。
九、工程类
＃楼竣工资料
►1、卷内文件目录。
►2、开、竣工报告。
►3、工期顺延表。
►4、施工合同。
►5、施工许可证；
规划许可证。
►6、报建申请表。
►7、监督登记表；
监督计划书。
►8、文物钻探图、地质勘查报告或岩土工程勘察报告。
►9、消防审核意见书、消防验收意见书。
►10、施工图审查报告。
►11、中标通知书。
►12、施工组织设计。
►13、图纸会审纪要。
►14、设计变更分目录。
►15、设计变更。
►16、技术交底分目录。
►17、一级交底。
►18、二级交底。
►19、三级交底（分项工程技术交底）。
►20、施工日记。
►21、建筑工程保修书。
►22、见证取样汇总表。
►23、钢材出厂合格证、试验报告汇总表。
►24、钢材出厂合格证、试验报告。
►25、水泥出厂合格证、复试报告汇总表。
►26、水泥出厂合格证、复试报告。
►27、砖分目录表。
►28、砖出厂合格证、试验报告。
►29、骨料分目录表（石子、砂子）。
►30、骨料出厂质量证明、复试报告。
►31、外加剂分目录表。
►32、外加剂出厂质量合格证和复试报告。
►33、防水材料分目录表。
►34、防水材料出厂质量合格证和复试报告。
►35、预制混凝土构件分目录表。
►36、预制混凝土构件质量合格证、结构性能检测报告和试验报告。
►37、其它材料分目录表。
►38、其它材料质量合格证。
►39、配合比分目录表。
►40、混凝土、砂浆、沥青、玛缔脂（沥青胶）配合比。
►41、地基验槽记录。
►42、地基验槽图。
►43、地基钎探平面布置图。
►44、地基钎探记录。
►45、隐蔽验收记录。
►46、结构吊装记录。
►47、吊装平面图。
►48、基础工程结构验收记录。
►49、主体结构检测。
►50、主体工程结构验收记录。
►51、单位（子单位）工程质量控制资料检查记录。
►52、单位（子单位）工程质量竣工验收记录。
►53、单位（子单位）工程观感质量检查记录。
►54、单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录。
►55、检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录。
►56、混凝土施工记录、大体积混凝土测温记录。
►57、砌体施工记录。
►58、混凝土坍落度记录。
►59、混凝土浇筑令。
►60、开盘鉴定。
►61、示磅记录。
►62、检测任务委托单。
►63、直螺纹（机械连接）加工记录。
►64、直螺纹（机械连接）接头质量检查记录。
►65、材料报验单。
►66、设备报验单。
►67、工程报验单。
►68、施工组织设计（施工方案）。
►69、图纸会审纪要。
►70、设计变更分目录。
►71、设计变更。
►72、技术交底分目录。
►73、技术交底。
►74、施工日记。
►75、材料设备出厂合格证汇总表。
►76、材料设备出厂合格证。
►77、隐蔽验收记录。
►78、检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录。
►79、试验部分（室内给排水、采暖、电气）。
►80、室内给水管道的水压试验。
►81、给水系统通水试验。
►82、给水系统管道冲冼和消毒报告。
►83、消火栓系统试射试验。
►84、水箱满水（水压）试验。
►85、阀门试验。
►86、排水管道灌水试验。
►87、排水管道通球试验。
►88、卫生器具满水和通水试验。
►89、散热器水压试验。
►90、采暖系统水压试验。
►91、采暖系统冲洗试验。
►92、采暖系统运行和调试记录。
►93、电气绝缘电阻测试记录。
►94、避雷及接地电阻测试记录。
►95、电气器具通电试运行记录。
►96、电气器具通电安全检查记录。
＃楼竣工图纸
►1、建筑施工竣工图纸。
►2、结构施工竣工图纸。
►3、电气施工竣工图纸。
►4、给排水施工竣工图纸。
►5、暖通施工竣工图纸。
配套工程竣工资料
►
（一）小区规划红线图、规划总平面图（含道路）。
►
（二）小区道路工程及道路照明工程竣工图、竣工资料。
►（三）小区供水管网工程竣工图、竣工资料。
►（四）小区供配电工程竣工图、竣工资料。
►4.1设备制造厂提供的产品说明书、试验记录、合格证件及安装图纸和出厂试验报告等技术文件。
►4.2安装全过程技术记录、设备吊检时检查及处理记录、干燥记录等；
►4.3变压器冷却装置及各附件（套管、互感器、分接开关、气体继电器、压力释放阀及仪表等）在安装时的试验报告。
►4.4高压开关柜出厂原始记录、安装使用说明书。
►4.5变压器冷却系统，有载调压装置的控制及保护回路的安装竣工图、备品备件移交清单。
►4.6设计变更及变更设计的证明文件。
►4.7工程竣工图。
►（五）小区雨污水管网工程竣工图、竣工资料。
►（六）小区园林景观绿化工程竣工图、竣工资料。
►6.1小区园林景观绿化工程施工合同。
►6.2绿化苗木清单。
►6.3照明、水泵等电气设备出厂合格证、检验报告。
►6.4小区园林绿化工程竣工图。
►（七）消防工程竣工图、竣工资料。
►7.1消防工程开工报告。
►7.2消防工程竣工报告。
►7.3消防设备安装表。
►7.4图纸会审记录。
►7.5消防设备开箱记录。
►7.6隐蔽工程验收记录。
►7.7参加自检人员名单。
►7.8大事记录。
►7.9消防器材设备合格证、质量保证文件汇总表。
►7.10绝缘电阻测试记录。
►7.11电气接地电阻测试记录。
►7.12电缆敷设施工检查记录。
►7.13电气配管隐蔽检查记录。
►7.14消防电气柜（盘）安装检查记录。
►7.15火灾探测器功能试验记录。
►7.16火灾自动报警控制器功能试验记录。
►7.17消防联动控制设备功能试验记录。
►7.18火灾事故广播设备功能试验记录。
►7.19消防通讯设备功能试验记录。
►7.20消防主备电源自动切换功能试验记录。
►7.21消防控制电梯功能试验记录。
►7.22消防管道安装检查记录。
►7.23管道隐蔽工程检查记录。
►7.24消防管道系统验收记录。
►7.25消防管道吹洗吹扫记录。
►7.26安全阀调试记录。
►7.27减压孔板安装检查记录。
►7.28减压阀调试记录。
►7.29阀门及水泵结合器试验记录。
►7.30自动喷水灭火系统功能试验记录。
►7.31消火栓系统功能试验记录。
►7.32水喷雾自动灭火系统功能试验记录。
►7.33气体灭火系统施工记录（灭火器贮存容器）。
►7.34选择阀等组合分配系统集流管试验记录。
►7.35灭火剂输送管道试验记录。
►7.36气体灭火系统调试报告。
►7.37气体灭火系统功能试验记录。
►7.38通风、空调、防排烟设备联动控制功能试验记录。
►7.39防火卷帘联动控制功能试验记录。
►（八）电梯安装工程竣工图、竣工资料。
►8.1制造企业应提供的资料和文件：
（1）装箱单；
（2）产品出厂合格证；
（3）机房井道布置图；
（4）使用维护说明书（应含电梯润滑汇总图表和电梯功能表）；
（5）动力电路和安全电路的电器线路示意图及符号说明；
（6）电器敷线图；
（7）部件安装图；
（8）安装说明书；
（9）安全部件（门锁装置、限速器、安全钳及缓冲器式）实验报告和结论副本，其中限速器与渐进式安全钳还须有调试证书副本；
（10）监督检验证明。
►8.2安装企业应提供的资料和文件：
（1）安装自检记录；
（2）安装过程中事故记录与处理报告；
（3）由电梯使用单位提出的经制造企业同意的变更设计的证明文件。
►8.3电梯的检验报告及合格证。
►8.4质保期电梯运行故障和事故记录。
►（九）热交换站工程竣工图、竣工资料。
►9.1开工报告、图纸会审记录、设计变更或洽商记录、施工组织设计或施工方案。
►9.2主要材料、成品、半成品、配件、器具和设备出厂合格证及进场验收单。
主要设备必须有完整的安装使用说明书。
►9.3隐蔽工程验收及中间试验记录、设备试运转记录。
安全和使用功能检验、检测记录。
►9.4检验批、分部、分项、子分项工程质量验收记录。
►9.5工程竣工图。
►（十）小区智能安防工程竣工图、竣工资料。
►10.1开工报告。
►10.2施工合同。
►10.3隐蔽工程验收记录。
►10.4设备材料进场报验单、设备检验报告、设备检验合格证、设备安装调试记录。
►10.5工程竣工设备清单。
►10.6各分项工程竣工图。
►（十一）人防工程（地下车库）竣工图、竣工资料。
►（十二）小区闭路电视、电话、宽带等通讯工程竣工图、竣工资料。
省优、国优资料
►1、建设项目申请报告、批复、项目建议书、可行性研究报告、设计任务书等。
►2、项目招标、投标、评标报告的批准文件。
►3、申请批准用地的文件有：
红线图、土地征购证书、购地平面图及征购合同。
►4、用地规划许可证；
土地使用许可证；
建设工程规划许可证；
拆迁许可证；
建筑开工许可证。
►5、消防审核表、消防审核意见书。
►6、工程质量监理合同、工程质量监督书、建设条件意见书。
►7、商品房预售许可证。
►8、工程备案手续。
►9、开发公司移交消防系统、配电设施竣工验收手续；
二次供水的准建证、准用证、水质化验合格证，监控系统、智能道闸、搂宇对讲、电梯等相关合同、合格证明。
►10、产权资料。
►11、机电设备资料。
►12、公共配套设施接管验收手续。
►13、公共部位钥匙、两书等物料交接资料
第四章归档范围
第九条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。
第十条各分支机构应在总公司备案的文件材料有：
（一）各部门、各分支机构的组织机构代码证正副本复印件（每年年审后需提交年审过的复印件一套）、营业执照正副本复印件（每年年审后需提交年审过的复印件一套）、公章、税务登记证正副本复印件、负责人身份证复印件。
（二）前期服务协议和《建业物业服务总公司合同管理规定》中需要上报总公司备案的协议和合同。
（三）创优资料、所获荣誉的资料、证书和好人好事等。
第五章立卷归档要求
第十一条各分支机构必须设置档案室或档案存放专区。
（一）采用内部结构简单的铁质柜架盛装档案，规格为85*3
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