采购部标准操作流程.docx

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采购部标准操作流程

采购部标准操作流程

PurchasingDepartment

StandardOperationProcedures

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采购部“标准操作流程”目录

编号主题索引

PUR001采购工作流程图

PUR002物品申购程序

PUR003采购部内部工作流程

PUR004选择供货商程序

PUR005采购部询价报价定价制度

PUR006采购人员的职业道德

标准操作流程

StandardOperatingProcedures

Subject名称：

采购工作程序IssuedBy签发人：

Ref.No编号：

PUR001ApprovedBy核准人：

Page页码：

1of1EffectiveDate生效期：

Distribution抄送：

Procedures流程：

采购工作流程图

申购单各使用部门经理或主管

计划采购计划外采购

采购部征询确认采购部经理、采购员

总经理

领导签批财务总监

采购部经理

采购任务采购部经理，采购员

采购部经理

实施下次采购作为参考

确定供货商总经理

评议小组：

总经理、采购总监、申购部经理

实施采购

验收采购员、仓管员、供货商

征询使用部门意见意见反馈执行任务采购员

传递报销单到财务文员

结案:

记录与存档采购部文员

标准操作流程

StandardOperatingProcedures

Subject名称：

物品申购程序IssuedBy签发人：

Ref.No编号：

PUR002ApprovedBy核准人：

Page页码：

1of1EffectiveDate生效期：

Distribution抄送：

Procedures流程：

按照各种物资的分类和采购方式，各部门应该选择适当的申购方式。

1.计划采购：

使用部门根据下月工作计划和物资耗量，在本月底申报下月所需物资的品名、数量、质量、规格、用途及到货时间，由财务部汇总，根据仓库库存量对申购的数量进行审核，经采购部确认后，再报总经理审批。

采购部实施分批采购。

2.仓库申请采购：

仓库存货降至最低储备点时，由仓库主管填报申购单，报采购部经理和财务部经理审核后，经总经理批准，由采购供应部采购补仓。

3.临时采购：

部门因工作需要，需临时补充物资时，部门填写申购单，须先经仓管员验证有无库存，经采购部确认后，总经理审批。

由采购供应部执行采购。

4.紧急采购：

如遇水、电、气、设备发生故障，需抢修或其他临时急需物品，且仓库无配件无存货，需急购的，由部门经理批准直接采购，事后需按程序补办手续。

申购单审核批准的传递程序是：

申购（填单）部门经理（签字审核）仓库主管（签字审核）采购部经理（签字审核）财务总监（签字审核）

总经理（签字批准）请购单返回采购部执行采购。

标准操作流程

StandardOperatingProcedures

Subject名称：

内部工作程序IssuedBy签发人：

Ref.No编号：

PUR003ApprovedBy核准人：

Page页码：

1of1EffectiveDate生效期：

Distribution抄送：

Procedures流程：

1.确认需求：

在申购单审批之前，应先经采购部确认,确认内容包括：

品名、数量、查明库存数量以及是否有代替品，申购量是否符合经济采购量，规格要求是否明确，用量或损耗是否合理，需用日期是否合理，以及追查临时采购或紧急采购的原因等。

将申购单输入电脑备案，详细注明品名，上次采购价格、供货商、要求到货时间等。

2.需求说明：

确认需求后，对申购单的细节如品质、参考价格、包装、售后服务等，均加以明确说明，以便领导审批时能够参考。

3.选择可能的供货来源：

就需求说明，从原有供应厂商中，选择实绩良好的供货商，通知其报价，或以询价、公开方式征求。

采购员将尽可能的资料信息汇报部门经理。

4.由经理安排可能的供货商，进行价格谈判。

最终确定合适的供货商和价格。

5.安排定单：

价格谈妥后，应该办理定货以及签约手续。

定单或合约，均属于具有法律效力的书面的文件，对买卖双方的要求以及权利义务，需以列明。

6.定单与稽核：

签约定货之后，督促供货商如期如质如量按照规定交货。

7.交货验收：

配合仓管员严格验收入库，验收合格之后，办理入库或直拨手续，索取发票。

8.不符或退货处理:

供货商所交货物与和约规定不符而验收不合格时，应该按照和约规定退货，并重新购买。

9.结案：

凡验收合格付款或验收不合格退货，均应办理结案手续。

验收合格的项目，整理采购申请单、入库验收单、发票及相关的材料，附在报销凭证后，按财务报销程序逐级审批。

对验收不合格并造成影响酒店正常运营,应该按照与供货商的约定或相关管理规章制度，追究供货商的责任，对其进行相应处罚。

10.记录与档案：

凡结案之后，由文员将采购结果、部门使用意见等输入电脑，列入档案，分类保管，以备参阅或下次购进时查考。

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StandardOperatingProcedures

Subject名称：

供货商选择IssuedBy签发人：

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PUR004ApprovedBy核准人：

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1of2EffectiveDate生效期：

Distribution抄送：

Procedures流程：

采购工作中的询价工作，首先要寻找合格的供货商，才能保证采购物资的品质、充分的数量、合理的价格及完善的售后服务，这是采购工作的重要任务。

一、供货商的评选，按照市场经济规律来确定,一般来说，供应商的数量越多，选择适当供货商的机会就越大。

通常可以利用以下途径：

1.利用现有的资料：

建立已发生过业务,并经实践证明合格供货商的名册或档案，就现有的供货商，分析是否符合要求---适当的品质、准时交货、合理的价格以及必需的售后服务等。

2.公开征求的方式：

3.通过同行业介绍：

4.通过阅读专业刊物或杂志、上网等方式，熟悉许多产品的供货商，获得供货商的基本资料。

5.咨询专家或专业的咨询公司，建议提供供货商名录。

二、对供货商考察：

采购部对其进行考察洽谈时需经理带队或三人同时在场。

要求供货商四证（营业执照,税务登记证,委托代理证,卫生许可证,）齐全，实力雄厚，价位适中，售后服务好，且为本地区该产品厂家一级代理。

三、大宗货物采购确定供应商的评选程序：

1．成立评选小组：

a．成立小组，对合格厂商的各项资格或条件进行分析以及审议。

小组成员包括总经理、采购部门、使用部门、财务部。

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StandardOperatingProcedures

Subject名称：

供货商选择IssuedBy签发人：

Ref.No编号：

PUR004ApprovedBy核准人：

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2of2EffectiveDate生效期：

Distribution抄送：

Procedures流程：

b．决定评审项目：

一般经营业绩、公司的历史，负责人的资历，资本额、员工人数、主要客户、财务状况、营业证证照。

产品供应能力，生产设备，产品质量，地点是否邻近我方，以及品质保证。

2.对合格厂商的分类：

按照厂商的专业程度予以归类，按照能力划分等级。

目的在于，避免厂商包办各种采购条件，预防外行人做内行事。

配合采购需求，选择适当的供货商。

分类标准：

1.地区（地点）；2.供应类别；3.交易金额；4.依存度大小；5.信誉度大小；6.其他。

四、考察的结果合格后，经分管副总经理审核后，报总经理批准，财务部备案，采购供应部执行。

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Subject名称：

询价报价定价IssuedBy签发人：

Ref.No编号：

PUR005ApprovedBy核准人：

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1of2EffectiveDate生效期：

Distribution抄送：

Procedures流程：

一．询价

询价为确定供货商和定价，提供了直接的参考资料和依据。

为此，询价人员的询价工作应该以严肃，认真、负责的态度，在力所能及的范围内，详细了解市场行情和供货商的状况。

1.询价人员：

由领导安排，由采购员牵头与使用部门，成本控制组组成询价小组。

2.询价时间、周期：

蔬菜的询价时间在定价之前三天之内，必须将价格询完。

询价的周期是蔬菜每15天询价一次，肉禽海鲜每30天询价一次。

3.询价内容：

包括同行价，市场零售价，批发价，供货商价格。

4.询价方式：

口头询价，由采购员向供货商说明采购物品的品名、规格，交货期限、交货地点、付款以及报价等资料。

询价的物品应当以双方经常交易，且规格简单，标准化为益。

并且做好记录。

书面询价：

对于规格复杂且不具备标准化的产品，应该以书面询价为准，。

在询价的过程中，为使供货商不发生对规格要求的错误理解，通常采购人员应附辅助说明性的材料，提供给供货商参考。

5.对食品原料的询价，必要时询价人员可以亲自购买，以寻求真实价格。

6.询价报告：

将采价结果按照规定整理汇总，填写详细的询价报告和建议定价，作为定价的依据。

由采价小组成员在汇总表上签字。

标准操作流程

StandardOperatingProcedures

Subject名称：

询价报价定价IssuedBy签发人：

Ref.No编号：

PUR005ApprovedBy核准人：

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1of2EffectiveDate生效期：

Distribution抄送：

Procedures流程：

二、报价

对价格波动比较大的季节性时令蔬菜和水果、粮油、肉禽等，由供货商报价，蔬菜、水果每7天报价一次。

肉类、海鲜、鱼类等15天报价一次。

冻品、干货每月报价一次。

采购员将报价资料整理汇报给经理。

三、定价：

1.时间：

询价结束第二天。

2.定价小组：

副总经理，采购、财务、餐饮部经理及询价人员组成。

3.程序：

1）综合前次定价和现询价、报价的情况，进行集体讨论，

2）定出合理价格，既要降低酒店的采购成本，又要给供货商合理价格。

3）报分管副总经理审核批准执行。

4）采购部当天整理出定价，递财务部执行。

4.如果没有询到价格的品种，可以暂缓定价，待询价后再定价。

1）本地再询价，

2）通过武汉市场询价。

四、调整价格：

1.条件：

执行过程中若发现个别品种定价不合理的、市场短期内价格上下变化较大、供货商反应较强烈等情况下，采购部可以对价格进行适当的调整。

2.时间：

定价后一个星期内调整完。

3.程序：

1）采购部对有争议品种的价格必须进行市场调查，提出初步调整方案，

2）报分管采购副总经理审核批准，明确调整价格执行时间期限，

3）财务部按审批的时间起执行调整价格，并进行调增。

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Subject名称：

采购人员的职业道德IssuedBy签发人：

Ref.No编号：

PUR006ApprovedBy核准人：

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1of1EffectiveDate生效期：

Distribution抄送：

Procedures流程：

1.一切