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那么要达到有效的管理与控制，关键要把握住什么呢？
信息，并且应该是正确有效的信息。
领导者决策的信息主要来自哪里呢？
有两个方面：
一方面是从外界输入的有效信息，如上级的指令信息和其他相关系统的信息；
另一方面是从受控系统反馈的信息。
一旦信息环流的过程中途发生阻塞、断路，或者受到其他的干扰，就会影响领导管理控制系统的正常运作，甚至导致整个组织的瘫痪。
然而，信息本身并不具备运动的能量。
它必须借助某种载体和外力，才可被传递、被感知、被利用。
那这种载体就是我们日常各级组织活动中的文件、会议、电话、传真、电子文书等等。
而这一切正是靠秘书这一外力来推动的。
因此如果没有秘书人员收发文件、组织会议、接打电话、处理传真、操作电脑，那么，领导管理控制系统的信息一刻也无法运行。
也许有人认为，没有秘书，领导者照样能够亲自传递处理信息。
殊不知，在现代信息社会，任何一个领导管理系统，一旦失去秘书系统的支持，没有秘书人员和秘书机构为其提供信息服务，便无法建立高效的决策、控制机制，难以在激烈的竞争中取得优势。
从这个意义上说，没有现代秘书活动，就没有现代科学领导与管理。
秘书活动的所有职能归结到一点：
就是辅助领导者实施管理。
秘书活动的一切评价，都必须以是否有助于领导者实施管理为根本的标准。
秘书活动的根本方式是处理信息和事务
任何一种社会职业的活动，都有其独特的活动方式。
秘书活动的基本方式是处理信息和事务。
那处理信息和事务是否是一回事呢？
他们之间的关系如何？
秘书接打电话、安排会议、接待来宾、处理文书、操作电脑等具体事务，都同信息处理相互交融、相互依存。
无不是为领导者和领导机关实施管理提供信息保障。
因此，秘书活动的过程，本质上就是处理信息的过程。
而与领导活动决策活动直接相关的信息处理包括有调查研究、提供方案、督促检查、协调管理等。
由于信息必须通过声音、文字、图像、数据等载体，电话、文件、会议等方式才能表现出来，因此秘书活动中的信息处理过程，又必然表现为秘书处理事务的过程。
所以实务，又都同信息处理相互交融、相互依存。
离开了秘书实务，信息处理便无从着手；
同样，离开了处理信息，秘书实务就失去了方向，显得毫无意义。
当然秘书实务与处理信息也有区别。
首先，秘书实务只能为信息处理提供物质基础和技术保证，不能完全代替信息处理。
信息处理不仅需要通过秘书实务来实现，同时也需要秘书主体的智慧、能力。
知识贫乏、能力低弱、思想保守、观今陈旧的秘书，不可能向领导者提出有价值的意见、建议和方案。
其次，秘书实务繁、多，杂、碎，并不是每一项秘书实务都同处理信息直接相关。
比如为领导者改善工作环境、解除领导者生活上的后顾之忧等方面的事务，便与为领导者处理信息无直接联系。
然而从总体上考察，处理信息与办理事务作为秘书活动的两种根本方式，都是辅助领导者实施管理的基本手段。
秘书活动的根本性质是辅助性
秘书活动根本对象和根本目的，决定了秘书活动性质的辅助性。
这里的“辅”，是相对“主”而言的，也就是说，秘书活动相对领导活动而言，是从属的、被动的。
秘书所做出的任何决定，都必须经领导者授权。
秘书的一言一行，必须以有利于领导活动为准绳。
然而，秘书活动天职是“助”，严格地说，是在从属的地位上积极协助领导。
于是就出现了这样一种情况，作为活动的对象，同时又主导和制约着活动的本身，这就是秘书活动区别于其他职业活动的特殊性。
这一特殊性又构成了秘书活动的一对基本矛盾，即一方面，秘书活动既要被动服从领导活动，另一方面，又要主动服务于领导活动。
谁能正确认识并处理好这对基本矛盾，谁就掌握了秘书活动的真谛，就能在秘书活动的舞台上大显身手。
2、在各种社会组织中秘书部门与其他部门相比有何特点。
中介性
秘书系统就其在整个管理系统中的地位和作用来看，具有中介性特征。
这种中介性表现在这样几个方面：
首先，从管理控制过程来看，秘书系统在领导与被领导、管理与被管理、联系与被联系、决策与执行、施控与受控的相互关系中，属于中介层次。
其次，从信息运动的过程来看，秘书系统处于输入与输出、传递与反馈的中介地位。
也就是说，秘书系统本身并不是信息的最终享用者，而是自己的中介作用成为信息运动的推手。
秘书系统中介性的特征，一方面，决定了秘书系统本身是一个非独立的辅助管理系统。
它既不能摆脱领导系统而存在，也不能离开受控系统而运作。
它只能根据领导系统的授权行事，一切活动都要以领导系统的意图为准绳，无独立的决定权和指挥权。
这同其他辅助系统具有一定的独立性，形成明显的区别。
因此，中介性是秘书系统活动区别于其他辅助系统活动的本质特征。
另一方面，中介性特征还决定了秘书系统在整个管理系统的活动过程中，必须扮演承上启下，协调内外，沟通左右的特殊角色，发挥“纽带”和“桥梁”的特殊作用。
直接性
秘书部门辅助活动的直接性是由中介性特征而生发的。
既然秘书部门充当了领导联系其他部门的中介，那么与其他部门相比，秘书部门同领导相互联系的直接性也就毋庸置疑了。
秘书部门辅助活动的直接性具体表现为：
在组织关系上，秘书机构直接隶属于领导机关或领导者个人；
在岗位设置上，秘书人员直接在领导者身边工作；
在工作过程中，秘书部门直接听命于领导，直接对领导负责，直接向领导传递和反馈信息，直接处理领导交办的事项。
其他的辅助活动，由于往往需要经过秘书部门这一中介才能完成，故表现为一定的间接性。
全面性
全面性是指秘书部门的辅助活动渗透到领导活动的所有领域。
也就是说，领导的各项活动，都在秘书部门的辅助范围之内。
（4）潜隐性
秘书部门的活动，无论是同领导系统相比还是同其他辅助部门相比，都具有潜在和隐蔽的特点，其表现有三个方面：
、
一是活动名义的假借性。
秘书部门作为一个开放的中介系统，需要不断地同外部系统发生交往和联系。
但是这些交往和联系只有在领导的名义下进行，或者在授权对外代表领导时，才具有法律或行政上的效力。
二是活动过程的幕后性。
相对说来，领导系统和其他辅助部门的活动比较公开，尤其是重大活动，领导者总是在台前公开露面，是公众及新闻舆论关注的中心和热点。
秘书部门的活动则在幕后进行。
三是劳动成果的潜在性。
即秘书劳动的成果往往被领导活动的成果所包含。
充分认识秘书部门活动的潜隐性特点，对于加强秘书人员的修养具有重要意义
（5）机要性
随着社会政治文明的不断进步，领导的政务越来越公开、透明，这是社会发展的必然趋势。
但是，无论是党政机关还是企事业单位，总是存在一定的秘密。
秘书活动的中介性、直接性、全面性和潜隐性特征，决定了秘书系统在其辅助领导系统实施管理的过程中必然要接触各种秘密。
与其他辅助管理系统相比，秘书部门知密多、知密早、知密广、知密深，因而其活动过程具有突出的机要性特征。
秘书辅助决策的职能
1、秘书辅助决策的原则
（1）定位原则：
秘书活动的辅助性决定了秘书只能在领导决策活动过程当中发挥参谋、智囊和助手的作用，而不是进行决策的拍板，谋而不断。
所以，秘书人员在进行辅助决策的过程当中，应该摆正自己的位置，切不可反辅为主，左右领导。
（2）超前原则:
为了防止决策滞后或减少决策执行过程当中的不确定性，秘书在辅助决策当中应当要尽可能及早地发现问题，甚至还要预测可能出现的问题。
（3）协调原则:
现代决策活动既是一项复杂的系统工程，又是一个多变的动态过程。
随着决策的科学化、民主化程度的不断提高，决策活动中所涉及的工作、组织和人员也越来越多。
因此，一项成功的决策，往往要依靠秘书人员从中有效的协调才能最终实现。
（4）善谏原则:
一项正确的决策，往往需要经过决策——执行——反馈——修正的多次循环往复才能实现。
为了使领导系统的决策更加科学、更加正确，秘书人员要善于及时发现决策中的偏差或失误，既要注意实事求是地反馈，又要注意反映问题的方式和方法，并应积极提出调节或修正原来决策的意见和建议，以供领导参考。
2、秘书辅助决策的主要环节
（1）发现问题，提供决策课题，协助领导系统确定决策对象和目标
（2）搜集并提供问题信息，以为领导的决策提供科学的依据
（3）拟写和预审备择方案
（4）组织专家和有关方面对决策方案进行咨询、评估、论证、听证
（5）反馈信息，检出偏差，提高决策的正确性
秘书处理信息的职能
3、秘书处理信息的原则
（1）及时性原则。
搜集、加工信息要迅速，传递、反馈信息要及时，这是秘书人员处理信息的重要原则。
（2）保真性原则。
所谓保真，即保证信息的真实性、可靠性和准确性。
该原则要求秘书人员向领导以及其他系统提供信息之时，必须做到客观真实、准确无误，不能有半点虚假；
同时保证信道的畅通无阻，使信息免受或少受干扰，最大限度地提高信息传递的保真度。
（3）适用性原则。
该原则要求秘书人员不仅要提供真实准确的信息，还要提供适用对路的信息，以提高整个组织的工作效率。
因此，秘书人员在提供信息之时一定要根据对象的不同需要，加强针对性，减少盲目性。
（4）系统性原则。
即要求秘书人员处理信息要有全局观念，能从全局和整体的高度去把握信息，而不能仅仅看到局部；
能准确地全面地反映事物的现象和本质，避免表面性和片面性；
能反映事物发展变化的全过程，以满足各部分对信息的动态需求。
（5）浓缩性原则。
秘书处理信息的实践证明，管理系统的信息可以通过汇总、归纳、综合、提炼加以浓缩，以形成摘要、简报等信息形态。
既利于传递和贮存也利于阅读和记忆，以节省信息处理的费用。
（6）预测性原则。
现代决策要求秘书人员提供的信息应具有超前性和预测性。
不仅要反映已发生的，而且还要预见未发生的，以便领导在决策中采取相应的措施防范未然。
4、信息加工
信息加工就是将搜集到的原始、分散以及混杂的信息，通过汇总、筛选、研究和编写，加工成系统和对路的“成品”信息。
A、信息的筛选。
信息筛选主要是应认定信息的性质，辨别信息的真伪，判断信息的价值，分清信息的缓急，决定信息的取舍。
B、信息的研究。
即对信息进行具体分析，在分析的基础上加以综合，揭示事物的普遍联系和内在本质，以提高信息的层次和利用价值。
C、信息的编写。
书面形态的信息与其它形态的信息相比具有权威性强、容量大、传递范围广、传播距离远、便于推敲、便于理解和记忆等优点，因而是秘书系统信息“成品”中的主要“品种”。
信息编写的过程，也就是将经过筛选、研究的信息转换成语言文字形态（包括符号、图表、数字）的信息过程。
秘书素养
1、忠于职守要求秘书人员应怎样做？
就是要求秘书人员必须忠于秘书这一特定的岗位、职责，忠于党、忠于国家、忠于人民
和本单位的、本机关的利益。
按通常情况下，国家和单位的局部利益是统一的，但若二者出现冲突，要求秘书人员应从大局出发，特别对于出现工作偏差的领导，秘书人员不能盲从，应努力弥补领导的过失；
要求秘书人员认真工作，办事负责。
即秘书工作中应及时请示、汇报、检查、总结，执行领导的指示应一丝不苟，反映信息及时准确；
工作中应注意不失职也不越权，失职就是将自己的职责限定过小，越权就是将自己的职责限定过大。
2、谦虚谨慎、热情服务、办事公正要求秘书人员应怎样做？
要求秘书人员不能自以为了不起，拿领导的语气去教训别人，借领导的权威去指挥别人，以“二领导”自居。
相反要求秘书人员在工作中与各员工打交道时要和蔼可亲、满腔热情、礼貌待人、尊重对方。
在与各部门接触时应认真听取有关部门意见，虚心向他们求教，平等地协商问题，在传达领导的指示和意见时，既要严肃、准确，又要平和得体掌握分寸，更不能摆架子、打官腔、甚至居高临下、盛气凌人。
而办事公道就是指在处事过程中要做到不徇私、不凌弱、不投机。
不能像一些热衷于拉帮结派的人那样，打一派、拉一派；
也不能像势利小人那样，对领导或自认为有用的人就百般逢迎、阿谀奉承、趋之若鹜，而对于一般群众或自认为无用之人就冷眼相看，甚至歧视欺侮；
更不能像一些见风使舵的人那样，成天的观言察色，没什么原则可言，风向一变立即反戈一击，甚至卖友求荣。
3、实事求是、勇于创新要求秘书人员应怎么办？
实事求是就是要求秘书人员在处理工作时，首先必须尊重事实，从实际出发。
向领导反映问题一是一，二是二，好就是好，坏就是坏，既不夸大也不缩小，更不能隐瞒情况；
其次了解和掌握情况，要深入实际，认真听取大家意见，不能道听途说，捕风捉影，更不能以个人感情和想象给领导出馊主意。
至于勇于创新则指秘书人员再遇上新问题和变化了的情况的时候不能一味等待上级领导指示或照抄照搬原有文件，而是应该积极开动脑筋，认真调研，出点子、想办法来应对新问题、新情况，以便将一些矛盾处理在萌芽状态。
千万不能在明知不对的情况下，还硬着头皮执行。
此外，创新性还体现于在处理事情上还要有灵活性，应当根据现有的情况，在原则规，定的范围内，因势利导，采取灵活的策略方法来贯彻执行，使得工作取得最佳的效果。
4、现代社会对秘书人员有哪些方面的能力要求？
理解和领悟能力，即我们通常所说的“悟性”。
具体包括如下几方面的表现：
A、善于将各方面的信息与感性材料组织起来，使之构成有条理的知识；
B、对事物的认识要有辩证的思维和洞察力，能够较好的把握事物的本质；
C、思维敏捷，能迅速准确地了解、领会领导的意图，并形成自己的观点与方法。
表达能力，通俗的说就是能说会写，它是秘书人员的“看家本领”。
先来看说，秘书人
员虽然极少去演说，但却要经常说话。
比如，上传下达要说话，汇报情况要说话，迎来送往要说话，电话接听要说话，提供建议也得说话。
由于说话的机会是如此之多，以至于秘书不得不要讲究说话的艺术。
秘书说话三原则：
一是要清楚明白；
二是要注意分寸；
三要生动活泼。
那写呢？
就是要求秘书人员不仅要写好各种公文而且要写得快，即要求秘书平日要勤学苦练“出手成章”的硬功夫。
协调能力。
由于秘书部门是组织的中枢系统，秘书人员就成了各种人际关系的焦点。
他既要处理领导间的关系，又要处理同事间的关系，还要处理群众关系。
这样的工作要求他必须要善解人意，善于和各种各样的人打交道，善于尊重人理解人，善于和各种性格、各种职业的人合作。
还要有耐心，能够克制、乐观、自信并富有幽默感，尤其是要善于从矛盾、争执的双方发掘积极因素，因势利导，化解矛盾。
应变能力。
秘书工作虽说大部分是有章可循的，但由于现实情况是不断变化的，因此有些工作计划、方案必须随着时间的推移与环境的变化往往需要进行修正，甚至推翻从来。
由此可知在实际工作中，许多事情若死守框框条条，往往是行不通的，必须将原则性与灵活性结合起来。
即在不违反原则的情况下，变通处理。
特别是出现一些突发性和意外事件时，更需要秘书人员有遇事不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力。
交际能力。
随着社会的不断发展，人际交往变得越来越重要。
特别是秘书人员在日常的工作中，要接触到许多的人，必须应付许多交往活动，比如，参加会议、会谈、宴会、外出联系工作、调查情况、收集信息，进行协调等等，这些都需要有良好的待人接物的能力，才能积累人脉，从而为顺利开始各项工作活动创造必要的条件。
使用现代办公设备的能力。
随着科技突飞猛进的发展办公自动化的普及，给秘书人员的能力提高提出了更高的要求。
它要求秘书人员除了要有前面所说的各种能力之外，还必须掌握运用现代化办公设备的能力。
比如，能够使用微机编辑文本、制作表格、打印输出各类文件等。
这些电子计算机的基本操作以及复印机、传真机、录音机、摄像机、照相机、多功能电话机等日常办公设备的使用和简单维护和保养。
秘书工作
1、秘书工作产生的两个前提条件是什么？
第一，随着社会的发展，从社会管理活动中分化出辅助管理活动；
第二，这种辅助管理活动必须以综合处理信息和日常事务为基本特征。
2、新时期秘书工作的四个转变分别是什么？
（1）不仅要求秘书会办文、办事而且还会出谋划策；
（2）不仅会收发和传递信息而且还会综合处理信息；
（3）不仅单凭经验办事而且还会科学管理；
（4）不仅要被动服务而且要主动工作。
3、秘书为何要处理好工作中的五个统一?
机要性与群众性相统一。
由于秘书是辅助领导工作的，而各级领导都是机密中枢的核心。
因此秘书部门是一个核心要害的部门，要求秘书人员要有政治上的警惕性，要遵守保密纪律。
但秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带。
一方面许多文件的拟制，许多决策的实施都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。
另一方面秘书不仅仅是为领导服务的也是为人民服务的。
因此，秘书必须树立群众观念，密切联系群众，关心群众疾苦，即时向领导反映群众的心声，成为领导与群众联系的连心桥。
总之，秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，二者相互依存，相互结合，不可分割。
如果只看到秘书工作的机要性而忽视秘书工作的群众性，就会割断领导与群众的联系，造成信息不灵，情况不明，滋生官僚主义和衙门作风，从而损坏领导机关的形象和威信；
反之，如果只看到秘书工作的群众性而忽视秘书工作的机要性，就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕，内外无别，泄露机密，给国家和组织造成不应有的损失。
因此秘书必须妥善处理好二者的关系，做到既坚持密切联系群众，又时刻注意保守机密。
综合性与专业性相统一
秘书部门与专项业务部门的区别在于秘书部门是机关的综合部门而非领导机关的专项业务部门。
这一特点是由秘书工作辅助领导工作的全局性所决定的，任何一级领导者都处于不同层次的管理系统的全局位置上，都必须总揽全局，预测发展，统筹规划，综合协调。
各级秘书部门和秘书人员，作为各级领导的参谋和助手，这种地位决定了秘书工作的高度综合性。
因为从机关的整体结构功能来看，任何机关都必须由专业部门和综合部门有机结合，才能形成合理的机关结构，而且机关层次越高，业务部门越多，越需要加强综合协调工作以便发挥机关的整体功能。
而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。
另一方面，秘书工作又有其专业性。
这种专业性主要是秘书业务的特殊要求，例如，秘书工作要求秘书人员必须具有较高的政策水平、文字水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文、办事能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设备等。
而要达到上述要求绝非易事，非进行正规的专业培训不可。
同时秘书工作的专业性，还体现在不同行业的秘书，必须熟悉所在行业的专门知识；
否则就无法做好秘书工作。
因此秘书工作是综合性与专业性的辩证统一。
综合性是它的主要方面，专业性则是它的次要方面。
二者是相互渗透、相辅相成的。
一方面专业知识越丰富、越全面，总揽全局的综合能力也就越强；
另一方面，秘书人员的综合能力越强，对全局了解得越透彻，也更有利于他对专业知识的掌握。
所以这二者是相互结合、相互促进的辩证统一关系。
事务性与思想性的统一
秘书部门是各级领导的办事机构，主要应协助领导处理日常事务，以保证领导和机关工作的高效运转，这是秘书工作的一个基本特征。
另一方面秘书工作在繁琐的事务中又渗透着极强的思想性。
因为秘书工作无小事，有时哪怕稍有疏忽，都可能造成重大影响。
再者秘书部门不仅是重要的办事机构，它在领导的决策过程中还有重要的参谋作用而所有的这些工作都渗透着极强的思想性。
总之，秘书工作是事务性与思想性的对立统一。
首先，事务性是秘书工作的基础性工作，如果离开了事务性工作，秘书工作的思想性就会失去了存在的基础与本体；
思想性是秘书工作的灵魂和“内核”，是做好事务工作的关键所在，离开思想性，秘书工作会失去方向与目标，办事效率就不可能高。
其次，秘书工作的思想性主要是从整体的角度来说的，即秘书部门的日常事务性工作，无不具有内在思想性。
但就局部而言，即使是思想性很强的工作，也获多或少地带有事务性。
第三，在秘书工作中，思想性是主导方面，但绝不能以此忽视事务性。
被动性与主动性相统一
秘书工作的辅助性和从属性，决定了它存在着被动性的一面。
它主要体现于两个方面：
第一，作为领导者的参谋和助手，秘书人员和部门必须按领导意图办事，不能自行其是；
第二，秘书部门作为各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，变动性大，事先难以预料。
但被动性只是作为秘书工作的一个方面而不是全部。
因为秘书人员在工作中尽管受到领导意图的制约，但他们仍然有自己发挥主观能动性的广阔天地。
例如，秘书人员应该善于领会领导意图，紧紧围绕中心工作寻找主动出击的方向；
应当具有超前意识，增强工作的预见性和计划性；
应当多动脑筋，多思善想，积极主动地向领导提出工作建议；
应当注意各种情况和资料的收集，随时掌握准确、全面、有用的信息；
等等。
总之，被动性与主动性同样是对立统一不可分割的。
只看到秘书工作的被动性，将自己完全置于被动应付的地位，满足于领导的吩咐，是肯定做不好秘书工作的；
而如果不承认秘书工作的被动性，无限夸大秘书工作的主动性，就会出现脱离领导的控制，甚至越权的行为，这样同样会导致秘书工作的失败。
所以正确的做法是既坚决贯彻领导的意图，又充分发挥主观能动性，力求被动之中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。
经常性与突击性相统一
所谓的经常性主要指的是经常的常规工作，它既包括经常出现、反复进行的工作，又包括周期性的工作。
由于常规性工作往往是先有预见、有计划，执行有依据所以秘书人员只要各施其职、各负其责，就能保证机关工作的正常运转。
因此做好常规工作有利于提高领导机关的整体工作效能。
而突击性主要指的是秘书在工作中也会经常遇到临时的突发性工作，需要秘书人员突击处理的事项，或是重大灾情、重大事故等偶发事故，或是临时受命调查某一事件，或是为临时召开的会议准备材料，或是向突然来到的上级视察人员提供有关资料等等。
而要完成好突击性任务，要求秘书人员必须胆识兼备，善于应变，所以做好突击性工作是对秘书人员素质能力的全面检验。
总之，经常性与突击性是秘书工作中对立统一不可分割的整体，其中经常性是它的主导方面，突击性则处于次要从属的地位，但二者相互联系相互影响，实际上经常性工作与突发性工作之间有着内在的联系。
因为如果秘书人员对各项常规性工作的处理富有经验、得心应手，对各类问题的背景材料烂熟于心、了如指掌，对办事的各种渠道早已沟通，那么一旦遇到突发
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