Excel表格25的秘技文档格式.docx
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五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。
1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。
2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。
3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。
4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。
六、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?
可采用自定义序列来排序。
1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。
七、把数据彻底隐藏起来呢?
那就往下看吧。
1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。
2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小写），在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。
3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?
此时可以不考虑“pcw”的大小写?
，然后确认一下就成了。
元格中。
在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选
中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。
三、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到
其中，方便随时调用。
1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对
话框。
在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令
”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（
如“常用文档”）。
2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下
面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照
上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表
名称。
重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。
3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标
，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链
接”对话框。
通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（
如“工资.xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。
重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开
“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。
尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并
不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超
链接”按钮的功能。
在编辑专业表格时，常常需要输入一些特
3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行
命名。
4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”
选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fuhao1等），确定退出。
5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“
专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。
1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉
，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将
不需要打印的行（或列）隐藏起来。
2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单
击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”
）后，单击“确定”按钮。
3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的
打印视面。
4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的
表格名称，单击“显示”按钮，工作表
车队,一车间,二车间,三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打
开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其
中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有
数据就按要求进行了排序。
态下的分号）。
2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”
按钮退出。
3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话
框，设置好密码后，“确定”返回。
经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用
Excel的透明功能也不能让其现形。
在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨
”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文
一个函数，来完成一些特定的运算。
下面，我们就来自定义一个计算梯形
面积的函数：
1.执行“工具→宏→VisualBasic编辑器”菜单命令（或按“Alt+F11
”快捷键），打开VisualBasic编辑窗口。
2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——
模块1。
3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：
FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）/2EndFunction
4.关闭窗口，自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
十一、表头下面衬张图片
为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头
下面呢?
1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，
选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表
下面。
2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖
拉，同时选中这些单元格（区域）。
于此种考虑，我在这
里给出一种用函数实现的简便方法。
此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中
第1行为标题，第2行为学科名称。
1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：
=IF（MOD（ROW（）
，3）=0，″″，IF（0MOD?
ROW（），3（=1，sh
框，可以不进行此步及下面的操作）。
4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”
按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条
添加边框。
按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。
十四、Excel帮你选函数
在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。
Excel的“
搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。
执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数
以利用Excel的“监视窗口”
功能来实现。
执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其
中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查
单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉
列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，
展开“边框”工具栏。
单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加
边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。
①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按
钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。
②如果需
要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随
后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。
③这一功能还可以
在单元格中画上对角的斜线。
十七、控制特定单元格输入文本的长度
你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者
在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即
可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。
在“设置”卡片“有效性条件
”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。
然后在“数据”下拉菜单中
选择“等于”，且“长度”为“4”。
同时，我们再来到“出错警告”卡片
中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”
和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!
”和“请输入四位数年份。
”字样。
很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就
会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”
的数值后方可继续录入。
神奇吧?
其实，在Excel的“数据有效性”判断中
，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小
”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测
标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。
十八、成组填充多张表格的固定单元格
我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。
由此就可看
出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表
格中协调工作。
要协调关联，当然首先就需要同步输入。
因此，在很多情
况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。
那么如何对表格进行成组编辑呢?
首先我们单击第一个工作表的标签名
“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（
如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）。
此时，我们
看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工
作组的编辑工作了。
在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什
写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。
例如改变文本的大小
写。
在Excel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。
它们
分别是：
“=UPPER（源数据格）”，将文本全部转换为大写；
“=LOWER（源数
据格）”，将文本全部转换成小写；
“=PROPER（源数据格）”，将文本转换
成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。
例如，我们在一
张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入
“=UPPER（A1）”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。
同样，如果我们在
A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER
（A3）”，那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对
是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如
员工名单、籍贯等信息。
如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT（源数
据格，提取的字符数）”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取
2个字符”输入到此位置。
当然，如果你想提取姓名的话，则要使用
“=LEFT（源数据格，提取的字符数）”函数了。
还有一种情况，我们不从左
右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。
比如我们要想从A5单元
格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID（A5,4,2）
”就可以了。
意思是：
在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是
第4和第5两个字。
二十一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个
比较复杂的问题。
因为它没有一个十分固定的模式：
大多数的数字在变成
序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是{1,2,3,},CHOOSE（RIGHT
（A2）,″st″,″nd″,″rd″）,″th″））”。
该公式尽管一长串，不过含义
却很明确：
①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th
”后缀；
②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用
“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；
③如果第1、
2原则都无效，那么就用“th”。
因此，基数词和序数词的转换实现得如此
轻松和快捷。
二十二、用特殊符号补齐位数
和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全
填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”
之类的符号。
其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数
。
它的基本格式是“=REPT（“特殊符号”，填充位数）”。
比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就
只须将公式改为“=（A2&
REPT（″#″,16-LEN（A2）））”即可；
如果我们要将
A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT（″
#″,16-LEN（A3）））&
A3”；
另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两
侧填充，则需要改为“=REPT（″#″,8-LEN（A4）/2）&
A4&
REPT（″#″）8-LEN
（A4）/2）”；
如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符
号的话，那就改为：
“=（TEXT（A5,″$#,##0.00″（&
REPT（″#″,16-LEN
（TEXT（A5,″$#,##0.00″））））”，一定
“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区
然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字
符表现出来。
具体步骤如下：
在E3单元格中写入公式“=IF（D30,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″
″）”，也拖动填充柄至G14。
我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯
文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。
二十四、计算单元格中的总字数
有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元
格中的总字数。
要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟
计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。
比如现在A1单元格中输入有
“howmanywords?
”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：
“=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″
″″））+1）”
该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用
“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数
位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符
的数量了。
二十五、关于欧元的转换
这是Excel2002中的新工具。
如果你在安装Excel2002时选择的是默
认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。
不过，我们可以先选
择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选
项，“确定”后Excel2002就会自行安装了。
完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的
，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币
数值都是欧元的样式了。
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