会议管理试行案Word下载.docx
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第六条会议的定义………………………………………………………………………………4
第七条会议的类型………………………………………………………………………………4
第八条会议的召集及设备管理…………………………………………………………………6
第九条会议纪律…………………………………………………………………………………8
第十条会议记录…………………………………………………………………………………9
第十一条会议决议的落实………………………………………………………………………9
第十二条会议室管理………………………………………………………………………………10
第十三条责任追究…………………………………………………………………………………11
第三章：
附则
第十四条解释部门………………………………………………………………………………11
第十五条密级及管理……………………………………………………………………………11
第十六条颁发及试行……………………………………………………………………………12
第一条、目的：
为提高会议效率、规范会议工作，制定本制度。
第二条、意义：
本制度对会议类型、组织召开、相关要素、会议室管理、会议纪要格式及落实等作出规定。
第三条、定义：
会议的主管部门为行政部，由其依据本制度及相关制度、规定对各类会议行为进行规范。
第四条、名词解释：
本制度中所涉名词解释如下：
4.1）召集部门：
指会议的组织部门，若无特别说明一般为会议的提起部门；
4.2）会议室：
指召开会议所使用的场地，可分为公司内部会议室和公司外部会议室，若无特别说明，本制度中所称会议室均指公司内部会议室。
第五条、适用范围：
本制度适用于XX贸易有限责任公司。
第六条、会议的定义：
会议指两个或以上的员工为达成一项或多项工作共识，按照规定的格式开展的讨论、沟通并形成决议或共识的工作行为。
第七条、会议的类型：
本公司会议分为：
工作例会、专题会、研讨会、其他四类：
7.1）例会：
指固定时间召开，固定会议程序的会议。
如：
部门每周工作例会。
7.1.1）例会程序：
7.1.1.1）回顾上期例会决议执行情况，需要延期的，经主持人同意后记入本次例会决议；
7.1.1.2）按座位顺序顺时针发言；
7.1.1.3）主持人对与会者提出的问题即席回答，若需要会后答复的，需要明确答复时间并记入会议决议；
7.1.1.4）会议纪要人宣读本次例会决议，若有异议，即席修改；
7.1.1.5）会议纪要由主持人签批后，当日或次日抄呈、抄送各级有关部门及各与会者。
7.1.2）例会的召开时间、频率及参会人员：
7.1.2.1）各部门均需安排每周一次的工作例会；
7.1.2.2）公司级工作例会至少每月一次；
7.1.2.3）例会时间由各部门自行确定，原则上须按时召开，遇主持人出差或其他原因无法主持时，可通过远程参会或授权他人主持召开；
7.1.3）例会分类及要求
例会类型及要求
类型
召开频率
召开时间
主持人
参会人员
主要议题
会议纪要
决议
督办
公司例会
每月1次
每月5日
董事长/总经理
董事会所有成员
1.上月工作总结。
2.本月部门计划及协调。
董事会
助理
行政部
分公司总经理直接下级
品牌营销中心总监直接下级
公司业务协调会
每月2次
每月15日、28日
品牌营销中心总监
1.本月计划执行情况沟通。
2.到期任务验收。
3.计划进度协调。
助理或主持人指定
董事会助理或主持人指定
员工大会
每季度1次
每季度最后一周周2
总部全体员工+前台员工代表
1.企业文化宣导或公司级培训。
2.公司级通报表彰及批评。
3.先进部门工作经验分享。
人力部指定
人力部
部门例会
每周1次
主持人确定
部门负责人
部门员工
1.部门计划下达。
2.上期例会决议执行结果验收。
3.工作协调。
指定
会议纪要人
注：
1.遇节假日或其他特殊情况不能按时召开时，由主持人决定变更日期，并通知至参会人员。
2.部门例会时间安排不得与公司级或跨部门例会冲突。
7.2）专题会：
针对某一专项议题召开的会议。
7.2.1）专题会程序：
7.2.1.1）方案提交人就方案讲解；
7.2.1.2）与会者提出疑问、意见、建议，方案提交人回答；
7.2.1.3）主持人做出修改、废除、通过等决定；
7.2.1.4）会议纪要人宣读本次会议决议，若有调整，即席修改；
7.2.1.5）会议纪要由主持人签批后，当日或次日抄呈、抄送各级有关部门及各与会者。
7.2.2）方案原则上应在会前提交与会者审阅；
7.2.3）专题会须有方案，会议应围绕方案讨论；
7.2.4）原则上议题不多于三个；
7.2.5）会议决议须对方案给出明确的结论；
7.2.6）专题会不定期召开。
7.3）研讨会：
就某一议题进行沟通、切磋和探讨，达成共识。
7.3.1）研讨会程序：
7.3.1.1）主持人提出研讨议题；
7.3.1.2）与会者充分研究、论证；
7.3.1.3）记录研讨结果，并在会议结束前宣读确认，若有调整，即席修改；
7.3.1.4）会议纪要由主持人签批后，当日或次日抄呈、抄送各级有关部门及各与会者。
7.3.2）研讨议题的背景资料须齐全；
7.3.3）会前安排足够的时间分发资料给与会者研究；
7.3.4）研讨会不定期召开。
7.4）其他：
其他类型会议指除上述三类外的会议，如：
动员会、评比会、汇报会、宣讲会、报告会、庆祝会、谈判会、表彰会等。
7.4.1）其他类型会议原则上参照上述三类会议格式召开，可根据具体情况适当变化，但以下要素必须具备：
7.4.1.1）必须明确会议主持人：
主持人负责宣布会议的开始及结束、会议议程的推进、会场纪律的维持等；
7.4.1.2）必须指定专人负责会议纪要：
其他类型会议不一定产生会议决议，可择要记录关键事项，但最终须经过主持人肯定及签批；
7.4.1.3）会议纪要按相关管理规定抄呈、抄送相关部门；
7.4.2）其他类型会议不定期召开。
第八条、会议的召集及设备管理：
8.1）会议的提起：
8.1.1）董事会提起或跨系统（中心）、部门的会议由综合管理部或董事会指定部门负责召集；
8.1.2）低于上述规格的会议，不需要按下述要求办理会议提起；
8.1.3）参会人员由会议主持人决定，为提高效率，非必要人员不要列入参会名单；
8.1.4）会议提请单
表一：
会议提请单
提请部门：
提请人：
时间：
主管签批：
会议主题：
会议时间：
年月日时
会议地点：
□1号内部会议室，□2号会议室，□3号会议室，□4号会议室，□外部会议室。
主持人：
记录人：
参会人员：
需要器材：
其他事项：
8.2）会议通知
8.2.1）一般会议可通过口头通知、QQ群通知、，重要会议可下达会议通知单；
但不论何种类型的会议通知均应涉及以下要素：
会议时间、地点、参会人员、会议主题、主持人；
会议通知单格式如下：
表二：
会议通知单
现决定于年月日时，在召开会议，特此通知，请携带如下资料准时出席！
1.；
2.；
3.；
4.；
会议通知回执
我已知悉会议通知内容，我将：
□准时出席；
□请假；
□授权代我出席；
签名：
年月日
会议通知单由会议召集部门填写，会议通知回执由参会人填写，送达人回收；
8.3）会议请假及授权：
8.3.1）会议请假应由请假人在会议开始前口头或书面向会议主持人请假；
8.3.2）原则上只有会议主持人有权准假；
8.3.3）与会者由于出差、休假等原因不能参加会议的，可授权本部门其他人员参会。
授权参会时须注意下列事项：
8.3.3.1）被授权者在职务级别及学识、能力方面应与会议规格及内容相适应；
8.3.3.2）被授权者在会议结束后，应及时将会议内容向授权者汇报；
8.3.3.3）被授权者参会时，原则上不替授权者做工作决定。
8.4）远程参会：
8.4.1）由于出差等原因无法在会议指定地点出席会议者，可通过即时聊天软件（如QQ）参加；
8.4.2）会议召集部门须事前与远程参会者及信息管理组沟通，以确认设备、网络的正常、有效及通畅；
8.4.3）对于行政管辖范围大、人员分散的部门，提倡通过远程会议的形式召开会议。
8.5）会议所需相关设施、设备（以下简称：
相关设备）的管理：
8.5.1）相关设备指为保障会议正常、顺利进行必须使用的设施、设备，包括但不限下列：
8.5.1.1）投影仪；
8.5.1.2）手提电脑；
8.5.1.3）激光笔；
8.5.1.4）话筒及音响系统；
8.5.1.5）讲台；
8.5.1.6）白板及白板笔；
8.5.1.7）其他。
8.5.2）相关设备的领用由会议召集部门在会议召开前备齐，若有欠缺，也应在会前确定替代方案，以保障会议的正常召开；
8.5.3）相关设备的使用应小心谨慎，遇操作困难或故障时，应及时联系专业人员排除，否则，由此造成的设备损坏追究会议召集部门、操作人员责任；
8.5.4）会议结束后，相关设备应及时、主动归还；
8.5.5）相关设备由综合管理部行政组发放和收回；
8.5.5.1）相关设备按会议重要性及申领先后顺序发放；
8.5.5.2）相关设备的收回由综合管理部行政组负责，行政组有权追究不及时、不主动归还者责任，否则，由此造成不良后果及设备损坏、丢失的，行政组承担连带责任。
第九条、会议纪律：
9.1）会议纪律由会议主持人维持：
9.1.1）主持人负责宣布会议的开始及结束，若期间休会，主持人应明确休会时长及明确再次开会的时间；
9.1.2）主持人负责会议时间的控制和会场纪律的维持；
9.1.3）主持人原则上负责会议的考勤记录，也可授权记录员或其他会议组织人员记录；
9.2）任何类型会议严禁迟到、旷会；
9.2.1）会议迟到指在会议指定时间后进入会场的行为，迟到者按公司《总部员工考勤制度》（JB-ZJB11-XZGL-01-1）中相关条款处罚；
9.2.2）旷会指未请假也不到会的行为，旷会者按公司《总部员工考勤制度》（JB-ZJB11-XZGL-01-1）中相关条款处罚；
9.3）会议考勤以公司考勤时间为准；
9.4）参会期间应尊重他人，不得在他人发言时私下交头接耳另议他事；
9.5）参会期间，将手机等调至无声状态，若有紧急工作需要处理，原则上需离开会场接听电话；
9.6）参会期间的违纪行为经主持人确认后，记入会议纪要，并按《责任追究制度》及相关管理制度予以处罚。
第十条、会议记录：
10.1）会议记录员由主持人指定；
10.2）会议记录员负责如下事项：
10.2.1）通知参会人员；
10.2.2）协助主持人做好会场记录及会议考勤管理；
10.2.3）会议相关设备、设施、用具的申领、归还及会议室的申请；
10.2.4）组织会议结束后会场的清理工作，如：
关灯、空调、门窗等；
10.2.5）记录会议决议；
10.2.6）会议纪要的分发；
10.2.7）原则上负责会议决议的催办、督办、验收等与会议决议落实相关的工作；
10.3）会议记录人一般安排在主持人座位右边，以便随时与主持人沟通决议记录情况，也便于主持人查看、纠正会议记录；
10.4）会议纪要的发放原则上按公文相关管理条款执行，发放时应注意密级规格，一般性质的可以通过邮件等方式发放，密级规格较高的原则上采用纸质文件发放；
10.5）会议纪要是开展会议工作的标志，特别是公司规定召开的工作例会等会议的会议纪要，须按相关管理制度存档备查。
第十一条、会议决议的落实：
11.1）会议纪要的格式：
表三：
会议名称：
地点：
年月日时分
记录人：
出席人：
缺席者及原因：
会场违纪人及行为描述：
序号
执行人
完成标志
完成时间
抄呈：
签发人/时：
抄送：
11.2）为保证会议决议的准确性，在会议结束前，会议记录员须宣读会议决议并及时修正。
会议决议经主持人签字后生效；
11.3）会议纪要中相关名词解释：
11.3.1）决议：
指经主持人认可的会议决定、共识，或主持人下达的命令；
11.3.2）执行人：
指会议决议的具体执行者，原则上执行者须是参会人员，执行人对会议决议的最终执行结果负责；
11.3.3）完成标志：
指执行人完成决议任务的标志性事件；
11.3.4）完成时间：
指执行人完成决议任务的具体日期、时间，必要的可精确到“时”；
11.4）会议决议纳入公司的督办体系，由会议记录员或专职督办人员及时跟进，并依据相关制度追究决议执行人过失责任。
第十二条、会议室管理：
12.1）需要提请使用公司外部会议室的，在会议《提清单》（表一）中勾选并详述具体要求，通过行政部安排；
12.2）会议室编号及说明：
12.2.1.）1号会议室：
位于总部7楼，面积约145㎡，配备双投影仪，音响设备、网络接线、主席台等会议设备，适合200人左右会议；
12.2..2）2号会议室：
位于7楼，面积约20㎡，配备55寸多媒体电视、网络接线、椭圆形会议桌等会议设备，适合10人左右的会议；
12.2..3）3号会议室：
位于8楼，面积约32㎡，配备配备55寸多媒体电视、网络接线、椭圆形会议桌等会议设备，适合10人左右的会议；
12.2..4）4号会议室：
位于9楼，面积约37㎡，配备55寸多媒体电视、网络接线、椭圆形会议桌等会议设备，适合10人左右的会议；
12.3）会议室由行政部依据会议申请的先后顺序及重要性、参会人数等与申请部门协商安排；
12.4）会议结束后，会议组织部门负责将会议场地恢复到会前状态，如：
将百叶窗、百叶门帘调至通透、摆放好桌椅、搽干净白板、关闭相关用电设备、设施等；
12.5）在会议室数量较为宽裕的情况下，可择选条件适合的会议室使用，不再另行提请，在会议室使用冲突较多时，由行政部依据上述相关条款予以协调及管理。
第十三条、责任追究：
13.1）违犯以上规定者，依其情节轻重处以相应的行政处罚并处10-100元经济处罚，涉及到资产损坏的，按《资产管理规定》及其他相关规定追究其赔偿责任。
13.2）行政部负责对各级会议工作进行规范，有权依据本制度及其他相关制度检查、追究相关部门、人员责任。
第十四条、解释部门：
本制度由行政部负责解释。
第十五条、密级及管理：
15.1）、本制度保密等级为秘密；
15.2）、电子文件由行政部存档保管；
15.3）、纸制原件文件由行政部存档保管；
15.4）、本制度可在总部办公区域内供本制度相关的公司人员借阅，严禁复印、带离公司以及任何形式的泄密行为。
第十六条、颁发及试行：
签批执行：
本制度经总经理审批，年月日起至年月日试行，试行结束若无修改，转为正式文件。
若有修改，另行颁发。
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