接待国外客户流程及细节.docx

接待国外客户流程及细节.docx

《接待国外客户流程及细节.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《接待国外客户流程及细节.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

接待国外客户流程及细节

接待xx客户技巧

客户来xx,做好接待工作是比较关键的。

但由于风俗,习惯等各方面的不同,会造成很多麻烦。

提前做好详细的资料搜集和准备是非常必要的。

1.敲定客户访问时间、航班、访问人员名单、职位、手机号码等信息，以便安排相应接待。

同客户商讨参观访问行程表,同工厂（公司接待部门）沟通,一切敲定之后,发送邮件让客户确认，同时让工厂做好接待准备。

安排酒店:

确认该客户是否需公司提供酒店。

需提供的，和客户敲定酒店星级、房间类型、房间位置及包含设施等细节，要对酒店实地查看后方可确认预定。

位置选在工厂附近或机场附近等便利之处。

不需提供的，至多根据客户要求，提供信息，协助预定。

确定后通知客户确认。

打印访问行程表,准备工厂资料和产品资料,客户所要求的资料等文件,装订。

根据客户的国籍、宗教信仰准备饮食和话题。

安排接机车辆要合理、合适。

（座数、重视度等）

制作接机牌。

客户到达当日，安排专人负责接机，必须先于客户到机场。

车上可聊:

对方对xx的了解程度,他们的禁忌等等,他们此次xx行还有什么其他安排等,刺探一些情报。

接送至酒店后,将访问行程和工厂资料等文件交给客户,敲定第二天参观访问事项,也有客户直接先去工厂参观,务必提前让工厂准备。

第二天准时至酒店接客户。

（不同国家的客户对时间的观念会有不同,我方一般提早10分钟在酒店大堂等候）

接到工厂或者办公室之后,根据行程表进行参观访问和会谈,安排专人记录会议内容。

（如果第一次接触,应安排多媒体会议室,双方可以用投影幻灯对各自的企业进行介绍）

访问结束后,准备一份小礼品送给客户,一般挑有xx特色的,比如茶叶,工艺品等。

访问以后,根据客户的意见,适当安排娱乐购物等活动,很多不发达国家的客户往往要求去购物,特别是电子产品,服装等,且对价格比较敏感。

有些客户则希望去采购xx特色的商品,如丝绸,茶叶,瓷器等等。

另外有客户想去酒吧等场所,了解附近的餐馆,酒吧,购物，娱乐场所等。

有些客户比较随意，可以安排一些xx特色的活动,比如喝茶，看戏，参观景点等等。

送客户,一般送到机场。

有些客户不喜欢麻烦人,送至酒店即可。

在飞机起飞前,给客户电话道别。

收尾:

这个工作务必做好。

客户走后,及时发邮件给客户,一是问候,二是将本次访问双方达成的共识,或者会议记录,备忘录发给客户,敦促项目的执行。

几个小点:

着装:

接机和会议时一般用正装,带客户娱乐购物时便装。

参观:

严格按照工厂的参观制度,涉及到安全,卫生,不让进去的地方就是不能进去,不然随随便便,人家会对工厂的管理等产生疑问。

饮食：

一般来说,不用太隆重,接待穆斯林,最好是鱼,虽然他们也吃xx,但是对加工的方法很讲究，推荐xx菜,xx比较好。

印度人不吃牛肉.xx最保险是西餐,大酒店自助餐一般不错.xxxx就比较好安排。

一般的接待

其实做接待也是很有技巧的。

细节上多注意下会给客人留下非常好的印象，为之后的合作添加多一份成功的把握。

首先我们先谈下一般的接待吧：

1.客人来到公司的时候，我们带他到会议室或者展厅里面就座的时候，不妨询问下：

CanIbringyousomethingtodrink?

（您想喝点什么？

）或者简单点：

coffeeortea?

（咖啡还是茶？

）一般来说，很多客人在xx的时间安排的比较紧，早餐都吃的比较仓促，有的餐厅早上没有咖啡供应，对于他们来说是很难受的。

（程度不亚于我们早上起来没有刷牙就去上班的感觉）如果在正式谈生意之前可以给他们来上杯咖啡的话，不但有助提神，而且他们会觉得很心情都会变的很好。

当然，很多xx人不喜欢速溶咖啡，就像我们也不是很多人喜欢茶包泡的茶。

如果是水的话，瓶装的矿泉水是最好的。

（老外们崇尚xx康比我们厉害的多）

2.会议室里与其放水果，不如放点小糖果（xx或者咖啡糖，小巧包装的xx也不错）。

我所接触到的xx人，基本上没有不喜欢甜食的。

在xx的饮食不习惯也导致他们比较容易有饥饿感。

这个时候。

小糖果就起了大作用了。

其实我个人就搞不懂为什么用水果盘来诱惑人。

一般的水果要吃的xx那都要辅助以工具。

但是你总不能在人家办公室削苹果吧？

3.如果他们来到的时间是下

3、4点，那么没有什么比做工精致的小蛋糕更好了举个例子，有次在展会，我陪老外在一个展位洽谈了很长时间，这个时候他们一个女孩子打包了一盒隔壁酒店做的xxxx蛋糕过来。

而我看到老外们的脸刹那间就亮了起来。

补充了“弹药”以后，剩下的生意在愉快的气氛中谈完了。

不能说蛋糕有绝对的作用，但是蛋糕所带来的好心情和对公司的好印象是绝对功不可没的。

之后我们再谈下带客户出去吃饭吧。

1.餐厅的选择：

不一定豪华，但是一定要看起来干净。

因为外出工作，身体非常重要。

要是因为拉肚子干不了活，他们的xx之行就亏大了。

2.菜式的选择：

之前一定要问：

Doyouhaveanythingthatyoudon'teat?

（有没有什么你是不吃的？

）这个问题其实是很关键的。

老外的体质跟xx人有很大的不同。

他们对很多xx都会xx。

我之前接待过4个xx工程师。

每个人都对很多种食物xx。

鸡蛋，xx，xx都不可碰。

吃了就浑身痒，严重的呼吸困难。

对面粉类xxxx听说过吗？

我的一个xx客户就是。

更离谱的是我还遇见过一个对茄子xx的人~~~~还有就是印度人，要是你听到他说他是个vegetarian（素食主义者）也别见怪，他们的宗教要求就是这样的。

对于他们，如果他没有自己带食物来xx吃，那就要给他特殊点全素的食物。

在点菜的时候要特别关照下点菜员。

而且最好不要给他们点过辣的食物。

因为他们实在是不耐xx的辣，吃点辣椒第二天就要拉肚子。

（就算他在自己国家很能吃辣也不行）

3.吃饭的餐具：

xx大餐厅一般都有刀叉，但是如果你是个小地方，不妨请xx客户吃饭的时候提前帮他们准备套刀叉带着。

因为让他们使用筷子他们会有点难堪。

尤其是第一次使用筷子，如果弄脏了衣服对于商务出行人士是非常麻烦的一件事情。

4.上菜：

上菜前要提醒下服务员，鸡要去头去脚再端上来。

鱼也尽量不要点鱼头之类的菜。

（也别点什么吃活鱼活虾）对于他们来说，看见脑袋在盘子里面是非常恐怖的事情。

5.夹菜：

由于公筷的使用也不是很普遍。

上菜的时候大家先别动筷子，让服务员先用公共的筷子把菜拨到xx客人的盘子里。

（当然事先要询问：

doyouwanttotrythis?

）然后大家再一起吃。

6.甜点：

如果有甜食，放到最后上就最合适了。

没有的话，水果盘也可以凑合。

7.饮料：

差点忘记说了。

对于大部分人来说，xx的啤酒度数比他们那边的高的多，要是饭后还有工作的话，不妨叫xx啤酒，度数低点，口感也比较适合他们。

要是你看他不喝酒，身体又比较胖的话，减肥可乐/xx怡可乐（dietcola/lightcola）就最好了。

但是饭店不一定都有。

那就要看你有没有心了~~要是啤酒也不喝可乐也不要的，就上100%纯果汁。

绝对没有错：

）但是无论什么时候都不要强迫客人喝白酒。

我们的白酒对于他们来说都是非常烈的。

如何接待客户

一心理准备：

调整好心态

平时怎么跟人说话就怎么跟他们说就行。

外商是来跟你合伙赚钱的，赚钱永远是

一。

只牢记一点，大家合作赚钱，这样心态就平和了，不卑不亢。

放松自己,做个真实的而不是装模作样的人,往往更能赢得外商的尊重，把事情办好----外商和我们一样，愿意跟一个看上去比较稳重地道，而不是一个跑前跑后、慌张亢奋的家伙做生意。

STEPONE：

心理的准备。

二行程安排

同客户商讨参观访问行程表,同工厂（公司接待部门）沟通,一切敲定之后,发送邮件货传真让客户确认,同时让工厂做好接待准备。

既然是来赚钱，而不是来旅游观光，商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。

大摆宴席以及陪他们旅游反而不一定能促成交易。

因此，事先跟外商详细商量好他的行程，但外商访厂/公司阶段的安排则最好由你自己做出,看哪些产品和车间,扬长避短,把你想展示给外商的xx充分安排进去。

可以征求外商的意见，也可以把自己设想成外商，“如果我到一个陌生国度的陌生供货厂去考察，希望看到什么？

”

实际到访的时候，严格按照行程计划来做（甚至故意严格去做也无妨），常能给外商以好印象。

---道理很简单，采购商并不讨厌古板的供货商，最怕说了不算、无明确计划的厂家。

STEPTWO：

如果可以，实现跟客人商量好行程安排，至少应该知道客人来xx的时间和班次和联系方式。

三公司信息的把握

这个前面已经说过，你首先应该对公司产品，生产流程，技术参数了解了才有可能带领客人参观。

STEPTHREE：

事前最好准备一些关于公司的英文介绍，整个生产流程的英文，省的到时候翻译出现困难。

另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。

四客人信息的打探

1、了解客户，包括客户的详细联系资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，客户此次来访的目的，主要对什么感兴趣。

还包括外商公司的股份结构，经营现状，技术水平，近三年的资产负债数字。

2．详细了解外商的谈判代表的具体情况，包括年龄，学历，爱好，身体xx康状况，他在外商公司中的位置，他在经商履历中的业绩，他对投资项目的兴奋点。

3调查客户性质：

客户来之前你就需要对客户进行一些评估，是哪国人？

是零售还是批发？

网站是什么内容？

针对于哪些产品？

区域市场在哪等等。

4了解客人的宗教问题，以方便接待。

多了解客人国家习俗，习惯和喜好，注意细节，对自己所在xx文化以及景点也尽可能多了解，对本国文化当然应该多了解，客人问及时至少也应知道一点，不要

这些都能赢得客人对你的尊敬。

不仅在工作上，在其它方面都是这样。

STEPFOUR：

了解客人公司及其本人的信息，更能达到知彼！

五准备接待材料和工作（STEPFIVE）

1参观和谈判可能用到的物品：

数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍（包括你们常用的付款方式，生产周期等），产品册子，易于携带的小样品；

色板，计算器，尺，笔记本，订书机，图册还有针对性的报价单。

记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件，作好基本的准备。

一个专门的记录本子，计算器，价格表，记录本子最好选用有活页的夹子。

过一段时间可以整理一下，但是，已经记录的不能随便扔掉，整理好备查。

2、公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌，让客人感觉其受到重视。

提前告诉前台接待有XX公司客来访，若接待能记住来访的客人名字就更好了。

3、会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。

企业演示文稿内容要美观详尽，至少包括：

企业的竞争优势，市场分析，往年的业绩

清晰的组织结构图，

客户服务流程，企业服务标准，投诉渠道，处理流程

研发队伍的实力，历史xx，开发的项目介绍，实验室的参观，负责人的资力介绍，xx证书，各种认证

4事先准备好接机牌，公司大厅接待牌，打扫公司接待谈判室，样品卡的准备，客人感兴趣的其他产品的准备。

5咖啡茶及一些小食品糖果的准备。

6客人小礼物及样品的准备。

7．提前确定与外商谈判的三个方案，最佳方案，折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。

注意：

有时候需要打印接待通知，下发给相关部门或工厂！

8对附近娱乐设施及购物休闲设施要了解。

六接机和酒店安排

1、确认时间，确认酒店，拿接待牌并提示客人，在机场迎接；车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的，比如讯问客户旅途状况，简洁xx特色或者文化特点等（STEPSIX）

2如果没有实现商量好，可以在车上问客人的行程打算，然后再具体定，一般是先把客人送到你预定的的酒店，有时候是客人自己预定。

和客户敲定酒店星级,房间（一人一间,还是shareroom,楼层