秘书资格考试实务最新Word文档格式.docx

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14、能够正确敬茶，姿势规范。

15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。

16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。

情景录象二

1、宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。

2、宴请选择的地点合适，安静。

3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。

4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主

人相间而坐。

5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。

6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。

7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。

8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。

9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。

10、谈论不适宜的话题。

如向别人打听收入。

11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。

12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。

13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。

14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。

15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。

情景录象题解答技巧小析

总体注意事项：

录象分析题以具体实际操作技能为重点，考点涉及面积广，较分散。

一、经常在录象题中出现的问题包括以下几点：

1、环境问题。

如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。

2、职业形象。

包括坐/站/走姿等/服饰等方面。

3、接待方面。

环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。

4、沟通方面。

包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。

5、接打电话和处理通话中的问题。

如方法，语言等等。

6、会议方面。

会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。

7、档案信息。

收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等

8、办公室事务管理。

库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。

此外，在书本每章节内的注意事项也是考试的知识点分布所在地。

二、其他要注意的问题：

1、选择题量很多，120道题目要求在90分钟内完成。

选择题发题型包括单项、多项、不定项、中性选择四项。

2、工作务实题主要偏重实际操作，包括某项工作的方法、内容、写作的格式等等，并且形式很灵活，如拟写一份完整的库存管理方法，以备忘录的格式，通过电子邮件发送给某某经理等。

这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运用。

3、录象分析题只要找出录象中的正确或错误的地方即可，不需要加以分析（这是近期考试的形式）。

每个级别分别都有两道录象题，每道在5-10分钟。

试卷要求找出15个正确或错误的地方即可，但是每道录象题中至少有15-20个错误和正确的地方，甚至更多。

大家都可以写下来。

秘书国考工作务实题解答方式

注意：

以下是我们例举了三道题目的解答方式为例，希望能给大家提供参考。

背景说明：

你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

一、

便条

钟苗：

江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。

谢谢

行政经理苏明

2003年11月21日

参考答案：

1、说明接待计划的三项内容：

（1）接待规格；

（2）日程安排；

（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；

（1）主要陪同人员；

（2）主要工作人员；

（3）住宿地点、标准、房间数量；

（4）宴请时间、地点、标准、人数；

（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；

（2）活动内容；

（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；

（1）工作经费；

（2）餐饮费；

（3）住宿费；

（4）交通费；

（5）参观费；

（6）其他不可预见费用。

二、

备忘录

发自：

发给：

秘书钟苗

日期：

2003.11.21

内容：

公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。

我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；

一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。

如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。

三、

一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。

为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。

1、登记：

（1）登记的含义：

登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记；

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：

卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：

（1）编码要求；

编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；

分析所有预编的信息；

选择最佳的编码方法；

确定数码的位数

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。

复习资料

第一章商务沟通

1.在见面礼仪中要注意到：

在日本，鞠躬是常见的传统礼节。

；

在欧洲各国喜欢拥抱的礼节

2.录像中可能出现用餐礼仪：

注意

3.馈赠礼仪中：

（1）与法国人交往，不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。

（2）与美国人交往，两种场合可通过赠礼①圣诞节期间②当你抵达和离开美国的时候。

（3）与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。

（4）与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。

（5）与阿拉伯人交往，不送酒。

P330

4.商务交往中，日本人不太尊重女性。

5.谈话礼仪中，

（1）避谈政治、宗教等敏感话题

（2）不要以自我为中心（3）避免询问他人穿着、饰物等价格。

（4）男士不问钱包，女士不问年龄。

6.西餐餐具中注意刀和*的使用。

P334中

7.进餐礼仪时，餐巾放在腿上。

完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。

P335

8.普通西餐的上菜顺序：

面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或者红茶。

9.吃甜点时，要用刀切开后，用*取食P336

10.第一大题：

背景：

要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。

答：

（1）做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费

（2）书上第339页上中要点的第一点。

（3）书上第339页上中要点的第二点。

（4）进行岗前培训的基本原则和要求：

①.不卑不亢：

不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。

②依法办事：

国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。

③内外有别：

指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。

④了解国际交往的基本礼仪：

即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。

P339

（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。

方法有：

（1）按身份与职务的高低排列。

（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。

P339下

11.单选：

对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。

P340上

12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。

（选择）P340中

13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。

他遵循的原则：

（1）以右为尊

（2）前高后低

14.对外宴请时要注意：

（1）环境要雅致、安静

（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书P341下）

15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；

二是不能泄密。

应预先通知接待方作好准备。

P342

16.录像中可能出现：

迎宾时秘书要到大门口去迎接；

介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍P342中

在沟通部分可能出现大题，多为小题

17.小题：

广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。

P344中

18.网络沟通的主体有：

管理者的角色转换、员工—知识拥有者、网络沟通的环境P344

19.网络沟通的环境有三个网：

企业内部的Intranet、企业的供应商间的Extranet、企业外部的InternetP344下

20.基于Internet的网络技术的公司内部网，不仅提高了企业信息服务的自动化程度，而且降低了企业管理费用。

P345

21.Intranet模式以浏览器/Web服务器和数据库服务器为核心。

22.Intranet的应用有两种形式：

发布内部文件、内部通信P345中

23.Extranet是面向公司合作伙伴、相关企业和主要客户。

Extranet通常位于防火墙之后，通常也不向大众提供公共服务信息P345下

24.选择题：

Extranet的作用是：

三点（书上第346上）

25.多选题：

网络沟通的主要形式：

四个书上第346页

26.网络沟通的原则：

主要考试前三点：

交流面对面，管理最有效；

信息传递前，深思又熟虑；

注重影响面，圈内与圈外。

P347

27.网络沟通存在的问题：

常考第一和三点：

沟通信息呈超负荷态；

纵向沟通弱化，横向沟通扩张。

P348和P349

28.人们愈来愈青睐电子邮件和电子公告板P349上第四行

第二章办公环境的管理

1.办公布局：

开放式办公室的优点：

易于沟通，便于交流；

缺点：

房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人；

封闭式办公室的优点：

易于保证工作的机密性（把书第353页上表格看一下）

2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。

P352

3.预防紧急情况的措施有：

主要是第二点和第六点（P354）其中，第二点可能考选择题；

第六点在录像中可能出现

4.发生事故时，秘书要填写《事故情况记录表》；

如果事故中有人受伤，则涉及到的每个人都要填写一张《工伤情况报告表》，里面的主要信息要有：

完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。

注意一定不要有伤情鉴定医生。

5.第二题：

改进日常办公事务工作流程的方案。

改进日常办公事务工作流程的基本思路是：

合并和精简。

认识到存在的问题后，提出如下改进建议。

书上第356页的表格，把大标题写上，然后在自己添写一些话，是句子完整通顺。

然后再答第357页注意事项中：

（1）流程应由职权明确的专人来负责

（2）要考虑客户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合（3）流程本身要有不断改善的空间和弹性。

6.选择题：

文稿审定的步骤：

（1）文秘人员打印文件，首先应浏览一遍文稿。

（2）校对人员应认真校对。

（3）章监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。

P358上

7.选择题：

文稿审核的内涵：

法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核P358

8.选择办公设备和易耗品供应商时要比较：

（1）价格和费用，如批量购买，节日削价或将其指定惟一的办公用品供货商，但注意一定不要处理的产品

（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可*性要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致P359

9.第三题：

作为秘书，你如何做到对办公用品的控制和监督？

第一：

要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。

其中最大库存量是（定义，在书上第360页中间），最小库存量是（定义，在书上第360页），再订货量是：

（定义，在书上第360页）

第二：

加强对办公设备和耗材的库存管理和监督，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。

（P261）进货卡即记录所有接收信息；

出货卡即是申请领用单，记录发放物品的数量；

库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库存物品的实际数量。

（P260）

第三：

最后（书上第360页下）①检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况②定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量③检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗。

10.小题：

租用或租借合同无法提前终止，否则可能是昂贵的.P361

11.办公用品的采购，①由购买货物的人填写《购买申请表》，经部门领导批准后交给采购人员。

并复制一份给会计部门。

②采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库③会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，要做到三单一致，经财务主管签字，支付款额或支票。

P362

12.做时间表应按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序。

（P363中）并指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人

13.行动计划的内容：

书上第364页第一、二、三、四点

14.现代企业管理要求工作的时效性。

制定承办周期的内容和期限要考虑：

（1）时间期限

（2）确定多长的时间期限做标准适宜，包括能体现组织的形象。

P365中

15.承办周期是企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定。

P365下

第三章常用事务文书的拟写

1.选择题：

市场调查报告的特点：

其一是针对性；

其二是真实性；

其三是时效性。

P367中

2.市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。

P367

3.市场调查报告的主体由三部分：

书上第368页下

4.市场调查报告最重要的是实事求是。

P369中

5.计划的概念。

是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书p369

6.计划的特点：

其二是预见性。

P369

7.从书上第371页下计划的结构与写法开始看到第372页的注意事项。

看后，第四题题目就是根据背景写一篇计划书。

北京的粗略意思是：

单位要开展一项学习太极神功的活动，学习完后举行比赛，以次写一个计划。

（注明：

背景是老师举的例子，未必是考题）

仔细看一下书上第370页，例文分析2

8.总结的类型;

按内容分，由学习总结、工作总结等；

按性质和作用分，由综合性总结、专题性总结等。

（选择题）P372

9.总结的结构中主体包括的内容：

成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等

10.选择题：

主体由过程式、经验式等多种形式。

P374

11.在总结中的注意事项：

第一、二、三、四点P374

12.述职报告的特点是：

一是个人性；

二是真实性；

三是通俗性。

P375

13.重点：

招标书。

招标书由多种类型：

企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书。

P376下

14.第五题：

可能是公文写作题：

招标书因此一定要好好看一下招标书的结构和写法看一下第377页的招标书例文

15.第六题：

可能是请柬写作题参见第191页请柬的格式与写法

16.投标书也称为“标函”，它的特点是：

针对性、求实性和合约性。

P378

关于投标书的结构和写法同学看一下即可。

第四章会议与商务活动

1.会议前我们应该做好哪些方面？

（1）确定会议的议题

（2）确定会议的议程（3）确定会议时间、会期（4）确定经费预算和餐饮安排P382

2.确定会议主题的主要方法：

一是要有切实的依据；

二是必须要结合本单位的事迹；

三是要有明确的目的。

议题是对会议主题的细化P382

3.会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。

P382下

4.开远程会议，预算我们应重点考虑：

邮电通信费用，电话和电视费用

5.选择题：

三方或三方以上参加会议的桌子药用：

A.长方形桌子B.圆桌性C..马蹄形桌子D.正方形桌子答案：

BD

在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列？

答案：

报告会、表彰会、联席会P385中

7.远程会议的优点：

节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录P385

8.第七题：

秘书如何做好会议协调？

在总协调中，先要准备工作协调，即答书上第387页上面的表格，然后再添加两列，一列的标题是：

不完成，存在问题；

另一列的标题是：

落实日期

在组织工作协调中，秘书要引导会议进程，秘书发言

（1）着装要得体，注意表情

（2）在时机成熟时，适时引导（3）发言时要与领导导向相同。

秘书还应做到在会上认真倾听，最大限度地给予鼓励，在会上要尊重他人意见，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。

9.决定会议效果的因素：

书上第388页下第二点、第三点、第四点和第五点。

10.导致会议承销不高的主要方面：

P389中，看一下即可，了解

11.第八题：

某公司开业。

请你做好开业典礼的前期准备

书上第392页到393页，一共9个点。

其中在第四点，阐述来宾邀请的人士包括上级领导，社会名流，新闻界人士和同行业代表。

第六点中，开业现场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。

第九点中，向来宾赠送的礼品时，应选择有宣传性、荣誉性和独特性的礼品。

典礼的程序包括：

1——7点（书上第394页），其中第五点，详细阐述揭幕人要由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成，揭去盖在牌匾上的红布，宣告企业的正式成立

以上用自己的语言组织一下。

即为答案

12.信息发布会的主题大致有两类：

（1）说明性主题

（2）解释性主题P395

13.选择：

信息发布会的时间选择要注意：

（1）避开节日与假日

（2）避免与重大社会活动相冲突（3）防止与新闻界的宣传报道重点撞车P395下

14.选择：

确定信息发布会的地点要考虑：

（1）本单位所在地

（2）事件发生地（3）当地著名的宾馆、会议厅等P395下

15.信息发布会的主宾是新闻记者广告公司、客户、同行业是受邀请的对象P396上

17.信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。

P396

18.选择：

图片、实物、模型、录像、光碟等也是新闻发布会准备的材料。

P396中

19.信息发布会上要注意：

（1）讲话重点突出

（2）各发言人口径统一（3）对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼p397

第五章信息与档案

多为选择题，这部分也可能出现大题（可能在档案与沟通中选择一个）

1.多选：

信息开发的主要形式：

P401下

2.剪报的优点：

成本低，获得的信息量多不足的是：

缺乏时效性、可*性P402上

3.信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。

P402中

4.文摘的类型：

指示性文摘（适用于信息篇幅长河内容复杂的情况）和报道性文摘P402

5.多选题：

信息编写的类型：

5点书上第403页下面

6.信息开发的方法：

主要注意第三点（纵深发）和第四点（连横法）P404中

7.仔细看书上第405页信息开发的类型，一次信息的形式有剪报、外文文献的编译等；

二次信息的形式有目录、索引、文摘和简介等；

三次信息提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息，其形式有：

简讯、综述、述评、调查报告等P405中其考察方式是：

从中抽出4个，让你选择哪些是一次信息？

二次信息？

三次信息？

8.信息开发技巧：

抓住热点、针对难点、找准亮点、超前预测、突出特色P405中

9.信息利用中要使用跟踪卡，跟踪卡的定义。

P406中

10.信息咨询服务的表现形式：

报刊索引服务、信息线索咨询服务、统计资料的咨询服务。

P407考题形式：

在给出别的一个，构成四个选项

11.信息反馈的形式：

正反馈和负反馈，前反馈和后反馈四选题P408

了解前反馈的定义：

在信息发出之前，向信息发出者表示的要求和愿望如来自基层和群众中的建议和呼声等后反馈的定义：

信息在发出后，信息接受者对信息做出的反应P408

12.信息反馈的特点：

针对性、及时性和连续性P409中

13.选择题：

开展档案利用的方式和途径有：

（1）开设阅览室

（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）出具档案证明P411

14.开架阅览的做法是：

（1）科技档案副本

（2）非密的或密级较低的（3）编制“科技档案检索图表”选择题P411

15.档案外借的制度：

（1）办审批手续

（2）外借期限不易过长（3）数量要有所限制（4