第十五章 秘书工作职责标准11页Word文档格式.docx

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三、对外联络

领导不可能也毋需事必躬亲。

很多事都要靠秘书去联络。

如领导与领导之间，领导与其他秘书人员之间，领导与机关之间，领导与本系统内、外单位之间，都应当有广泛的联系，需要广交朋友，不能做孤家寡人。

自己去跑是一个途径，但更多的则需秘书作桥梁。

四、了解情况

秘书应是领导的情况采集器。

了解情况的渠道有看文件、听会、听汇报、交朋友或者收集各种信息，另外就是搞调查。

秘书要成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源。

五、起草文稿

一般来讲，领导的讲话稿应当自己来写或组织专门人员起草，但秘书并不是无事可做。

如事先参与研究讨论酝酿提纲，这就是很重要的事情。

形成思想后，有的比较正式的讲话，要形成文字；

还有，就是领导讲完之后整理成文，或者对别人整理的东西进行加工核准，形成一个比较准确的材料。

六、参谋咨询

秘书知道的事情很多，除个别绝密亲启件外，领导知道的，秘书大多知道。

所以说秘书有条件发挥参谋咨询作用，但要把握好分寸，不要把自己的观点强加给领导。

七、把关堵漏

在工作中，领导往往抓一些大方面，小的方面就要秘书来把关堵漏。

比如有时候情况比较紧急，领导批评人过头了，秘书就要起缓冲、安慰作用；

领导讲话讲得不全或者不准确，秘书就要将其补齐、补全、补准，总之，就是要把事情做得尽可能完善。

八、处理事务

秘书有很多事务性的事要做，比如接待客人，拆阅书信以及领东西、看病等。

某种程度上，秘书要起管家的作用。

第二节秘书的工作原则

一、准确原则

秘书是领导的助手，秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作，文秘工作是领导工作的重要组成部分，而领导工作总带全局性和广泛性，可以说，秘书工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性，保证了领导工作的正常运转。

且不说中央和省市机关，即使作出一项决定也常常涉及数十人的问题。

有时一字之差便造成严重后果，正是“差之毫厘，失之千里”。

如果差错出在关键之处，影响就更大了。

因此，文秘工作必须有认真的态度，过细的作风。

准确性的要求是：

办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；

切忌丢三忘四、粗枝大叶、马马虎虎、心中无数。

二、迅速原则

秘书工作的迅速原则是由秘书工作的特点决定的。

秘书处理工作的快慢、效率的高低，往往直接影响领导工作的进展，关系到整个工作机器的运转。

有时会因为办事不及时，丧失良机，贻误大事，甚至造成严重后果。

迅速的要求是工作及时、高效，尽可能缩短办文办事时限。

文书处理工作提高效率的出路，一是要作风过硬，切忌拖拖拉拉，疲疲沓沓，松散懈怠，拖泥带水；

二是改变工作手段，实行办公自动化，利用电脑等现代化技术办理一些能办的事情，例如屏幕编辑、电话传真、检索资料等等。

三、求实原则

求实是一切工作的准则，秘书工作是为领导决策提供依据的，尤其应该实事求是，否则就可能造成领导工作的失误。

秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能脱离社会实际情况，而且更不能为了个人或小团体的利益弄虚作假。

求实的要求是：

一是一，二是二，不夸大，不缩小，老老实实，实实在在；

切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报情况，夹杂个人情感，报喜不报忧，甚至不惜捏造事实等。

四、保密原则

秘书部门是机要部门。

各级秘书人员，经常接触领导和一些重要文件，参加一些重要会议，了解一些重要机密，因而即使在基层单位，秘书和秘书部门都可能掌握一些机密大事或其他属于不公开的事宜。

因此，保密不仅是文秘工作必须遵守的准则，同时也是秘书部门的一项职责。

保密的要求是：

一是在工作中采取措施保证文件、资料的安全，如在包装、运转、拆封、知密范围和传达中制定安全措施；

二是秘书人员要保证自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏，提高警惕，严守纪律；

切忌麻痹大意，掉以轻心，或为了炫耀而“露一手，吹几句”。

第三节秘书工作的特点

一、辅助性

“辅助性”是与“主导性”相对而言的。

从管理系统看，领导处于主导地位，属于决策管理中心；

秘书机构处于附属地位，是直接协助决策管理中心的辅助机构。

也就是说，新时期的秘书机构不能脱离领导而独立存在，秘书工作具有辅助性（有人称“从属性”）。

它表现在：

其一，所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就要扩大或延伸到哪里；

其二，现代秘书人员能参加领导成员的各种会议并共同研究问题，能提出各种解决问题的方案，但只有发言权而无表决权，更无决定权；

其三，现代秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其是。

秘书工作的辅助性，是指与领导站在同一层次上提供全面性的辅助。

虽然秘书与领导的职位不同，但在辅助时不是站在上一级层次或下一级层次上，而是与领导处于同一层面上。

辅助领导的职能不限于秘书机构，如职能机构经常向领导提供资料和建议，但它们多限于该部门的业务范围；

而秘书机构的辅助，则要立足于本单位的全局，要在强烈的战略意识指导下，想领导之所想，急领导之所急，提供全方位、全过程的辅助。

二、被动性

秘书工作的被动性，是由秘书工作的从属性特点和服务宗旨所决定的，也是一个客观存在。

秘书工作总是围绕着领导工作的需要而进行，很少能完全按照自己的意愿安排工作，因而常常处于被动的地位。

虽然在有的情况下，秘书人员也能主动做一些事情，主动提出一些建议，主动安排一些工作，但是从总的来讲，秘书工作是被动的。

在多数情况下，秘书人员无法事先计划下一个月或下一年度要处理多少问题，办多少事情，做多少工作，这要根据领导机关和领导同志的工作需要来确定，事情来了就办，没有时就可以干别的。

无论有事没事，秘书人员都应时刻坚守岗位，准备执行任务。

三、综合性

秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的。

如前所述，现代秘书机构属综合性机构，它不像业务部门那样各司其职，各负其责，分管某个方面的工作，但要对各部门工作有所了解，协调其间的关系，将其联系成一个有机的整体，并对整个单位或整个企业工作负责。

这就需要站在全局性的立场上，时时处处用综合的眼光观察和思考问题，具备较强的综合能力。

现代秘书机构作为沟通上下左右的部门，上情下达，下情上达，内外疏通，各方平衡，离不开它；

管理的、经济的、科学文化的，各项工作离不开它。

要把这些工作做得好，做得快，同样要统筹规划，综合处理。

四、机密性

秘书工作是为各级领导服务的，它是各级领导的参谋和助手，经常参与研究各种机密问题，又负责各种机密文件的起草和保管工作，因而秘书工作具有高度的机密性。

由于工作需要，秘书常常比其他工作人员早知道一些上级的意图，在这些方针政策以及意图没向全体人员公布之前（包括酝酿制定过程）属于机密；

由于工作需要，秘书工作人员往往了解工作中的重要情况，各种统计数字以及人事调动等情况，也都是机密；

因为参加一些重要会议，了解到领导集体在讨论问题中的一些不同观点与未定事项；

因为起草文件，必然会接触到上级颁发的各种不同密级的文电资料，了解到有关不宜公开的情况材料；

而秘书经手的机关公文，本身大多数也有其特定的对象，一定的阅读、处理范围，即有一定的机密性。

所有这些，秘书人员都应当严守机密，严格执行国家有关保密制度，对不应公开的情况守口如瓶，对内部研究的问题如领导中的不同意见不私下散布，引用文件要适用密级把文件的保密把关作为一个必要的手续过程，以免漫不经心造成差错。

五、事务性

秘书是办事的，事务工作的量很大，而且各项工作内容都非常具体。

收发登记，起草文书，打印校对，接听电话，迎来送往，派车买票，安排食宿，都得一件一件去办，而办事又总与“细”、“繁”、“杂”、“忙”连在一起。

秘书人员工作辛苦，与其事务性分不开。

秘书人员要认识到只有搞好事务工作，部门内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使部门职能正常发挥，立于不败之地；

只有搞好事务工作，才能使单位领导人从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效地进行领导。

因此，现代秘书人员要充分认识事务性的意义，不畏繁杂，不嫌琐碎，踏踏实实地做好每件不显眼的工作。

第四节秘书工作的作用

一、领导助手的作用

秘书工作之所以重要，是因为它直接为领导服务，直接关系和影响着领导的工作，起着领导助手的作用。

这是秘书工作的本性，任何地方、任何时候都不会改变。

二、领导参谋的作用

在实现秘书工作的四个转变中，第一个转变是，从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策，这就要求秘书首先要注意发挥参谋作用。

给领导当参谋，是领导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的高要求。

参谋作用体现在秘书工作各个方面，如帮助领导安排好工作布局；

为一定时期的重点工作、重要会议和活动制定措施、步骤，供领导考虑；

文件来了不是原封不动送交领导，充当二传手，而是事先经过研究，提出参考意见（最好提出两种以上供领导选择）；

对要办的事，除根据了解到的情况确定应怎么办外，还可设计几种做法，估量带来怎样的效果，然后请领导定夺。

三、沟通上下、协调左右的枢纽作用

从中央到地方，任何一个部门或单位，都设有一定数量的、职责分明的机构，其级别不同，既互相联系又具一定的独立性，形成一个复杂的网络。

秘书机构在这个网络中处于中心位置，起着枢纽作用。

秘书工作的枢纽作用，从纵向上，是做好承上启下、上传下达工作。

秘书机构掌握着大量的、各种各样的信息，上级的精神通过这里传达下去，基层的动向通过这里反馈上来。

从横向上，是做好单位各职能部门的协调、平衡工作。

所以有的书说：

“秘书部门是来自上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地，是领导工作指挥、联络系统的开关，是协调上下、沟通左右联系的桥梁”。

秘书工作的枢纽作用能否充分发挥，关键在于是否实行科学管理，是否理顺各种关系。

这项任务十分繁重，须花大力气才能做好。

四、协助领导进行信息反馈的耳目作用

耳目作用的原意是把看到、听到的情况及时向领导反映。

当然，这还不够，还应包括主动开展工作，把领导的意图传达出去，进行信息反馈。

做领导者的耳目，就要调查研究，搜集信息。

其信息来源主要有两方面，一是来自下面的实际工作情况和动态反映，二是来自上级的指示精神和外地区、外单位的经验。

秘书机构除要获取准确、及时、全面的信息外，还要经过认真的综合处理，提取有价值的信息。

也就是说，掌握的信息面要广、量要大，但反映给领导的则要少、要精，信息不在于字多字少，话多话少，而在于是否抓到了点子上。

只要抓到了点子上，就有助于领导作出决策。

领导作出决策后，秘书还要在贯彻、落实决策过程中，将执行的情况、成绩、经验以及存在的问题及时向领导反馈，充当领导的耳目。

信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的，秘书工作的任务就是要组织和完成这种循环。

五、领导机关的门面作用

秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。

说它是“关口”，是因为文件、信息的上承下达都要经过这里传递和输送，它要把文字关、用印关、保密关等好些关。

说它是“窗口”，是因为内外联系，来信来访，各方商洽工作，大都由秘书机构出面办理，人们往往把它们看成是代表领导的。

因此，秘书机构和秘书人员的形象如何，影响很大。

有人反映某些单位官僚主义严重。

这与所接触的人的作风有关，而这个“接触人”往往是秘书人员。

他们有的年龄不大口气倒很大，无怪乎被人说“领导好见，秘书难搪”。

因此，秘书人员一定起好门面作用。

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