商务会议策划方案Word下载.docx

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　　12.其他应当说明的事项。

　　（三）会议总体方案的结构与写法

　　1.标题。

　　写明会议的全称和策划书或方案（预案），如““秘书工作”国际学术会议筹备（总体）方案”。

　　“总体”二字也可以不写。

　　2.主送机关。

　　直接上报上级机关，应当写明上级机关的名称。

　　以请示的附件上报的，可不写主送机关。

　　3.正文。

　　正文部分应当逐项载明总体方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。

　　开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。

　　表述有两种方法：

一种是详述法，详细表述各项具体安排。

　　另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划作原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。

　　直接上报请求批准的方案，结尾处要写“以上方案请审批”等字样。

　　正文写作要做到总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调。

　　4.附件。

　　如有附件，在正文下方写明附件的名称和序号。

　　5.落款。

　　署制定机构名称。

　　经审批下发执行的总体方案也可署审批机关的名称。

　　6.成文时间。

　　写正式提交的日期。

　　二、会议开幕式方案

（一）会议开幕式方案的含义

　　开幕式是宣布各种会议活动正式开始的具有象征性和标志性的仪式。

　　会议开幕式方案是对开幕式的各项安排进行策划的文案。

（二）会议开幕式方案的基本内容

　　1.开幕式的名称、时间、地点。

　　2.主办单位。

　　3.参加范围。

　　包括上级机关的领导人，会议活动的承办单位、协办单位、赞助单位的领导或代表，东道主以及与会议活动有关的机关、企事业单位的领导或代表，有关国家、地区、组织的代表（如有关国家的使节、领事、参赞等），群众代表，有关新闻单位。

　　4.主持人、致辞人和剪彩人的身份和姓名。

　　开幕式通常由主办方主持。

　　主持人应当有一定的身份。

　　联合主办的会议可采取共同主持的形式，各方主持人身份应大体相当。

　　致开幕词人的身份一般应当高于主持人。

　　仪式较为简单的，可由主持人直接致开幕词;

也可以先由主办单位的领导发表主旨讲话或欢迎词，然后由来宾代表先后致辞。

　　来宾代表致辞的顺序按身份高低安排。

　　最后请在场身份的人士宣布：

“我宣布，“秘书工作”活动开幕”。

　　联合主办的活动，也可用共同剪彩的形式代替致开幕词。

　　剪彩人应当是主办单位出席开幕式身份的人士，也可安排上级领导、协办单位领导与主办单位领导共同剪彩。

　　5.开幕式的形式。

　　开幕式的形式主要有两类，一类是以致辞为主的形式;

另一类是文艺晚会的形式。

　　6.邀请方式。

　　凡外单位的领导和代表应当书面邀请。

　　书面邀请分为请柬、邀请信。

　　请柬用于邀请重要来宾，邀请信用于一般的列席对象或较为特殊的对象。

　　7.现场布置和物品准备。

　　如主席台、会标、国旗、花卉、彩旗、标语、剪彩工具、扩音设备等，有的还安排文艺表演。

　　8.接待。

　　如签到、为来宾佩带胸花、赠送礼品、留言题词等。

　　9.开幕式、闭幕式程序。

　　如介绍出席开幕式的领导人和主要来宾、致开幕词、升国旗和会旗、奏国歌或会歌、代表致词、剪彩、参观、植树纪念、颁奖、文艺体育表演等活动。

　　10.接待任务分工。

　　必要时可设立专门的接待工作机构。

　　11.经费安排。

　　（三）开幕式方案的结构和写法

　　写明开幕式的名称和文种（策划书、方案）

　　直接上报上级审批的开幕式方案，应当写明主送机关。

　　以请示的附件上报的，不必写主送机关。

　　开头先阐明举行开幕式的目的意义，指导思想，然后用列小标题的方式逐项说明方案的各项内容。

　　全篇要突出主题，层次分明，每个创意点要说明意义和效果。

　　直接上报请求批准的方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

　　4.落款。

　　写提交方案的机构名称。

　　5.成文时间。

　　三、会议闭幕式方案

（一）会议闭幕式方案的含义

　　会议闭幕式是宣布各种会议活动结束的具有象征性和标志性的仪式。

　　会议闭幕式方案是对开幕式的各项安排进行策划的文案。

（二）会议闭幕式方案的基本内容

　　1.闭幕式的名称、时间、地点。

　　4.主持人、致辞人的身份和姓名。

　　闭幕式通常由主办方主持。

　　致闭幕词人的身份一般应当高于主持人。

　　5.闭幕式的形式。

　　9.闭幕式程序。

　　如介绍出席闭幕式的领导人和主要来宾、致闭幕词、降会旗、会旗交接、党的代表大会唱国际歌等。

　　有的闭幕式还安排文艺体育表演等活动。

　　10.闭幕式各项接待任务的分工。

　　（三）闭幕式方案的结构和写法

　　写明闭幕式的名称和文种（策划书、方案）

　　直接上报审批的开幕式方案，应当写审批机关。

　　作为请示的`附件上报时，不必写主送机关。

　　开头阐明举行开幕式的目的意义，指导思想;

然后进入方案的具体安排。

　　直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

　　四、会议接待方案

（一）会议接待方案的含义

　　会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

（二）会议接待方案的基本内容

　　1.接待对象和接待缘由。

　　会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。

　　每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。

　　同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

　　2.接待方针。

　　接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。

　　接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

　　3.接待规格。

　　包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

　　4.接待内容。

　　包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

　　5.接待日程。

　　写明各项接待活动的日程安排。

　　6.接待责任。

　　写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。

　　如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

　　7.接待经费。

　　写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。

　　对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

　　（三）会议接待方案的结构和写法

　　由会议活动名称+“接待方案”组成。

　　接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。

　　如以请示的附件上报，则不必写主送机关。

　　逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。

　　开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义;

主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费;

直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

　　署提交接待方案的部门名称。

　　如果文案是由具体承办人员拟写的，由拟写人员具名。

　　写明提交的具体日期。

　　会议筹备方案包括：

　　①确定会议名称。

　　②确定议题。

　　③确定与会人员。

　　④确定时间地点。

　　⑤确定会议通知内容。

　　⑥会议通知跟进落实程序与要求。

　　⑦会场布置要求。

　　⑧会议文件资料种类、内容、要求。

　　⑨会议设备和用品种类、要求。

　　⑩会议后勤安排。

　　会议记录安排。

　　会场服务安排。

　　会议预算安排。

　　议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。

　　其他注意事项。

　　商务会议策划方案4

　　一、会议预算

　　商务会议的预算不是一个概念。

通常而言，会议预算包括以下几个方面:

　　1、会议室/厅费用

　　具体可细分为:

（1）、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

（2）、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。

另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

　　（3）、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。

如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

　　（4）、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

　　对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

　　2、交通费用

　　交通费用可以细分为:

（1）、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

（2）、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

　　（3）、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

　　3、住宿费用

　　住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。

对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。

找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

　　正常的住宿费除与酒店标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。

会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

　　4、餐饮费用

　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

（1）、早餐

　　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

（2）、中餐及午餐

　　中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。

如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

　　（3）、酒水及服务费

　　通常，如果在高酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。

在高酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

　　（4）、会场茶歇

　　此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。

通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

　　（5）、联谊酒会/舞会

　　事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。

但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

　　5、视听设备

　　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。

如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括:

　　设备本身的租赁费用，通常按天计算

　　设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

　　音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

　　6、杂费

　　杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

　　二、参会者的安排

　　邀请

　　不管什么样的会议，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。

作为主办者，邀请的方式非常重要。

通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

　　信息发布——从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。

通常信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会议的期望。

　　回执——对于主办者来说，回执是对商务会议企划活动成功与否的判定标志之一。

回执收到后，通常需要统计（在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等）、确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。

回执需要注意的是，如果会议课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会议的有序安排会起到很大帮助。

　　确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。

同时发出的应该还有会议的确切地点、时间、议程、签到程序及会议注意事项等。

　　如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。

但如果是大型商务会议，那么签到就是一项复杂的工作。

　　通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议须知、会议详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。

如果可能，尽量使用计算机作签到。

一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会议参与人员抵达时间合理分配。

　　如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

　　餐饮安排

　　一般而言，会议通常统一安排餐饮。

餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。

类别有中式、西式及清真系列。

　　统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。

围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。

围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:

开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。

如果就餐者无法按时集合就餐，可采取哪桌够人数哪桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

　　三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。

　　时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。

注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

　　整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。

比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。

流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

　　四、活动策划、确定活动主题。

　　活动策划主要包括如下内容:

　　1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。

实际上，尽管商务会议属于正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。

在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。

　　2、确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个会议的规格与规模，进而影响会议的各个因素。

比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。

因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。

　　五、拟定活动策划案和具体操作方案。

　　活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。

一般来说，会议核心成员才提供。

　　具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。

一般会议人员人手一份。

　　六、现场控制

　　现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面:

首先是预防变数的发生。

比如平时做一些培训，事前做一些排练。

从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。

应该重点重视这些方面;

其次，要在事前准备好备选方案;

再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

　　对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。

对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

　　在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的“重心”上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。

另外一个重要因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他（她）对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

　　在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。

　　整个会议应有正式的结尾。

如果发布会安排在晚餐或午餐前结束，则应该有酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。

　　七、其他

　　秘书服务

　　所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。

这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。

如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。

代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

　　车辆调度

　　重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。

通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。

对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。

因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

　　礼仪与迎送

　　对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。

礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。

　　值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。

　　各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

　　秩序维护

　　对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。

小型会议（特别是企业或者）的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很