试论秘书的参谋作用Word文档格式.docx

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当前，我们正处于世纪之交的重要历史时刻。

秘书工作要适应新的刑势，为领导提供扎实有效的服务，秘书工作的参谋作用要紧紧围绕领导的基本职能全面地发挥，领导的过程，就是制定决策并实施决策的过程，在发现问题、确定目标、分析矛盾、制定方案、综合评价、方案选优、计划实施、组织力量、落实责任、督促检查、信息反馈、追踪决策等等方面。

秘书工作要针对改革开放的新情况、新特点、审时度势、努力为领导出谋划策、或抛砖引玉。

秘书要熟悉情况、多用商量的口气说话，给领导留有余地、用委婉的方式提意见便于领导接受，才能做好参谋咨询工作。

关键词：

制定方案、出谋划策、提意见、参谋咨询

目录

前言1

1秘书的参谋含义1

1.1秘书的参谋的含义1

1.2秘书的参谋作用2

2秘书做好参谋咨询的方法2

2.1参谋咨询的方法2

2.2秘书还要在“正”“敢”“媚”“辩”字上下功夫3

3秘书如何做好决策的参谋4

3.1做好决策的参谋4

3.2提出决策的方案 

5

结束语7

参考文献8

前言

秘书的参谋活动，是以秘书部门和秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者的对象，以辅助领导正确决策为目标，以秘书事务为中介，以出谋划策为手段，影响领导者决策行为的过程。

秘书的参谋活动是客观存在的，即不能否定也不能夸大，正确认识秘书的活动，对辅助领导做出正确的决策和提高秘书的素质有着十分重要的意义。

一位称职的秘书必须具有调研、反馈信息、督促检查、协调等职能。

还要熟悉情况、多用商量的口气说话，给领导留余地、用委婉的方式提意见，便于领导接受、提出方案供领导选择才能做好秘书参谋咨询工作。

其中参谋是最重要的，也可以这样说：

参谋是秘书比较重要的职能和任务，做不好参谋工作，就会降低秘书人员的地位，做好参谋工作即迎合了现代组织管理体系的管理，也是秘书自身素质发展的必然，更是领导活动效率和效益的可靠保证。

因此，秘书只有跟据时代要求不断完善自我，努力提高素质，充分发挥参谋职能作用，才能真正成为一名优秀的秘书。

1秘书的参谋含义

1.1秘书的参谋的含义

当前，我们正处于世纪之交的重要历史时刻，秘书工作要适应新的形势为领导提供扎实有效的服务。

秘书工作的参谋作用要紧紧围绕领导的基本职能全面地发挥，领导的过程。

就是制定决策的过程，在发现问题、确定目标、分析矛盾、制定方案、综合评价、方案选优、计划实施、组织力量、落实责任、督促检查、信息反馈、追踪决策等等方面。

秘书工作要针对改革开放的新情况、新特点、审时度势，努力为领导出谋划策、或抛砖引玉。

秘书要熟悉情况、多用商量的口气说话，给领导留余地、用委婉的方式提意见，便于领导接受，才能做好参谋咨询工作。

秘书部门在综合处理信息、辅助决策、督促检查、调查研究、处理信访，以及办文办公办事等大量日常事务中，有着广泛的发挥参谋职能的空间，而领导者对秘书部门及秘书的近身综合性参谋职能的空间，而领导对秘书部门及秘书的近身综合性参谋辅助，又是不可缺少的。

作秘书经常协助领导或者提建议，参与决策的过程，作为秘书，要谨慎进言和当好“参谋”，秘书给领导出主意时，应着眼于事关全局大事，着眼于“牵一发而动全身”的工作，做好调查研究，广泛收集信息、总结经验，尽早给领导提出正确的建议、协助决策，就会得到领导的肯定。

1.2秘书的参谋作用

秘书部门的参谋作用体现在多方面。

如为领导出主意、想办法、协助领导安排好一个时期的工作布局，做好信息调研和督查工作积极主动地办文、办事，同各地部门加强联系、协调力量，共同为领导机关、领导同志服务。

“参谋”是一种为决策出谋划策的软科学，带动全局性的参谋活动，运用信息论、控制论、系统论经过各系统工程组成的“技术科学”，重大的参谋工程，需要多域的专家共同完成。

例如，国民经济的宏观调控，三峡大坝的设计施工等。

而党政机关的秘书，则一般是通过才型和文字型的，而很少是某一专业领域的专家；

他们肯能是秘书专家，懂得经济的专家未必是金融、水利、土壤、考古等专业领域的专家。

所以，秘书部门的参谋作用是有限的参谋作用，是联系领导与各方面专家的‘中介性’的参谋作用。

是建立在秘书信息基础上的为领导“出谋划策”性的参谋作用。

秘书的参谋作用还有个重要的个性特点，就是它通常不具有参谋的独立性，它的基本参谋趋向是如何贯彻意图，完成领导决定的任务，这同国外的某些智囊团可以专同领导唱“对台戏”不同。

2秘书做好参谋咨询的方法

2.1参谋咨询的方法

秘书参谋咨询工作具体现在两个方面；

一方面是领导提供情况和资料，领导进行决策或确定各种方针政策时，需要从实际情况出发，掌握大量的有关材料。

秘书应通过处理文件、办理来信、接待来访将了解的情况向领导汇报，作为决策时的一个依据。

另一方面是领导出主意、想办法、领导作决策，秘书可根据自己掌握的情况提出意见、想办法、供领导参考。

例如，下级向领导递请示报告，希望某问题能获得解决。

此时，秘书不应仅仅将这份请示送交领导就完事了，还应了解情况，提出解决问题的办法，给领导批示时参考，即使领导未采纳，也是尽了参谋之责。

由于秘书与领导是下级上级的关系，是“配角”服务于“主角”的关系。

因而要求秘书当参谋被咨询时，需格外注意语言艺术，要做到即能进言，又不失自己的身份，为此，需做必要的准备和采用恰当的方式。

（1）熟悉情况 

熟悉情况，是做好参谋咨询工作的前提，无论是提供信息，还是提建议，秘书都必须对有关情况了如指掌，对问题的判断成竹在胸，以便为领导提供系列化服务。

大至方针政策的制定，小至每一项具体活动的安排，秘书都可起参谋咨询作用，如果把参谋咨询工作视为输出，那么，在此之前，秘书必须输入。

（2）多用商量的口气说话，给领导留余地 

向领导提建议、摆看法、为不造成“强加于人”的错觉，可采用问句的形式，商讨的语气。

如：

“这样行不行”？

“能否这样”？

“是不是这么办”？

这样即表明了自己的看好，又表明是在同领导商量，尊重领导的意见。

比如，上级来电话通知召开局长会议，研究某方面工作，请一位主管这方面工作的副局长参加；

“接部里电话，某月某日召开某某会议，要求主管副局长参加，您能去吗？

”这里，秘书似乎在传达指示，实际上也是在安排领导的活动，采用问句，能给对方思考、回旋的余地。

（3）用委婉的方式提意见，便于领导接受 

当领导的意见，言谈出现偏差时。

秘书有责任纠正，以免给工作造成损失。

但不可于大庭广众之下，与之针锋相对，直指其错误，否则会让领导难堪，你提的意见再好，也可能适得其反，尤其碰到好面子，修养较差的领导时，更不好直言相对，婉言技巧往往在此派上用场。

（4）提出几种方案，供领导选择 

领导决策前，往往向秘书咨询，秘书应将考虑好的意见、建议作简要叙述。

最好是同时提出几种方案、分析理由、权衡利弊、供领导选择最佳方案。

对每种方案的介绍，要客观严谨，但又要有自己的倾向，重点突出。

2.2秘书还要在“正”“敢”“媚”“辩”字上下功夫

（1）牢记一个“正”字 

参谋咨询工作，要起正面作用，不起反作用。

秘书同领导朝夕相处，互相了解领导较易听进秘书说的话。

有时会出现这种情况；

部长秘书说的话比司局长还管用，因其背后是部长，因此要求秘书一定要正派，不利用自己的特殊地位乱参谋,瞎出主意。

领导的很多大事秘书均以参谋助手身份参与其中要起积极作用做好参谋好助手。

（2）具备一个“敢”字

秘书向领导进言，尤其是主动提意见、当参谋、应克服自卑感、怕水平低、说错话，担心与领导想法不一，得罪人。

平时工作谨小慎微，又缺乏说话锻炼，有时明知自己意见正确，却“口将言而嗫嚅，足将进而趑趄，”起不到参谋作用，这就不是一个合格的秘书，不少领导，无论是国家领导人，还是企业经理，都鼓励秘书大胆提出政策性意见，经常向秘书咨询，共同讨论问题，从中发现采纳有价值的意见。

与领导看法一致的意见好提，与领导看法不一致的意见，需拿出勇气，大胆提出。

（3）谨防一个“媚”字 

参谋咨询，最忌奉承，随声附和，随弯就势，一味说“是”者，不是无能之辈，就别有用心。

清醒的领导，不会欣赏这种作用，现在社会越发展，领导对秘书的要求越高需要的人才而非奴才。

媚态十足者，是难以成才。

（4）掌握一个“辩”字 

为领导出主意、出谋划策、要懂得辩证法。

要辩证地分析问题，以访偏激片面，导致采纳错语意见。

言词中充满辩证法，有利于说服领导。

（5）注意一个“巧”字 

参谋咨询是秘书特殊的服务工作，要摆正位置，不可越位，注意说话时，把握分寸。

领导说话，尤其涉及人事问题及其他重要问题时，一般不要乱插言。

领导询问时，要有问有答。

可阐述理由，但不要长篇大论。

谈话方式上，要根语境需要，灵活掌握。

是直言还是婉言，是陈述句还是问句，是提一种方案还是多种方案，都要善斟酌。

参谋咨询，不在多，而在精，要住抓住重点；

话不在多，而在巧，要打动人心。

3秘书如何做好决策的参谋

3.1做好决策的参谋

秘书要经常协助领导出主意或者提意见，参与决策的过程。

这种参谋作用，是秘书做好工作不可缺少的。

在日常生活中，有的秘书擅长给领导出主意，领导也乐于倾听她的意见。

有秘书却胡乱地给领导出“馊主意”造成领导的工作被动。

秘书给领导出主意时，应着眼于事关全局的大事，着眼于“牵一发而动全身”的工作，不能大事小事都参谋，唠唠叨叨，这样做往往是事倍功半，会乱了领导的“章程” 

要提一点，就是应该围绕领导的中心工作，做好调查研究，广泛收集信息，总结经验，尽早给领导提出正确的建议，协助决策。

这样的秘书，领导肯定欢迎的。

有时秘书常常陷导致拖延决策，而且错过大好时机的主要原因有五种:

（1）在获得一堆信息后，不但没能理清问题，而且会更加迷惑，使人失去直觉判断的能力。

（2）逃避的心理趋吉避凶是人格的正确一面，有机会赶快迎上去，有麻烦眼不见为净，再平常不过。

（3）满足现状。

（4）耽于共同商量。

（5）企图预测未来 

。

秘书在给领导出主意或提建议的时候，应该因人而异，尤其是对水平高、能力较强的领导，应该“宜精不宜细”，表达大概意思，别怕领导听得不全面。

如果是任职的领导或者能力差的领导，秘书应该说得细一些，要把背景情况以及事情的来龙去脉都说清楚，使领导知道。

不管给什么样的领导出主意或者提建议，都应该把握分寸。

什么事都应有个“度”，作为迷书，即不能为了使领导接受主意或建议而言过其实；

更不能为领导不采纳意见而垂头丧气，失去提建议的积极性。

秘书提出主意或建议是为领导服务的，领导是否接受，这是领导自己的事，不能为此而有不必要的心理负担。

秘书的参谋作用发挥得好，可以会加深领导对你的了解，增进双方的友谊，你工作时就会感到顺心。

决策依据它解决问题的性质与内容，可以分成很多不同的种类。

领导需要从不同层次把握各类决策的特点，采取相应的方法，做出正确的决策。

作为秘书，在提出决策方案时，避免直接反对领导的决策。

可以通过提供不同的几个方案的办法，提出你的意见，供领导选择，通过肯定你的某个方案而改变他的错误决策。

秘书在提供多个方案时，应该尽快把新情况、新问题提出来，把利弊说清楚，供领导考虑这一决策的优劣。

学会微笑秘书提出决策方案时，应具备以下几点：

（1）分析方案 

方案一旦确定后，必须“挑剔”地分析每一个方案。

（2）选择方案 

我们已经确定了所有与决策相关的因素，恰好其分地权衡了他们的重要性，确认了可行的方案，我们只须选择得分最高方案。

（3）实施方案 

已经完成了选择过程，如果方案得不到恰当的实施，则可能会失败。

下面涉及将方案付诸行动，实施是指将决策传递给有关人员并得到他们行动的承若。

结束语

当前，我们正处于世纪之交的重要时期，知识爆炸和产业经济日益发展。

秘书就是领导左膀右臂，同样是领导身边的智囊和助手。

他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、协调综合、督促检查、拾遗补却等重大责任，作为秘书，经常协助领导出主意或者提建议，参与决策的过程。

秘书以其特有的身份和特殊方式参与决策文字准备就是发挥参谋作用，高明的领导人最需要的就是好的决策文字的准备。

一个优秀的秘书应该是一个出色的参谋。

这样看来，秘书的参谋作用在领导决策时占了重要位置，如果离开了秘书参谋作用时，领导就像失去了重心一样。

只有秘书的参谋作用才能帮助领导更好地处理问题。

所以在现代的社会里同样需要秘书的参谋作用。

参考文献

[1]廖小欧．《第一次当秘书》．企业管理出版社．2005年12月第1版

[2]章岚．《新编办公室文秘实务全书》．中国致公出版社．2005年12月第1版

[3]范兰德．《轻松做秘书》．广东经济出版社．2003年9月第1版

[4]胡鸿杰．《秘书学教程》．中共中共党校出版社．2005年12月第1版

[5]陈露晓．《秘书基础》．北京邮电大学出版社．2007年8月第1版

[6]方国雄．《秘书学》．北京高等教育出版社.2001年6月第1版