如何进行高效的时间管理Word文档格式.docx
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哪些事情被放弃不做？
为什么？
哪件事情有最高的优先级？
你会高兴地执行这个计划吗？
请把回答写在下面：
·
第二天
前一天，我们动笔写了一份为期一周的时间表，对时间管理有了亲身体会。
现在，我们来学习有关的知识，以便能做得更好。
任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：
价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。
我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。
大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。
什么对你而言是最重要的？
家庭？
工作？
金钱？
你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。
如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。
上一节练习中的事件可以分为几个类别：
健康——看牙医，洗澡，等等
家庭——给家里打电话，等等
友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等
爱情——准备烛光晚餐，等等
工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等金钱——夜间兼职的面试，等等
兴趣——看演唱会，等等
重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。
这就是价值观。
目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么。
它们应该直接源于我们的价值观。
否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。
目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。
例如，周末有一对矛盾：
要么去外地拜访朋友，要么准备星期天的报告。
如果你决定去外地访问朋友，而不为报告做准备，目标很
可能是：
保持友谊，哪怕自己做出某些牺牲。
如果你不去访问朋友，而是准备报告，目标很可能是：
尽最大努力完成工作。
当然，保持友谊和完成工作都是目标。
但你对它们的重视程度取决于价值观。
把友谊放在前一位的价值观可能是：
你对生活的真正满足源于家庭和朋友。
把工作放在前一位的价值观可能是：
你对生活的真正满足来自于追求卓越。
再如，任务表中还有一对矛盾：
星期二和星期三晚上，在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。
它们分别代表的是工作、金钱和兴趣，对它们如何排序，也完全取决于价值观和目标。
一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就很简单了。
下面是一套时间管理能力的自测题，请为每一项选择最适合修饰语：
是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？
请把答案和后面的解释互相对照。
1.我觉得我可以工作得更努力
你总是觉得你可以做得更好一些吗？
如果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作用，这说明时间管理技巧有问题，你要学会善用时间。
2.我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时
很多人对自己的工作时间只有个大致的印象：
我好象一直在工作。
这样是不行的。
人们的感觉往往和实际并不相符。
研究人员用录像机摄下实验者的工作情况，把统计得到的工作时间与实验者自我感觉的工作时间对照，发现两者之间的差距相当大。
如果你对自己的工作时间没有明确的认识，最好花一天至一星期的时间，逐小时记录自己的工作时间，结果说不定会使你大吃一惊。
3.我常常把事情留到最后一分钟才做
如果总是出现这种情况，有两种可能原因：
一是你忽视时间管理，不使用时间表，二是在制订时间表时，没有依照合理的顺序。
4.对我来说，开始一项工作很难
哪怕订好了计划，要开始做这件工作，仍是件头疼的事——如果常常出现这种情况，那么，症结不在制订计划的环节，而在于“行动”这一环。
你要有意识地增强自己的行动意识，并学会一些克服拖延的技巧。
5我对下一步要做什么不很确定
如果总是对下一步要做什么不很确定，则是缺乏整体计划的表
现。
6.我要开始做某件事之前，要拖延很长时间请参见对第4项的解释
7我不知道我做的是否足够多请参见对第1项的解释
8.我在不同的任务之间频繁地换来换去
怎样确定分配给不同任务的时间段长度，是一项重要的技巧，过长或过短都会降低效率，你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。
9.我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
没有人能完成排除外界影响，不同的地点对人的工作效率有不同的影响，只不过人们往往没有留意这一点。
如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高，说明你对自己很了解。
这有助于你进行时间管理。
10.我在某些时间的工作效率比在其他时间的高请参见对第9项的解释。
11.我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理
这也是缺乏整体计划的表现。
12.我不可能完成我想做的所有事情
人不可能完成所有想做的事情，在制订时间表时必须有所取舍。
但如果连时间表上的事情也总是不能完成，那么不是时间表不切实际，就是执行的过程出现问题。
13.我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
先明确价值观，再确定目标，就能容易地为各种事情确定优先级，优先处理重要的事情。
如果总是对此感到迷惘，则说明对自己的价值观不很明确，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。
14.到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底
如果因为缺乏计划和执行能力，常常不能完成想做的事情，就会对自己失去信心，做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。
15.我工作时没有任何计划
这是你对自己的计划性的评价，请对照上面各项的解释，看你对自己的评价是否适当。
第三天
经过两天的学习，你是不是感到自己对时间管理有了更深的了解，管理起时间来更轻松了呢？
时间管理的精髓远不止此，今天，我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响，还将学习更多内容：
任务的类型。
请在脑海中想象一棵大树，树根是价值观，树干是目标，树的主枝是主要任务，树的细枝和叶子是次要任务。
你所做的一切应源于价值观，它是树根。
目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现目标服务的。
树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过主要任务来实现目标。
树叶为树的生长提供养份，你通过完成各种次要任务，保持你现有的生活。
拿出一张白纸，画出一棵树，如下：
在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上目标，在几个主枝中写上主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任务，完成这幅图。
你可以按照下面的步骤进行：
1.树根。
写上你认为最重要的价值。
如果你对这一点比较模糊，不能清楚地说出自己最想要的是什么，请试一试这个办法——重新拿一张纸，写下所有想要的东西，如健康、金钱、幸福的家庭、爱情、事业、自由自在、旅行、安定……写完之后，划去你认为最不重要的一项，再在剩下的项目中划去一个最不重要的，一直划下去，直到只剩下一项，它就是你最重视的东西。
2.树干。
写上人生目标。
注意，人生目标应与价值观是一致的，如果不一致，你写下的树根确实是你最珍视的东西吗？
或者，你写下的人生目标真的是你最大的希望吗？
3.主枝。
写上几个主要任务。
这些主要任务应是直接为目标服务的，实现这些任务有助于达到目标。
如果不是这样，请思考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。
4.树叶。
写上次要任务。
有些次要任务是实现主要任务的手段，有些次要任务用来维持现在的生活。
次要任务是不可缺少的，没有树叶的树无法生长，但它们不应占据主要精力。
进行时间管理时，这幅图是重要的参考。
面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要，从而对它们进行选择和排序呢？
按不同的标准，任务可以分为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务，在此基础上，你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任务了。
紧急任务指：
如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。
重要任务指：
如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。
带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。
紧急任务和重要任务有四种不同的组合：
1.紧急并且重要的任务
这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。
2.紧急但不重要的任务
这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。
3.重要但不紧急的任务
它们的优先级不是最高的，但应该在时间表中占重要位置。
4.既不紧急又不重要的任务你真的需要做这些事情吗？
发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。
发展任务指：
如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。
例如，你搬进一套更好的住房。
维持任务指：
完成这些任务可维持你现在的情况。
例如，你每个月缴纳房租和水电费。
发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点：
通常由目标衍生出来
可以作为一项挑战
需要多加考虑
下面是第一天的例子，请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程度排序。
对比现在的排序和在第一天的排序，两者有什么区别吗？
相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得心应手。
第四天
大家可能会希望有一种通用的时间管理方法，学会以后，无论何人何时何地，都能畅通无阻地运用。
不过，可惜的是，并没有通用的时间管理方法，就像买衣服一样，我们得根据自己的特点选择合适的样式和尺码，有时还得量身定做，不同的人需要采用不同的时间管理方法，有时甚至得自己创造出新方法来。
有的人喜欢列出详细的清单，把时间精确地划分为一小块一小块，严格地按日程表行动；
有的人则相反，喜欢把握整体，形象地思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。
对于后一种人而言，他们只愿把事情简单地排序，然后设定最后期限，而不愿把它们分割成小块，填入时间表。
无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有这样，才能保证时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重负担。
你可能需要结合两种风格的管理方法，以便创造出自己的时间管理体系。
在继续这节课时，请注重考虑需要和偏好，按想法修改课程中的建议和方法。
不管你偏好使用哪种风格管理时间，下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。
1.积极积级意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。
与主动相反的是被动，被动的人习惯于对周围的事情做出反应，这使他们耗费掉更多时间。
想一想，然后写下一些能使
你采取主动的具体方法，以便能对时间有更多控制权。
2.通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细计划。
写下目标，然后从目标出发，逐步写出你需要做的事情。
估计每一步所需的时间，然后列出整体计划。
3.按顺序做事对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。
80%的事情只需要20%的努力。
而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。
因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。
做好的事情要比把事情做好更重要。
做好的事情，是有效果；
把事情做好仅仅是有效率。
首先考虑效果，然后才考虑效率。
4.提前准备保持主动的要诀是事先计划，例如每月制订一份计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的事情。
许多人讨厌日程表，认为它们夺走了自己的自由。
按日程表行事的确会降低一定的灵活性，但如果认为日程表把人变成奴隶，那就大错特错了。
这种错误源于对自由的误解。
事实上，有几种不同的自由。
如果混淆两种类型的自由，就会出现上面所说的误解。
首先，人们提到自由时，往往指的是选择的自由。
我们按自己的意愿，做这件事，而不做那件事。
反过来讲，一个自由的人不会被迫做出违背意愿的事情。
这是一种消极的自由。
第二种更重要的自由，是实现自己、控制自己行为的自由。
它是一种积极的自由，因为它通向人的目标。
它可以表达为“自由的意愿”，这是更加高级的自由，也就是“成为自己想要成为的人”的自由。
不过，如果只是肤浅地理解这种自由，很可能会认为它和第一种自由是相对的，甚至无自由可言。
导致这种想法产生的原因是，现实生活中，为了实现更美好大的目标，我们常常需要放弃当前的欲望。
例如，在阳光明媚的星期天上午，你也许很想出去好好地玩一场，不去参加培训班。
从第一种意义上来说，你当然可以自由选择是否出去玩。
但是，不上课很可能会导致你考试不合格，或者学不到该学的东西。
学习能使人获得更大的自由，新知识可以使人更好的完成人生的目标。
所说的这些是为了开阔我们的视野。
我们不要把自己限制在“自由”狭窄的定义内：
“自由就是想做什么就做什么”。
而应把自由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。
如果不约束和控制自己的行为，使之符合目标，我们就无法达到人生的目标。
正是因为如此，日程表非常重要：
它使我们能有计划地运用时间，以达到自己最终的目的，实现更高层次的自由。
要写一份日程表，没有固定的方式，只需遵循一些基本原则。
在开始前，找到合适的工具。
你可以使用一张纸、日程计划簿或电脑来记录日程表。
首先，你把一天的时间分为几块，如上班的时间、吃饭的时间、睡觉的时间。
然后再具体划分每一块时间。
写日程表时，要现实一点。
日程表是帮助你安排时间、达到目标的工具。
不要把日程表写成做不到的愿望列表，那样只会使你被自己不切实际的计划挫败并失去信心。
灵活地执行日程表。
一般来说，只将时间的50%计划好，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。
实际执行时，事情总会发生这样或那样的变化，使你不得不偏离定好的计划，如果时间表定得过于精确，反而会失去机动性和实用性。
每隔一段时间评估一次日程表。
每两个星期，重新审视一遍日程表，看它起了多大作用，是否订得过高或过低，可以怎样改进它。
然后，进行必要的修改。
如果你以前从未好好计划过时间，从头开始会有点困难。
不过，时间管理和其他事情一样，你做得越多，就会做得越好。
关键是要坚持大约30天，以养成逐日管理时间的习惯，并看到它的效果，增强信心。
你不需要实施课程中提出的每一种方法，就像在超市中购物一样，选择自己喜欢的就可以。
你还可以按自己的需要改变、组合某些方法。
用一整天的时间观察你自己，尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。
观察自己使用时间的情况时，一定要找出并记住以下几点：
1.你通常用哪些方式浪费时间
2.你在什么情况下效率最高
3.你效率最佳的时间是什么时候
要完成某个目标，我们往往反复地计划、实施、修订，形成这样的循环圈：
我们可以从圈中的任何一点进入循环。
下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填写，第二天用这份表格提示自己。
运用“计划的循环”，坚持一个星期，提高管理时间的能力。
今天要做的事
日期：
必须做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
应该做的事情
能够做的事情
1．
第五天
自从第一天动手制订过一份时间计划后，我们已有好几天没进行实战演练了。
在这一节中，我们将进行具体的时间管理规划，为自己（而不是练习题中的人物）制订一份完整的时间表。
正如前一节所说的，不同的人适合不同的时间管理类型，因此，本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序，你可以选择适合自己的细化程度。
找出第三节中绘制的树图，以它为参考，开始规划。
你也许会说，我只是想订一个如何应付下个月考试的计划，并不想做出关于整整一生的宏伟计划。
整体计划就像一座大厦，各段时间的计划则像大厦中的一间间房子，如果你对整体目标不明确，大厦的框架没有搭好，房间的位置也无法确定。
不愿思考整体计划有两个原因：
一是一切都由别人代为设计妥当；
二是从来没有考虑过这个问题。
一旦你开始考虑，就会发现有必要从大框架开始。
例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段：
20-30岁是由求知到收益的过渡；
30-40岁是储备时期；
40-50岁应正视现实，调整财务状况；
50-60岁则应为退休做准备；
60岁以后是幸福的晚年。
然后再根据每个阶段的特点制订投资的具体策略。
进行时间管理也应如此。
只不过划分阶段的标准是人生目标，而不用按着上面的样子机械地划分。
尽可能详细地描述你当前所处的阶段，写下来，以便随时提醒
自己。
这个阶段的目标是什么？
你需要完成哪几件主要的事情？
它们有期限吗？
期限分别是什么时候？
你现在的感受如何？
等等。
明确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。
进行规划并不意味着把未来的365天的日程安排得满满当当，而是明确以下问题的答案：
我希望在这一年过去以后得到什么？
除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？
我必须做哪些事情？
这些事情必须在什么时候完成？
这一年中有哪几个关键的任务？
我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？
预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？
（如搬家、生小孩。
）
今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？
我准备怎样充分利用这段时间？
今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？
你准备怎样应对？
对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。
下一步，我们就该为这一年写时间规划了。
写的时候，请注意下面几点：
1.首先安排固定项目
首先从工作或上课时间开始。
这些时间段通常是事先就固定的。
其他的活动必须围绕它们进行。
然后安排每天的日常活动，如睡觉和吃饭。
把固定的项目安排完以后，你可以看到还剩哪些时间供你支配。
注意在项目之间安排休息间隔，例如每工作50分钟休息10分钟。
2.根据生物钟安排时间
把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。
把空余时间按效率和外界干扰给予不同分值。
然后，把优先度高的任务分配到分值较高的时间段。
例如，用大块的时间学习新知识。
3.把较大的任务分割成易于控制的小块
当你面对一个巨大的任务，被它压得喘不过气来的时候，试着把它分成小块，使它易于管理，然后相应地安排时间。
这样做有几个好处，首先，你明确了完成整个任务的各个步骤，只要循序完成各小块就能成功，畏难情绪会减轻；
其次，把一个任务拆分为若干块，可以使进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜悦；
再次，较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。
4.充分利用零碎时间
从时间表中"
剪裁"
大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能浪费。
可以用它复习学过的知识、做一两节操。
一个利用小块时间的技巧是：
把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的间隙每次完成一小片，不知不觉做完讨厌的事情。
5.为每件事情设定明确的起止时间
这样可以防止项目之间互相干扰，也可以防止你把事情拖到最后一分钟才做。
6.留出充分的休息和娱乐时间
在制订时间表时，千万不要“虐待”自己。
要制订一个切实可
行的计划，就应该为生活中真实的你“度身订做”，预留出你需要的休息和娱乐时间，使你保持良好的状态和愉快的心情。
否则，执行的时候会不断打乱计划，不但没有节省时间，反而使其他事情也脱离预定轨道。
7.留出机动时间，不要把所有的时间都填满
为突发事件预留时间。
一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的，稍有意外，整个计划都会“破碎”，无法执行。
订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：
1.事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？
先处理重要的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。
是否有根本不需要做的事情列入了时间表？
你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得尽善尽美。
2.每天应有用于自省和修订计划的固定时间。
如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。
3.对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？
没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充裕的时间。
4.把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。
很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合计数字中显示出来。
如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进行调整。
下面总结了二十个节省时间的方法，请根据需要选用它们：
1.对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2.从优先级最高的事物着手。
3.和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。
4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5.为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或
者有时不起作用。
6.找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。
7.当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。
8.学会委派别人做事。
9.归纳相似的事情，把它们放在一起处理。
10.减少例行事务：
它们不值得花费过多时间。
缩短低价值的事件。
抛开没有价值的信件和文书工作。
委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
11.避免完美主义。
记住80/20定律。
12.避免作出过多许诺。
对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
13.不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付
突发事件。
14.设置时间限制。
例如，做某些决定时，不应超过3分钟。
15.聚精会神地做手头的事情。
16.处理重要事情时，使用大块的时间。
17.迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。
18.文书工作争取只处理一次。
19.在行动以前，彻底地思索整件工作。
20.第一次就做好。
进行时间管理，就好像抛鸡
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