档案资料管理制度Word格式.docx

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二、凡利用本室档案、资料者都应按规定填写《查阅档案登记表》。

三、档案原件一般不借出档案室，因特殊情况需要借出时，须经单位领导批准；

密级档案、特殊重要的档案借出档案室时，须经单位领导文字批准、借出时间不得过超过7天，到期仍需利用的，应办理延期借阅手续。

四、爱护档案资料，不准在档案上打点、划线、折角、或做其他记号，更不准涂改和撕、拆档案；

借出的档案、资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查。

五、阅档室内严禁吸烟，阅档桌上不准摆放茶杯、墨水等有可能污染档案的物品。

六、利用者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到档案室，档案室应详细填写利用效果登记。

七、利用者必须遵守《中华人民共和国档案法》，未经单位领导批准，不得擅自公布档案。

三、立卷归档制度

一、本单位各类档案资料，均由本单位文书处理部门和各业务部门立卷归档后，移交档案室管理。

二、文书和业务档案于翌年六月底前立卷归档，科技档案在工作任务完成后整理移交，会计档案于翌年三月底立卷，隔年移交。

三、立卷归档的文件材料种类、份数、页数应完整齐全，每份文件的印件与底稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件不得分开，文电合一整理。

四、各类档案在装订前，应去掉金属物，取齐下沿和左沿，大张、小页、破损文件应折叠裱糊，文书档案以件为单位采用专用装订卡钉左侧装订。

案卷封面书写工整，编号排列规范有序。

五、文书档案归档文件目录永久与长期的打印一式五份，短期一式二份，除一份装入档案盒内，其余按照保管期限，分别用归档文件目录夹装成册；

会计档案报表、账簿及凭证分别建立案卷目录簿，报表须有卷内目录；

业务档案应有案卷目录和卷内目录；

科技档案须有总目录、分类目录和卷内目录、底图目录、资料目录。

六、本单位的编号文件，应留存两份，一份立卷归档，另一份作《文件汇集》，同时要做好相应纸质文件的电子文件归档工作。

七、坚持每年写好《立卷说明》，立卷人应在备考表上签名。

四、档案保密制度

一、本单位档案工作人员必须遵守《档案法》、《保密法》和《保密守则》，正确处理档案保密与利用的关系，做到既保守党和国家机密，又积极主动提供利用。

二、成立单位领导和有关人员参加的档案保密鉴定小组，确定本单位保密档案的密级、保密期限和解密时间。

三、记录绝密、机密、秘密的档案和文件材料必须由专人保管，分柜存放，并有保安措施。

四、查阅、利用、复制密级档案必须符合保密规定，经单位领导批准，并登记签名。

五、凡密级档案和文件材料，不准带回家，不准向亲友和无关人员泄露其内容、存放位置及保安设施。

六、管理保密档案和文件材料的人员变动时，必须严格交接手续。

五、主管领导工作职责

一、组织《档案法》、《档案法实施办法》等党和国家的档案工作法律、法规、方针、政策的学习宣传教育活动，提高全镇干部职工的档案意识和法制观念。

二、将本单位档案工作纳入议事日程和工作计划，实行目标管理，定期主持召开工作会议，切实解决档案工作中存在的人、财、物等实际问题。

三、布置档案工作规范化管理任务，提出“收、管、用”要求，并组织监督、检查。

四、协调档案室与其他科室及本系统所属单位的关系。

五、组织开展本镇各村（社区）档案人员的而培训工作与业务考核。

六、档案员岗位职责

一、认真宣传贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》等党和国家的档案工作法律、法规、方针、政策，遵守档案工作的规章制度和工作纪律，养成良好的职业道德。

二、按时收集、整理和管理本单位的各类档案。

三、积极开发档案信息资源，编制方便查阅室藏档案、资料的检索工具和有利用价值的参考资料，做好查借阅登记和利用效果记录，密切配合单位各项中心工作，积极提供档案利用。

四、珍惜档案原件，维护档案的完整与安全，做好防火、防水、防虫、防霉、防光、防尘、防潮、防高温、防有害气体和防人为的机械损毁、涂改、污染、偷盗档案的工作。

五、参加设备开箱、工程竣工验收、科研成果和技改项目鉴定验收及生产技术活动。

六、积极参加业务培训，努力学习专业知识和现代化管理技术，不断提高档案业务知识和操作水平。

七、完成单位领导交办的其他工作任务。

公司档案管理制度　　

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责　　

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;

二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度　　

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;

以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;

属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;

属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。

以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。

特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。

部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度　　

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;

根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度　　

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。

外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。

阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。

需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。

过期由档案管理员催还。

需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二Oxx年十月一日起执行。

公司档案管理制度范本　　

1、总则　　

1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。

1、2本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。

1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。

1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。

1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。

2、档案管理的机构与职责　　

2、1公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。

　　2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。

具体工作由办公室的档案管理员负责。

2、3公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。

公司各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。

2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。

2、5档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。

2、6所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。

3、档案管理　　

3、1档案的归档　　

3、1、1公司应归档的档案资料包括：

行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。

3、1、2对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。

3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。

人力资源部的档案管理亦遵循本制度。

3、1、4公司各部门（人力资源部除外）的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。

3、2档案保管　　

3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。

3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。

具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。

3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。

3、2、4档案工作人员应参照国家的规定和公司<

保密制度>

，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。

　　3、2、5所有档案资料划分四个密级：

普通级、秘密级、机密级和绝密级。

具体划分标准见<

。

3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：

防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。

3、2、7对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。

　3、3档案的查阅、借阅　　

3、3、1公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅（借阅）手续，由档案管理员对查阅（借阅）人、所查阅档案名称、查阅（借阅）时间和归还时间进行详细登记。

3、3、2查阅（借阅）密级档案时，如查阅人为<

中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写<

档案查阅（借阅）申请单>

，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅（借阅）。

公司员工不得查阅（借阅）档案内容与本身工作无关的档案。

3、3、3档案查阅（借阅）的批准权限：

普通档案由办公室主任审批;

秘密级档案由行政总监审批;

机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。

3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。

3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。

3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司<

的有关规定予以处罚。

3、4档案的销毁　　

3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。

销毁前，档案管理员应将销毁档案

3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。

3、4、3任何人不得私自销毁档案。

普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。

档案的销毁具体见<

档案销毁程序>

3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。

　　4、附则　　

4、1本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。

4、2本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。

4、3本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。

4、4本制度自颁布之日起施行。