企业外贸管理制度更新版Word文档格式.docx
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2)熟悉产品----了解贵公司的产品知识,相关术语,建立一份所有产品的价格表,并经常更新;
3)准备实物样本和电子样本:
需由生产部配合,每件产品要提供高质量的样品,便于寄样。
同时制作电子样本,买家会经常要求寄样品册,可以用电子样本代替。
4)准备报价单:
A.报价单采用文本形式,其优点文件小,不易受电脑病毒感染,海外买家更愿意接受。
B报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助,大家经过详细分析,最后确定。
争取同一产品能有多种报价。
5)询盘处理:
A/接收客户询盘:
至少每天三次收发email(早中晚各一次)
B/询盘回复:
a.确保回复每一个查询
b.及时报价:
一般无特殊情况,客户的每次询价提问确保在一天内完成,争取在两小时内完成,如果需要,报价时连同电子样本、报价单一起发出。
c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司地址,电话,传真让买家感觉我们是一家很正规的公司
C.询盘整理:
每天在收到买家查询后
第一步:
接收和评级,将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存,进行EXCEL表管理(参考客户管理档案)
第二步:
建立买家数据库:
●定期向买家发送市场资讯,行业动态,公司新闻
●隔些日子,向买家发送最新的产品或最热门的产品,并通知买家到网站上去看;
●新产品开发:
寻求买家对新产品的要求和建议,或按照买家的要求定做新产品
●国外参展并拜访客户;
利用买家数据库找出目的地的客户,并查看每次联系的记录,与买家约时间沟通;
●参加商展;
利用买家数据库通知买家摊位号,带上商展的最新样品,追踪表格。
按照买家反馈与买家约见面;
●利用买家数据库寄送最新的样本,样品和节日问候及正常性商务问候;
●利用买家数据库进行统计工作;
了解客户源实力,地域,性质和最受欢迎的产品。
注:
A级:
有明确意向,成交可能性较大的客户。
B级:
有意向,但有些犹豫,需要通过努力才能争取的客户。
C级:
有意向,但属于长线采购,周期较长,不确定因素较多。
D级:
意向不明确,但也有可能成交。
每月由贵公司操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给总经理。
6)客户跟进:
按ABCD级进行。
每周2次B级:
每周一次C级:
每半月一次D级:
每月一次
方法:
1)将所有的客户资料(如老客户、展览会认识的客户)放入Access/Excel/crm客户管理系统中,而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。
2)每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时,先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过,问过产品,如果以前有过联系,当时的进展如何?
在对该客户的情况有一个基本的判断,进行更有效的后续跟进;
如果该客户以前没有联系过,则将他的资料录入到系统中。
3)系统地跟踪每一个查询,一般每半个月至少和客户联系一次,如果有参展、新产品发布或促销活动,通知客户。
4)经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。
5)常发新产品推荐给买家。
6)从节省成本角度出发,合理利用电话、传真、邮件,Trademanager;
skype,msn…。
TEL电话:
针对A级客户了解详细的情况;
FAX传真:
传真查询用传真回复(12小时以内);
POST:
给买家提供最完整的资料,用特快专递寄资料,设计一个反查询表格随信件一起发过去。
7)客户要求寄样品:
a.电子样本。
先寄电子样本给客户,因为速度快而且成本为零,还有样本可随时更新。
b.真实样品。
样品邮寄费一般采用样品免费,快件费倒付方式,样品量大,客户先由T/T方式汇到我司帐号,如果客户对产品确有诚意,他会主动提出倒付,这样的客户希望很大,关键就取决于样品质量了。
8)网页资料更新:
资料更新(如产品图片更换、公司基本信息修改)是非常重要的一个方面。
就好比是公司的一张脸,需要给人以新鲜的面孔。
阿里巴巴的后台操作工具—myalibaba是为了针对跟进买家操作特别设计的,可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。
具体要求如下:
A、首先建立一个产品关键词表,因为所有的操作都须围绕关键词来;
B、每天发布20个新产品,可使用导入功能,将时间最早的老产品导入,发布成新的产品,24小时后将被导入的老产品删除(防止产品越积越多,造成页面繁乱)。
C、发布20个新产品时按照关键词发布,尽量做到每个产品主推的关键词都不同,以达到全面覆盖关键词,从而全面提升曝光量。
D、橱窗产品每2周更新一次,主要考虑更换部分图片,以保持网页新鲜感。
(二)、外贸部销售人员薪酬激励(具体数据每个公司不同):
基本工资(每月发放)+外贸业务提成(每月、季度或半年发放一次)+奖金(每半年或一年发放一次)
为激励外贸人员多做业绩,可采用浮动底薪制及分层提成法。
浮动底薪制:
例如基本工资最低800元,每月根据业绩量给予不同的底薪,完成2万以内800元,2万~4万1000元,依次递增;
分层提成法:
按照销售金额提成而非利润,提供给外贸人员产品成本价(最低销售价),实际销售金额低于成本价部分按照2%提成,高于成本价20%之内部分按照8%提出,高于成本价20%~50%之内部分按照12%提成,高于成本价50%以上部分按照15%提成。
奖金根据每季度阿里巴巴有效利用率、工作态度及方法、业绩情况等综合而定,奖金额度不少于相应期间的基本工资。
(三)、外贸部作息时间:
考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题,特调整公司外贸部作息时间如下:
上午:
09:
00-11:
30工作中午:
11:
30-13:
30休息下午:
13:
30-17:
00工作
晚上:
17:
00-18:
00休息晚上:
18:
00-20:
00工作周日休息
如果有特殊情况,需向公司老总请假说明.
(四)、外贸部的学习培训:
为了形成公司内部学习和交流的良好氛围,达到互助提高的效果,公司鼓励交流,学习和互相帮助,比如:
阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场,而且做好学习笔记,阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用,加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习,好的意见要充分利用,帮助自己提升业务能力和业绩;
(五)客户跟进管理方法:
要求每个业务人员,把自己联系中的客户进行软件或表格管理,把每个客户每次跟进的情况,在客户管理平台进行管理和记录,老板会定期查看;
也方便自己有效管理客户。
一周内的新客户必须在当周至少联系一次,对于客户必须进行等级管理,较高级别以上的客户每月至少联系5次(任何形式)。
(六)工作报告的提交:
要求外贸部人员,每周写工作报告,打印出来提交给老板或外贸部经理,同时要求自己建立报告档案,报告要求如下:
(参见工作周报)
1.本周工作回顾;
2.本周重点开发的客户以及重点跟进客户(要求说明,客户公司名称,地址,主要联系人,电话,E-mail,客户跟进情况详细描述);
3.工作总结:
本周工作中发现的问题,包括公司内部的问题,自身存在的问题,改进方法,公司如何给予支持;
自己业务员心态的变化及感受。
公司制定的外贸部管理条例,每位应员工认真执行,有意见可以及时向老板提出,在以后的实施过程中,可以及时补充,目的是为了更好的提升个人和公司业绩,建立良好的工作氛围。
若暂无其它意见,公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。
清楚知道员工的需求
一个成功的经营者应该了解员工的需求,包括经济、自我肯定、能力认同三个方面,其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。
如能满足员工这些需求,员工在无后顾之忧的情况下,必能全力以赴。
视员工个人能力分派及调配工作
至于如何了解员工的工作能力?
除了从其以前的经历、业绩来判断外,还可由内部研讨、技术切磋等方面,予以了解。
让员工自己设定目标
经营者应让员工依其本身能力设定工作目标,在其能力范围内尽力达成任务,并从旁予以协助,视其能力调整工作目标。
善用实务演练法
由员工分别扮演顾客和员工,演练各种待客情节和技术操作,再由参加演练的员工进行讨论,发表个人意见。
透过这样的方式,不仅能改进员工的技术和服务的技巧,经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。