项目信息管理规划.docx

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项目信息管理规划

项目信息管理规划

项目信息管理规划就是确定项目利益相关者的信息交流和信息需求，确定谁需要信息、需要什么信息、何时需要，以及如何将信息分发给他们。

　　虽然每个项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播方式差别很大。

确认项目利益相关者的信息需求和决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要因素。

项目信息管理规划内容

　　项目信息管理规划应包括下列内容：

（1）与项目组织相适应的信息流通系统。

（2）信息中心的建立规划。

　　（3）项目管理软件的选择与使用规划。

（4）信息管理实施规划。

项目信息管理规划的依据

（1）组织信息管理基础与环境。

组织现有的信息管理基础与环境包括：

组织人员整体素质与信息技术操作技能水平；现有的信息管理规定与程序；现有的信息管理基础设施（计算机、存储体系、网络、通信方式等）。

（2）沟通需求。

　　（3）沟通技术。

　　（4）制约因素和假设前提。

项目信息管理规划的方法与过程

（1）项目信息管理方法与工具

　　1）项目利益相关者分析。

信息管理规划的主要方法是项目利益相关者分析。

通过分析各项目利益相关者对信息的需求，以形成一个对他们信息需求和信息来源的逻辑的看法，并为满足他们的需求找到来源。

该分析应考虑适于项目需求的方法和技术，为项目的成功提供所必需的信息，并且应避免将资源浪费在不必要的信息或不恰当的信息技术上。

　　2）项目管理软件。

　　3）基于互联网的项目信息门户技术（）。

（2）项目信息管理规划过程

　　1）根据项目信息管理战略确定项目信息管理的目标与方针。

　　2）信息需求分析。

通过项目信息需求分析得出项目利益相关者信息需求的总和。

确定项目信息需求的依据是：

■组织机构图；

　　■项目组织与项目利益相关者的职责关系；

　　■项目中涉及的学科、部门与专业；

　　■何时、何地及何人参与项目某一部分等计划及物流因素：

　　■内部信息需求；

　　■外部信息需求（包括媒体、政府监管部门等）；

　　■项目利益相关者信息。

　　3）确定实现信息需求的信息管理计划。

　　4）确定信息管理程序。

项目信息管理程序是一系列规章制度和相应执行流程的组合，它是保证项目团队成员和利益相关者放弃原有信息管理习惯，采用新信息管理系统的一系列约定，以及对相关责任和义务的确认和承诺。

包括但不限于：

　　■对信息管理确保项目成功的重要性、必要性和紧迫性达成共识的协议文件：

　　■信息管理组织机构的设置及权限；

　　■信息主管（）的职责、选拔及任命程序；

　　■各团队成员、各利益相关者在信息管理工作中所承担的责任与义务；

　　■各类信息、文件的查询和分发计划（含范围、权限控制及保密措施）：

　　■信息分类编码、文件格式标准等标准的选用及变更控制程度；

　　■项目管理软件、数据库软件、操作系统等工具的选用及变更控制程序；

　　■项目信息管理系统效能评价指标及评价程序；信息系统验收方法与程序；

　　■信息、文件的分布存储、建档管理程序；

　　■岗位变动和人员变动时信息资源移交管理程序；

　　■信息及网络使用安全管理程序；

　　■信息、文件的采集、报送、分发流程及变更控制管理程序。

　　项目经理可以直接组织制定信息管理程序，也可以由项目经理任命的信息主管（）组织起草相关程序交项目经理签发实施。

　　信息管理程序可以借鉴或沿用项目团队或利益相关者中原有的程序，也可以外包给专业组织来制定。

项目信息管理规划的结果

　　信息管理规划的结果主要是形成一份沟通管理计划，它提供下列内容：

（1）收集和归档的结构。

收集和归档的结构详细规定用来收集和储存各类信息的方法。

采用的过程应涵盖对之前已公布材料的更新和发送。

（2）发送结构。

发送结构详细地规定信息（状况报告、数据、进度、技术资料等）将流向何人以及用何种方式（书面报告、会议等）来传递。

此种结构必须与项目组织图表、定义的责任和报告关系兼容。

　　（3）被发送信息的说明。

被发送信息的说明包括格式、内容、详细级别、使用的协议及定义。

　　（4）进度安排。

说明何时进行某种沟通。

　　（5）评估信息的方法。

（6）随着项目的进展，修订和提炼沟通管理计划的方法。

项目沟通管理规划

沟通规划的过程是确定利害关系者的信息与沟通需求，包括谁需要何种信息，何时需要以及如何向他们传递。

（1）沟通规划：

依据

事业环境因素

组织过程资产

项目范围说明书

项目管理计划

（2）沟通规划：

工具与技术

沟通需要分析：

沟通是人际之间传递和理解信息的过程，如果信息或想法没有被传递到，均不能构成沟通。

完善沟通就是经过传递和理解之后，接受者感知到的信息与发送者发出的信息完全一致。

沟通技术

（3）沟通规划：

成果

沟通管理计划

工程信息资料收集与归档提要

为了规范资料（信息）的收集、统计、分析及管理工作，做到有章可循，根据公司的实际情况，我部制订本资料（信息）管理规定

　工程信息资料收集与归档

　　一、为了规范资料（信息）的收集、统计、分析及管理工作，做到有章可循，根据公司的实际情况，我部制订本资料（信息）管理规定，请有关部门遵照执行。

所谓的工程造价资料是指已建成竣工和在建的有使用价值和有代表性的工程设计概算、施工预算、工程竣工加算、竣工决算、单位工程施工成本以及新材料、新结构、新设备、新施工工艺等建筑安装工程分部分项的单价分析等资料。

　　二、适用范围

　　适用于本公司内、外所有的资料收集、统计、分析及整理，特别是工程造价方面涉及的资料（信息）的管理。

由于工程造价资料积累制度是工程造价计价与控制依据的基础性工作因此加强公司的工程造价管理资料收集工作，对于合理确定和有效控制工程造价具有十分重要的作用。

　　三、收集方式：

各种文字、图表和多媒体、电子文件等多种方式。

为便于对信息重管理，在工程造价管理领域，应按照不同的标准对信息进行分类：

　　1、稳定性：

信息分类应选择分类对象最稳定的本质属性或特征作为信息分类的基础和标准。

信息分类体系应建立在对基本概念和划分对象的透彻理解基础上。

　　2、兼容性：

信息分类体系必须考虑到项目各参与方所应用的编码体系的情况，项目信息的分类体系应能满足不同项目参与方高效信息交换的需要。

　　3、可扩展性：

为保证增加新的信息类型时，不至于打乱已建立的分类体系，原通用的信息体系还应为具体环境中信息分类体系的招展3和细化公为私创造条件。

　　4、综合实用性：

信息分类应从系统工程的角度出发，放在具体的应用环境中进行整体考虑。

　　四、部门职责

　　在本工作中，相关部门负有以下责任，其中，计审部主要负责宏观及外部的资料收集，其它部门主要是针对本公司工程项目的资料收集：

　　1、工程部：

施工过程的技术资料及签证等资料是工程部在工作中的历史记录，它在发生双边或多边经济纠纷、产生法律诉讼时，可依据该资料所记载的内容，作为法律事实，来证明单方、双方或多方的责任，明确各方的过失。

因此，工程部应该收集、整理好与本公司结算有关的资料，包括：

竣工图纸，承包合同，图纸会审记录，施工组织设计，设计变更通知，工程洽商汜录，工程技术方案，现场签证凭据等。

以上资料是编制工程结算书的必备资料。

　　2、预算部：

应根据市场价格的变化做好工程造价信息、材料及设备价格信息、劳务市场价格信息的收集、整理或处理工作，并做好公司项目工程造价资料原始积累工作。

建立相应的造价信息网络系统，及时向工程部、终审部、财务部发布动态价和信息，以适应各部门的工作需要。

　　3、技术部：

应对公司技术方案调整产生的经济利益有准确的信息支持。

　　4、审计部：

利用部门优势，结合掌握的造价档案资源，分析国内、省内、市内同类工程工程造价变化的规律和内在联系，为每一阶段、每一项工程造价的确定，特别是为预结算对比审查法和分解对比审查法的运用，提供参考和依据。

该部门主要是全盘操控，不局限于公司某项目。

　　5、财务部：

做好各项税收优惠、减、免、退及相关财务政策的收集工作。

　　6、行政部：

做好公司职工档案、人力资源储备的资料收集及管理工作。

　　7、法务部：

做好与本公司业务有关的法律法规的收集及管理工作。

　　五、工作重点及奖罚条例

　　A、保证工程造价资料的完整，即保证：

　　1、对于不同类型工程，分别列出他们所包含的单项工程和单位工程。

　　2、工程的基本情况。

一部分为工程名称、地点、类型、施工单位、占地面积等任何项目都共有的资料。

另一部分应对不同类型的工程按参数形式记录。

　　3、各项工程组成结构中的单项工程、单位工程的主要参数。

沟通渠道分为个人的和非个人的两大类型:

1.个人沟通渠道。

通过个人沟通渠道，两个或更多的人直接互相交流，他们可以面对面、通过电话、甚至通过邮件交流。

个人传播渠道中有一种现象称为口头传播影响，在许多产品领域都行之有效。

2.非个人沟通渠道。

它包括主要媒体、氛围和活动。

主要媒体包括报刊媒体、广播媒体、展示媒体。

氛围是特别设计的环境，建立并加强买主购买某一产品的倾向。

活动是安排好的事件，向目标受众传达信息。

方式折叠编辑本段

价值观在企业中的沟通渠道，有两种方式:

正式的和非正式的。

正式的沟通渠道一般是自上而下的遵循权利系统的垂直型网络。

非正式沟通渠道常常称为小道消息的传播，它可以自由地向任何方向运动，不受权利等级的限制。

对于企业来讲，沟通渠道的建立也反映了企业的文化，对企业的发展发挥着很重要的作用。

正式沟通渠道折叠

是指在组织系统内，依据一定的组织原则所进行的信息传递与交流。

例如传达文件、召开会议、上下级之间的定期的情报交换等。

另外，团体所组织的参观访问、技术交流、市场调查等也在此列。

正式沟通的优点是:

沟通效果好，比较严肃，约束力强，易于保密，可以使信息沟通保持权威性。

重要信息的传达一般都采取这种方式。

其缺点是:

由于依靠组织系统层层的传递，所以较刻板，沟通速度慢。

非正式沟通渠道折叠

指的是正式沟通渠道以外的信息交流和传递已及相互之间的回馈，以达成双方利益和目的一种方式，它不受组织监督，自由选择沟通渠道。

例如，团体成员私下交换看法、朋友聚会、传播谣言和小道消息等都属于非正式沟通。

非正式沟通是正式沟通的有机补充。

在许多组织中，决策时利用的情报大部分是由非正式信息系统传递的。

同正式沟通相比，非正式沟通往往能更灵活迅速地适应事态的变化，省略许多繁琐的程序;并且常常能提供大量的通过正式沟通渠道难以获得的信息，真实地反映员工的思想、态度和动机。

因此，这种动机往往能够对管理决策起重要作用。

非正式沟通的优点是:

沟通形式不拘，直接明了，速度很快，容易及时了解到正式沟通难以提供的"内幕新闻"。

非正式沟通能够发挥作用的基础，是团体中良好的人际关系。

其缺点表现在:

非正式沟通难以控制，传递的信息不确切，易于失真、曲解，而且，它可能导致小集团、小圈子，影响人心稳定和团体的凝聚力。

此外，非正式沟通还有一种可以事先预知的模型。

心理学研究表明，非正式沟通的内容和形式往往是能够事先被人知道的。

它具有以下几个特点:

第一，消息越新鲜，人们谈论得就越多;第二，对人们工作有影响者，最容易招致人们谈论;第三，最为人们所熟悉者，最多为人们谈论;第四，在工作中有关系的人，往往容易被牵扯到同一传闻中去;第五，在工作上接触多的人，最可能被牵扯到同一传闻中去。

对于非正式沟通这些规律，管理者应该予以充分注意，以杜绝起消极作用的"小道消息"，利用非正式沟通为组织目标服务。

现代管理理论提出了一个新概念，成为"高度的非正式沟通"。

它指的是利用各种场合，通过各种方式，排除各种干扰，来保持他们之间经常不断的信息交流，从而在一个团体、一个企业中形成一个巨大的、不拘形式的、开放的信息沟通系统。

实践证明，高度的非正式沟通可以节省很多时间，避免正式场合的拘束感和谨慎感，使许多长年累月难以解决的问题在轻松的气氛下得到解决，减少了团体内人际关系