办公室管理最新复习资料整理后汇编Word文档格式.docx
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24．以下哪些接打电话的行为是不正确的（A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击
25．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（D.如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）
26．以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（D.名片只能当面递送，寄去是不礼貌的
27．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A.下级单位报送的报告、统计报表等
28．值班人员不应该做以下哪类事情（A.签发文件）
29．接受忠告的反应应该是（D.切勿感情用事）
30．以下哪些不是办公室事务管理的特征（B.决策性）
31．办公室布置要注意（D.各种沟通、保密
）
32．传真机的使用哪一项是不对的（B.随时随地可向对方发送
33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（C.作会议记录时离开会议室接听电话）
34．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的（B.让员工们随意领取办公用品
35．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的（B.文员也应具有适当判断情况，以机智应对的应变能力
36．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的（A.最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要；
37．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的（B.应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己
38．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的（A.审查功能）.
39．以下关于文员的宴会礼仪中中，哪一项是正确的（D.吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去）
40．文员制作日程安排计划表时，以下一些情况应避免（D.日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃）
41．在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（A.接通电源可立即复印操作）
42．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的（C.标准的零用现金单据有一个签名）
43．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的（D.可以按照文员自己的习惯进行工作）
44．文员传达上司的指示时，那一项做法是不适宜的（A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见）
45．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的（B.打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话）
46．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的（C）.未用完一道菜时，应将刀叉平行排放在盘子上右侧，叉尖向上，刀刃向内
47．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的（D.不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明）
48．文员协助举行宴会时，不用考虑（D.有无休息室）
49．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（B.由过程先说
50．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（A.骑边章）
51．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（D.应设置电脑的桌面屏幕保护功能）
52．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（C）
C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方
53．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（A.录音时需将监听开关至于“ON”位置）
54．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（C）
C.每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力
55．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（C）
C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系
56．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（A.）
A.以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认
57.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（B.）
B.代替上司制定约会计划
58．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（D.）
D.穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰
59．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（C.）
C.工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可
60．上司决定参加某个会议时，文员不应该（A.只在便笺上写好会议名称）
二、判断题
1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。
∨
2．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
3．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。
X
4．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。
5．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。
6．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。
7．男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。
8．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话，X
9．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。
10．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；
若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。
11．办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。
12．小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系方便。
13．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做，X
14．对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留档备查。
15．文员在接听电话时，如果投诉者无端辱骂，可把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢慢地向他解释：
“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。
”∨
16．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真X
17．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握；
18．女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作。
19．如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。
20．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。
21．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
22．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
23．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。
24．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上∨
25．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。
26．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。
27．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。
28．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。
29．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关∨
30．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。
31．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。
（∨）
32．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等（∨）
33．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空挡，自己决定优先顺序。
（X）
34．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。
35．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。
如果上司不加采用，应说服上司。
36．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
（∨）
37．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。
（X）
38．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。
39．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。
40．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。
41．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。
42．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。
43．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。
44．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。
45．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。
46．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。
47．受到直属上司以外的指派时。
假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。
48．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。
49．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式而定。
请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。
50．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。
51．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。
52．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。
（∨）
53．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。
因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。
54．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
55．介绍信的正本和存根必须一致。
可以出具空白介绍信。
56．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。
57．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。
58．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。
59．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。
60．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
三、简答题
1．简要说明受意方法。
答:
（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；
（2）备好记录本，记录下指示要点；
（3）注意倾听，用心判断指示的用意；
（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；
（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；
（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
2．公文的完全格式包括哪几项？
1）版头,发文字号,印刷顺序号；
（2）密级,紧急程度；
（3）签发人姓名；
<
4）公文标题；
5）主送机关；
6）正文,附件；
（7）发文机关,成文日期,机关印章；
8）注释,阅读（发送）范围；
9）主题词；
（10）抄送单位,印发说明。
3．完整的会议记录应该包括哪些事项？
1）会议名称；
（2）会议记录人的姓名、盖章；
（3）时间（开始时间，结束时间）；
（4）会议地点；
（5）议题；
（6）主持人、主席；
（7）出席者名单；
（8）会议的经过情形及结论；
（9）相关的资料；
（10）下次会议预定日期。
4．简要谈谈说服别人的基本要领。
让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉；
用语言和态度去打动别人；
清楚的知道最想说什么；
了解并研究对方的立场和意向；
以诚恳的态度为对方着想而发言。
5．单位印章的刻制和使用有哪些规定？
刻制公章有两种情况:
一种是由上级主管机关刻制颂发；
另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；
公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；
加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名；
将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；
功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒；
凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效。
6．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？
（1）命令（令）；
（2）决定；
（3）公告;
通告；
（4）通知、通报；
（5）议案；
（6）报告；
（7）请示；
（8）批复:
意见；
（9）函；
（10）会议纪要。
7．简要说明进言方法和要求。
答进言的方法和要求：
⑴适事⑵适时⑶适地⑷适度
8．简要说明文书的立卷特征有哪几种？
答
（1）按问题特征立卷；
（2）按作者特征立卷；
（3）按文种特征立卷；
（4）按时间特征立卷；
5）按地区特征立卷；
（6按通讯者特征立卷；
在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
9．来信受理与处理的程序和基本要求有哪些？
答
（1）及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订.
（2）认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明"
参阅某卷宗'
'
或"
可与前信印证"
等.提供领导复信所需要的资料.
（3）逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位（人）以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办.（4）认真处理.处理信伺:
应该按照"
分级负责,归口办理"
的原则,进行转办,交办或自办.
（5）及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人（单位）复信,或承办人（单位）复信两种方式进行.
10．简要说明口头报告的基本方法和要求。
11．请简要复述发文处理过程。
答
（1）不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；
如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。
（2）不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；
复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。
12．文员向对方要求约会时应注意哪些问题？
答
（1）要获得上司的许可；
（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等；
（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表,还应准备约会所需要的文件资料。
四、设计题
1．整理好办公桌，设计相关办公用品摆放位置。
电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;
电脑放在右边；
新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条；
各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；
参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；
公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；
墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。
2．设计接待某来访单位的接待方案。
（1）接受任务；
（2）了解来宾；
（3）制订计划；
4）预订食宿；
5）迎接来宾；
6）商议日程；
7）安排会谈；
8）陪同参观；
（9）送别客人；
（10）接待小结。
3．设计一份电话记录单。
来电部门，来电人员，来电时间，主要事项，电话内容，电话事项承办结果，电话记录人，
4．设计接待外宾来访的简单方案。
5．虚拟一个会议通知。
（1）会议的名称；
（2）出席会议者的姓名或组织,部门的名称；
（3）日期,时间（开始到结束的预定时刻）；
（4）地点:
（具体在几楼几号会议室）；
（5）议题（或者议事日程）；
（6）主办者的联络处,电话号码等；
（7）开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码（必要时可附上地图）；
（8）注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。
6．设计会议结束后应该完成的相关工作任务书。
（1）要替搭车回去的人安排车子
（2）在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领（3）有留话时,切记务必传达（4）检查会场有无物品遗漏（5）要为参加会议的人员送行
（6）文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭
（7）桌,椅早先若有移动,必须还原;
洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回（9）关紧门窗并上锁。
7．拟定某会议召开前的准备方案。
8．参阅教材160页，能够计算会议成本。
科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。
参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。
会议后勤费用开支有：
文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。
请计算会议的成本。
（P161）
（1）会议成本=2×
3[（G+S）×
T]n+后勤开支=6（G+S）T·
n+后勤开支
（2）G-------参加会议人员的每小时人均工资数；
每个人每小时平均工资为10元，（2400÷
30÷
8）
（3）S——参加会议人员每小时人均其他收入数；
其他收入为2．5元。
（600÷
（4）T——参加会议人员人均到会时间为5小时；
（5）n——参加会议人数为50人（46+4）；
（6）后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800（200+100+10×
50）
（7）会议成本一6×
（10+2．5）×
5×
50+800
=18750一-800
=19550（元）
9．设计文员代替上司选择赠送礼品应该做的相关工作。
（1）在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中秋节等
（2）还要清楚赠礼对象身份,爱好,文化背景,性格习惯等;
（3）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于当地的购物环境.（4）还应熟知以下规则:
除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可.（5）要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方.（6）赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下.
（7）如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片,贺卡.
（8）文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见,以及标明价格范围.
（9）为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录.
10．考虑文员在随同上司旅行结束后，要做的相关工作。
（1）整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用
（2）回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案
（3）尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作
（4）把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用
（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
11．考虑文员应该为上司的商务旅行作哪些准备工作。
（1）准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.
（2）制定约会计划.约会计划表包括:
城市名和省（州）名（如果是国外旅行,写明城市名和国家名）,日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码.
（3）为商务洽谈收集资料.（4）决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.（5）考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:
行李准备识别标签.（6）安排差旅费.（7）建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库.（8）办理旅行保险,如意外伤害保险等。
2．www。
cer。
net/artide/2003082213089728。
shtml。
12．设计一份大型宴会方案。
（1）客人的选择.确定名单,再请上司核定.
（2）确定时间.如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日.
“碧芝”最吸引人的是那些小巧的珠子、亮片等，都是平日里不常
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