档案管理制度Word下载.docx
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指事业部过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对事业部有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、视频、U盘、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：
就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、人事行政部（项目部资料员）：
1）负责事业部档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导各部门档案管理；
2）建立健全事业部档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责事业部档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保事业部档案的安全；
指导事业部档案管理工作；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；
·
2）向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门主管人员
负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
批准对自己部门资料或合同复印件的处置；
负责对本部门档案管理的监督检查。
5、各公司总监/副总
1）负责对档案管理监督检查报告的审批。
三、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，下月1日向人事行政部移交。
（部门可保留复印件）
①.归档范围及移交时间：
次月10日前。
②.档案资料的标识
人事行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。
③.档案资料的日常管理：
1电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；
2文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；
3文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
④.档案借阅
（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。
借阅档案原件只限在事业部内，不能带出；
确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和人事行政部批准，且只带复印件，不带原件；
（2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理延时手续；
（4）借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-2000不等的罚款。
情节严重者，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
（5）非事业部职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本事业部高管领导批准后，方能在事业部办公室（项目部项目经理办公室）阅览，不可将档案带出。
1、档案销毁
对已失去使用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管领导，最后报总经理的批准，方可销毁。
执行销毁任务时，必须由人事行政部人员（项目部的必须有资料员）监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。
最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围；
2）事业部对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
3）事业部收到的公文，如政府职能部门发来的与事业部有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
4）事业部与其他单位来往的文书及权益文书等；
5）事业部领导的批示、指示等；
6）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、会议简报、会议记录等；
7）反映事业部主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
8）事业部的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
9）事业部与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
10）事业部员工任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
11）事业部发布的各类广告、宣传材料；
12）事业部重要活动的剪报、照片、录音、视频等；
13）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所形成的档案资料；
14）财务档案资料；
15）各种实物档案；
16）其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
2）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，人事行政部以影印本归档。
3）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
4）电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
5）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件（含电子、视频资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
1）事业部规定的密级文件；
2）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
3）合同、协议书等正本及过程资料；
4）事业部员工任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
5）其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
1）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；
2）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；
⑶电子视频档案的归档
1）重要电子视频档案应实时进行、随办随归。
2）一般电子视频档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘或保存U盘保管。
3）每年3月底前必须向人事行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，人事行政部（项目部资料员）核实后刻录成光盘等载体保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，人事行政部见证。
6、档案移交事业部的流程
4）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。
5）采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
6）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。
以结果为导向，批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
结论在前，依据在后。
7）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
8）人事行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
9）档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
7、档案保管
⑴档案编号
10）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
11）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
12）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
13）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。
任何部门和个人不得随意修改。
14）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：
本办法由人事行政部制定并负责解释。
四、相关记录
1、《档案分类编号表》
2、《文件（合同）管理记录目录》
3、《文件档案移交目录》
4、《档案移交清单表》
5、《档案借阅审批单》
6、《档案管理流程》
档案分类编号表
一、事业部编码
部门
采购部
工程管理部
财务部
成本管理部
商务部
设计部
人事行政部
编码
CGB
GCB
CWB
CBB
SWB
SJB
RSB
（部门编码+年份+编号的模式）
例：
CGB2019081201
文件（合同）管理记录目录
记录编号:
日期：
序号
文件（合同）编号
标题
需抄送的相关部门
接收部门
原/复
接收人
备注
移交目录
年月日
标题名称
移交部门
移交人
日期
收件部门
收件人
注：
本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案移交清单表
移交性质
□离职□调岗□归档
档案所属年度
档案类别
保管期限
数量
永久
长期
短期
合计
移交说明
移交人：
接收意见
接收人：
移交人（部门）
经办人：
移交日期：
接收人（部门）
接收日期：
见证人：
档案目录
卷宗号：
目录号：
部门：
案卷顺序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷内张数
备注
档案借阅审批单
借阅部门
借阅人
借阅部门经理
使用目的
总经理
主管副总
借阅内容
复印
借阅
归还日期
经办人
1
2
3
4
5
档案管理流程：
相关部门/部门负责人
（项目资料员）
分管副总/总经理
升级会员 