高效会议管理技巧当今会议分析Word文档格式.docx

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会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。

没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑。

因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

图1-2组织或部门与会议

3．会议是一种群体沟通的方式

开会专门少是一对一的沟通,绝大多数情况下差不多上一种群体沟通。

随着科技的迅猛进展,人们的沟通方式越来越多,现在人们能够通过E-maｉl、多媒体等种种形式进行沟通，然而,群体沟通，即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。

因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通适应。

◆开展有效的沟通

会议是一种多项交流，能够集思广益,实现有效沟通是会议的一个要紧目的。

◆传达资讯

通过会议能够向职员通报一些决定及新决策,也确实是讲向职员传达来自上级或其他部门的相关资讯。

◆监督职员、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其要紧目的是为了监督、检查职员对工作任务的执行情况，了解职员的工作进度；

同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及职员之间的矛盾。

◆达成协议与解决问题

达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤,通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。

图1-3ﻩ达成协议与解决问题的６个步骤

◆资源共享

利用开会汇合资源，以期相互关心，共同进步。

◆开发创意

开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。

通过进行会议，形成新的构思，同时论证新构思，使其具有可行性。

◆激励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。

这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

◆巩固主管地位

经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上下协调会议,以此来强化自己的地位。

会议能够按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用,每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断进展紧密相关。

表1－１ﻩ会议的种类

按人数分类

按开会方式分类

按开会目的分类

●团体会议

●一对一会议

●　面对面会议

●电话会议

●视频会议

●　宣布人事安排、讲解政策的会议

●　当众表扬或批判不人的会议

●　临时处理突发事件的会议

●　固定的团队会议

●集思广益的会议

每种会议都有其合理的发生频率,只有掌握了合理的会议发生频率,才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。

1.固定的部门会议

2.全体会议

３.处理突发事件的会议

4.一对一会议

会议成本分为时刻成本、直接会议成本和效率损失成本３种。

会议成本是特不可观的一笔数目,它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。

１.会议的时刻成本

２．直接的会议成本

３．效率损失成本

开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体治理效率的下降。

由于治理效率下降而造成的损失，确实是效率损失成本。

效率损失成本包括以下3种情况：

【自检】

请将下列相关选项用横线连接起来。

A、固定的部门会议ﻩﻩ①至少每两月一次

B、一对一会议ﻩﻩﻩ②随时

C、处理突发事件的会议ﻩﻩ③按需要

Ｄ、全体会议ﻩ④至少每月一次

◆见参考答案1－1

【本讲总结】

从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。

高效的会议能关心我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时刻成本、直接成本及效率成本的损失。

因此,每个人应从基础做起,深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本,只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。

【心得体会】

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第二讲会议效率不高的缘故及解决方案

会议效率不高的缘故及预防性治理

高效会议的八大特征

会议规范

1.会议的通病——效率不高

小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些方法，他的方法反映了许多公司会议的某些现状,值得我们考虑。

专门多公司往往由于以下缘故,开会效率低下:

◆公司的主管都不明白何时是开会的最好时机。

许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。

◆许多主管关于何时开会几乎都不征询职员的意见。

这使得职员疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。

◆有些“必须到会”的职员,因为差不多与重要客户或政府官员有约在先，全然不能出席，这使得会议讨论专门难进行。

而到场的人往往并非与议题关系最紧密的人，因此预备不充分或者全然来不及预备。

时下有一句专门流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来讲，这句话能够改为“开会比较烦”。

开会之因此烦,用小王的话来讲,确实是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时刻，即使有决议，质量也专门低”,简而言之，会议效率不高。

因此，查找致使会议效率不高的缘故就显得格外重要。

2．会议效率不高的缘故

会议效率不高通常由以下７种缘故造成。

在这7种缘故中，有3种缘故是会议的“致命伤”，需要格外警惕。

这3种缘故是:

主持人的技能、会议的地点以及会议的预备工作。

表2-1会议效率不高的缘故及具体表现

项次

缘故

具体表现

（1）

时刻

会议安排在立即午餐的时刻，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

（2）

地点

会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。

（3）

开会对象的选择

必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。

（４）

主持人的技能

会议主持人缺乏阻碍力、讲服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。

（5）

参会者的技能

参会者发言混乱，既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败。

（6）

会议的预备工作

开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效。

（7）

开会的缘故、目的和结果

开会的缘故、目的和结果在会议进行中突然发觉皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

与低效率会议相对的确实是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。

高效会议具有8大特征。

建议在正式召开会议之前,将高效会议的８大特征一一列出，并随时检验,充分做好预防性治理，使立即召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。

会议规范包含3个部分：

会议时刻安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。

1.会议时刻安排的规范

◆上午8－9点之间，正是职员从家到公司,预备开始一天工作的时候。

那个时候的职员，心绪尚且混乱，还需一段时刻才能进入工作状态。

因此,试图在这一时刻段进行会议、试图让职员回应会议提议或进行业务分析,从人的生理和心理角度来看，是不现实的。

◆上午9-10点之间，职员差不多开始进入工作状态。

在那个时刻段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。

◆上午10－12点或下午1-3点之间,最适合调动职员集思广益。

大伙儿利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。

◆下午3-5点之间，最好不要安排会议。

那个时段的职员开始进入一天当中的倦怠期,人人希望立即回家，在那个时段进行会议往往会事倍功半。

２．会议规范本身

会议规范是指大伙儿达成共识的会议守则。

会议规范要紧包括以下条款：

◆所有与会者将每周工作安排时刻表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时刻。

◆超过１小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

◆所有与会者都要预备在会上发言。

◆准时开始,准时结束。

◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。

◆所有与会者应明白维护不人的尊严，不在会中羞辱不人，这条规则最重要，需特不注意。

◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。

◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。

◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

◆必要时请第三方监控,以保证会议质量。

3．固定的会议流程规范

图2-１ﻩ固定的会议规范流程

固定的会议流程规范要紧包括一个中心、两个差不多点。

（1）一个中心

一个中心是指整个会议的议程。

一个中心包括:

■会议的开始,具体包括:

致欢迎词；

阐明会议目的；

交流会议议程;

介绍时刻安排、相关规章制度;

指定会议记录人。

■进行会议讨论,能够分为不同的议程,比如议程一、议程二、议程三等。

具体包括：

分享话题和目标;

交流信息；

产生主意、做决定、确认行动;

总结。

■结束会议,具体包括：

总结；

安排下次会议。

（２）两个差不多点

两个差不多点是指会议的一头一尾，即会议开始前的预备和会议结束后的跟踪,这两个差不多点是最容易被忽视的。

然而,它们却是保证会议成败的关键。

因此,一个规范的会议流程必须包含会前的预备工作与会后的跟踪工作。

会前的预备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪打算,以及安排下次做汇报的人选等。

会议效率不高是当前许多会议的现状。

因此,找出会议效率低下的缘故就显得格外重要。

通常有７大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性治理。

与此同时,清晰了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些,才能从正面引导我们如何提高会议的效率。

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