图书馆项目管理流程.docx

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图书馆项目管理流程

图书馆项目管理流程

　　图书馆，是搜集、整理、收藏图书资料以供人阅览、参考的机构，小编整理的项目管理流程，供参考！

　　随着公共文化服务体系建设的发展，政府对公共文化事业的重视程度越来越高，图书馆在公共文化事业的发展浪潮中获得了更大的发展机会，各地图书馆新馆建设进行得如火如荼。

在新馆建设的过程中，由于涉及的金额巨大、人员众多、程序复杂，图书馆在新馆建设上面临着前所未有的挑战，沿用层级式管理结构已不能满足新馆建设的工作要求，引入高效的组织模式势在必行。

对此，为推动新馆建设，佛山市图书馆引入了项目管理方法，在全馆范围内采用该方法推进工作，取得了显著的成效。

笔者拟以佛山市图书馆为例，谈谈项目管理对图书馆建设的作用和认识，为同行提供借鉴和参考。

　　早在上世纪80年代，国外图书馆就在信息中心建设、自动化系统选定过程中对部分业务进行了项目管理，应用范围包括战略目标制定、新技术应用、建设改造、业务重组等重要的跨部门的非日常工作的活动。

近年来，国外图书馆界对项目管理理论和方法的研究主要集中在图书馆项目管理理论和实践、图书馆项目管理系统开发、馆员能力培养，以及如何与政府等外部组织合作开展项目管理等方面；并在实践上有着较大规模且成效突出的范例。

如美国堪萨斯大学图书馆在XX年尝试利用项目管理的方法与其他大学开展联合参考咨询服务，取得了成功，还吸引了其他州的大学图书馆参与其中，共同向读者开展更高层次的参考咨询服务。

　　国内图书馆界关于项目管理的研究虽然起步较晚，但发展迅速。

XX年，《国家图书馆学刊》刊发了3篇图书馆项目管理相关论文，即《“项目立馆”的实践与思考》《“项目立馆”与图书馆管理模式创新》和《谈“项目立馆”》，从理论层面探讨了项目管理在图书馆建设上的应用。

同时，一批学者从项目管理的实例入手进行探讨，丰富了其方法内容。

如谭春锦认为，公共图书馆应当根据自身活动的特点选择合适的项目管理方法，促进图书馆发展；许白婷通过举例分析项目管理理论和方法在读者活动中的实践应用，认为有效的项目管理能够使图书馆花费更少的资源做更多的工作、帮助管理者更好地决策、让员工在项目中得到锻炼，为胜任组织管理职位做准备；张彦静更是提出了“职能—项目”复合管理模式的概念。

此外，国内图书馆界对于项目管理的实践也开始逐步走向成熟，尝试在某些重要工作中采用项目管理的方法来推进工作。

如广西壮族自治区在“八桂讲坛”中运用项目管理方法；南通职业大学图书馆举馆搬迁中运用项目管理方法对项目进度、费用及搬迁效果进行控制，达到了很好的效益；廖小梅在《东莞图书馆项目管理实践与绩效》一文中，详细介绍了东莞图书馆项目管理取得的成绩。

　　基于上述国内外项目管理上的成功经验和研究成果，结合馆情，通过对业务管理模式的不断探索，佛山市图书馆创新性地提出了“项目立馆”的办馆理念，责任到人、细致分工，极大地提高了工作效率。

在工作过程中，采用与员工绩效评分系统结合的方式，即根据项目等级、参与程度，馆员能获得相应的分值，作为衡量馆员工作业绩的重要指标。

截至XX年12月，四年来全馆共立项216个，其中普通项目180个，新馆项目36个。

所有项目中，A级项目14个，B级项目74个，C级项目128个，项目类型以读者活动类和业务提升类为主，项目质量、参与人次逐年递增，管理手段日益完善，取得了较好的工作成绩与社会效益。

　　XX年1月27日，历时8个月研发的“佛山市图书馆项目管理系统”正式上线，这是一个集项目申报、进度管理、项目成果展示、项目数据库、业务学习、科研交流等众多功能于一体的项目管理平台。

自此，项目管理过渡到了“互联网+”的模式，所有项目资料得到共享，项目审批全部透明，绩效评分得到实时反映，促进了全馆业务工作的繁荣与创新。

在此基础上，由于新馆建设具有一次性、时限性、资源和成本的约束性、目标明确等特点，与项目的基本特征非常符合，因此佛山市图书馆决定用项目管理的方法对新馆专项项目进行管理，监控项目进度，推进新馆建设。

　　新馆建设是十二五期间佛山市图书馆的重点工作。

XX年12月6日，经过数年的建设，近半年的紧张搬迁及开馆备战，一座由万平方米建筑面积，2500个阅览座位，100多万册图书资源，集新技术、丰富馆藏、服务新颖为一体的城市文化客厅——佛山市图书馆新馆向市民正式开放。

从XX年动工到XX年开放，项目管理在新馆建设的责任分工、进度管理、招标流程、资金管理等工作的推进方面发挥了巨大的作用。

　　新馆项目的组织关系

　　每一个新馆专项项目都必须经过制定实施方案、提出预算、报上级主管部门立项、公开招标采购、与中标商签订合同、深化实施方案、入场施工、验收结算等流程，为了统一管理新馆建设的所有事宜，佛山市图书馆特设“新馆筹备办公室”作为枢纽协调各项工作的进行，统筹新馆建设中的各项事宜。

　　图书馆传统的组织关系为纵向的职能系统，而采用项目管理的方法，其组织关系则是由项目组成的横向项目系统，将横向项目系统在运行中与纵向部门职能系统两者交叉重叠起来，就组成一个矩阵形式的组织结构。

图书馆员在部门与新馆专项项目的矩阵中关系见图1。

　　如图1所示，新馆办统筹全馆的新馆项目，推进新馆项目的各项进程；馆员作为部门的成员，同时也可以成为新馆项目的参与成员，在有限的人力资源情况下，最大程度地发挥每个馆员的能动性，从组织关系上保障新馆建设的人员配备。

　　在新馆专项项目的实施中，一个新馆项目只有一名主要负责人，确保责任明确到人；同一名馆员可同时担任多个新馆项目的负责人；同一个馆员在不影响本部门工作的情况下，可根据个人能力参与多个新馆项目，这种模式使新馆的人员配备与工作效率得到了最大程度的保障。

组织关系见图2。

　　新馆项目的立项与结项标准

　　项目管理小组是统筹全馆所有项目的一个团体，小组的成员由馆领导班子任命而成，负责全馆所有项目立项、变更、结项的初审环节，并负责参加项目启动会议、跟进项目进度、协调项目资源、指导项目工作等各项工作。

在新馆专项项目中，项目立项、结项的审批流程为新馆办、项目管理小组、馆领导班子，项目管理小组与新馆办共同推进项目的各项进程。

　　立项标准。

新馆项目在馆内立项的标准是以政府采购立项申请表的相关批复为准，每个政府立项项目认定为一个馆内项目，原则上不允许将单个政府立项项目拆分为多个馆内项目。

若项目中有两个或两个以上分包，子项目负责人可向新馆办提出申请，经新馆办与项目管理小组讨论、得到馆领导班子批准后，每个分包可单独成为一个馆内项目。

新馆项目的等级以新成立项的金额划分。

　　结项标准。

结项时须完成政府采购的立项、采购、实施、验收等流程，以提交项目验收报告或设计成果等作为项目结项依据。

　　新馆项目的实施情况

　　新馆项目分为基础设备、家具、信息化系统、多媒体系统、其他等五个大类，其中基础设备包括电器设备、生活设施、专用设备、饮水设备、办公自动化设备等项目；家具包括报告厅礼堂椅、办公家具、钢木家具、密集书架、仿古家具等项目；信息化系统包括RFID应用系统、计算机终端应用系统、自助还书及自动分拣系统、应用软件系统、容灾系统等项目；多媒体系统包括多媒体视听设备、展览厅设备、多媒体专题项目设计与建设等项目；其他类包括项目监理、少儿部环境空间设计、新馆VI设计、旧馆搬迁等项目。

截止到XX年10月，馆内共立项了49个新馆项目，其中31个已实施完成，顺利结项。

在新馆建设的过程中，图书馆活动仍然正常开展，保障了读者的阅读权利，在有限的人力资源下保质保量地推进了新馆的各项工作，保障了新馆在试开放期间的正常运行。

　　在部分重大新馆项目的推进过程中，可管窥项目管理起到的作用。

如“旧馆搬迁”项目，项目组根据我馆实际工作需要和情况，制定了《佛山市图书馆搬迁工作方案》，成立了搬迁工作领导小组。

在项目分工方面，下设综合协调组、资产处置组、普通文献搬迁组、古籍文献搬迁组、后勤保障组、安全保障组六个工作组，调动一切可以调动的技术和力量，最大限度地发挥了每个工作人员的作用，分工明确、责任到人，使整个搬迁工作能够按照计划和安排顺利完成，保障了国有资产的安全和完整。

新馆办工作人员作为项目成员之一，在与佛山市文化广电新闻出版局、佛山市财政局、佛山市新城开发建设有限公司、佛山市公共资源交易中心等单位的沟通协作上也发挥了枢纽作用。

搬迁工作共历时56个工作日，发出货车122车次，涵盖图书90余万册，古籍4万余册，电子电气设备580余件，机房设备40余套，家具1480余件。

整体搬迁工作于11月12日顺利结束，确保了新馆在XX年12月顺利对外开放，这是项目管理在新馆建设中应用成效显著的典型案例。

　　细化新馆项目分工，提高馆员参与度

　　项目的参与率是评价员工工作积极性的重要指标，在全馆项目运作过程中，XX年以后一直保持着100%的参与率，目前总参与人次已达5563人次。

以XX年为例，从参与率上来说，普通项目的参与率为100%，而新馆项目的参与率为%。

产生此差距的原因，一方面由于新馆项目的技术难度问题，并非每位馆员都能参与其中，如新馆信息化项目大部分由技术部的人员担任项目负责人、主要成员，不具备专业技术知识的馆员难以参与其中。

另一方面，由于新馆项目的延续性、壁垒程度强于普通项目，新入职的馆员对新馆建设事务难以介入，也影响了这部分人加入新馆项目的热情。

细化项目分工，发动全员参与新馆建设，让每位员工都参与到新馆建设项目的具体事务中，将有助于提高全馆凝聚力，并使新馆开馆后迅速进入高效服务状态。

　　明确项目评估标准，弥补图书馆项目管理与企业项目管理的差异

　　由于项目管理方法多应用于企业，事业单位的体制问题、产出效益的方式不同、激励的方式不同导致实际操作中会遇到一些问题。

比如企业衡量项目最终成效的方法有明确量化的标准——经济效益，而图书馆的工作业绩是以社会效益为衡量标准，读者反响与口碑、业务提升程度等项目成效指标无法量化，项目管理小组在评估项目成果时难度较大，因此需要项目管理小组及时跟进项目的进度与开展效果，防止结项材料的文字描述与项目实际效果不符。

公益文化事业服务效益的提升是一个长期积累的过程，而企业项目管理效益产出具有立杆见影的成效，这就给项目结项衡量标准带来了挑战，这是公益文化事业单位在实施项目管理中遇到的难题。

佛山市图书馆新馆建设以完成政府项目的立项、采购、实施、验收等流程，并提交项目验收报告或设计成果等作为项目结项依据，为项目评估提供了明确的准则。

　　统筹协作，顺利完成新馆项目建设与各部门的交接过渡

　　新馆建设涉及到大量物资采购、资源配置，在新馆项目建设部分完成以后，与各职能部门交接是一个磨合的过程。

如新馆还书与自动分拣系统项目，前期由技术部牵头进行设备采购、测试、技术支持，后期由业务管理部统筹自动分拣系统的人员配备、部门分工、宣传推广等工作内容，这就要求两个部门进行充分的沟通，既考虑技术需求又考虑馆员分工，商讨出最优方案。

又如“项目管理系统”软件项目，由业务管理部牵头组织软件公司进行开发，从需求、细化方案、开发、测试、使用、宣传推广都是由业务管理部深度介入，最终系统广受好评，这是新馆建设项目中的先进经验。

因此，针对不同项目建设内容，采取不同的交接模式，才能保证新馆建设与将来运营之间的顺利过渡，保证新馆建设的服务效能最大化。

　　规范项目标准，修正项目管理措施和手段

　　构建科学、公平、合理的项目管理制度是图书馆项目化进程的基本保证，完善项目管理制度须从项目活动的全过程入手。

针对馆员提出的立项标准问题、项目结项评估问题，项目管理小组制定了《佛山市图书馆项目管理标准》《佛山市图书馆项目管理实施指南》《佛山市图书馆新馆项目管理办法》等规章制度，较好地解决了项目运行中遇到的难题。

为了进一步发现项目管理实施中的问题，通过召开座谈会的方法搜集意见，并成立了“项目疑难问题攻克小组”来解决这些问题。

在馆员培训方面，邀请高校项目管理专业教授开展讲座指导，从理论上提升馆员的项目管理水平。

　　佛山市图书馆“项目立馆”并非简单地移植企业项目管理模式，而是在实践中探索出一套适用于公共文化事业单位的管理机制，没有经验可供借鉴。

项目管理实施四年多以来，一直在探索中自我完善。

规范的规章制度是运行项目管理的先行条件，纳入员工绩效评分系统是项目管理的激励手段，组建项目管理小组是推动项目管理进程的关键，领导班子的支持是实施项目管理的根基。

项目管理在激发员工工作积极性、考核工作业绩、提高工作效率方面具有显著的成效，佛山图书馆的新馆建设也正得益于此。

国内图书馆界对于项目管理的理论研究和实践也在不断地成熟和发展，学习和应用项目管理理论来推动和促进图书馆管理体制的改革、推进图书馆事业的发展，是一项具有实际意义的行动。

尽管图书馆项目管理的一些理论和方法还存在不足，实践中也将遇到各种各样的问题，但是这些不足却丝毫不能掩盖它的生机与活力，在图书馆的读者服务、内部管理、后期设备维护等方面，项目管理仍将发挥巨大的作用。