行政作业指导书Word文档下载推荐.docx
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4.1.1行政助理负责于每月10日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助
理。
4.2办公用品管理流程
4.2.1公司行政部门办公用品的管理部门，负责公司办公用品的采购计划及预算，主要把握
正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。
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4.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划，报南山财务实施采购。
如有特殊、临时急用办公用品的采购由行政部购买并入库。
4.2.3办公用品的领用须填写《办公用品领用登记表》，如是消耗品，依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数;
如是管理品，则列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新品。
4.3证照管理流程
4.3.1行政专员随时查看证照的有效期，并建表列明，提前做出计划规划，提前对证照进行更新、年检
5人员编制与架构
行政后勤总编制12人
行政经理
（1）
保安（5）清洁工
（2）司机
（2）行政前台行政助理
（1）
（1）
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6输入输出信息报表
输入输出序号内容相关部门序号内容相关部门1来访接待统计表手机费用明细2信件收发登记统计表餐费扣款明细前台
1人事3快递账单统计报表住宿扣款明细4保安值班表住宿人员名单
行政专员5巡逻签到表每月行政费用报销明细
6清洁卫生检查表住宿接待费用报销明细
财务、总经办7车辆行驶统计表2办公用品采购明细8车辆加油费用统计表司机每月外部派车统计表9车辆保养统计表外租收款明细10名片制作统计表3办公人员短号使用明细财务11生活用品发放统计表4前台、司机、保安考核表人事
行政专员
12每月派车统计报表5行政通知各部门13每月办公用品发放统计表6固定资产管理明细财务、总经办
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7岗位职责与任职资格
前台文员岗位职责
岗位名称:
前台文员所在部门:
行政部岗位编号:
直接上级:
行政专员直接下属部门/岗位:
岗位定员:
1所辖人员数目:
1工资级别范围:
职系:
晋升方向:
版本/版次:
V1.0本职概述:
负责前台电话及来访人员接待、后勤保障、行政管理等工作，为公司内部员工及外部客户提供支持和服务。
职责与工作任务:
职责描述:
前台电话接听、信件及周边卫生管理工作时间百分比:
50%
1、前台电话转接
电话铃响三声内必须接起话筒，并首先主动使用普通话自报公司名称:
您好，领
先康体～请问找哪位,请问贵姓找,有什么可以帮到您,遇到外语来电时前台应
回复:
Holdonplease!
然后将来电转接到海外部指定人员;
如来电符合转接需求
（如来电不是推销或者无业务往来的）的可安排转接，转接过程中和对方说请稍
候～当当事人接听电话后前台需马上将电话挂断呈待机状态，以便接听下次来电，
如当事人不在位置时可将来电信息（来电方单位名称，姓名，联系方式及来电内
容）及时发送给当事人并作登记。
如需离开岗位时应先进行电话交接，让下一位职责一工作电话接听者帮忙转接所有来电。
前台离开岗位时电话属于无人接听状态，电话响
任务三声后自动转到国内业务销售指定专人接听;
2、公司信件发放与接收
负责公司快递、信件、包裹的收发工作，公司各部门将外发的快递送到前台时，
前台应专设登记本，由发件人首先登记清楚哪个部门哪位同事寄的、寄往哪里，
收件人是谁等详细资料，前台签收。
并在五分钟内将物料归位，及时通知相关物
流公司，物流公司收件后应将单号及时知会相关人员，快件不得放在前台桌面，
收到快递后十五分钟内知会同事并作好登记工作，快递发放登记表，。
所有快递
文件或样品须按要求进行登记在册，避免遗失，且所有件统一放在指定区域。
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3、前台及周边卫生
保持前台清洁卫生，上班前对前台周边的环境进行清洁及整理，地面须做到无纸
屑、果皮及杂物，前台桌面及前台摆放的绿植叶面必须无灰尘，并摆放整齐，工
作当中随时检查整理，要求前台的花草每周三浇水一次;
对电梯右手边的会客桌
椅与前台左手边的沙发区进行维护，如会客后桌椅未按四角对等放置的、桌椅放
置歪斜的，桌上有烟灰的、水瓶的、纸屑等杂物的，客户离开后做到即时清理干
净，桌椅摆放整齐;
对一楼前台区域的杂物进行清理与管理，区域内禁止乱摆放物品（，如确实有需
要摆放的，只可临时放置在前台后面，但要明确取走的时间，对未经行政部同意
就乱摆放物品的，必须劝阻。
来访人员接待工作工作时间百分比:
1、对来访客人做好接待、登记、引导，并安排洽谈地点。
业务部门将客户来访单
递交到前台，前台应在客户到来前30分钟先将来访公司名称或来访人员的姓名显
示在欢迎牌上，在客户来到大厅时应起立微笑并问好:
欢迎光临～离开时应起立微笑打招呼，其他人员来访时应及时通知被访人员，如有预约可先将来访人员带
到电梯旁或右侧沙发上等候，让其稍坐休息并及时通知被访人员，由被访人员带
往三楼。
当客人来到前台时应微笑询问:
您好～请问找哪位或有什么可以帮到您,
得到对方的回复后需及时作出适当的处理;
2、如有上门推销，无理取闹等无关人员应拒之门外;
如自行处理不了时可立即通职责二工作
知保安或上级协助处理。
任务
3、遵守公司相关的各项规章制度;
4、负责上级交办的其他临时性事项
相关权限:
对来电、来访者具有监督、决策权对直接下属考核评估权;
汇报关系:
以上职责，向行政专员汇报，必要时向部门经理汇报
工作协作关系:
内部协作部门:
全公司各部门;
外部协作单位:
其它必要单位。
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工作环境:
一般办公环境
使用工具设备:
一般办公自动化设备
工作时间特征:
正常工作时间，偶尔加班
婚姻状况:
?
已婚?
未婚?
婚姻不限性别:
男?
女?
男女不限
籍贯:
城镇户口优先?
非城镇户口优先?
深户?
户口不限年龄:
32岁以下
最低学历要求:
中专及以上学历
所需教育专业背景:
文秘、中文等专业中专及以上学历。
所需工作经验:
1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验。
所需培训的科目:
接受过前台接待、档案管理、商务礼仪等方面的培训。
所需知识与技能:
熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范;
了解公司用品管理、档案管理等方面的知识;
具有良好的语言、文字表达能力;
熟悉使用办公软件及办公自动化设备;
最好了解政府相关政策和法律法规。
个人素质要求:
身高160CM以上，外貌端正、声音甜美;
性格开朗、待人诚恳;
具有良好的服务意识，沟通协调能力、口语表达能力强;
工作主动、细致、有责任心;
编制审核批准编制日期审核日期批准日期
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驾驶员岗位职责
驾驶员所在部门:
负责公司接送任务，车辆保养以及办公外联工作。
接送任务工作时间百分比:
60%
1、认真完成公司的派车任务要求，行政专员统一安排，派车遵循客户优先原则，
如当天有二拔客户需要接送的，则安排人多的客户乘坐别克，人少的客户乘坐沃
尔沃，接待客户主要分三类:
A:
与公司有来往业务的客户（海外及国内），B:
与
公司相关的渠道供应商，C:
公司内部同事;
接到接待来访A类客户的任务后，首
先确认来访人员为海外还是国内、来访人数、时间、接送地点、入住酒店、来访
人员的姓氏、特征等，并做好车辆卫生，如需要到机场接机时，先在停车场停好
车后，如海外来访人员时驾驶员需要到机场二楼出站口举欢迎牌接机，如国内客
户则需要到机场三楼出站口举欢迎牌接机，如需要到汽车站或火车站接客时，应
在出站口附近停车，并在出站口举欢迎牌迎接客人，接到来访客人后，先有礼貌
的自我介绍，并主动帮忙提行李上、下车，客人上车前应主动打开车门，同时用职责一工作手挡住车门上框，避免碰伤客人，小车座位后排左侧为主宾位，后排右边为主人
任务位，驾驶员旁边的位置为助手或陪同人员位置。
如客人有自己的乘坐习惯，应按
其习惯安排座位;
在行车过程中禁用不文明用语，在工作中不该听的不听，不该
看的不看，不该说的不说，不散播消息，保守机密，守口如瓶。
如无业务人员跟
随接送时，在离厂约10分钟的车程时应通知公司人员安排迎接，为树立公司良好
形象，让来访客人第一感觉有内涵、有素养，让客人觉得和蔼、舒适。
来访客人
下车时应提醒客人带齐物品，并检查车内有无遗留物品，如发现物品留在车上，
要迅速设法归还失主，并敬语道别。
接待B类客户时首先确认人数、接送时间及
地点，入住酒店，来访人员的姓氏，如需要到机场接机时，可将车停放在停车场
等待，与客人电话沟通后可到停车场等候;
接待C类客户时应坚持一车多用原则，
同一方向不同目的地用车者同行，先近后远或先急后缓送达;
出发前将出车时间
及出车路线通知客户，到目的地后将车停在停车场等候。
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2、坚持行车安全检查，每次行车前对车辆的刹车，前后轮胎、坐椅、仪表盘、车
内外卫生进行检查，可自己处理的自行处理，处理不了的报行政专员。
3、每次出车回来后，如实填写行车记录，包括出车的时间，回厂的时间，行车车
况异常情况、行车公里数与保养维修建议;
车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，
做好卫生清洁、锁好门窗、钥匙交到保安室;
若放假超过三天（含三天）需将钥
匙交到行政专员处。
4、安全驾驶，正确驾驶，听从交通管理人员的指挥，严格遵守交通法律法规，禁
止超速行驶。
驾驶员工作日禁止喝酒、熬夜、通宵、等人身会造成不良状况的行
为。
认真填写车辆档案，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报到行政专
员与行政经理处，有以上未上报的，在绩效上视情节扣5-20分一次。
车辆保养及维护工作时间百分比:
40%
1、出车前、车两回厂后必须对车内外进行卫生清洁，车内有果皮、灰尘、纸屑、
污垢必须马上清理，对车内有异味的及时打开车门进行通风，车外有灰尘的，用
鸡毛掸子清理，每周三对车辆进行一次专业清洗。
2、司机必须爱护车辆，并且利用平时在公司的空闲时间对车辆进行维护、保养;
职责二
工作3、车辆达到规定的里程数需要做保养时应开到指定的维修点进行保养，需要维修
任务时需提前知会行政专员，由行政专员在议价后知会司机维修与否。
4、遵守公司相关的各项规章制度。
5、负责办理上级交办的各项临时性事务，如行政或财务的简单的递交帐单等临时
性事务。
车两维修/保养建议权，车辆行使权。
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公司车辆
无固定工作时间
?
婚姻不限性别:
城镇户口优先?
非城镇户口优先?
40岁以下
专业不限
3年以上驾驶相关工作经验。
所需培训的科目:
接受交通安全培训。
所需知识与技能:
熟悉接待标准规范;
了解公司车辆管理、保养等方面的知识;
具有良好反应能力;
了解交通相关政策和法律法规。
身高170CM以上，外貌端正;
工作主动、细致、有责任心;
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清洁员岗位职责
清洁员所在部门:
2所辖人员数目:
工资级别范围:
负责公司卫生、室内绿化维护工作;
B:
负责宿舍区域及厂门口绿化带卫生;
职责与工作任务:
办公室区域卫生及室内花草工作时间百分比:
100%
1、工作日在10:
00前完成公司领导办公室及办公室内区域的地板,走廊、电梯、
厕所卫生，10:
00后完成前台、会议室及VIP房，11:
30巡检，14:
00后针对
洗手间及走廊、电梯、前台再次进行清洁巡检，工作标准为:
玻璃要洁净明亮，
地面无明显灰尘、污垢，地砖光亮照人，桌面无灰尘，厕所无异味，窗台无灰尘、职责一工作杂物，17:
00前将办公区域及厕所的垃圾袋统一收到厂门口垃圾堆放处;
任务
2、维护办公室绿化植物,每周星期二下午14:
00对办公区域及前台的所有花草
淋水,去黄叶,清理花盆杂物;
工作标准:
花草叶面无明显灰尘，无黄叶、无杂物、
无害虫;
3、每月15号对大厅及办公区域的天花及角落的积尘进行清理;
宿舍区域与厂门口绿化带卫生工作时间百分比:
1、宿舍楼梯，每层的走道一天清洁两次，早上8:
30前全面清洁一次，下午5:
00
前打扫一次;
要求过道、楼层无纸屑、无明显污垢、无烟头，垃圾堆放处须整洁，
位置固定，无乱放的垃圾;
2、宿舍进门口区域过道一天清洁一次，宿舍通行路靠厂片区路面一天清扫一次;
职责二每天7:
30分前完成，要求无明显枝叶、水沟无堵塞，路面无明显垃圾;
3、公司门口LOGO牌绿化带每天下午17点清扫一次，大门与垃圾堆放区路面早
上8:
30前、下午17:
00各清扫一次;
停车位8:
30各清扫一
次;
要求无树枝、树叶、死草、水瓶、垃圾袋、杂草、包装纸等;
4、负责办理上级交办的各项临时性事务;
5、遵守公司相关的各项规章制度。
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对破坏清洁与公共财物有制止权汇报关系:
工作环境:
厂区、办公区
各清洁用品（具）
正常工作时间
所需记录文档:
公司通讯录
小学文化
无
1年以清洁、环卫工作经验。
无。
所需知识:
熟悉清洁相关的标准规范;
所需技能:
熟悉使用清洁用品;
身高150CM以上;
具有良好的服务意识;
编制审核批准
编制日期审核日期批准日期
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保安员岗位职责
保安员所在部门:
5所辖人员数目:
保安队长，版本/版次:
负责监督公司财产安全，维护正常的工作秩序与消防设备管理检查。
安保工作工作时间百分比:
1、严格监督、检查出入公司的物料货物等公司财产，对不符合流程与签名的不给
予放行，并及时通知上级;
凡公司人员因公事、私事需出入厂区的，需持《放
行条》并确认出入、厂时间;
公司物品、外协厂商来厂提样品、货物、维修模
具、机械、工具类，采购退货、废品处理、售后服务物品需外出时，应收取经
仓库主管签字确认的并由财务蒋建永或赵冠芝审核确认的《物品放行条》方可
放行;
每天21:
00后应对厂区及厂区外围进行每隔半小时的巡逻检查，对可疑
的地方应再次检查，若发现有外来人员进入时应第一时间禁止及做好自身的安
全保护工作，并通知其它同事协助;
避免对自身造成伤害并上报行政助理或当
值领导处理跟进。
职责一2、2、对来访客人做好登记、引导，来访客人须提供本人身份证或有效证件进行登记，工作
登记完毕后引导至前台，由前台及时通知被访人员，对无关人员、上门推销人任务
员和无理取闹者应拒之门外，保证良好的工作秩序;
外来车辆来访时需引导停
车，尽量安排在厂门外停放，如确有需要停放在厂区内时应引导至指定的停车
位
3、3、保持岗位清洁卫生，岗位区域有纸屑、污垢、烟头、杂物的需随时清理，公司
大门右则，停车位区域绿化植物工的修剪工作，每月25-28号完成修剪工作;
前台的花草及电梯外侧的花草需保持每天08:
00前浇水;
4、4、做好公司公用车辆登记工作，公车出入必须进行登记驾驶员出厂与回厂的时间，
另公车回厂后必须检查车辆外观是否有刮花与碰撞痕迹，如有立即上报行政助理;
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消防检查工作及停车区域管理工作时间百分比:
20%
1、负责公司消防设备（灭火器、消防栓、应急灯、提示牌）的检查，每月15号左
右全面检查一次，并做好检查登记，对异常与需更换的消防设备统计后上报行
政助理;
对公司消防通道、楼道进行检查，有杂物堵塞的找相关部门协商处理，职责二处理不成的报行政助理。
工作
任务2、对公司自行车及摩托车、电动车停放进行规范，进入厂区后引导摆放在指定位
置，禁止停在机动车停车位。
对大门口及码头上、下物料进行监督与秩序维护，
对货车停在路中间的，停放位置影响公司车辆进出的，立即给予引导到正确位
置。
监督员工打卡及宿舍区域的安保工作时间百分比:
1、监督员工打卡情况，对有代打卡与打卡异常的员工及时知会人事部;
由人事部
处理跟进。
2、巡查公司区域，发现异常情况的（如发现非本公司员工在公司、下班时间后员职责三工作工还逗留在厂区的、有陌生人在厂区附近闲荡的、有异常声音、）应及时跟踪或查
任务看，意图明显的应马上制止后报公安机关;
3、每周一、三、五晚上21:
00巡查公司宿舍，看是否有外来人员或已办好离职手
续的员工留宿，并配合行政专员做好宿舍其它管理工作。
对来访者具有监督、决策权，对破坏公司财产、扰乱公司工作秩序者有制止权。
汇报关系:
以上职责，向行政专员与行政经理汇报。
安保相关工具。
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男女不限籍贯:
40岁以下最低学历要求:
初中及以上学历
初中及以上学历。
1年以上保安相关工作经验。
接受消防、安保管理方面的培训。
熟悉消防标准规范;
了解公厂安保知识;
具有良好的语言表达能力;
熟悉公司消防设备;
了解相关法律法规。
具有良好的服务意识，沟通协调能力、口语表达能力与观查能力强;
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行政专员岗位职责
行政专员所在部门:
行政经理直接下属部门/岗位:
4
协助经理安排，落实行政各项服务、管理工作;
负责公司日常办公环境的维护与修缮，为员工提供高效、优质的办公与住宿环境。
环境、卫生、车辆、会议室、接待、宿舍管理及公工作时间百分比:
80%司规章制度执行情况的检查。
1、环境卫生管理
负责公司所有公共区域、园区门前、办公区域、会议室、接待室、食堂、宿舍、
洗手间的清洁卫生工作的监督与检查及园区绿化植物的维护与更换，上、下午
各检查1次。
2、车辆管理
根据各部门《用车申请单》负责公司车辆的调配，调配采取客户优先、节约成
本、缓急轻重的原则;
利蒙塔用车申请时告知总助，回厂后应将《用车申请单》
及里程数一并交给总助并由其收款再转交给财务部开收据。
2、会议室管理
根据各部门《会议室申请单》负责会议室的合理安排，安排上采取先申请先安职责一工作排的原则，会议后对会议室的清洁及所有设施进行监督检查。
任务3、接待管理
对于重要客户及政府部门相关人员的到访提前半天或1天做好接待前的准备工
作（如:
欢迎横幅、水果、饮料、花束、酒店预订及车辆接送等）;
4、宿舍管理
a协助行政经理完善公司宿舍管理规章制度。
负责做好宿舍水、电、清洁卫生
的管理;
宿舍水电数每月10日前提交人事部;
b根据人事部人员名单做好新到员工的宿舍安排及每月月底受理老员工的宿舍
入退申请;
C负责公司宿舍的安全防护工作，
升级会员 