中文Excel图文基础教程Word下载.docx
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1．工作簿：
工作簿是指在Excel2003中用来储存并处理工作数据的文件。
在一个工作簿中可以有多个独立的工作表，系统默认包含3个工作表并自动命名为sheet1、sheet2、sheet3。
通过工作表标签可选择不同的工作表。
2．工作表：
工作表是指由65536行和256列所组成的一个表格，行的编号从上到下按1～65535顺序编号，列号从左到右采用字母编号【A、B、C…IT、IU、IV】。
每一个行列坐标所对应的位置称为单元格，在屏幕上显示为一个标准长方形格子。
3．单元格地址和单元格区域地址：
在EXCEL2003中，输入的数据，包括字符串、数字、公式等都保存在单元格中，每个单元格都有其固定地址，称为单元格地址或单元格名称。
将单元格的列号和行号并在一起为单元格地址的表示方法，如E5表示E列与第5行交叉的单元格，并且一个地址代表惟一一个单元格。
由于一个工作簿有多个工作表，在同时操作几个工作表时，为区分不同的工作表的单元格，需在地址前增加工作表名称，表示方法为：
工作表名！
单元格地址。
如sheet3!
E5表示表sheet3中的E5单元格。
在编辑EXCEL2003工作表时，往往要对一个范围内若干单元格进行操作，我们把选定的若干个单元格形成的矩形区域称为单元格区域，该区域的表示方法为：
左上角起始单元格地址：
右下角最末单元格地址。
4．活动单元格（区域）
活动单元格（区域）是指正在使用的单元格，其个有一黑色方框，此时正在输入的数据将会保存在该单元格中。
活动单元格（区域）的右下角有一实心小方块，称为填充柄。
第2节工作表的管理
在这里，我们要学习如何管理工作簿，即管理工作簿中的工作表，它包括：
选择工作表、插入工作表、删除工作表、重命名工作表、移动或复制工作表。
4.2.1选择工作表
单击Excel2003窗口底部的工作表标签，可在工作簿中选择不同的工作表，被选中的工作表标签底色为白色。
提示：
按住“Ctrl”键，可选择多个不连续的工作表；
按住“Shift”键，可选择多个连续的工作表。
4.2.2添加和删除工作表
一、添加工作表
1．选中任意工作表标签。
2．单击“插入”菜单的“工作表”命令。
3．这时工作表标签会多出一个。
二、删除工作表
1．选中想要删除的工作表。
2．单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令。
3．弹出黄色的对话框，点击“是”。
4.2.3重命名工作表
1．单击“格式”菜单，“工作表”菜单项中的“重命名”命令。
2．当工作表标签变黑后，便可直接输入文字。
4.2.4移动复制工作表
1．移动时只需按住鼠标左键拖动工作表标签即可。
2．复制时需利用“编辑”菜单的“移动”或“复制”工作表命令，打开对话框。
把建立副本前面的对号打上即可。
如图（4-2）所示。
4.2.5保存工作表
当我们做完自己的工资表后，需要将结果保存起来，便于以后查看和操作，保存工作表的方法如下图所示。
1．单击“文件”菜单的“保存”命令，弹出“另存为”对话框。
2．保存位置处选择路径：
ＭyDocuments如图（4-3）所示。
3．在“文件名”处输入“工资表”，点击“保存”按钮。
4.2.6拆分窗口及冻结窗口
单独的拆分操作和冻结操作对于工作表没有太大的意义，我们把拆分与冻结配合使用，以利于观察数据。
例如：
我们要查看一下某集团从1990～2003年的销售额、营业额、与总利润的发展变化以及数据的对比关系就需要用到拆分和冻结窗口，如图（4-4）所示步骤如下：
1．用鼠标拖动水平滚动条键头右侧的小竖杆把窗口分成左右两部分。
2．单击“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令，便可使左侧信息固定不动。
3．单击滚动条右侧键头，右侧信息会不断向左移动，这样便实现了冻结窗口的目的。
图（4-4）
撤消拆分窗口与冻结窗口是一个逆操作，只要打开“窗口”菜单，先“撤消冻结”，然后再“撤消拆分”即可。
4.2.7数据表的保护
我们可以通过数据保护，使自己的工作表不被别人修改和删除，步骤如下：
1．选中想进行保护的工作表标签。
2．点击“工具”菜单中的“保护”单中的“保护工作表”命令，打开保护对话框，如图（4-5）所示。
3．设置口令，并确认口令。
这时，我们已经完成对工作表的保护了，可以自己试着修改工作表中的数据，我们会发现无法修改，说明工作表已经处于保护状态。
要想对它更改，必须撤消对它的保护，步骤如下：
1．利用“工具”菜单，“保护”级联菜单中的“撤消工作表保护”命令。
2．输入口令（是我们刚刚设的），即可以撤消保护。
第3节Excel2003基本操作
下面我们以建立一个工资表为例学习如何建立和编辑Excel表格，它是向单元格输入数据的过程，通常建立一个简单的表格有以下几步：
4.3.1输入表格名称及创建表头信息
表格名称是Excel表格所必备的，就像人有名字一样，而输入表头信息是建立表格的最基本步骤，它是为一个表格的行和列所取的名称，对行或列数据起解释说明的作用，如图（4-6）所示。
我们按照下面的步骤输入名称及表头。
1．鼠标移到工作表的工作区域，这时光标变成空心十字架，单击Ａ1单元格。
2．输入工作表名称“月份工资表”。
3．选择要输入数据的单元格利用“Tab”键（横向移动光标），“Enter”键（竖向移动
光标）或用“”方向箭头移动光标。
4.3.2输入数据
输入之前要先选定单元格，然后用键盘直接输入数字、文本、日期和公式等，不同的数据的输入方法也不同。
1、输入字符形数据：
Excel2003将汉字、字母、数字和空格等ASCII码字符的组合作为字符型数据。
一般的字符型数据都直接从键盘输入并修改。
每个单元格最多可输入32003个字符。
默认状态下，所有输入的字符型数据在单元格中都左对齐。
对于邮政编码、电话号码这类特殊的字符型数据的输入，为避免EXCEL认为是数值型数据进行计算处理，在输入时应先输入符号【’】,再输入数字。
输入电话号码87339510，应键入：
’87338510。
如果要在一个单元格内输入多行字符，可按“Alt+Enter”键换行。
2、输入数值形数据：
在EXCEL2003中，数字只可以为下列字符：
0～9的10个数字和+-（）’/＄%Ee等10个符号。
负数的输入：
数字前加一个负号或将数字放在圆括号内。
如：
-12和（12）都表示负12。
分数的输入：
先输一“0”和一个空格，再输入该分数。
输入分数：
1/3，应键入：
01/3。
如省略0和空格则表示日期：
1月3日。
百分数的输入：
先输入数字，再输入百分号“%”。
在默认状态下，所有输入的数值型数据在单元格内都右对齐。
3、输入日期和时间：
在EXCEL2003中可以用多种格式输入日期。
输入2005.5.14可以键入：
2005年5月14日，或键入：
2005-5-14，或键入：
2005/5/14。
在EXCEL2003中输入时间，用符号“：
”作为时分秒之间的分隔符。
其格式为：
时：
分：
秒。
输入九点三十分，应键入：
9：
30。
如果输入12小时制的时间，应在输入时间后加上空格，再输入A（上午）或P（下午）。
默认状态下，日期和时间数据在单元格内是右对齐。
4、输入公式
在单元格中可以输入一个公式，该单元可将显示公式的计算结果，在编辑栏显示公式内容。
在公式中可以包含数字、运算符、单元格地址和函数。
输入公式的方法是：
先输入一个“=”号，表示公式开始，再输入数字和运算符等公式内容。
如在G5单元格中输入公式：
=A5+B5+C5+D5。
如果公式中引用了单元格地址，则被引用单元格地址的数据发生变化后，输入了公式的单元格的数值也会相应发生变化。
4.3.3自动输入数据
在EXCEL中输入许多有规律的数据时，不用一个一地输入，利用EXCEL自带的自动输入功能可以方便快捷地输入这些数据。
1．自动填充相同数据
选定任意单元格，输入数据“１”，并使这个单元格处于选中状态，将鼠标移到此单元格右下角，出现十字填充句柄，便可以任意方向拖动，完成自动填充的功能。
2．自动按序列填充
在A单元格内输入“５”，在Ｂ单元格内输入“７”，然后选定Ａ和Ｂ两个单元格，拖动填充句柄将按等差为２的序列填充。
3．等比填充
我们对于等差、等比这类比较复杂填充还可以利用编辑菜单“填充”菜单中的“序列”命令，打开“序列填充”对话框，如图（4-7）所示，然后，设置“序列产生在”“类型”。
最后，输入步长值和终止值。
注：
步长值即等差或等比序列中后一个数与前一个数的差值或比值。
4．星期、年份、月份、日期等与时间有关的数据“自动填充”
如，在任意格内输入“星期一”，拖动填充句柄，就可实现从“星期一”到“星期日”的自动填充。
第4节编辑工作表
我们在建立表格的过程中，偶尔会有输入错误的现象，有时，还需对表格进行修改，所以我们来学习几种常用的编辑方法
4.4.1修改数据
在输入错误的时候，可以有三种方法修改数据：
１．重新输入数据
（1）单击选中要修改数据的单元格。
（2）重新输入数据。
２．在单元格的内部直接编辑
（1）双击要修改的单元格。
（2）出现光标后，按键盘上的“Backspace”或“Delete”键删除后，重新输入。
３．在公式编辑栏中修改数据
（2）在公式编辑栏内修改。
4.撤消错误操作
在数据编辑过程中,如果出现了错误的操作,可单击常用工具栏上的“撤消”按钮实现复原操作。
如果要恢复已撤消的操作，可单击常用工具栏上的“恢复”按钮。
4.4.2移动单元格数据
移动单元格数据就是将一个单元格单元格区域中的数据从一个位置移动到另一个指定的位置上。
这种操作对已输入数据的表格的格式进行编辑十分有用。
移动的方法有：
1、用鼠标的方法：
◆选定所要移动的单元格或单元格区域。
◆将鼠标指针（此时为空心十字）指向选定单元格或单元格区域的边框线上，看到鼠标指针变成一个箭头。
◆按住鼠标左键不放，拖动到需要的位置上，松开鼠标左键，移动完成。
2、用菜单的方法：
◆单击常用工具栏上的“剪切”按钮，要移动的单元格或单元格区域边框会显示闪烁虚线。
◆选定单元格或单元格区域要移动到的位置。
◆单击“粘贴”按钮，移动完成。
另外，使用鼠标右键快捷方式或“Ctrl+X”，“Ctrl+V”组合键的方式也可轻松完成相应的操作。
4.4.3复制单元格数据
◆选定所要复制的单元格或单元格区域。
◆按住“Ctrl”键不放，拖动到需要的位置上，松开鼠标左键，完成复制。
◆单击常用工具栏上的“复制”按钮。
。
◆选定单元格或单元格区域要复制到的位置。
◆单击“粘贴”按钮，完成复制操作。
3、用“填充柄”的方法
◆选定被复制的单元格或单元格区域。
◆将鼠标指针指向其边框区域右下角的“填充柄”，此时，鼠标指针变成“+”。
◆拖动鼠标，在本行或本列移动，鼠标拖动的单元格区域即被复制成原单元格的内容。
注意：
如果原内容为数字、文字则原样复制，如原内容为公式，则复制公式，而公式中的参数值将根据新位置相对于原位置的位移自动改。
另外，使用鼠标右键快捷方式或“Ctrl+C”，“Ctrl+V”组合键的方式也可轻松完成相应的操作。
4.4.4行与列的插入与删除
我们在进行制表的过程中，经常会出现增加一行（列），或是需要删除一行（列）。
以往的手工
制表很难解决这个问题。
但使用Excel就可以很方便地解决这一问题。
在工资表中，如果有人员或是项目的变动就需要做行（列）的插入或删除操作。
我们要删除调出的人员（周同）的记录，或插入调入的人员（张小玉）记录，就要用到插入、删除行（列）。
１．删除行
我们先来删除周同的工资记录，方法如图（4-8）所示。
（1）单击Ａ10单元格。
（2）单击编辑菜单中的“删除”命令。
（3）
选择“整行”选项，单击“确定”按钮。
２．插入行
我们如果要在第五行与第六行之间插入张小玉的记录，方法如图（4-9）所示。
（1）用鼠标左键单击Ａ5单元格。
（2）点击“插入”菜单中的“行”命令。
输入张小玉的所有数据。
4.4.5Excel中表格的格式化
一、设置表格的边框的步骤
1．选中区域（即我们想做多大的表格）。
2．单击“格式”菜单的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。
3．选择“边框”选项卡。
4．选择需要的线条颜色及线条样式。
5．点击左侧的内、外边框按钮，即可完成外边框的设置。
二、设置表格的底纹及图案样式
1．打开“单元格格式”对话框。
2．选择“图案”选项卡。
3．选择底纹及图案样式。
4．点击“确定”按钮。
三、“对齐”选择卡
选中单元格或区域后，单击右键选择“设置单元格格式”，在“字体”选项卡中选择“对齐”。
1．水平、垂直的文字对齐形式
在这里，我们可以设置文本在单元格中的位置。
如居中，靠上等。
2．自动换行
如果我们想在一个单元格中呈现两排文字的情况，就要用到自动换行。
3．缩小字体填充
指当单元格容纳不下过大的字号时，字号自动缩小。
4．合并单元格
即把几个小单元格合并成一个大的单元格，例如：
制作表格标题时就可以用合并单元格的操作。
（1）选中任意连续的若干单元格。
（2）利用“格式”菜单“单元格”命令，打开对话框。
（3）选择“对齐选项卡”中的“合并单元格”选项，点击“确定”按钮。
四、“数字”选项卡
在“数字”选项中，有“常规”、“数值”、“会计专用”等样式，这些都是特殊的数字格式，如：
可在单元格中输入￥5000的货币样式，就要用到“会计专用”样式。
五、改变表格的行高与列宽
我们在输入数据的过程中，经常会出现单元格文字过长，会遮住其他单元格数据的情况。
这时，我们有必要调整一下列宽，而有时字号过大，或者需要在单元格中输入两排数据，则有必要改行高。
改变行高及列宽的方法及步骤如下：
第一种方法：
将鼠标指针移动到行号或列标的中缝，当出现双向键头时，按方向拖动鼠标即可。
第二种方法：
利用格式菜单的“行”菜单中的行高、“列”菜单中的列宽来改变。
如图（4-10）所示。
六、自动套用格式
在前面的学习中，我们已经懂得了如何设计工作表的格式，但实际上我们还可以套用Excel提供的常用的格式，非常方便地设置工作表的格式。
步骤如下：
1．选定需要套用的格式的范围（区域）。
2．单击“格式”菜单的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框。
如图（4-11）所示。
3．选择符合要求的格式，点击“确定”即可。
另外，我们还可以通过对话框中的“选项”按钮，选择所需的应用格式种类。
第5节使用公式和函数
利用Excel2003提供的公式与函数，可以对工作表中的数据进行统计、平均、汇总以及其他更为复杂的运算，从而避免了手工计算的繁琐和不准确性。
4.5.1公式和自动求和
在Excel中，假设要统计员工的总工资，则要用到公式，假设员工每旷工一天要扣５元的话，那么，总工资=基本工资＋奖金－事假天数*５－病假天数*５。
Excel中的公式是由以下几部分组成的：
●等号：
表示输入公式，用等号来识别。
●数字：
运算的对象。
●单元格引用：
要引用单元格数据需要输入它的坐标名称。
●运算符：
进行运算的符号有加、减、*（乘）、/（除）等等。
现在，我们要在Ｇ３单元格输入公式并求出第一个人的工资，方法如图（4-12）所示。
（1）单击Ｇ３单元格。
（2）输入公式：
＝C3＋D3－E3*５－F3*５。
按回车键得出计算结果。
我们现在已经算出一个人的总工资了，但其他人的工资是否要依次输入公式进行计算呢？
可以，但我们还有更好的方法去计算所有人的总工资，如图（4-13）所示。
（1）选定Ｇ３单元格。
（2）移动鼠标指针到Ｇ３单元格右下角。
（3）出现十字填充句柄后向下拖动鼠标，复制公式即可算出其他人的工资。
最后，我们要对全体员工的总工资进行合计，方法如图（4-14）所示
（1）拖动选中Ｇ３～Ｇ13单元格（我们可以看到多拖动出一个单元格）。
（2）单击工具栏上的自动求和按钮“∑”。
（3）这样，合计结果就显示在Ｇ13单元格内。
4.5.2函数
Excel含有大量的内置函数，包括财务、日期和时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等，使用函数给数据的运算和分析带来极大方便。
1、函数的输入：
函数的输入有两种方法：
粘贴函数或直接输入函数。
直接输入函数必须牢记函数的名称及参数，难度比较大，而粘贴函数可以引导用户正确输入函数。
粘贴函数方法步骤如下：
（1）选定要输入函数的单元格
（2）选择“插入”→“函数”命令，打开如图（4-15）所示的“粘贴函数”对话框；
（3）在“函数分类”列表框中选择函数类型，在“函数名”列表框中选择函数名称；
（4）单击“确定”按钮，出现如图（4-16）所示的函数参数输入对话框；
（5）在参数框中输入常量、单元格引用或区域，当不能确定要输入的单元格或区域时，可单击参数框右侧的“折叠对话框”按钮，直接用鼠标选择所需的单元格或区域，然后单击折叠后输入框右侧的近原按钮，加以参数输入对话框；
（6）完成函数参数输入后，单击“确定”按钮，计算结果就会显示在输入函数的单元格内。
2、常用函数：
求和函数SUM最大值MAX
平均值函数AVERAGE最小值MIN
4.5.3区域命名
工作表中的诸多数据或数据区域通常都是以其单元格地址在公式中进行表达，这种方法虽然简单，却不易读懂。
为了便于使用，用户可以给单元格、单元格区域定义一个描述性的、便于记忆的名称，使期更直观地反映单元格或单元格区域中数据所代表的含义。
为单元格区域命名
Ø
选定需要命名的单元格、单元格区域；
单击编辑栏左端的“名称”框，名称框中的文字突出显示；
键入区域的名称后按ENTER键即可。
4.5.4复制公式与单元格引用
我们在前面章节中已经介绍了复制公式的方法，通过下面操作，复习一下它的使用。
1．如图（4-21）所示的销售表中，我们先利用公式算出第一种产品的售价。
2．利用自动填充功能来复制公式，即可同时算出所有产品售价。
下面我们来学习一下什么是单元格的绝对引用与相对引用。
在如图（4-17）所示的销售表中，Ｈ4单元格为毛利率值，而在公式中第一种产品售价公式为：
售价=F6*（1+＄H＄4）。
为什么在H4之前会加上$符号呢？
因为所有产品使用相同的毛利率，加上$符号就代表绝对引用，绝对引用H4这一单元格。
而第二种产品售价公式为：
=F7*（1+$H$4）,说明进价是变化的：
F6、F7、F8……是用坐标引用数据，是相对引用。
第6节数据图表
图表是由工作表中数据生成的，它能形象地反映出数据的对比关系及趋势，可以将抽象的数据形象化。
当工作表中的数据源发生变化时，图表中的对应数据也将自动更新。
Excel中除了能将数据用图表显示外，还能根据数据创建数据库地图、插入或绘制各种图形、使工作表图文并茂、形象生动。
4.6.1图表组成：
1、Excel的图表类型
Excel提供了丰富的图表功能，可以方便地绘制不同类型的图表。
主要的图表类型及特点有：
柱形图：
用于描述数据随时间变化的趋势或各项数据之间的差异。
条形图：
与柱形图相似，它强调数据的变化。
折线图：
显示在相等时间间隔内数据的变化趋势，它强调时间的变化率。
面积图：
强调各部分与整体间的相对大小关系。
饼图：
显示数据系列中每项占该系列值总和的比例关系，中能显示一个数据系列。
雷达图：
用业综合比较几组数据系列，每个分类都有自己的数据坐标轴，这些坐标轴从中心向外辐射，同一系列的数据用折线相连。
股市图：
用来分析说明股市的行情变化。
曲面图：
用来寻找两组数据间的最佳组合。
利用数据生成图表时，要依照具体情况选用不同的图表，正确选用图表，可以使数据变得更加简单、清晰。
2、图表的组成：
通常的图表一般都包括图表区、绘图区、图表标题、数据系列、数据标志、坐标轴、坐标轴标题、刻度线、图例、图例项标示、背景墙及基底等基本组成要素，如图（4-18）所示：
◆图表区：
整个图表及其包含的元素。
◆绘图区：
在二维图表中，以坐标轴为界并包含全部数据系列的区域。
在三维图表中，绘图区以坐标轴为界并包含数据系列、分类名称、刻度线和坐标轴标题。
◆图表标题：
关于图表内容的说明文本，与坐标轴对齐或在图表顶端居中。
◆数据系列：
图表上的一组相关数据点，取自工作表的一行或一列，图表中的每个数据系列以不同的颜色和图案加以区别。
◆数据标记：
图表中的条形面积、圆点、扇形或其他类似符号，来自于工作表单元格的单一数据点或数个。
图表中所有相关的数据标记构成了数据系列。
◆数据标志：
根据不同的图表类型，数据标志可以表示数值、数据
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