业务流程规范Word格式.docx

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C、开入库单：

仓管员根据实际收货情况开入库单，并留存入库单仓库联。

D、开进货单：

司机将送货清单和入库单计划联交经营部计划审核。

计划员或录入员根据该联在XXJXC3.0中生成进货单。

若经营部有条件，可以在仓库附近的地方设一台电脑，申请一拨号上网线，将该操作点放在仓库。

经营部派专人负责在那里及时从仓管员手中取得入库凭据，并据此在电脑中录入生成进货单。

这样可以保证信息的及时准确。

若发现确定保存后的进货单上的物品与入库单不符或进货数量大于入库单上的进货数，则需要对该进货单冲红。

若物品无误且进货数量小于入库单上进货数则需要重新生成一张进货单，补足进货数量。

E、财务签字：

送货司机持经过计划审核后的送货清单两联和计划所开的进货单到经营部财务结算运费，财务人员在进货单上签字确认。

并将进货单财务联和送货清单收货人联留存，作为采购入库的原始记帐凭证。

司机留存送货清单司机联。

F、JXC处理：

系统增加进货仓库的可用库存、实际库存；

增加经营部的进货。

冲红时，依据冲红单上的物品数量减少进货单入库仓库的可用库存和实际库存。

注意事项：

1）同一张进货单上的所有物品只能进入同一仓库，即进入不同仓库的物品要分别开不同的进货单，进入同一仓库的不同物品可开在同一张单上。

2）货物验收入库后必须及时将仓管员开的入库单或其它入库凭据的一联返给系统操作员（可以由司机返单，也可以由经营部安排其他人返单，必须保证返单及时同时不要出现单据的丢失）。

否则即使仓库收到货物但不能在系统内增加进货，无法增加系统中仓库的可用库存和实际库存，造成系统库存与仓库实际库存偏差。

使经营部出现知道有货已经入了仓库但系统中却没有足够的物品给客户开提货单的尴尬情况。

若经营部实在没办法，可以安排一人负责将入库物品立即用电话通知经营部系统操作员，然后在短时间内将入库单返回经营部财务和计划。

3）系统生成的进货单可以不打印出来。

计划员或开单员用留存的仓管员开据的入库单与系统的进货单核对就可以查出是否有错录、漏录，若单据丢失就比较麻烦了。

经营部也可以视情况将进货单打印出来给计划、财务等留存。

二、客户从经营部提货业务——涉及单据：

提货单

1．

业务主流程图：

我们以提货单共六联为例。

这六联为：

统计联、财务联、业务联、仓库联、客户联、计划联。

客户或业务员要货时先填写提货申请单并交相关业务负责人审核同意后签字。

然后持签字后的申请单到计划部，计划部再根据系统中的库存、客户销售等业务情况审核后在系统中录入生成并打印出提货单，由财务部审核其是否交款（经销客户）或其应付款（代销客户），同意发货后盖章。

客户或业务员持提货单到仓库提货，仓库根据提货单发货并签字。

发货后，要向计划部反馈提货单执行情况，计划部根据反馈的情况对提货单在JXC中做出库处理。

超过提货期限的提货单系统给出提示由计划部通知各相关人员后再做作废处理。

A、审核签字：

业务经理审核提货申请，若同意则在申请单上签字。

B、核准：

计划员根据系统中提供的经营部仓库库存、客户信誉度、客户近两周的销售速度等情况以及市场状况等其它情况综合判断是否按照提货申请发货。

C、开提货单：

系统操作员（计划员或开单员）根据审核后的要货申请开提货单并打印。

生成的提货单保存后系统：

♦按照提货单上的物品及数量修改出货仓库的库存数量：

可用库存数量=当前可用库存数量－开单数量；

♦系统按提货单上的物品及数量，增加该客户的开单未提数量：

客户未提数=当前未提数＋开单数量；

♦对于“其他”类型的客户，其开单未提数量一并累加给“其他”类型的‘其他客户’增加客户的开单未提数；

♦此时提货单不允许修改和删除，若发现错了，只能将提货单作废然后重新生成一新的提货单。

D、财务收款签字：

经销客户到财务交款，代销客户先不交款。

他们均需持提货单六联到财务盖章，财务核准盖章后提货单才生效。

之后财务将财务联留存，客户或业务员将计划联交给计划部留存。

E、去仓库提货：

客户持提货单（统计联、业务联、仓库联、客户联）去仓库提货。

这里分几种情况：

客户自提、经营部自己给客户送货、经营部请运输公司送货

E．1客户自提：

仓库根据提货单发货并在提货单上签字，客户验收并签字，之后仓库留存仓库联，客户留存客户联，业务员留存业务联。

由仓管员或仓库专人将统计联每天及时返回给计划部，由计划员或操作员在系统中做该提货单确认操作。

E．2经营部自己给客户送货：

基本与上面相同，此时可以由司机或业务员返单给计划。

E．3经营部请运输公司送货：

流程图：

E.3.a处理1：

业务员将提货单的业务联、统计联、仓库联、客户联给经营部调度员请求安排送货。

调度员安排并在提货单上签字后将提货单交给运输公司，运输公司在提货单上签字并将业务联交调度员暂留。

E.3.b提货送货：

运输公司持提货单三联去仓库提货，仓管员发货并在提货单上签字后留存发货联，运输公司将货物送到客户仓库。

E.3.c进货：

客户验进货物，在提货单上签字并留存客户联。

E.3.d处理2：

运输公司将统计联返回给调度员以结帐，调度员登记后将统计联返给计划员，将业务联返给业务员。

系统操作员（计划员或开单员）或根据统计联做出库处理，并将统计联交给财务留存。

系统操作员根据返回的提货单统计联做提货单确认操作，录入实际提货出库数。

系统根据录入的实际提货数：

♦减少出货仓库的实际库存：

仓库实际库存=当前实际库存－出库数量；

仓库可用库存=当前可用库存＋（开单数量－出库数量）

♦同时增加提货客户库存：

客户库存数量=当前客户库存＋出库数量；

客户进货数=当前客户进货数＋出库数量；

开单未提数量=当前未提数量－开单数量；

♦对所有“其他”类型的客户一并对‘其他客户’操作，增加客户进货数与销售数：

其他客户进货=当前其他客户进货数+出库数量；

其他客户销售=当前其他客户销售数+出库数量；

♦对非“其他”类型的客户，按确认提货单上的物品及金额，增加该客户对各事业部的提货类型欠款：

提货金额（新增记录），对应单号为提货单号；

增加客户的欠款金额：

欠款金额=当前欠款+提货金额，

提货金额＝出库数量×

开单价格。

♦对“其他”类型的客户，按确认提货单上的物品及金额，增加“其他”类型的‘其他客户’对各事业部的提货类型欠款。

做了确认的提货单不能再作废。

若发现做了确认的提货单的提货数量大于实际提货数，您得将该提货单冲红。

冲红后系统按照冲红单物品数量：

♦减少非‘其他’类型客户的进货和库存；

♦对“其他”类型的客户，减少“其他客户”的进货与销售数量；

♦增加原出库仓库的有效库存和实际库存；

1）当可用库存为零时，此物品将不能再开出提货单；

2）一张提货单只能供一个客户从一个仓库提一次货，提货数量不能超过提货单上所开的数量。

若一客户一次只能提提货单上的部分物品，提一次货后该张提货单就不能再提货了。

若客户还要提其它物品，客户只能再到经营部去重新开提货单；

3）系统允许多人同时在多个地点开单，远程以拨号上网的方式与服务器的数据库连接。

4）若经营部有条件可以将确认操作点放在仓库附近，远程拨号与经营部服务器数据库连接，安排一专人负责及时从仓管员那里取单并依据单据做提货确认。

可以取发货联，或统计联或业务联，经营部可以视情况自行决定。

操作点放在仓库，可以保证出库处理及时，最大限度地减少系统实际库存与仓库实地库存之间的偏差，也减少经营部单据传递过程中的丢单和不及时的问题。

5）若提货单超过了经营部规定的提货有效期，还没有确认，系统将提醒操作员（在提货单确认和提货单查询中都有此提示），这时希望计划员或开单员询问一下仓库和业务员核实此单是否已提（也许货已出库单没返回）。

若没提，督促客户提货或通知仓管员、业务员和客户此单作废不允许提货（当然若经营部管理完善，各位均严格遵守制度，超过有效期的提货单作废不得提货，那么这一步工作就可以省了）。

然后计划员或开单员就可以将此单做确认或作废处理。

三、客户向经营部退货——涉及单据：

预退货单、退货单

1．业务主流程图：

本流程以验机证明共四联为例，为：

客户联、仓库联、统计联、财务联。

客户或业务员填写退货申请单到经营部要求退货，业务经理审核批准后，由维修部验机。

客户凭财务审核签字后的验机证明和退货申请到计划部开退货单，财务审核后，凭退货单将货物退入仓库。

业务经理审核客户的退货申请。

B、维修部验机：

维修部根据审批后的退货申请去客户处验机，并开据验机证明。

C、开退货单：

计划部根据验机证明和退货申请开退货单。

D、审核盖章：

财务部审核验机证明和退货单。

E、退货入库：

由业务员或维修部人员凭退货单去客户处把退的机器拉回，并且客户、仓管员都要在退货单上签字。

将签字后的退货单返回给计划部。

退货单生成保存后系统自动进行如下操作：

♦增加进货仓库的实际库存和可用库存；

♦若退货客户是非‘其他’类型的客户，则减少此客户的库存，增加其退货；

♦若退货客户是‘其他’类型的，则减少该客户销售，增加其退货数；

♦减少客户对各事业部的欠款。

1）客户退货入库后应及时将预退货单的发货联返回，系统操作员及时将客户退货入库情况录入电脑，减少客户实地库存、仓库实地库存与系统仓库实际库存之间的偏差。

2）若经营部有条件，可以将D操作点放在仓库附近，省去了返单的时间延误和麻烦，最大限度地保证库存的一致性。

四、两客户之间调货（客户1客户2）——涉及单据：

退货单、提货单

将客户1的货调给客户2，可以理解成客户1先虚拟退货至经营部，客户2虚拟从经营部仓库提货。

实际业务中经营部给两客户开一退货单、一提货单，两客户根据单子自己去出货、提货，最后将单据执行情况返回给计划员与财务。

业务经理或相关人员审核客户1和客户2的调货申请批准后签字。

B、

开退货单：

客户1虚拟向经营部退货，在实际业务中流程如下：

B.a开退货单：

系统操作员录入生成客户1的退货单确定保存并打印该退货单。

调货退货单中的退货仓库为“调货周转库”。

B.bJXC处理：

退货单生成保存后系统有如下操作：

♦增加调货周转库的实际库存和可用库存（好机）；

♦减少退货客户1的库存、增加其退货数；

♦减少客户1的欠款。

客户2虚拟从调货周转库提货，实际业务中客户2直接从客户1仓库提货。

流程如下：

C.a开提货单：

系统操作员根据审批后的调货申请开提货单（共六联），提货单上的“提货仓库”应为“调货周转库”，保存和打印该提货单。

系统处理参见“客户从经营部提货业务”。

C.b审核签字：

业务经理和财务部审核提货单并签字。

D、客户调货：

客户2持提货单四联和退货单两联去客户1处提货。

双方验收后在提货单、退货单上签字，将提货单发货联和退货单的客户联交客户1，提货单收货联交客户2留存，提货单业务联交业务员留存。

业务员将提货单统计联和退货单计划联返回给计划员。

E、JXC处理：

系统操作员根据返回的提货单统计联做提货单确认处理。

具体处理参见“客户从经营部提货业务”。

&

注意事项：

1）系统操作员（计划员或开单员）发现返回的退货单和提货单联与留存的预退货单计划联、提货单计划联有出入，有改单，在系统中应该先将提货单作废，再将退货单作废，然后重新开退货单、开提货单。

顺序不能颠倒，否则系统会出现库存不足的错误。

2）两客户调货实际只影响两客户的客户库存和两客户的应付款，经营部仓库库存不发生变化。

3）为方便查询和核对，您一定要记得在退货单备注中著明该退货单是客户1与客户2调货退货，在提货单的备注中著明该提货单是客户2从客户1调货提货。

4）客户1虚拟退货和客户2虚拟提货是同时发生的且物品型号数量完全相同。

当提货单统计联返回，系统操作员做了提货出库处理后，调货中转库的库存应保持为0。

五、经营部退货业务——涉及单据：

经营部退货单

经营部退货是经营部向其供应商退货，包括经营部向总部退货、经营部向其他经营部退货、经营部向自营物品供应商退货。

该业务的流程与客户从经营部提货业务流程相似。

只是所持提货的单据是经营部退货单或经营部调货单。

我们这里仍然按照提货单的联数和各联的功能为例。

2．动作分解说明：

我们只对经营部退货业务中与客户从经营部提货不同之处做动作分解说明，对相似的操作我们不再过多的讲解，请参见“客户从经营部提货业务”。

C．开经营部退货单：

系统操作员（计划员或开单员）根据申请单在系统生成经营部退货单并打印。

♦经营部退货单生成后系统减少出库仓库的可用库存。

♦经营部退货单生成保存后不允许修改，只能将其作废然后重新生成一新单。

F．JXC处理：

系统操作员根据返回的经营部货单统计联做确认操作，录入实际退货数（即实际出库数）。

系统根据录入的实际出库数减少出货仓库的实际库存；

做了确认的经营部退货单不能再作废。

若发现做了确认的经营部退货单的退货数量（出库数）大于实际出库数或者实际出库物品与原单据上的不符，您得将该经营部退货单冲红。

冲红后系统按照冲红单物品数量增加出库仓库的有效库存和实际库存。

1）当可用库存为零时，此物品将不能再开出经营部退货单；

2）一张经营部退货单只能供从一个仓库提一次货，提货数量不能超过单上所开的数量；

六、经营部间调货（经营部1经营部2）——涉及单据：

经营部调货单、进货单

经营部1：

业务流程同上“经营部退货业务”，且系统是按照经营部退货处理。

此时“经营部2”作为其所退向的供应商，且此时打印出来的单据名叫作经营部调货单。

经营部2：

对应经营部2的进货业务流程。

此时其供应商是“经营部1”。

两经营部在开单前都要要先将调货的对方经营部维护成一供应商类型为“其他经营部”类型的供应商。

七、经营部内部调拨物品——涉及单据：

调拨单、物品等级调整单

我们以调拨单共五联为例。

这五联为：

财务联、统计联、调入单位联、调出单位联、计划联。

经营部内部物品调拨包括内部借用等非销售出入库、维修部提坏机出库和修复后返库的业务。

系统操作员（计划员或开单员）根据调拨请求和实际情况开调拨单，调入单位凭调拨单去调出单位提货，将调拨单的一联返回经营部计划以及时反映调拨单执行情况并供财务作帐。

若是维修部修复机入库调拨，实际业务流程与经营部进货类似。

A、开调拨单：

系统操作员根据调拨请求和实际需要开调拨单。

若调拨单保存后发现调拨单的物品开错了或者数量多了，只能将原调拨单作废，然后重新生成正确的调拨单。

B、审核签字：

业务经理和财务对调拨单核准签字。

将财务联交财务留存。

C、处理1：

分内部借用等非销售出入库、维修部提坏机出库和修复后入仓库四种情况处理。

C.1内部借用等非销售出库：

调入单位为虚拟库类型，调出单位为普通仓库类型。

一般是调入单位请求调拨，并负责持调拨单去调出单位提货。

双方验收签字后调入单位联和调出单位联分别交调入单位和调出单位留存。

调入代办人或经营部专人将统计联返回给计划员。

C.2内部借用等非销售入库：

即内部借用者归还借用的物品。

调入单位为虚拟库，调出单位为还入的仓库名。

入库后，仓管员在调拨单上签字并留存调入单位联，归还者留存调入单位联并将统计联返回给计划员。

（与客户向经营部退货类似）

C.3维修部提坏机出库：

调入单位为“维修库”，调出单位为另一普通仓库。

此种内部调拨业务的调拨业务流程和单据流动与客户从经营部提货一致。

调拨请求人一般是维修部，他们负责在提货出库后返回调拨单统计联给计划员。

D．JXC处理：

计划员根据返回的调拨单统计联在JXC中做调拨单确认操作。

调拨不影响经营部的整体库存，系统对库存的变更分几种情况：

D.1内部借用等非销售出库：

减少调出单位的库存，增加虚拟库的库存。

D.2内部借用等非销售入库：

减少虚拟库的库存，增加调出单位的库存。

D.3维修部提坏机出库：

减少出货仓库的坏机库存，增加维修库中坏机库存。

确认之后的调拨单不能作废，若实际出库数量大于原来调拨单上的数量或者物品不同，则将单据冲红，系统自动将以上的库存增减量修正回去。

E．财务处理：

计划员将统计联交财务部，财务部作帐。

维修部将坏机修复后入库（流程图如上）：

调入单位为进货仓库名，调出单位为维修部。

调拨请求人一般是维修部人员，他们负责返回统计联给计划员。

假设维修部将坏机修复成了好机。

A1、验收入库开入库单：

仓管员根据维修部给的修复清单验收，入库后仓管员开据入库单（共四联：

收货联、发货联、财务联、计划联），将收货联留存。

B1、JXC处理：

系统操作员（计划员或录入员）依据返回的入库单计划联先将“维修库”中该批物品的等级做调整（坏机调整为好机）生成物品等级调整单，再生成调拨单并做确认入库操作。

物品等级调整只影响库存中各等级机器的库存分布比例，其总实际库存不变。

确认入库操作后，系统减少“维修库”好机库存，增加所入仓库的好机实际库存和可用库存。

C1、财务处理：

财务根据返回的入库单财务联作帐。

在处理维修部修复机入库时，若调拨单要修改请千万要注意做相应的物品等级调整单，保持好坏机数量的操作平衡。

八、经营部与客户换货流程

此流程主要适用于经营部的售后服务部为客户换货的处理。

客户提出有坏机要求换货时，维修中心验机审核并开据鉴定单。

计划部根据鉴定单开该换货客户换货型号的坏机退货单和同型号的好机提货单。

维修中心根据提货单去仓库提好机给客户去换货，并将提货单的统计联返回给计划部做提货单确认。

3．动作分解：

A、审核验机：

维修中心根据客户的换货申请去客户处验机，并开鉴定单。

B、开退货单开提货单：

计划部根据维修中心的鉴定单和审核后的换货申请，开换货客户的换货型号坏机的退货单（先开退货单，然后做等级调整，将好机调整为坏机），然后开换货型号好机的提货单。

C、提货换货：

维修中心凭提货单到仓库提货，将客户的坏机换回。

并让客户签字。

D、JXC处理：

计划部的系统操作员根据返回的提货单做提货单确认。

开退货单和提货单的时候一定要分清楚所退向的仓库和所提货的仓库。

注意物品的等级变化。

九、经营部与用户换货流程

此流程适用于售后服务部为用户（消费者）换货的处理。

用户一旦有换机要求，维修中心验机审核后开鉴定单。

计划部根据鉴定单开调拨单，维修中心凭调拨单提货给用户换货后，将双方签字后的调拨单返回给计划部。

维修中心接到用户的换机要求后去验机，开鉴定单。

B、开调拨单：

计划部根据维修中心的鉴定单开调拨单，从好机仓库调入到维修库。

维修中心凭调拨单到仓库提货，把用户的坏机换回。

并将双方签字后的调拨单返回给计划部。

D、调拨单确认，物品等级调整：

计划部系统操作员根据返回的调拨单做调拨单确认。

做调入维修库中的换货物品的等级由好机调整为坏机。

开调拨单的时候一定要注意调入和调出的仓库是否正确。

在调拨单确认后一定要做调入仓库中相关物品的等级调整。

十、库存对帐业务——涉及：

库存对帐表

由经营部计划、财务和仓管员对仓库或客户进行实际盘点，将三方签字确认的盘点表交回计划部录入后，与电脑数据对应进行数据检查，如有差异，交相关人员检查出错原因并解决问题。

A、实际盘点：

由经营部计划、财务和仓管员一同盘点仓库实地库存，并将结果制成盘点表，三方签字确认生效。

B、处理1：

计划员（或系统录入员）将盘点表与系统的实盘表中的机器实际库存对比。

C、查找原因：

计划员、仓管员等根据盘点对照表查找机器库存与实盘库存有出入的原因。

若是仓库方面的原因追究仓库的责任协调解决。

若是系统操作方面的原因找出是哪里错录、漏录、多录了，在系统里通过重录、补录、作废、冲红等操作调整机器库存。

若系统中业务操作没错（与实际库存出入单据吻合）实在查不出别的原因，系统操作员可以在仓库、财务、计划同意的条件下（出据盘赢盘亏清单）。

即对帐调节处理。

，将实际盘点结果录入系统的库存对帐表中，JXC系统根据最新的实际库存和录入的实际盘点数计算出盈亏数，用户确定机器数不再改动和所录入的实际盘点数无误后，保存该对帐表则系统根据实际盘点数修改机器实际库存，并在库存对帐表中保留此盈亏数据，供查询。

1）每次对帐，同一仓库的各类物品必须对帐盘存，即不允许单独对某一类物品对帐的情况发生，否则，将可能产生未对帐的物品单据不能冲红的现象。

2）每次对帐前必须将单据处理完，即将单据该确认的确认该作废的作废。

否则会引起对帐后数据的混乱和错误。

十一、客户资金对帐

流程与库存对帐一致，只是所用对帐实际盘点数是财务的实际帐面数据。