word资料文档培训1文档格式.docx
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发现文档被改动的地方16
一、常用功能
1.插入表格
●直接将Excel表格转化到Word文档中
第一种：
用Excel编辑好一个带边框的表格，然后点击“文件”→“另存为→保存类型改为“网页文件”→保存→找到文件打开→复制到word即可。
第二种：
在Excel中选中想要复制的表格，单击“编辑→复制”命令，切换到Word，单击要显示表格的位置，再单击“编辑→粘贴”命令，使用“粘贴选项”智能标记，选择下列选项中的一种:
1.若要保留在Excel中应用的格式，选择保留原格式;
2.若要匹配已经在你的Word文档中的表格的样式，选择匹配目标区域表格样式。
第三种：
将Excel表格粘贴为图片，单击“复制”按钮将其存入剪贴板。
然后切换至Word文档，单击“编辑→选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“图片”或“图片（增强型图元文件）”选项，单击确定。
●绘制带斜线的单元格
第一种：
将插入点定位在单元格中，单击“表格→绘制斜线表头”命令，出现对话框，单击“表头样式”下拉菜单选择一种样式（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后单击“确定”退出。
删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按Del键即可删除该斜线表头。
“表格→绘制表格”，在相应单元格内作线。
●将文档内的文字转化为表格
按照自己的计划先将表格中的各项内容输入Word文件中，在这需注意的是，一定要利用一种特别的分隔符隔开准备产生表格列线的文字内容，该分隔符可以是逗号、制表符、空格或其他字符。
选中需产生表格的文字内容，在菜单栏单击“表格→转换→文本转换成表格”命令，在弹出的对话框中的“文字分隔符位置”选项中选逗号（一定要和输入表格内容时的分隔符一致），同时按所要的表格形式对其他选项做适当的调整。
●如何将两个表格合并
当你要将表格项从一个表格粘贴到另一个表格中，而且作为该表格中的行、列或嵌套表格，而不是作为文本时，你就必须用到“粘贴表格”命令了。
可是这个命令在哪里呢？
l.单击“工具→自定义”命令，然后选择“命令”选项卡;
2.在“类别”框中，单击“编辑”，在“命令”框中，找到并选中“粘贴表格”，然后将其拖放到常用工具栏中的适当位置。
此时，“粘贴表格”按钮出现在该工具栏中。
该按钮命令也被称作“粘贴行”、“粘贴列”或“粘贴为嵌套表格”，这取决于粘贴时单击表格的位置;
3.单击“关闭”按钮，关闭“自定义”对话框。
现在，你就可以使用这个“粘贴表格”命令，方便地完成从一个表格到另一个表格的复制工作了。
●如何使文字自动适合单元格
当在Word表格中输入文字时，很多用户都遇到过表格单元格被“挤开”的现象，请问有没有办法让文字能够根据单元格的大小而自动调整自身的大小呢？
（1）选中要设置自动调整的单元格。
（2）在Word菜单栏单击“表格→表格属性”→“表格”→“选项”→“自动重调尺寸以适应内容”→“确定”。
返回“表格属性”→“单元格”→“选项”→选择“适应文字”复选框即可。
●如何隐藏表格边框
如果你在文档中输入一个数字清单，常常上下行的数字难以对齐。
如果插入一个
表格，对齐的问题就好解决了，但由于表格的行、列边框显示出来，又使文章不美观。
怎么办？
——隐藏表格边框。
方法是:
插入一个表格，将数字输入到表格中，设置好对齐方式后，选中整个表格，单击“表格→表格属性”，在“表格”选项卡中单击“边框和底纹”按钮，单击“边框”，在设置中选“无”即可。
●防止表格跨行断页
要防止某行单元格中的文字前后拆分在两页，在表格上右击选择“表格属性”→“行”→取消选择“允许跨页断行”→“确定”即可。
2.插入图片
●如何在插入的图片上添加文字
要把某些文字与某些图形组合成一体，让它们在编辑排版时不至于分离，其操作方法是单击“文本框”图标，向“文本框”中添加文字，如果不要框线和填充颜色，则选择”无线条颜色”和“无填充颜色
3.插入艺术字
●修改艺术字
在艺术字上右击—显示“艺术字工具栏”即可进行相应的调整设置。
a.调整大小：
b.设置艺术字格式：
在艺术字上单击鼠标右键，选择“设置艺术字格式”，打开格式设置对话框，可以对艺术字进行格式设置。
格式设置包括颜色、线条、大小、版式。
颜色和线条:
点击“颜色”右侧的下三角，即可从其中选择颜色。
我们还可以选择颜色的填充效果，在颜色板的下边，点击“填充效果”，可以设置艺术字的填充效果。
版式:
点击“版式”选项卡，可设置艺术字的环绕方式（嵌入型、四周型、紧密型、衬于文字下方、浮于文字上方）。
4.插入符号、简单绘图
●绘制自选图形：
单击“绘图”工具栏中的自选图形按钮，从弹出列表中选择一种图形类型，再单击想要绘制的图形，最后在文档中拖动鼠标，便可绘制出所选图形。
●调整自选图形：
（1）移动自选图形：
选中自选图形后，单击并拖动可将其移动到文档中的任何位置。
（2）改变自选图形的大小：
选中自选图形后，在其周围就会出现8个控制点，将鼠标光标放在任意控制点上单击并拖动，可改变自选图形的大小。
拖动四个角的控制点可以等比例改变自选图形的大小。
（3）改变自选图形的形状：
选中自选图形后，会出现几个黄色的方型控制点，拖动这些控制点可以改变自选图形的形状。
（4）改变自选图形的方向：
选中自选图形后，单击绿色的圆形控制点并拖动即可改变方向。
（5）改变自选图形的颜色：
选中自选图形后，单击绘图工具栏上的填充颜色按钮后的小三角，可从弹出的颜色列表中为其选择一种填充颜色，如果不要填充，则选择“无填充颜色”。
（6）改变自选图形的线条颜色：
选中自选图形后，单击“绘图”工具栏“线条颜色”按钮后的小三角，可从弹出的颜色列表中选择一种线条的颜色，如不需要，则选择“无线条颜色”。
（7）改变自选图形的线条类型：
选中自选图形后，可利用“绘图”工具栏中的“线条”按钮设置其线条的粗细，利用虚线线型按钮可是设置其线条的形状，利用“箭头样式”按钮设置其线条箭头样式。
（8）增加阴影和三维效果：
利用“阴影样式”和“三维样式效果”按钮，为其添加阴影和三维效果，从而美化自选图形。
●在自选图形中输入文字：
有一类特殊的“标注”自选图形，在文档中将其绘制出来后，可在这类图形中任意输入文本。
我们可以向矩形、椭圆等自选图形中添加文字，方法是右击自选图形，从弹出的快捷菜单中选择“添加文字”，然后即可在其中添加文字。
5.插入页眉页脚与页码
●怎样使不同的章节显示不同的页眉
在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。
简言之，分节符使得它们独
立了。
这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了
6.插入文本框
我们在用Word编辑文章时经常需要插入图形，并配上相应的说明文字。
可是一旦进行字间距、行间距、字体调整或移动图片时，原先图片的说明文字就会移位，不得不重新进行调整，其实，利用Word的文本框可以轻松解决这个问题。
调整好图片的位置后，单击“插入→文本框→横排（或竖排）”命令，在图片旁适当位置拉出一个文本框，加入说明文字。
然后设置文本框格式，双击文本框，在弹出的对话框中选择“颜色与线条”标签，在“填充”的“颜色”选项中选择“无填充颜色”，在“线条”的“颜色”选项中也选择“无线条颜色”，单击“确定”后可用鼠标再调整一下文本框的精确位置，将文本框和图片同时选中，单击右键选择“组合”命令将文本框与图形联成一体，这样当你再进行文档编辑或移动图片时，图片的说明字符会与图片一起移动，再也不会到处乱跑了。
7.插入目录
●常用目录的插入
如果要插入目录，请单击“插入”菜单，指向“引用”→“索引和目录”，出现“索引和目录”的画面，点击“目录”标签，倘若直接按下“确定”按钮，则会以黑体字提示“错误！
未找到目录项”。
目录项即文档中用来显示成为目录内容的一段或一行文本。
因此，要想自动显示目录，必先定义目录项。
目录项的定义很简单，点击“视图”→“大纲”切换至大纲模式，如下图所示，大纲模式下文档各段落的级别显示得清楚，选定文章标题，将之定义为“1级”，接着依次选定需要设置为目录项的文字，将之逐一定义为“2级”。
当然，若有必要，可继续定义“3级”目录项。
定义完毕，点击“视图”→“页面”回至页面模式，将光标插入文档中欲创建目录处，再次执行“插入”→“引用”→“索引和目录”，出现“索引和目录”画面，点击“目录”标签上面一共只定义了二个级别的目录项，因此将上图“显示级别”中的数字改为“2”。
“显示页码”与“页码右对齐”这二项推荐选择，前者的作用是自动显示目录项所在的页面，后者的作用是为了显示美观。
“制表符前导符”即目录项与右对齐的页码之间区域的显示符号，可下拉选择；
此外，有多种目录显示格式可供选择，下拉“格式”就可以看到了。
最后点“确定”，如图所示，目录就这样生成了，包括页码都自动显示出来了。
按住Ctrl键，点击某目录项，当前页面自动跳转至该目录项所在的页码
8.项目符号与编号
●多段落放在同个编号内的实现方法：
通常情况下，word按段落编号，即在每个段落（不管该段有多少行）开始位置处添加一个编号。
而许多文档往往要将多个段落放在同一个编号内，可以选择以下四种方法来实现：
1、在第一段结束时按“ShiftEnter”组合键插入一个分行符，然后即可在下一行输入新内容而不会自动添加编号（实际和前面的内容仍然属一段）。
2、在某个编号内的第一段结束后，按两次以上回车插入需要的空段（此时编号会中断），当光标移到需要接着编号的段落中，单击“编号”按钮，此时word通常会接着前面的列表编号。
然后再将光标移回到前面的空段中输入内容。
3、中断编号并输入多段后，选定中断前任一带编号的文本再单击（或双击）“格式刷”按钮，然后再单击要接着编号的段落，即可接着编号。
（使用键盘的话，则先按“Ctrl+Shift+C”复制格式，再按“Ctrl+Shift+V”粘贴格式，意思是只复制前一段的应用的样式，而不是复制文本）。
4、中断编号并输入多段后，选定需接着编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，选择和上一段的相同编号样式后，再选择“继续前一列表（C）”。
不难发现，后三种方法其实都是通过中断编号来插入多段，在一个编号内插入多段后再设法继续编号。
相比之下，第一种法要方便些，但后续行的一些格式必须通过特殊的方法处理（如行首的缩进只能通过键入空格代替，而且不能使用“段落”设置），从而“看起来”是另一段。
●多级编号法
打开“项目符号和编号”对话框，将段落编号设为“多级编号”中的一种，再单击“自定义”，将当前级别（通常为1）的编号样式设成你想要的样式，将下一级别（通常为2）的“编号格式”中全部内容删除（即无）。
OK！
假设现在要输入3段文字，其中1、3段带编号，2段无编号。
只须将1段级别设为1，它就带编号；
2段不要编号了是吧？
好，按回车再按“Tab”将下一段的级别降为2，怎么样，没有编号了吧！
现在将2段内容输入；
按回车输入3段时先按“ShiftTab”将该段级别升一级为1，编号又出现了。
升有降无（编号），你试试，是不是非常方便。
9.分栏
●如何实现局部分栏
比如，同一页面中，我要把上边的文章分3栏，再把下边的文章分4栏，怎么办？
1.将光标放置在要分成不同栏的文字交界处→插入→分隔符（选连续）。
2.将光标放置第一节→格式→分栏（选3栏，应用于本节）
3.将光标放置在第二节→格式→分栏（选4栏，应用于本节）
这样就能实现在同一个页面，上面文字分3栏，下面文字分4栏的效果。
10.打印
●打印方式
打印指定页：
选择“文件→打印”，在“页面范围”部分中选择“当前页”项，则Word会打印出当前光标所在页的内容。
如果选择了“页码范围”项，就可以在这里键入指定的页码或页码范围，如“1-1”可以打印第1页内容，“1-3”可以打印出第1页至第3页的全部内容。
如果想打印一些某连续页码的内容，必须依次键入页码，并以逗号相隔，连续页码可以键入该范围的起始页码和终止页码，并以连字符相连，例如“2，4-6，8”就可以打印第2.4.5.6和第8页。
打印指定部分：
如果只想打印出某一页的部分文件，请首先在文件当前窗口中选定需要打印的部分内容，选择“文件→打印”，再在“打印”窗口中选择“页面范围”下的“所选内容”即可。
缩印：
注意一下Word打印对话框的右下方“缩放”选项区域，单击“每页的版数”下拉列表框，从中选择版数，即可把内容打印到相应的版数上了。
通过此技术，可以把一页纸的内容，打印成16个版，真正实现缩印。
打印副本：
打印多份同一个文件，没必要按几次“打印”按钮，只要在“打印”对话框中在“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数，即可同时打印出几份同一个文件的内容。
如果选中“逐份打印”选项，则Word会按打印完一份再顺序打印文件的另一份，这样就不用在打印完后再分类。
如果不选“逐份打印”则会将所有份数的第一页打印完之后，再打印以后各页。
11.常用快捷键
Ctrl+C 复制所选文本或对象
Ctrl+X 剪切所选文本或对象
Ctrl+V 粘贴文本或对象
Ctrl+B 应用加粗格式
Ctrl+I 应用倾斜格式
Ctrl+Z 撤消上一操作
Ctrl+Y 重复上一操作
Ctrl+S 保存文档
Ctrl+Shift+Spacebar 创建不间断空格
Ctrl+-（连字符） 创建不间断连字符
Ctrl+U 为字符添加下划线
Ctrl+Shift+ 缩小字号
Ctrl+Shift+>
增大字号
Ctrl+Q 删除段落格式
Ctrl+Spacebar 删除字符格式
2、常见问题
●取消首行缩进问题
光标移至第一行，选菜单“格式”→“段落”，“缩进”→左侧，设为0，点击“默认”按钮，确定即可。
●取消自动编号
依次选择“工具→自动更正选项”菜单命令，在弹出的“自动更正”界面中选择“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动应用”项目下取消勾选“自动编号列表”复选框即可。
当我们在文档中输入了项目编号1，回车之后Word2003会自动为我们生成项目编号2、3、4……如果我们想取消这些项目编号，一般的方法比较繁琐，下面介绍一个简单的方法:
将文档全选，然后剪切，再粘贴回去，在Word2003中的智能标记中选“仅保留文本”格式，即可快速取消项目编号。
●如何找回非正常关闭的文档
如果文档打开不正常，可以使用如下几种办法来恢复其中保存的所有或者大部分信息：
第一方案：
自动恢复
如果在编辑文档时，突然遭遇程序停止响应、死机，甚至死电等情况，而文档又未能及时保存时，这时不防按正常操作方法重新启动电脑，然后打开word2003，这样Word会自动弹出一个文档恢复操作窗口，在窗口中选择一个较晚的自动保存项目进行恢复。
这样可以将损失降到最低点。
不过要想提高自动恢复的成功率，你还必须提前做好相应的设置工作。
即打开word“工具”→“选项→“保存”→选中“允许后台保存”和“自动保存时间间隔”选项，同时在“自动保存时间间隔”后设置一个时间间隔。
第二方案：
打开修复
对于以前保存的文档，若碰到双击鼠标试图打开时，却弹出了文档出错无法查看的提示，这时不防改变其打开方式。
首先从程序菜单中启动word2003，然后单击“工具栏”上的“打开”按钮，在弹出的对话框“查找范围”选择欲打开的文档所在文件夹，然后选中该文档，再单击右下角“打开”按钮一侧的小箭头按钮，在弹出的菜单中选择“打开并修复”命令，这样Word会自动把一些错误修复并恢复文档的正常打开。
第三方案：
恢复文本
如果上面的方法都不行，那么就只能试试“从任意文件中恢复文本”转载器来尽最大限度救出word文档中的文字内容了。
启动word后打开“工具”菜单下的“选项”命令，在“常规”标签中选中“打开时确认转换”选项，然后再打开“文件”菜单下的“打开”命令，在“查找范围”中选择文档保存路径，然后在下方的“文本类型”中选择“从任意文件中恢复文本”，接下来再选中欲打开的文档，单击“打开”按钮，这样即可从文档中恢复文本内容，不过这时恢复的文本格式就丢失了。
另外还可以使用杀毒软件进行病毒查杀，一般情况都是可以恢复的
●如何删除页眉线
格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；
选中页眉文字和箭头，格式－边框和底纹－设置选无
●如何取消分栏
选择已分栏的文本—分栏对话框中选择一栏
三、常用技巧
●特定内容的查找与替换
有时在使用Word编辑文档时，需要将文章中的一些特定的内容选中，如果通过按住Ctrl键不放一个一个地选，不仅速度慢，而且还容易出现遗漏。
这时，借助Word“查找和替换”功能便可以快速地将所有的内容选中：
首先单击菜单“编辑/查找”，弹出“查找”对话框。
然后在“查找内容”字段中输入查找关键字，或者可以事先复制一下需要查找的文字，然后按“Ctrl+F”调出查找对话框，该文字就已经自动填到“查找内容”对话框了。
再勾选“突出显示所有在该范围找到的项目”选项，点击“查找全部”按钮，所有文档中的出现的关键字即被选中。
在编辑文档时，有时则需要将文章中某个特定单词或是英文句子中的大写转换成小写，或是将小字转换成大写，这时，使用Word的“替换”功能也可以轻松地实现。
单击菜单“编辑/替换”，弹出“替换”对话框，在“查找内容”框中输入欲调整大小字的字母、单词或是句子，在“替换为”框中输入调整大小写后的内容。
然后单击下面的“高级”按钮，在展开面板中勾选“区分大小写”项，最后只要再单击“全部替换”按钮即可搞定
使用通配符查找和替换
例如，可用星号（*）通配符搜索字符串（使用“s*d”将找到“sad”和“started”）1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。
2.如果看不到“使用通配符”复选框，请单击“高级”按钮。
3.选中“使用通配符”复选框。
4.在“查找内容”框中输入通配符，请执行下列操作之一：
·
若要从列表中选择通配符，请单击“特殊字符”按钮，再单击所需通配符，然后在“查找内容”框键入要查找的其他文字。
在“查找内容”框中直接键入通配符。
5.如果要替换该项，请在“替换为”框键入替换内容。
6.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。
按Esc可取消正在执行的搜索。
●数字统计
使用工具下的“字数统计”工具栏可以检查文档中的当前字数
●拼写检查
利用该功能可以在输入文本的同时检查错误，为以后的校对节省时间。
若输入词语，则将以红线标示，若是语法错误，则以绿线标示。
设置该功能的方法为：
（1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“拼写和语法”标签；
（2）选中“在键入的同时检查拼写”和“在键入的同时检查语法”复选框，若选项为灰色不能用，则需安装相应的拼写和语法检查功能；
（3）清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框；
（4）单击“确定”按钮。
这样在输入时若有错误则会被显示出来，您可以进行纠正。
●格式刷
一般情况下，我们是这样使用格式刷:
选中需要复制的格式文字，单击格式刷按钮，然后将格式刷光标移动到所要格式化的文字位置，按鼠标左键拖曳所选范围，放开左键，实现了格式复制。
要多次复制一种格式，则多次重复刚才的步骤。
这样的操作非常麻烦，其实Word给我们提供了一种批量复制格式的方法:
双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
●放大阅读
可以通过显示比例的增加，将所需内容放大
●打印预览
编辑好文件后，选择“文件→打印预览”命令进入预览状态，在预览状态下，鼠标变成一个放大镜的形状，单击左键可以对窗口进行缩放，如果想要编辑文件时，只要单击预览快捷工具栏上的“放大镜”命令即可。
●文档加密
漫长的文字录入工作终于完成了，如果不希望那些XX的用户使用你的保存文件，就应该给它设置密码。
在文件工具栏下找到文件加密，在密码栏中输入密码，确认输入后即可。
这里要说明的是，Word提供了两种类型的密码用于文件保护:
“打开权限密码”——限制XX的用户打开文档；
“修改权限密码”——限制XX的用户对文档作修改，没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。
这两种密码是相互独立的，可以根据自己的需要分别设定。
密码的最大长度为15个字符，并区分字母大小写。
另外，选中“建议以只读方式打开文档”选项，这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示，如果我们选择“否”不接受建议，文档仍以常规方式打开。
●发现文档被改动的地方
如果你想比较一篇文章修改前与修改后都有什么不同之处（需要分别保存成两个文档），那么可以借助Word中隐藏的比较功能。
在工具栏上单击右键，在弹出的菜单中选择“自定义”，接着进入“命令”选项卡，在“类别”列表中找到“工具”，然后在右侧“命令”列表中找到“比较并合并文档”，将其拖放至工具栏中。
现在打开你的原稿，然后单击工具栏中新建的“比较并合并文档”图标，并在“选择与当前文档比较的文件”对话框中打开修改后的文件，这样Word将自动用红色高亮显示两个文档中不同的地方
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