建筑工程项目方案部印章管理解决方法办法Word下载.docx
《建筑工程项目方案部印章管理解决方法办法Word下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《建筑工程项目方案部印章管理解决方法办法Word下载.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
2、项目印章刻制后,由公司行政部负责印章的登记和印模备案事宜,并做好相应的管理台帐。
3、拟启用的项目印章由公司行政部通知项目部负责人领取,颁领双方要当面校验印章,领用人在领用记录上签字后即代表项目印章正式启用。
4、项目部负责人是项目部印章日常使用与管理的第一责任人,印章由资料员负责保管并事先报行政部备案。
若资料员均因各种原因外出或请假两天以上,则项目部印章应由项目负责人保管。
5、项目部印章应入柜保管,每次用印完毕,应随即锁好,防止被盗用。
若因保管不善造成失误,有关人员须承担相应责任。
6、项目实施期间,项目部负责人更换的,应由行政部进行印章监督交接,并与离任者签订《印章移交承诺书》(附件五),与继任者签订《印章使用管理承诺书》(附件四)。
8、工程竣工(以质监站核验日为准)满半年且工程竣工结算完毕,不论项目部是否有用印需要,项目印章须交回公司行政部,由行政部保管。
期间项目部有用印需要,凭《印章管理登记表》(附件三),由行政部代为盖印。
项目印章在项目财务点交销项满二年办妥报废手续后予以销毁。
三、项目印章的使用范围
1、项目部印章仅限下列文件使用:
与本项目相关的技术资料、质量资料、安全资料;
联系单(与监理/设计/施工单位)、会议纪要、备忘录、工程往来文件、向公司本部提交的工程款申请报告、与施工单位之间的各类签证(需完成公司经济签证审批流程后方可盖章)、奖罚单,与公司本部之间的往来文件资料(工程周月报、项目请示报告、项目上报计划)等的印章盖用,其余资料文件严禁使用该项目印章。
如发生超此授权范围的文件资料需加盖公章,应及时报告项目负责人并填写印章使用单,经公司流程批准后加盖公司公章;
如该事项涉及公司审批范围的,由项目负责人填写印章使用单经公司流程批准后加盖公司公章。
2、项目部印章严禁在下述文件资料中盖用:
(1)不得在各类分包合同、采购合同、租赁合同、担保合同、聘用合同等经济类合同文件及补充协议上加盖,也不得在此类合同类文件的见证方栏内加盖;
(2)不得在结算报告、对账单等对外结算类文件上加盖;
(3)不得在非我方签订的合同证明类材料中加盖,如分包单位自行签订的采购合同,项目部不得在与此合同对应的送货小票、送货清单等文件资料上加盖项目印章。
(4)严禁用于开具任何内容欠据和任何形式的经济结算凭条;
严禁用于为他人或单位提供任何责任的经济担保。
(5)不得用于空白介绍信、证明等空白文书材料上加盖。
(6)不得用于工程开工、竣工报告,与施工单位重大经济及工期等索赔文件。
印章使用时,必须同时由项目部负责人于文件材料上签字。
用印应在年月日处,材料超2页以上应加盖“骑缝章”。
四、项目印章的使用管理
1、用印资料须填写《项目部印章使用登记表》(附件七)进行登记,由资料员审核无误后报送项目负责人、财务审核,审核无误签字后,由印章管理人加盖项目部印章。
印章使用应建立台帐并对盖章留存资料进行归档保存。
行政部、运营部有权对项目部印章使用台帐进行不定期检查。
2、项目印章审批流程
填写《项目部印章使用登记表》
五、项目印章的遗失处理
项目印章如发生丢失、损毁或被盗的情况,当事人应在知道或应当知道后的二小时内报告项目负责人,同时报告公司行政部。
公司行政部按有关规定进行处置。
六、项目印章的用印责任
1、项目印章由公司按公司规定授权项目负责人《印章使用授权书》附件六,由资料员负责管理,如发生超出印章使用范围内的盖印行为,资料员、项目负责人、财务、印章保管人负直接责任,并承担由此引起的经济和法律后果。
2、公司授权行政部为印章的监印人,行政部应定期检查项目印章的使用情况及文件资料的留存情况,定期向项目分管副总书面汇报检查情况,如发生超授权范围内的用印事故,应在二小时内报告项目分管副总。
七、本管理办法附件:
(1)附件一:
《印章形式》
(2)附件二:
《印章刻制、领用审批表》
(3)附件三:
《印章管理登记表》
(4)附件四:
《印章使用管理承诺书》
(5)附件五:
《印章移交承诺书》
(6)附件六:
《印章使用授权书》
(7)附件七:
《项目部印章使用登记表》
附件一:
印章形式
*****项目工程部专用章
技术资料专用
对外承诺、借贷及签订经济合同一律无效
刻章说明:
⑴项目印章采用长方形回墨印章。
⑵尺寸:
长6.5cm,宽3.5cm。
附件二:
印章刻制、领用审批表
编号:
申请人
印章名称
印章用途、刻制内容及要求领用日期
会签部门意见
分管副总:
日期:
行政部:
日期:
法务部:
公司总经理审批意见
附件三:
印章管理登记表
序号
留印
行政部
领用人签字、日期
备注
附件四:
印章使用管理承诺书
本人系工程项目部负责人,于年月日领用本项目的项目部印章一枚(印模见左下角)。
为落实责任,承诺如下:
1、本人已知晓公司的《项目部印章管理办法(试行)》规定,知晓本项目部章非经济类印章的规定。
本人保证严格按照公司所规定的印章保管与使用范围,规范地保管与使用好本枚印章。
2、不用本枚印章签订各类经济契约。
3、不用本枚印章开具任何内容的欠据。
4、不用本枚印章出具任何形式的经济结算凭条。
5、不用本枚印章为他人、他单位提供任何责任的经济担保。
6、不擅自刻制冠有“”及其下属各项目公司字样的任何印章,工程竣工后按《项目部印章管理办法(试行)》的规定及时将项目部印章送交回行政部。
7、如因本人保管和使用本枚印章造成公司信誉或经济损失的,本人愿承担全部的经济赔偿和法律责任。
特此承诺!
附:
印模
承诺人(签字):
X年X月X日
附件五:
印章移交承诺书
因,本人不再担任工程项目的负责人,现向行政部移交本项目的印章一枚(印模见左下角)。
本人承诺:
在年月日至年月日期间,本人严格按年月日签订的《印章使用管理承诺书》所承诺事项,规范保管与使用本枚印章。
若在上述期间,因本人有超范围使用本枚印章,给公司造成信誉或经济损失的,本人愿承担全部的经济赔偿和法律责任!
特此承诺!
印章使用承诺人(签字):
印章监交人(签字):
_____________
X年X月X日
印章使用授权书
致:
一、现授权:
同志在工程使用“”印章(如下图)。
二、授权期限:
从贵单位收到本授权书之日起至合同及业务完成终止之日止。
三、印章使用范围:
1、与本项目相关的技术资料、质量资料、安全资料;
联系单(与监理/设计/施工单位)、会议纪要、备忘录、工程往来文件、向公司本部提交的工程款申请报告、与施工单位之间的各类签证(需完成公司经济签证审批流程后方可盖章)、奖罚单,与公司本部之间的往来文件资料(工程周月报、项目请示报告、项目上报计划)等的印章盖用,除上述资料文件外,其他加盖本授权书印章的文件一律无效。
2、凡加需盖本授权书印章的文件,还应有项目部负责人签字方可生效;
仅加盖印章无项目部负责人签字的无效。
3、授权人更换项目负责人的,从收到授权人更换项目负责人通知之日起自行终止,由新任项目负责人自动履行本授权书的权利和义务,本公司不再另行通知。
项目印模
(单位公章)
日期:
X年X月X日
附件七:
项目部印章使用登记表
用印材料名称
份数
日期
资料员
项目负责人
财务
印章保管人