商务接待方案6篇文档格式.docx

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负责接待洽谈并陪同始终。

　　五、商务接待细则及标准

　　1、商务接待细则

　　对于因接待需求经常往来的餐馆、宾馆、副食品店或其他机构应争取以签约形式约定折扣价，原则上应定点采购和安排餐饮、住宿等事项。

　　在商务接待过程中，原则上酒水、香烟应自带，未经允许的前提下自行购买物品和安排的招待事项而产生的费用公司不予报销。

　　2、商务接待标准

　　公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。

主要划分为3个级别：

普通接待、中级接待、高级接待。

　　普通接待

　　中级接待

　　高级接待

　　六、商务接待流程

　　①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门主管审核，分管副总审批后报由总经理签字确定后，报行政部申请安排接待；

　　②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；

　　③公司高层领导的商务接待活动，由其相关接洽人员填写《商务接待申请》，并作为接待负责人；

　　④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认；

⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批；

　　⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批；

　　⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。

　　商务接待方案

（2）

　　接待前准备：

　　1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。

　　2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

　　3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。

　　一、活动日程（见日程安排表.）

　　二、接待安排

　　成立接待筹备领导小组发

　　组?

长：

付超

　　领导小组下设办公室，负责人***，具体负责整个接待期间的各项工作。

　　成员单位：

分公司人事部公关部

　　办公室下设材料组、会务组。

（一）材料组

　　负责人：

***

　　成?

员：

秘书处有关人员

　　职?

责：

　　1.领导讲话、主持稿、论文集

　　2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录

　　3.会议须知、日程表

　　4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表

　　5.制做文件袋、配记事本、笔、相册

　　6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

　　7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆

（二）会务组

总务处有关人员

具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

　　1.车辆?

（1）会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。

（2）

（2）各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

　　（3）车辆市内用油由各部门自行解决。

　　（4）联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。

　　2.接站?

　　1月10日，各代表团报到当天，对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接；

对乘火车来的代表，派车到车站迎接（由责任单位自制接站牌）。

　　具体分工：

负责人自行安排

　　3.住宿?

　　住宿。

会议代表统一住钟楼饭店。

总代表安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

　　4.宴请

　　宴请。

10日各代表团报到后，在饭店举行欢迎晚宴，拟请×

座陪（摆牌）。

　　要求。

会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅；

会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。

　　5.纪念品?

　　准备给mark纪念品1份，以表感谢。

　　6.参观、娱乐活动

（1）游览。

　　责任人：

　　负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。

　　要求：

游览长负责培训3男3女既6名随车导游。

（2）8月11日晚，举办联欢晚会。

　　负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划。

　　会活动日程安排

　　商务接待方案（3）

　　商务接待方案

　　1、目的

　　商务接待室公司行政事务和公关活动的重要组成部分，为使公司商务接待工作规范有序，塑造统一的对外形象，合理控制接待费用，特制定本方案。

　　2、适用范围

　　本方案适用于公司所有的商务接待活动，包括公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排工作。

　　3、接待责任单位

　　公司的一般商务接待活动由行政部负责实施，各相关部门配合。

遇到重大接待工作和活动，可由总经理或行政总监协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。

行政部应以本方案为模板，结合公司的接待制度，制定每一项具体的接待方案并组织实施。

　　二、接待准备工作

（一）了解接待对象的情况

　　接待对象情况表

　　来宾情况

　　具体内容

　　个人情况

　　姓名、性别、年龄、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、国别、所代表机构或组织等

　　来访事由

　　明确接待对象的来访目的、意图和任务

　　其他情况

　　具体人数、抵达时间和地点、离开时间、交通工具、行程路线及其日程安排

（二）制订接待计划

　　一个完善的接待计划应包括接待规格、日程安排、费用预算等内容。

负责接待人员做好计划后应根据接待规模的大小报相应领导审批后实施。

　　1、接待规格

　　接待规格是指接待工作的具体标准，其基本内容包括接待规模的大小，主要陪同人员职务高低以及接待费用的多少等，一般分为高格接待、对等接待和低格接待三种形式。

　　接待规格表

　　接待规格

　　说明

　　具体形式

　　高格接待

　　指陪客比来宾职务高而采取的一种接待方式

　　1、上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，下级领导要高格接待，出面作陪

　　2、兄弟单位或协作单位的领导派员到本单位商量重要事宜，本单位领导要亲自出面，高格接待

　　3、下级同志上访，有重要的事情向上级领导汇报，要高格接待

　　对等接待

　　指陪同与来宾的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式

　　1、对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同

　　2、对来宾初到和告别时的对等接待，中间可以请适当人员陪同

　　低格接待

　　指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式

　　1、上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作一些调查研究，这种接待宜采用低格接待。

　　2、外地参观学习和旅游团的接待工作只需采用低格接待

　　3、老领导故地重游或上级领导路过本地只需采用低格接待

　　2、活动日程

　　活动日程，即根据接待对象的来访目的、日程安排等确定其在来访期间的各项活动的时间安排，接待人员要周密部署，安排好下列四项内容。

（1）接待的日期和具体的时间。

（2）具体的接待活动内容及每一项活动的具体时间安排，如确定主持人、介绍重要客人、组织领导或重要客人致辞、安排合影和重要客人留言题字等。

　　（3）确定各项接待、活动的场地。

如接待室、休息室、住宿地点、会议场所和宴会地点等，还要备好各场地所需的音响、照明设备、录像机和花篮等。

　　（4）接待人员的各项工作安排。

一般陪同、接送、剪彩、留言和题字等活动都要预先安排专人负责。

其中陪同人员包括主要陪同领导、相关的职能部门领导和有关的技术人员和其他人员，公关人员应根据来宾的情况事先拟定各个项目陪同人员及工作人员名单，报领导审批、申请费用等。

　　3、费用预算

　　接待人员应以接待计划为基础，提前做好接待费用预算。

一般费用预算包括招待费、食宿费、交通费、材料费和纪念品等。

接待人员最好估算出大体数额，以便领导审批、申领费用等。

　　接待费用预算表

　　费用项目

　　主要内容

　　具体数量或规格

　　预计金额（元）

　　食宿费

　　来宾的食宿、宴请费用及工作人员的餐饮费用

　　劳务费

　　工作人员的加班费、专家的讲课和演讲费等

　　工作经费

　　租借场所、办公用品、各种资料的准备费用等

　　交通费

　　来宾访问期间的交通费用

　　纪念品费

　　赠送来宾的纪念品或礼品费用

　　宣传和公关费用

　　刊登新闻、纪念照片、记者招待会和新闻发布会等

　　其他费用

　　组织来宾参观、旅游和娱乐等费用

　　合计

　　4、其他事项计划安排

　　在接待计划中，还应体现如下表所示四项工作安排，接待人员应仔细斟酌来宾情况，作出合理的计划安排。

　　其他事项工作安排表

　　接待项目

　　具体事宜

　　应考虑的因素

　　生活安排

　　主要是安排来宾访问期间的生活起居，包括饮食、住宿、出行

　　1、饮食安排：

要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾要求

　　2、住宿安排：

根据来宾人数、性别、身份及来宾要求订好房间

　　3、出行安排：

出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，公关人员亦提前做好安排

　　迎送安排

　　接机、接站和送行工作

　　根据确定的接待规格进行安排，包括欢迎仪式、接机接站人员、欢送仪式和送行事宜等

　　安全保卫

　　若接待重要来宾，接待人员应将安保工作列入计划

　　要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，并报上级部门批准

　　宣传报道

　　若来宾的访问活动对公司有重要影响时，要事先做好宣传准备，确定出席新闻媒体或记者的名单并及时联络

　　1、注意公司内部口径一致，掌握分寸，并报上级部门批准

　　2、应向接待对象提供有关的图文报道资料，并存档备案

　　礼品或纪念品

　　确定礼品或纪念品的种类、数量等

　　1、礼物选择要轻重得当，不可让人产生误解。

　　2、考虑来宾的风俗禁忌

　　3、礼品选择要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的

　　4、礼品的选择也可是当地有特色的物品

　　三、接待具体实施

（一）制定接待计划

（二）迎接安排

　　（三）看望、商议日程

　　（四）接待中的具体事项要求

　　1、接待规格及陪同人员要求

　　2、接待地点的选择

　　3、会场安排

　　4、用餐标准及审批权限

　　5、住宿标准及审批权限

　　6、交通及车辆安排

　　7、参观旅游安排

　　8、宴请

　　9、迎送安排

　　四、接待工作总结

　　每次完成较大规模的接待活动后，主要负责接待的人员应进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

　　商务接待方案（4）

　　2014年3月17日

　　五、商务接待细则及标准

　　1、商务接待的申请与审批

　　⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批；

　　2、商务接待的实施

　　①行政部依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责任人及物品置办；

　　②行政部将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间；

　　③行政部依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排；

　　④行政部依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾；

　　⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；

　　⑥接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接；

　　⑦公司领导与来宾合影后，由行政部将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；

　　3、商务接待行程的变更

　　①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行政部；

　　②行政部收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行调整；

并通知相关部门及人员。

　　七、费用报销

　　1、原则上商务接待费用应开据正规发票并经相关证明人签字确认，特殊情况需提前与财务及公司相关负责人员沟通。

　　2、商务接待结束后，参与接待人员应在5天内将粘贴好的票据交至行政部根据公司商务接待标准和细则对相关费用进行初审。

实际发生费用在已获批预算额度内的，行政部初审合格后返报销人办理费用报销手续；

实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因，到总经理处进行审批，获批后方可报销。

对于无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部从责任人的工资中扣回预支费用；

　　八、商务接待过程要求

　　1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不允许有任何越格行为发生；

　　2、商务接待人员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。

　　3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。

　　4、接待环境标准

　　①物品摆放整齐，且表面无灰尘；

　　②地面干净无脏物，空气流通清新；

　　③室温适度，灯光合适；

　　④备品齐全。

　　5、公司参观规定

　　①安排来宾参观公司，须提前通知行政部；

　　②公司情况参观介绍由行政部安排资料，其他人员配合；

　　③技术交流方面由各负责人负责安排相关资料。

　　6、接待礼仪要求

　　①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；

　　②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前1020分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；

　　③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李；

　　④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行李送至房间；

　　⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续；

　　九、附则

　　1、本方案由行政部依据实际情况变化，不定期进行修订；

　　2、本方案由行政部附则最终解释；

　　3、本方案于2014年4月1日起执行。

　　附件：

　　申请部门：

　负责人：

　　1、客人信息：

　　2、接待时间：

年月日至年月日共日

　　3、接待事由：

　　4、洽谈参加人员：

　　5、陪同人员：

　　6、招待项目：

　　□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：

　　7、其它要求：

　　接待行程安排表

　　接待部门：

接待负责人：

制表人：

　　配合内容清单：

　　招待费用预算：

　　□交通：

□住宿：

□宴请：

□娱乐等：

　　合计：

　　商务招待费用超额审批表

　　1、招待对象：

　　2、招待时间：

年月日至年月日

　　3、招待事由：

　　4、获批招待费用预算：

　　5、实际招待费用情况：

超额：

　　超额原因说明：

　　另：

来宾登记手册另行定制或设计

　　商务接待方案（5）

　　提供一般接待良好环境