行政篇办公用品管理制度Word文件下载.docx
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一、为规范办公用品的采购、领取及保管行为,既节约开支、减少浪费,又保证正常工作开展,结合公司实际情况,特制订本制度。
二、本制度适用于公司范围内。
第二章 办公用品管理部门及人员
一、综合管理部负责保管用品管理工作的开展和协调。
二、综合管理部指定专门人员作为办公用品管理员负责办公用品的采购、发放、管理工作。
办公用品管理员应具备爱岗敬业、严谨认真等条件。
第三章 办公用品的分类
办公用品的分类包括:
(一)固定资产类办公用品,如:
电脑、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、投影仪等。
(二)非消耗性办公用品,如:
办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。
(三)消耗性办公用品,如:
中性笔、笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、订书钉、笔芯、印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。
(四)消耗性日杂用品,如:
拖布、扫把、洗衣粉、毛巾、手套、口罩等。
第四章 办公用品的申请
一、每月25日前各部门负责人认真编写本部门下月《办公用品申领表》(附表1)报综合管理部。
主要列清本部门下月各类办公用品的需求,清楚描述品牌、型号、规格、数量,以便综合管理部统一安排采购。
逾期不报视为自动放弃,由此造成工作受阻,责任自负。
二、综合管理部负责将各部门的办公用品需求计划汇总,经综合管理部负责人批准后统一采购。
第五章 办公用品的采购
一、供应商的选择。
由综合管理部、财务部按照货比三家、择优选买的原则选择供应商,原则上每半年重新进行一次遴选。
二、一般办公用品由综合管理部每月按照计划到指定供应商处采购。
特殊办公用品(固定资产类及办公家具等)由需求部门提出申请,经总经理批准后,专门购买。
三、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采买,不得随意增加采购品种和数量,凡未列入采购计划或未经领导审批的物品,任何人不得擅自购买,否则,财务不予报销。
第六章 办公用品的保管
一、备用的办公用品由综合管理部统一保管。
二、发放出去的办公用品要做好相应的领用记录,明确领用部门、领用人、领用日期及责任人,由责任人负责保管。
三、对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的异常损耗,根据个人责任的大小,由责任人承担因其造成损失的赔偿。
第七章 办公用品的领取
一、每月7日前,各部门填写《办公用品领用表》(附表2),经本部门负责人签字后,直接到综合管理部领取。
二、特殊办公用品的领用,需由使用单位填写《办公用品使用登记表》(附表3),经综合管理部登记造册,办理领用手续。
第八章 办公用品的发放
一、一般办公用品的发放,由综合管理部负责人员依据各部门负责人签字后的《办公用品领用单》,直接发放各使用部门;
特殊办公用品的发放,综合管理部指定专人负责,经使用部门办理有关领用手续后,交使用部门具体使用和管理。
二、综合管理部指定专人负责办公用品的管理工作,要做到分类存放,码放整齐,清洁有序。
三、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作,要建立办公用品管理台账,做到入库有手续、发放有登记。
第九章 办公用品的考核
一、办公用品的考核依据最近两年各部门每月平均消耗制定考核标准,超支部分从考核工资中全额扣除,节余部分按照50%进行奖励,每半年进行一次兑现。
二、考核项目为消耗类办公用品(不包括印刷品),固定资产类办公用品及非消耗类办公用品。
办公用品原则上只配发一次,再次领用时,需以旧换新,如人为损坏或未到使用年限的,由使用部门自己购买。
消耗类日杂用品按照固定用量发放,超额部分自己负担。
附表1:
办公用品申领表
申领部门:
序号
类 别
单位
申领人
数量
操作
说明
1
笔筒
个
2
黑水笔
支
3
红色笔
4
荧光笔
5
铅笔
6
卷笔刀
7
小刀
把
8
尺子(40CM)
9
鱼尾夹
盒
10
四栏文件筐
11
拉杆文件夹
12
双铁夹文件夹
13
拉链文件袋
14
档案袋
15
便签纸
本
16
便签条
17
便签贴
18
固体胶
19
透明胶带(小)
圈
20
修正液
瓶
21
双面胶
22
胶水
23
粘钩
24
记事本
25
标签(大)
26
标签(小)
27
资料册
28
穿孔夹
29
计算器
30
回形针
31
橡皮檫
块
32
档案盒
33
订书钉(大)
34
订书钉(小)
35
大信封(A4)
36
中信封
37
小信封
38
白信封
39
名片袋
40
卷宗
41
印台
42
书写夹
43
签字册(蓝)
44
签字册(黄)
45
签字册(红)
46
起钉器
附表2:
办公用品领用表
日期:
年 月 日 部门:
负责人签字:
序 号
物品名称
品牌型号
单 位
数 量
领用人
责任人
附表3:
办公用品使用登记表
日期
部 门
领用物品
品牌
型 号
数 量
编号
使用期限