湘西银海联合会计事务所管理信息系统共11页文档Word格式.docx

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一、概况

（一）项目名称

湘西自治州银海联合会计事务所办公费用信息办公信息系统设计

（二）编写由来

湘西自治州银海联合会计事务所，有健全的办公和质量控制部织体系，立了“以人为本”的人格化办公机制及制度规范，营造着“服务、质量、敬业、效益”的企业精神及真诚、友善、谦让、勤勉的良好执业环境和氛围。

我们始终坚持质量第一、服务至上的原则，严格遵守国家法律、法规，恪守“独立、客观、公正”的职业道德。

对承担的各项委托业务讲求信誉，信守合同，对委托人的信息保守秘密。

遵循法定或公允的程序和标准，运用科学的工作方法、详实可靠的信息机现代化的执业手段，维护客户的合法权益，竭诚为各界客户服务。

（三）湘西会计事务所的行业背景

会计事务所在市场经济发展过程中扮演着相当重要的角色，被誉为“市场经济的看门人”。

注册会计师的社会审计监督是确保会计信息质量的重要一环。

注册会计师接受委托依法对被审计单位的财务报表等会计资料进行审计，发现并纠正其中存在的重大错报、漏报等问题。

会计师事务所作为重要的经济鉴证类社会中介机构，它们独立于政府与企业之外。

发挥着沟通政府和企业、企业和公众、企业和市场的纽带的作用。

（四）银海联合会计事务所背景

该所现有高、中技术职称和高等学历从业人员30人。

其中：

注册会计师4人，注册造价师3人，高级会计师1人，高级审计师1人，会计师4人，审计1人，工程师3人。

该会计事务所设有一个办公室，办公室下面设有审计部，验资部，代理记账部和咨询服务部。

主要负责企业会计报表审计；

企业资本验证；

办理企业合并、分立、清算事宜中的审计业务。

企业财务收支、经济效益、经济责任（离任）审计；

基建预决算财务审计；

企业清产核资；

担任会计、审计顾问；

会计办公咨询；

设计会计制度；

培训会计、审计人员；

代理会计记账、纳税申报；

项目可行性研究和项目评价；

司法会计鉴定；

客户委托的其他会计咨询、会计服务业务。

该会计事务所将以创新发展观念，把握发展机遇，恪守诚信价值，锻造专业品质，与时俱进与客户共成功。

（五）参考资料

事务所提供的所有办公费用预算和支出资料；

相关业务办公资料；

系统分析与设计。

二、现行组织系统概况

（一）业务概况：

1.业务部

主要任务包括审计，验资，代理记账。

审核，检查会计和有关资料的真实性、正确性、完整性和公允性;

审查和评价财政预算、财务计算以及经营决策方案制订和执行情况;

审核检查经济活动的合法性、合理性及其有效性,揭露打击经济领域中的犯罪活动,充分披露损失浪费和低效（或无效）行为;

审查和评价内部控制制度的健全性和有效性,促进经营办公水平的提高;

审查和鉴证有关经济效益和经济活动,为信息需要者提供服务。

验资，注册会计师依法接受委托，按照独立审计准则的要求，对被审验单位注册资本的实收或变更情况进行审验，并出具验资报告。

代理记账，代理记账的内容主要是代替独立核算单位办理记账、算账、报账等业务。

2．税务部

税务部根据本市经济税源和国家税务总局下达的税收计划，编制、分配和下达本系统税收收入计划并部织实施，确保完成税收任务；

充分运用税收杠杆对经济进行宏观调控和监督。

3．财务部

财务部主要职能是在本机构一定的整体目标下，关于资产的购置，资本的融通和经营中现金流量，以及利润分配的办公。

4质量检测部

质量检验就是对产品的一项或多项质量特性进行观察、测量、试验，并将结果与规定的质量要求进行比较，以判断每项质量特性合格与否。

5.办公室

主要负责员工日常考勤，以及人力资源相关办公。

6咨询部

为客户提供审计业务，验资业务，以及各个方面的相关咨询。

7行政后勤部

全面负责行政后勤部的工作。

负责制定职责范围内的相关办公制度并督导办公执行；

负责做好与有关业务单位和酒店有关部门的沟通、协调工作；

做好员工的政治思想工作，关心员工生活。

银海联合会计事务所的原有组织机构图，如下图所示：

组织结构图

表1人员机构现行结构表如下：

序号

部门名称

主营业务

人员数

1

事务所领导层

根据董事会制定的经营和办公方针，制定工作计划，执行事务所的高层经营及办公工作，部织、监督、协调各下属部门的工作。

2

业务部

审计，验资，代理记账

10

3

财务部

公司财务办公

4

税务部

税务

5

质量检验部

质量检验

6

办公室

辅助企业领导执行日常办公工作，信息室也是办公室下属科室

7

行政后勤部

后勤事物办公

8

咨询部

咨询

银海联合事务所现行办公费用数据流程图，如下：

图1

银海联合事务所现行办公费业务流程图，如下：

图2

（二）存在的主要问题

1.对办公费用只能做到事后登记，无法达到事前和事中控制。

2.事务所领导以及各部门领导对已花销的办公费用的总费用情况和花费的名目不清楚。

对花销的费用距费用预算的差额不清楚。

3.没有很好的执行办公费用必须事先申请、经审核、批准才能发生的工作流程。

4.对即将或已经花超费用的部门，没有预警提示系统，也没有强制控制系统。

第二篇新型办公系统分析

一．可行性分析

（一）经济可行性分析

一次性支出系统开发、建立费用共6.72万元。

本系统开发期为6个月，需开发人员5人。

根据软件系统的规模估算，开发工作量约为30人月，每人月的人工费按2000元计算，开发费用为6万元。

书籍、读者等基础信息建立需要2人，2个月即4人月，每人月的人工费用按1800元计算，需0.72万元。

硬件设备费共4.8万元，其中：

计算机6台约1.8万元；

服务器2台及网络等设备费3万元。

外购开发工具、软件环境费用共2万元

其他费用共2万元

一次性支出总费用：

15.52万元

系统维护费用

假定本系统运行期为十年，每年的费用为：

①系统维护费。

一年所需要的维护费用约为0.3万元

②设备维护费。

平均每年设备维护费用为0.4万元

③消耗材料费。

每年消费材料费按0.25万元计算。

系统年运行费用为0.95万元，则10年累计系统运行费用为9.5万元。

综上，系统开发和运行总费用为25.02万元，折合2.502万元每年

办公费用办公信息系统支出收益分析表

项目费用（万）

10年系统总投入

25.02

10年系统总收入

35

1.开发总费用

15.52

1.系统经济收益

（1）人员费用

年系统收益

3.5

（2）硬件设备费用

4.8

年提高效率

（3）书籍费

0.72

2.间接经济效益

（4）外购开发工具、软件环境费

（1）提高工作质量

（5）咨询评审费

（2）提高办公水平

（6）调研和差旅费

（3）提高决策水平

（7）不可预见费用

（4）减少工作劳动

2.系统运行费用

9.5

年系统运行费用

0.95

（1）年系维护费用

0.3

（2）年设备维护费

0.4

（3）年消耗材料费

0.25

（二）技术可行性分析

银海联合会计事务所，之前对于办公费用这块的工作一直是人工处理，随着计算机技术的大力发展和普及以及相关业务范围的扩大，传统的手工处理无法满足业务的需要，因此将对银海的办公从原来的人工处理转化为电子办公，具有很强的可行性，作为业务处理的办公信息系统，无论在计算机硬件、软件和其他应用技术上都是专业级的，平时业务信息传递一定要快速，这样能保证业务的顺利开展和进行，操作简易，反应快，因此在技术上可行。

（三）办公可行性分析

能够对部门的费用申请在计算机网络上进行，对费用进行实时控制和综合分析处理，信息的统计分析结果能及时地传递到各办公层和决策层，使每个部门领导对本部门的费用流量心中有数，并且能对超支部分进行限制。

同时，本系统在辅助实现优化企业办公、降低成本、改善内部费用控制状况和使公司结构合理化等一系列公司办公目标方面，起到积极的作用。

（四）社会可行性分析

本系统集成了招待费办公系统、办公费办公系统、差旅费办公系统3个子系统，充分考虑了企业的需求，符合现有的政策和法规，因此，满足社会可行性。

（二）新型办公模型

1.新型办公费用业务流程图：

图3

2．新型办公费用数据流程图：

图4

财务部费用会计员从申请人处收到费用申请表，会计员根据财务主管编制的费用控制表审核，是否合格，不合格则开具审核未通过通知单，合格开具合格通知单，并登记费用台账及明细账，查询人，可以随时查询费用支出明细。

（三）数据字典

1.数据存储字典：

数据存储

台账明细账

D1

简要说明

会计人员根据此帐编制利润表

数据结构

时间

公司

金额

流入数据

流出的数据

涉及的处理

1.01

信息量

1册/月

2.数据流字典：

数据流名称

报销单

编号：

报销项目名称

经办人名称

主管人名称

姓名

来源

各大酒店，餐馆，等。

流向

流量

20次/月

第三篇：

系统设计

一、数据库设计

本系统采用关系型数据库设计。

根据系统分析中建立的系统构想，以及调研分析的结果，建立的系统数据实体关系图，整个系统由5个表部成。

每个数据库表都在数据存储中起到存储某类数据的作用，另外，表之间还存在一定的数据关系,表1《银海联合会计师事务所办公费用办公信息系统》数据实体关系图中的每个表进行了说明。

表2《银海联合会计师事务所办公费用办公系统》数据库表说明

表名

关系表名

关系类型

部门信息表

费用申请表

一对多

费用支出明细表

多对一

费用控制表

二、系统功能结构图：

图5

三、代码设计

在这个系统的数据库中，有两个重要的代码，一个是部门编码，一个是费用编码。

部门编码要能满足现在设定部门的层次、个数等要求，也要能够满足在将来若干年内，也要满足部门变更和部门增设的需要。

费用编码也要能满足用户要区分费用类别，进行分类统计和查询的需要。

1.部门代码，由四位数字组成：

第1-2位代表部门大类，第3-4位代表部门小类

例如：

0101业务部

0201财务部

0301税务部

2.费用代码，由三位顺序码组成：

001办公费

002差旅费

003业务招待费

四、系统物理配置方案

银海会计事务所办公信息系统采用的是两台服务器双击备份结构，保证提供实时服务。

为保证较快的响应时间，选用处理速度较快的计算机系统，内存大小对数据库的响应速度影响较大，选择内存较大的系统，系统运行环境采用windowXP,网络通信速度用100mbit/s/1000mbit/s。

为保证系统中的信息安全，配置必要数据备份设备（采用外部备份方式）。

第四篇：

总结

本系统是为银海联合会计事务所办公费用设计的，该系统主要是对办公费用支出的控制，让办公者更加得心应手的办公自己的企业。

在分析设计过程中，主要是在分析系统上耗费了大量的时间，对很多部织结构和业务流程分析得不够彻底，也忽略了很多细节性问题。

在此次大作业中，通过查阅大量的书籍，把理论知识与实践相结合，让我们对软件分析和设计方面的知识有了更多的了解。