工作布置与管理.docx

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工作布置与管理

工作布置与管理

怎样合理安排工作

怎么合理安排一天、一周甚至一个月的工作，使工作按照自己的计划来？

来避免每天忙的一塌糊涂却仍有没有解决的遗漏的问题？

按照事务的类型来安排时间。

大致来说，事务可以分为四种类型，管理者花多少时间，应视其类型而定。

　　①紧急而且重要。

包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。

管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。

　　②重要但不紧急。

包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。

这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。

如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。

　　③紧急但不重要。

包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。

这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间。

　　④不紧急也不重要。

包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。

对于这类事务，管理者可先想一想：

“这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢？

”如果答案是“什么事都没发生。

”那就应该立即停止做这些事。

　　二、每天首先着手最重要的工作。

一般而言，管理者每天都必须处理许多事务。

不少管理者错误地认为，他们可先处理好最次要的事激励自己，最后才面对最重要的工作。

这其实是一种不经济的利用时间的方法。

把它拖到最后来干，管理者经过一天的工作，大都已疲惫不堪，很难有足够的精力来考虑它，时间也不会很多，想把它做好很难。

管理者这样做的根本原因，是因为内心深处有畏难情绪，回避最重要的工作。

作为一名出色的管理者，一定要克服这样的心理倾向，首先着手最重要工作，用足够的时间精力来处理它，并把它办好。

　　三、每天留些“机动时间”。

管理者容易犯这样的错误：

用各种活动把一天的时间表排得满满的，以致没有一点“机动时间”处理可能出现的各种突发事件。

如果出现意外情况，管理者就不得不放弃计划中的工作，来处理突发事件，而今日未完成的工作，就必须加进明日的工作表中。

工作是一场马拉松，而非短跑，如此给自己加压，管理者坚持不了多久。

因此，管理者应每天留些“机动时间”，即使没有发生突发事件，管理者也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题；或与员工联络一下感情；也可休息一会，考虑一天工作中的得失等。

这样，管理者就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作，从容地面对明天的挑战！

怎样安排工作更节省时间？

走出常规放松心情以积极的心态开始每一天，那就很有必要以自问的方式开始一天这些问题会给我们带来力量和好心情先要根据自己的实际情况，列出长期和短期的计划，计划根据情况做到有详细有简单并坚持去执行，同时要考虑怎样做到尊重其他人的时间；通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。

通常会体现在以下五个方面：

　　1、将有联系的工作进行分类整理。

　　2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。

　　3、按排列顺序进行处理。

　　4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。

　　5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。

　　大致的步骤如下：

确立目标；探寻完成目标的各种途径；选定最佳的完成方式；将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；编排月/周/日的工作次序并加以执行；定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。

三、执行计划中要分清工作的轻重缓急有了计划，就必须有行动。

在行动中也要注意事情的轻重缓急：

1、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。

　　2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。

　　3、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。

　　4、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

　　5、先做容易的做，然后再做难做的事。

　　6、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。

　　7、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。

　　8、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。

　　9、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。

　　10、先做别人的事，然后再做自己的事。

　　11、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。

　　12、先做有趣的事，再做枯燥的事。

　　13、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。

　　14、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。

　　15、先做已发生的事，后做未发生的事。

除了以上几点，在管理自己的时间中，一要会利用自己的最佳时间来做优先要做的最重要的事情。

因为在每一天我们头脑的灵活程度都不一样，有的人最佳时间是上午10点到下午三点，有的人的最佳时间是中午12点到下午六点。

而我的时间则在下午4点—6点或晚上11点以后；二要在有效的时间里能与他人配合，争取更大的成效；三要做到守时、准时、遵时、惜时；四是学会如何减少对工作的干扰，更快地发现和解决问题，按时完成任务，提高您本人和属下的效率以及如何给您自己留出更多的时间，达到操之在我，积极主动。

如何安排工作细节

1.如何不忘记烦多而杂的事

有好多工作，有好多事不紧急不重要，但是一定要做的，往往会放一下再做，就常会忘去做。

为了不忘记，一个笨方法且十分有效的方法就是，用一个小纸条将一天要做的事，或中间发生要做的事记下来，时不时看一下，非常有效。

2.如何分配一天的整体工作

一般情况下，先做重要且能够按正常化做业的工作，然后，再去做一些需要别人配合，要别人做完后，自己才能做的工作，一定要注意跟催别人做，然后尽量自己第一时间做完。

3.如何主动权掌握在自己手中

这是一个比较难的做法，但是，要真正能做到这一点，对个人的工作真的有很大的帮助。

首先要做好自己的工作，然后，要得到工司的整体动向，还有在工作中，要了解本职工作的前一个单位将做什么，本职工作会跟着变化，然后，自己的一下个单位，将来会有什么调整，都要先通知一下，那怕是将来不做，也是会有所准备，不至于将来手忙脚乱。

4.一定要养成一个良好的习惯

以上都是一些小事，但工作都是由这些小事串起来的，所以，要养成一个良好的习惯，从点滴做起，对工作是有好大的帮助的。

5.服从整体工作

以上自己的基础工作做好后，所有的工作动向，都以公司的整体工作方向走。

因为，大家在一起才能向一个工作目标前进。

公司的方向，也就是以市场为导向，市场是以客户为本的，所以，我们现在，所有的变，都是以客户为本，因客户的变而变，这样，我们才能赢得客户，公司才能发展。

所以，我们的工作也不是一成不变的，我们要变，跟着客户变，才能实现双赢，这才是我们工作的重中之重。

领导布置工作的时候部下应该怎么做领导才放心

第一，在领导布置工作的时候应该用笔记本做好记录。

俗话说再好的脑筋不如一支烂笔头，每个人都会这么想的，领导在向部下布置工作的时候也会这么想，所以，当领导在布置工作的时候，如果部下只是听着，听完之后一声不支的就去干了。

领导就会在心里嘀咕：

“我的话他听进去了没有，我所说的他是否都理解了？

”很多领导会把这些话留在心里，仅仅是嘀咕而已，等结果出来的时候，一旦大失所望，就会看到很多部下在领导办公室里被骂的面红耳赤。

所以，一个好部下应该在领导布置工作的时候，随身携带一个笔记本，当着领导的面做好记录，一来可以把领导的吩咐和要求详细的记录下来，而来让领导觉得你很认真的听他的安排，对他所说的话很当一回事，此时认真就是对领导最大的尊重，领导也会在心里想：

“这小伙子不错，那么认真，有模有样的，应该比较可靠。

”这样，在领导刚布置任务的时候就已经获得一个可靠的信任了。

第二，弄清楚领导期待的输出结果的水准。

也就是要在领导布置工作的时候就了解领导的期望是怎样的，如果发现领导的期望值不是很高，很轻松就能达到，那么就暗自庆幸的去完成任务吧。

如果发现领导的期望值太高了，在目前条件下，或者能力范围内，短时间内是难以完成的，就应该提前告知领导，对他的期望值进行约束，或者要求得到更多的支持资源，不要到提交成果的截止时间到了，才一脸忐忑的告诉领导说做不了，那样的下场是很悲惨的。

第三，对必要细节进行提问，这些必要细节包括7大要素：

目的，何时完成，找谁获得支持，支持者在哪里，具体做哪些事情，有什么方向要求，为了完成这个任务公司能提供哪些资源。

这些要素都是完成一项工作任务所需要用到的，如果提前知晓了，那么在完成任务的过程中就会少走很多弯路，节省不少时间，提高工作效率。

会这样做的人，经常是把工作提前完成了，早于领导期望的时间把成果提交上去，这就超出了领导的期望值了，自然会给自己的信任度增分不少。

第四，对领导所布置的任务做重复确认。

这就类似于我们在饭店吃饭时候的点菜一样，服务做得好的饭店的服务员一般会在客人点完菜之后向客人重复确认一遍所点的菜谱清单，这样可以为后面的买单减少很多意外的麻烦，也有利于提高顾客的满意度。

同样的道理，有些领导在布置任务的时候，自己脑子里也是考虑得不够成熟的，于是就找来部下匆忙的安排工作任务了，这时候领导往往会给出一些模糊的，模棱两可的要求，如果部下也模棱两可的记下来去做了，后面就有可能达不到领导的要求，从而让他失望。

所以，当发现自己的领导是这样的领导的时候，一定要在记录完领导布置的工作任务之后，把刚才记录下来的内容，条理清晰的向他逐条重复确认一遍，这样做一方面帮助领导梳理他的思路，一方面确认了他的各项要求，清楚的了解了他的期望。

这样就可以放心的去做了，就算后面出错了，那也是按照领导的布置去做的，领导也不会怪罪，减少领导的不满。

当然，聪明的员工会在汇报的时候，就算领导主动承认自己的安排失误，也要挺身而出：

“领导，是否没有及时反馈和提醒，我也有错。

”这样做不管是真诚的还是虚伪的，都神奇的帮助领导减轻的罪责，自然也获得领导的喜爱。

总之，在工作场合中，虽然有很多制度，也有很多职业道德规范，这些看似是领导也需要遵循的，但是在领导的个性和喜好面前，所有的制度和规范都变得不那么重要了。

而这里总结的四个在领导布置工作时候部下应有的表现，就是所有领导普遍的喜好所在，如果部下都做到了，领导还有什么理由不信任，不器重自己的部下呢？

领导分配工作时要注意什么？

我认为主要有以下几点：

第一、文字化。

对下属要完成的工作要一个具体的回馈结果：

完成具体时限、完***员、达到的效果、遇到困难时需要协助的人员和对象、主要负责人等进行一个明确的布局；第二、确认完成的方法是否可行：

询问对方的完成办法是什么，正确及时肯定，不正确及时纠正，提出合理化和有弹性的建议，给下属多一些发挥的空间和余地，对方如果不知道完成的办法，那应该给出一个参考的办法或是指使一个信赖的下属让他去求助，以求更完善的达成办法来实施这个过程；第三、跟踪过程。

在PDCA的循环图中，跟踪和稽核十分重要。

对于任何一个工作任务，做为领导一定要时时跟进，不能布置后就放手不管了，最后的结果如何也不得而知，或者下属有困难也是视而不见，这样的布置任务肯定达不到最佳效果。

第四、及时进行评估和总结。

无论好坏，一定要关注其结果。

比如，目前我组织的每周采购例会，都会将一周的采购情况进行数据化，对每一个细节进行认真的分析，以期对下周的工作任务产生一个有益的帮助。

所以结果一定要知道，甚至过程也要了解得详细，如果你不了解自己下属的工作，你如何对他们的工作成效进行评估，更谈不上以理服人了。

第五、允许下属犯错。

这并不是纵容下属。

事实上，没有人不会犯错，最重要的是不能允许在同样的问题上屡犯同样的错。

对于这样的下属我们要设限，不能让他养成习惯，否则的话，屡错屡犯屡教不改将成为一种放任自流的现象，在一个团队中产生消极的后果，团队失控，再想管理起来就难上加难了。

所以，对于这样犯同样的错一而再，再而三我们以最坏的应对措施来解决：

淘汰他或处罚他。

日事日毕，日清日高

　　而"6S"在企业管理中的推行，给我们提供了做好细节的全新理念与有效方法。

它着力于营造一种"人人积极参与，事事遵守标准