行政部部门职能及管理分工Word格式文档下载.docx
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◆配合投资部处置相关资产及不良债权。
◆建立和完善法律资料库，做好员工法律知识的宣贯和配合劳动合同仲裁工作。
1.1.6文秘档案类：
◆负责集团公司行政发文及文件流转，做好以集团名义发文文稿的审核工作。
◆负责集团公司证照和印鉴管理，指导和监督集团各职能部门和下属公司做好证照印鉴管理。
◆负责指导新设公司的注册、登记、相关证件办理等事宜。
◆拟定集团发文制度和行文程序，并进行监督实施。
◆发放集团文件，负责集团公司档案的整理、归档、保管、借阅等。
1.1.7行政及后勤保障类
◆负责集团公司固定资产、办公设备的购买、租用、建帐、管理、盘点和维修保养。
◆负责集团公司低值易耗品、办公用品的购买、建帐、保管、发放和盘点。
◆负责集团车辆的管理和维修保养。
◆负责集团公司员工宿舍的管理工作。
◆负责集团员工服装发放、管理等工作。
◆负责集团本部报刊订阅及收发。
◆负责办公区域日常水电、卫生管理以及领导班子办公室的管理和服务。
1.1.8环保安全类
◆负责集团公司环保、消防、防汛、安全等日常管理工作。
◆指导下属各公司的环保、消防、防汛、安全等相关制度的建设和日常相关管理工作。
◆负责定期或不定期对下属各公司的环保、消防、防汛、安全的检查稽核工作。
◆协助重大安全事故的处理工作。
1.2人力资源管理职能
1.2.1制度建设和人力资源规划类
◆负责制定和修订集团的组织管理制度，用工管理制度、薪酬、福利管理制度、绩效管理制度、培训管理制度、职业卫生安全管理制度和职业发展制度。
◆审定集团所属各公司的人力资源管理制度实施细则。
◆指导和监督集团所属各公司按集团统一的人力资源管理模式实施管理。
◆参与制定集团人力资源战略规划，经批准后组织实施。
◆制定人力资源开发中长期规划，经批准后组织实施。
◆编制人力资源年度计划，经批准后组织实施。
◆根据集团发展规划拟定和调整组织机构。
◆负责集团各职能部门、集团与下属各公司职责、权限划分的拟定、修订，经批准后组织实施。
◆组织拟定机构人员编制和岗位需求计划，经批准后组织实施。
◆制定和修订岗位职务说明书。
1.2.2人事和劳动管理类
◆负责新进、在职、临时、兼职人员人事管理办法的拟定。
◆负责集团所管人员的招聘和集团总部人员的有效配置。
◆负责集团所管人员的人事关系协调和人事问题的解决处理，指导和协助集团下属公司的人事关系协调和人事问题的解决处理。
◆拟定、修改劳动合同和相关协议文本，签订劳动合同和专项协议，实施劳动合同和专项协议的变更等管理。
◆负责试用期满人员的考核和在职人员的迁调手续办理。
◆负责人员的解聘、解雇事宜。
◆负责集团所管人员出勤、请假登记和异动记录。
◆负责汇编人事统计资料。
◆负责员工劳动合同和集团人事档案管理。
1.2．3薪酬福利类
◆制定年度薪酬、福利计划和季度、月度人力费用计划，合理安排人力资源成本支出。
◆按集团的规定办理薪酬调整事宜。
◆按国家、省、市规定办理社会保险提取及缴纳事宜。
◆做好薪酬、福利的日常管理工作。
1.2.4绩效管理类
◆组织建立公司级、部门级和关键岗位级的绩效考评体系。
◆建立绩效考评程序，负责组织绩效考评。
◆指导集团下属各公司建立对其下属机构、主管的绩效考评体系，进行绩效考评。
◆通过对绩效考评的管理，不断改进集团绩效、提升集团的整体素质。
◆拟定和修订集团奖惩制度，经批准后组织实施。
1.2.5教育培训类
◆负责建立集团的培训体系，落实培训资源。
◆拟定集团培训计划，经批准后组织实施。
◆指导集团下属各公司拟定培训管理制度。
◆组织对培训效果的评估。
2．内部机构设置
2.1组织机构图
2.2拓扑图
2.3编制定员
岗位
定编人数
备注
总经理
副总经理
人事经理
人事主管
人事专员
总裁秘书
法务专员
计划考核主管
后勤及信息主管
后勤及文秘主管
司机
合计
3．岗位职责概要
3.1总经理
主持行政部工作，向集团分管领导汇报工作
3.2副总经理
协助总经理工作，侧重主管行政类工作
3.3总裁行政秘书
主办1.1.1经营计划类、1.1.2综合协调类、1.1.6文秘档案类工作事务
3.4法务专员
主办1.1.5法务合同类
3.5计划考核主管
协办1.1.1经营计划类、1.1.2综合协调类工作事务
3.6后勤及信息主管
主办1.1.3公共关系和企业文化管理类、1.1.4信息文化建设类、1.1.7行政及后勤保障类、1.1.8安全环保类工作事务
3.7后勤及文秘主管
协办1.1.3公共关系和企业文化管理类、1.1.4信息文化建设类、1.1.6文秘档案类工作、1.1.7行政及后勤保障类、1.1.8安全环保类工作事务
3.8人事经理
负责人力资源类工作
3.9人事主管
主办1.2.1制度建设和人力资源规划类、1.2.4绩效管理类、1.2.5教育培训类工作事务
3.10人事专员
承办1.2.2人事和劳动管理类、1.2．3薪酬福利类工作事务
4．职位说明书（请结合上述第３大点职责概要归类）
4.1行政部总经理
岗位名称
行政部总经理
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定员
1人
直接上级
常务副总裁（行政总监）
工资等级
直接下级
总裁秘书、行政主办、法务专员、人事经理
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期
2012．4
本职：
掌握集团主要工作的进展情况，负责制定、落实集团各部门工作计划和行政部内部的管理工作,统筹管理集团行政后勤服务工作，统筹负责集团的档案文书管理，负责集团本部内局网的建设，负责公司相关法务管理工作，以及集团的企业文化建设。
工作内容
1、负责集团各类行政管理制度、管理流程的建设工作，监督各板块、子公司实施，并指导各子公司行政管理制度、行政管理流程的建设工作。
2、负责董事会、总裁及集团经营班子各项会议决议的督办、检查、落实、反馈及专项工作的组织实施。
3、负责建立集团公司对外良好的公共关系和畅通的沟通渠道，树立良好的企业形象。
4、负责集团企业文化的建设工作，以增强集团团队的凝聚力；
以及负责集团内部刊物的编制、发行等相关工作。
5、负责集团VI设计，集团标志的试用、印刷品、宣传资料、视听材料、等展示企业形象的项目进行策划、实施和监督。
6、负责集团各类党委、团、工会建设及日常工作开展。
7、负责集团各类资质相关证照年检、换证、变更等相关事宜的指导监督工作。
8、负责集团印章管理、使用及子公司的印章管理监督工作。
9、负责集团固定资产、办公设备、公用车辆的管理工作，各类低值易耗品、办公用品的管理工作，以及集团办公室环境管理和后勤服务工作。
10、负责集团各类档案、重要资料、各类文件规X化的管理工作。
11、负责企业信息平台的搭建和维护，不断提升集团内部的信息化建设。
12、负责集团的安全领导小组的日常管理工作，以及组织不定期对下属子公司的安全管理工作的抽查、监督和指导。
13、负责集团各类法务咨询、协调、支持等工作；
以及对各类合同的审核和归口管理，并提出法津方面建议。
14、完成总裁交办的其它工作。
权力
集团公司印章使用的审核权、对重大会议根据需要有现场组织、指挥权，对各类行政费用的审核权，对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权，对所属下级工作的监督、检查权和争议的裁决权，对各部门的工作秩序检查权，对各部门工作计划执行情况的检查权
工作协作关系
内部协调关系
集团各板块、各子公司
外部协调关系
政府机构、新闻媒体、物业管理处、办公用品供应商、网络技术厂商、安全生产管理部门、环境卫生管理部门、公安、消防等部门
任职资格
教育水平
本科以上
专业
行政管理、企业管理、经济管理、人力资源管理等专业
培训经历
企业管理，人力资源类培训
经验
8年以上工作经验，5年以上同岗位管理经验
知识
掌握相应的行政管理知识
技能技巧
熟练使用办公软件，具备基本的网络知识，一定的英语应用能力
个人素质
有很强领导能力、判断与决策能力、沟通协调能力、组织能力、影响力、计划与执行能力、人际能力
其他
使用工具/设备
笔记本电脑、一般办公设备（、传真、打印机、internet/intranet网络）、交通及通讯设备
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作时间，根据需要加班
所需记录文档
通知、简报、汇报文件或报告、总结等
考核指标
重要任务完成情况、各项工作计划跟踪的失误率
各类指令、制度传达的及时性、失误率
各类文档、重要资料管理的规X性
合同管理的差错率，
资产管理完善程度
员工满意度、后勤支持投诉率、制度建设完善性、组织员工活动次数、部门合作满意度
备注：
4.2总裁秘书
行政部总经理（副总经理）
/
1、总裁的日程安排，总裁来宾的接待工作，收发日常，进行文档管理，会务记录并形成纪要，对其他行政和业务方面的工作支持。
2、协助行政经理负责公司行政事务管理工作，指导、配合各板块及、子公司的行政工作。
1、掌握总裁的日程安排，为总裁接见访客做好预约工作，以及总裁与外部部门的沟通传达预约安排工作，必要的接待工作。
2、总裁来电接听、转达工作，来函、来件及文件的整理归档工作。
3、协调办理总裁出差的日程计划安排、交通和食宿等相关的安排工作。
4、负责总裁签名章、及总裁的相关重要资料的保管工作。
5、执行总裁授权的工作任务，协调、沟通集团各职能部门工作，对总裁布置的各项工作和计划进行督办。
6、掌握全集团主要活动情况，做好大事记的资料收集和编著工作。
7、负责收集、筛选各类有用信息，并进行汇总、整理，以便提供总裁参阅。
8、负责总裁及总裁主持的各类会议的组织、准备工作，会议记录、纪要及对会议决议执行情况的跟踪落实和反馈工作。
9、负责总裁的宴请接待安排（含礼品）。
10、负责呈报总裁批阅文件的收、报，及批阅后的传递、归档。
11、负责月度计划与总结的归集汇总，以及月度绩效考核。
12、负责集团公司层面会议安排、布置、资料准备、形成会议纪要或会议文件（部门总经理周联席会、月度计划与总结会，季度、半年度、年度会议）。
13、陪同出席总裁参加的内部或外部会议，并做好记录。
14、负责草拟总裁工作报告、发言稿等文书工作。
15、总裁交办事项。
1、总裁会议的事务安排与处理权
2、收集相关部门意见并向总裁反馈的权力*z（CT.|#?
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APbbs.exp.
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4444、来访接待工作的事务处理权
4、企业网络信息资料审核权
5、其它经总裁批准赋予的权限
集团各板块、子公司
上级主管部门、政府机构、客户、供应商、合作伙伴、金融机构、媒体等
大学本科以上学历
企业管理、公共关系文秘类及其他文科类相关专业
受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训
5年行政管理工作经验，3年以上高级秘书工作经验
具有行政事务管理、公共关系、文秘、文书写作、档案管理知识
1、熟悉公司文档管理；
英语四级水平以上；
2、熟练的中文写作、表达能力；
优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；
较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；
3、熟练使用办公软件、办公自动化设备，具有一定网络及企业信息系统的维护管理相关知识。
良好的组织沟通协调能力；
工作细致认真，谨慎细心，条理性强；
责任心强，勇于承担挑战性的工作；
具有开拓精神和团队精神。
普通电脑、一般办公设备（、传真、打印机、internet/intranet网络）、交通及通讯设备
正常节假日，根据需要加班
相关会议记录、文件记录、行政工作计划、工作总结、企业信息各类方案、汇报文件、报告、总结、集团公司文件等
会议记录完成质量、后勤事务及重要任务完成情况、计划与执行能力、员工满意度、后勤支持投诉率、部门合作满意度；
4.3法务专员
负责为公司的经营管理和决策提供法律建议，负责拟定公司法律事务文书，并对相关文书进行法规性审核，负责公司内部的法律法规培训，协助劳务纠纷处理。
1、协助行政经理提供经营战略法务性指导，配合制定集团经营的法律战略规划。
2、参与制定部门的年度经营计划和预算方案，对公司的经营管理和决策提供法律建议。
3、负责公司对外投资、收购、兼并等提供法律服务；
以及负责对集团各职能部门或子公司经营项目提供法律咨询与服务。
4、负责拟定和编制公司法律事务文书，并对相关文书进行法规性审核。
5、负责对企业内部文件、制度在法规性方面审核；
以及对公司所有经济合同进行法规性方面的会审。
6、负责公司内部相关职能部门及各子公司业务部门开展合同与诉讼等法律法规的培训工作。
7、建立和完善法律资料库，配合人力资源部门做好全员劳动法律意识的培训工作，收集各类与企业相关法律、法规，对每位员工进行宣传和培训。
8、代表企业进行法律诉讼、仲裁活动；
协助人力资源部门处理人事关系、劳资关系、合约纠纷及处理员工工伤事宜。
9、代表公司或协同外聘律师、法律顾问处理各类诉讼或非诉讼法律事务，维护公司合法权益。
10、联系对接外聘律师、法律顾问。
11、完成上级主管交办的其它工作。
1、经营战略规划建议权
2、法律事务筹划的建议权
3、合同的法律审核权
4、手续不符法规要求时拒绝签审的权力
5、客户信用调查与评估的权利
6、信用额度的制定与修改建议权
7、其它经集团批准赋予的权限
法律相关机构等
法律专业
法律法规、信用管理、合同管理培训知识
5年以上相关工作经验
擅长法律文书写作熟悉国内外知识产权及相关法律法规和司法实务；
熟悉《公司法》、《合同法》等相关国内外法律，熟悉法务处理流程
1、取得律师XX或相当资质的XX
法律思维严谨、逻辑性强，能适应高强度的工作压力，善于沟通和协作
法律事务处理方案、合同记录、汇报文件、报告、总结、集团公司文件等
1、公司法律纠纷次数、法律纠纷解决质量、合同法律审核重大纰漏次数、应收帐款降低率、呆坏帐降低率、新客户开发数量、客户流失率、重要任务完成情况
2、关键人员流失率、部门合作满意度
4.4计划考核主管
依据集团现状和业务流程，对全员进行分类和量化的考核，达到全员考核管理；
通过绩效考核，推动做实的人不断提高水平，引导有水平的人做实，按做实给予评价和薪酬实现。
1、协同会议安排、布置、资料准备、形成会议纪要或会议文件（部门总经理联席周会、月度计划与总结会，季度、半年度、年度会议）；
2、协同负责计划、会议议定事项的跟催、督办、反馈；
3、关注每月部门绩效考核结果。
4、每月跟进部门绩效考核数据提交情况，并对提交的考核数据进行汇总统计；
5、每月汇总统计部门级考核指标，提交上级审核；
6、对绩效反馈的结果进行分类统计和分析。
7、对各部门提出的异议进行收集，并反馈给上级；
8、协调组织绩效申诉的裁决，并通知裁决结果。
9、依据绩效结果及绩效检查情况的总结分析结果，提出绩效改进建议，并协调各部门进行考核方式、标准及流程的优化；
10、完成上级主管交办的其它工作。
计划工作事项的督办检查权
大学专科以上学历
管理类专业
熟悉各种绩效评价方法，熟悉绩效管理流程，熟悉国家劳动法，熟悉基本的财会知识。
1、计算机能力：
掌握WORD，EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识；
2、写作能力：
有优秀的文字表达能力；
3、其它要求：
良好的信息收集和分析能力、表达能力、沟通能力，熟练使用办公自动化软件，具备基本的网络知识，责任心强，有团队精神，服从管理。
理解并认同集团的企业文化；
具有学习和分析能力；
良好职业道德和素养；
高强度的抗压能力，面对困难挑战的勇气；
工作注意细节，有较强的责任心和同理心。
督办反馈及时
月度考核完成及时提交
4.5后勤主管
后勤主管
负责员工住房安排、生活卫生保健、膳食供应；
办公用品的采购计划与管理；
合理调配车辆，确保用车需要和行车安全。
1、在行政经理的领导下全面负责集团本部的后勤保障工作。
2、负责员工食堂的管理，及时妥善处理员工用餐事宜。
3、负责员工宿舍及招待所的管理。
4、负责监督集团本部办公大楼的清洁工作及环境维护与绿化工作。
5、负责组织对宿舍、办公大楼等相关设备的保养保养和维修。
6、负责制定办公用品、办公设备的使用、保养计划，员工福利品的使用计划，并采购实施管理。
7、固定资产的采买、验收、登记、调配、保养、核算等，并建立台帐。
8、负责集团公务车辆的管理和维护保养工作，定期检查车辆的年检、牌证、XX等情况；
做好
车辆的调度、车况、维修、油料、保险、借派、事故等登记，建立车辆使用台帐。
9、负责与保安、物业、租赁、快递、网络等服务单位的对接。
10、新入职人员办公设备、文具、门禁卡等的安排，离职人员相应设备证卡的回收。
各类后勤计划建议权、各类后勤设施的管理权、各类后勤设施损毁追责权
物业、租赁、快递等相关服务单位
3年以上相关工作经验
1、熟悉后勤工作流程
2、有服务意识，沟通、协调能力强，能独立处理各类后勤工作
3、工作协调，管理能力强。
工作注意细节，有较强的责任心。
计划提报与验收完整、台账建立完善、定期检查持续、公司环境卫生状况、员工满意度、后勤支持投诉率、部门合作满意度
4.6信息化主管
信息化主管
升级会员 