WZHS 0312 SMS文件和相关文件控制程序要点文档格式.docx
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4
4.1
4.1.1
目的和范围
本程序规范了公司SMS文件的编写、修改、审核、批准、保管、作废以及相关文件、资料控制，保证体系内各有关部（室）、人员及船舶均能获得有效文件。
适用于本公司对SMS文件和相关文件、资料的管理。
公司文件分类
SMS文件：
安全管理手册、船岸职责手册、安全管理程序手册、安全管理须知手册和公司文件总清单。
SMS相关文件：
指有关的国际、国内强制性公约、规则及公司引用的建议性规则、指南和标准。
SMS相关资料：
海图、航海出版物、航海通告、航行警告；
船舶及设备的图纸、技术资料、说明书；
职责
总经理：
负责批准公司SMS文件。
指定人员：
负责公司SMS文件的审核；
负责2.2项相关文件纳入的审批。
NSM办公室：
负责组织公司SMS文件编制、修订；
负责确定文件配备；
负责SMS文件及相关文件的发放和控制；
负责备用文件的管理，负责废止文件的销毁。
NSM办公室及公司SMS各相关部（室）：
负责程序、须知文件的编写、修订；
负责SMS相关文件的收集及提供。
SMS文件及相关文件持有人：
负责保管其持有的SMS文件及相关文件保持最新有效。
执行程序
公司SMS文件的编制、审核和批准。
温州福来登海运有限公司2/8
公司编写的SMS文件都应在发布前经授权人员审核、批准。
公司SMS文件的审核批准权限如下表所示。
公司SMS文件
编制者
审核者
批准者
安全管理手册
NSM办公室
指定人员
总经理
船岸职责手册
安全管理程序、须知文件
各相关部（室）
公司文件总清单
4.1.2公司SMS文件控制流程
温州福来登海运有限公司3/8
2010.08.15
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.2.1
4.2.2.2
4.2.2.3
4.2.3
4.2.3.1
4.2.3.2
4.2.3.3
4.2.3.4
控制说明
公司SMS文件的策划
NSM办公室根据NSM规则的要求，船舶运行操作需求、事故/险情分析等，与公司SMS各相关部（室）共同落实编制。
公司SMS文件编制要求
为了确保程序和须知具有可操作性，在编制时，必须反映本公司现行
的实际管理，符合强制性的规定和标准。
充分考虑国际海事组织、主管机关、船舶检验机构和行业组织所建议的规则、指南和标准。
所有程序和须知应清楚地规定相应的任务和指派合格人员。
文件起草完成后，编制者应经4.1.1表中所述职位人员审核和批准，船上关键性操作方案和须知的制定，应按《船上关键性操作方案的制定程序》（FLD-03-06）执行。
公司通过《公司文件总清单》、《SMS文件发放清单》实施对文件发放的控制。
公司SMS文件发放
公司SMS文件的发放应根据本程序4.2.3.3的要求发放给公司SMS各相关部（室）/船舶。
NSM办公室应在文件发放的同时填写《SMS文件发放清单》（附录1），对文件的发放实施控制。
文件持有人应在《SMS文件发放清单》上签字确认。
SMS文件发放规定
最高管理层总经理、指定人员各配一套；
职能部室NSM办公室、海务部、机务部、人事部各配一套（一人兼多职时可以按实际情况配备）。
船舶配三套，其中船长、轮机长、大副各一套。
每套SMS文件包括：
《安全管理手册》、《船岸职责手册》、《安全管理程序》、《安全管理须知》及《公司文件总清单》。
温州福来登海运有限公司4/8
《公司文件总清单》列出了公司全部SMS文件和相关文件，《公司文件总清单》应经4.1.1表中所述职位人员审核和批准。
1.1
4.2.4公司SMS文件修改
4.2.4.1公司SMS文件的更改须由公司最高管理层/SMS相关部（室）/船舶提出并填写《SMS文件编写/修改建议书》（附录3）报NSM办公室，由指定人员审核，总经理批准后实施，按4.1执行。
4.2.4.2修改的标识
●SMS文件局部修改，将须修改部分所在页重新编印，其每次修改内容用不同字体以示区别，如斜体字、下划线等；
若增加整页内容，则字体与原文件字体相同，在修改记录的标识框中标注“新增页”，每次修改版次号中的版号不变，修改号增加一号，新增一页，文件总页数保持不变，页号以在新增页的页号后加“-A、-B……”表示，待文件改版时再作调整。
●SMS文件如需作大的修改，则对SMS文件进行改版，版次号加一号，修改号复“0”，修改记录中应记载前几次SMS文件的改版情况。
4.2.4.3文件修改后经指定人员审核，总经理批准后生效。
4.2.4.4NSM办公室发放《SMS文件修改通知书》通知文件使用部门及船舶/人员。
4.2.4.5使用文件部门及船舶/人员在收到经修改的文件后，应及时培训学习，熟悉文件更改的内容。
4.2.5SMS文件的保管
4.2.5.1文件持有人应保持SMS文件的整洁，除按规定修改外，不允许涂改文件或在文件上作任何标注。
4.2.5.2文件持有人应按《公司文件总清单》的内容，检查SMS文件的有效性。
4.2.5.3SMS文件属公司内部文件，未经总经理批准，不得对外复印。
借阅文件，必须由文件持有人做好借阅登记，借阅人应及时归还。
温州福来登海运有限公司5/8
4.2.5.4当船舶已不再隶属公司管理时，船长负责将本船所有受控文件交还NSM办公室，NSM办公室做好接收及登记。
4.2.5.5SMS文件修改后，NSM办公室将原文件加废止章后保存一份，作为原始依据。
4.2.5.6当文件破损严重，影响使用时，文件持有人应到NSM办公室办理更换手续。
4.2.6SMS文件的作废和销毁
4.2.6.1SMS文件经换页或改版后，原文件即失效作废。
4.2.6.2失效文件统一由NSM办公室根据《SMS文件发放清单》及时向原文件持有人收回，其中存一份备查外，其余销毁，并做好记录。
4.2.7安全管理记录：
安全管理记录是判断实施SMS情况的重要依据和证据，是公司SMS文件的一种，各职人员应按要求记录、保存和传递。
4.2.8公司SMS文件的构成和编号：
4.2.8.1公司SMS文件的构成分三个层次：
安全
管理手册
安全管理须知手册
相关外来文件和资料及记录
4.2.8.2公司SMS文件的编号：
公司所有安全管理体系文件，都以“FLD-NO-X”标识。
其中
●FLD-：
表示“温州福来登海运有限公司”。
●安全管理手册：
“NO”以“01”标识。
●船岸职责手册：
“NO”以“02”标识。
●安全管理程序手册：
“NO”以“03”标识。
●安全管理须知手册：
“NO”以“04”标识。
温州福来登海运有限公司6/8
●公司文件总清单：
“NO”以“05”标识。
须知手册中：
日常安全管理须知：
FLD-04-A-X
甲板操作须知：
FLD-04-B-X
轮机操作须知：
FLD-04-C-X
防污染操作须知：
FLD-04-D-X
船岸应急操作须知：
FLD-04-E-X
船舶维护保养须知：
FLD-04-F-X
4.3SMS相关文件的控制和管理：
4.3.1相关文件的收集、评审
4.3.1.1各部门应与海事主管机关、船检机构、行业组织等单位保持联系，并通过下达文件的接收、参加会议、走访、网络查询等方式及时收集各类相关文件信息。
4.3.1.2各部门应对获得的各类相关文件信息及时评审，认为与SMS相关的应填“SMS相关文件评审单”，交NSM办公室，如需修改公司SMS文件，则按本程序“4.2.4”处置。
4.3.1.3NSM办公室收到“SMS相关文件评审单”后，及时加以审核，指定人员审批是否纳入公司安全管理体系，如审批认定作为公司SMS相关文件，NSM办公室负责按本程序4.2.4的规定修改《公司文件总清单》。
4.3.1.4NSM办公室应及时组织购买或制作新纳入的SMS相关文件。
4.3.2相关文件的发放和管理
4.3.2.1公司规定：
公司岸基配一套SMS相关文件，由NSM办公室负责保管，船舶配一套SMS相关文件，由船长保管，其他部门需借阅应办理借阅手续。
4.3.2.2相关文件的发放由NSM办公室负责，并做好发放记录。
温州福来登海运有限公司7/8
相关文件属受控文件，应加盖受控章，船长收到后在“SMS相关文件登记表”上登记。
2010.11.08
4.3.2.3相关文件失效后，持有人应将其及时撤离，上交NSM办公室统一销毁；
或将其清楚地标识失效后留存，但仅作为参考资料。
4.4SMS相关资料管理
4.4.1航海图书资料的控制按《船舶航用资料管理须知》执行。
4.4.2船舶及其设备技术资料的控制按《船舶技术档案管理规定》执行。
4.5单船设备操作规程与船舶货物系固手册的管理
4.5.1单船设备操作规程与船舶货物系固手册的编写按《船上关键性操作方案的制定程序》（FLD-03-06）中3.6项与3.7项规定执行。
4.5.2单船设备操作规程与船舶货物系固手册应汇编成册，配备至船长、轮机长、大副。
4.5.3单船设备操作规程与船舶货物系固手册不规定版式，但要求各船统一版式。
应制定出目录清单，有关的制定、审核、批准人在封面上注名。
4.5.4单船设备操作规程与船舶货物系固手册如需修改，应由建议修改者提出，经部门长同意，船长批准后，由公司NSM办公室编制,按本程序4.5.1项执行。
5附录
5.1附录1《SMS文件发放清单》
5.2附录2《SMS文件修改通知书》
5.3附录3《SMS文件编写/修改建议书》
5.4附录4《SMS文件销毁记录表》
5.5附录5《SMS相关文件登记表》
5.6附录6《SMS相关文件评审单》
5.7附录7《文件借阅登记表》
6支持性文件
6.1《SMS相当人员培训程序》（FLD-03-04）
6.2《SMS信息交流程序》（FLD-03-05）
6.3《船舶技术档案、证书管理规定》（FLD-04-A-09）
6.4《船舶航用资料管理须知》（FLD-04-A-10）
6.5《船上关键性操作方的制定程序》（FLD-03-06）
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附录1温州福来登海运有限公司
SMS文件发放清单FLD-03-12-01
文 件 名 称
编号
版次/修改号
页 次
生效日期
发放编号
持有人
持有人签名
签收日期
备 注
发放人：
日期：
注：
本表存NSM办公室，永久保存。
附录2温州福来登海运有限公司
SMS文件修改通知书FLD-03-12-02
生效日期：
编号：
序
号
文件名称及编号
页次
章节号
修改
标识
编制意见：
指定人员/日期:
本表一式多份，各相关部门/船舶留存一份，一份NSM办公室归档。
本表保存期限5年。
附录3温州福来登海运有限公司
SMS文件编写/修改建议书FLD-03-12-03
建
议
人
填
写
栏
文件名称
文件编号
更改方式
部分内容修改 □
增加文件□
删除文件□
文件
章节
内容
编写/修改意见：
建议部门/船舶：
建议人员：
日期：
NSM办公室意见：
NSM办公室主任：
指定人员意见：
指定人员：
总经理审批意见：
总经理：
日期：
本表一式二份，一份报NSM办公室，一份留部（室）（船舶），永久保存。
附录4温州福来登海运有限公司
SMS文件销毁记录表FLD-03-12-04
销毁文件
来源
文件标题
文件编号/页次
文件版次/修改号
文件销毁
日期
销毁人
附录5温州福来登海运有限公司
SMS相关文件登记表FLD-03-12-05
轮
名称
出版日期
最新修正案
受控编号
登记人：
本表存相关部（室）/船舶，保存期限五年。
附录6温州福来登海运有限公司
SMS相关文件评审单FLD-03-12-06
相关文件
接收部室
相关文件名称
及文件号
分
析
评
意
见
部门负责人：
日期：
NSM
办
公
室
处
理
NSM办主任：
指
定
员
审
批
本表存NSM办公室，保存期限五年。
附录7温州福来登海运有限公司
文件借阅登记表FLD-03-12-07
序号
受控/
非受控
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