集团报备报批管理制度 1文档格式.docx

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适用于公司内部各种涉及备用金业务的管理

二、备用金的控制目标

1、确保所有的备用金付款都在预算内，保证资金使用的计划性，提高资金使用效率

2、确保所有的备用金都在个人限额内，并及时清账，以正确记录费用，控制坏帐风险

3、确保所有的备用金都得到准确和完整的记录

三、备用金基本管理规定

1、集团公司各部门、大区分公司、子公司采用定额备用金制，由总部根据各单位的规模、业务量大小、经营目标等具体核定各单位的月度备用金额。

由分字公司财务责任人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。

实行定额备用金制度的单位，备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，月末向集团财务部报销，领回所支用的备用金。

2、部门、分子公司一把手为各单位备用金管理的第一责任人，分公司会计负责备用金的日常管理。

3、备用金应按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。

备作金按核定数额领取，支用后一次报销。

前账未清，不得继续预支。

四、备用金的审批

每年1月10日前，各大区分公司、子公司根据公司下一年的生产经营任务和费用管理要求填制《备用金审批表》，报集团财务部，财务部核定标准后报董事长审批，审批通过后，各大区、子公司凭审批表到集团财务部办理备用金借款手续，各单位在填写备用金审批表时要详细填写备用金使用范围和备用金申请额度。

经审批后，按审批的支用范围及额度使用。

五、备用金的日常管理

1、实行备用金制度是为了有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

2、定额备用金由分子公司会计负责经管，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设立备用金登记簿，记录各种零星支出，及时结记余额。

分公司、子公司会计应该严格监督大区分公司和子公司备用金的审批使用，备用金使用额度不能超额，不能透支，不能超出适用范围，当大区分子公司的备用金使用超出使用范围和使用额度时，会计人员应予以否决使用，提请集团财务审核报董事长审批。

3、集团财务部门对备用金使用部门透支备用金或者用途不符、报销凭据不全或不符合财务规定、超范围使用、超权限审批等违反备用金管理规定的行为有权拒绝报销，并追查相关责任的责任。

4、集团财务部门将不定期或定期检查备用金使用情况。

对检查中发现的问题要及时向集团汇报。

5、集团财务部门将按月向各部门下发备用金核对单，各部门应该在收到后两日内进行核对，发现问题要及时沟通，查明原因并书面反馈给集团财务部。

5、集团财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

6、借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，集团财务部在发出最后一次催办通知后还不办理者，集团财务部将通知集团人力资源部、从下月起直接从借款人工资或奖金中抵扣，不再另行通知。

7、备用金使用部门要和集团签订备用金管理责任书。

六、备用金的借款、使用和报销手续

1、借款

各备用金申请分子公司会计凭批准通过的《备用金审批表》去集团财务部办理备用金借款手续，填制“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经财务总监签字同意后，方可到资金部办理借款手续。

资金部审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

2、使用审批

（1）备用金实行分子公司一把手负责制、经办人员责任制和采购物品验收制。

（2）审批额度：

分子公司内部部门申请资金额度不超过月度备用金总额，要有经办人员、分子公司总经理、采购物资验收人员签字后方可支用和报销。

（3）使用审批流程：

使用人填写申请单分子公司总经理签字审批分子公司会计根据备用金管理制度对资金的用途、额度进行审核签字，符合要求后支付资金。

3、报销

（1）对于已发生的经济业务，报帐人员应在每月月底到集团财务部报帐以补足备用金。

（2）报账人员应汇总填制《备用金报销汇总明细表》，经集团财务部会计人员审核，由集团财务总监、董事长审核签字后办理备用金报销手续。

（3）报销票据的合规性：

备用金使用部门应该开具正规发票。

对材料采购一般应开具增值税发票。

对确有困难的可以开具收据，收据上应该加盖有供货单位印章，杜绝白条抵账。

对不能开具正规发票的，分子公司总经理应该亲自书面说明并签字确认。

七、备用金的适用范围

1、日常办公费

2、销售费用（要根据业务量详细规定每月的限额，对于超出限额的部分分两种情况处理：

如果本月总的销售费用不超过本月业务收入的千分之一，超出部分予以报销；

如果本月总的销售费用超过本月业务收入的千分之一，超出部分由分子公司总经理个人承担）

3、招待费（要详细规定限额）

4、低值易耗物料费

5、车辆维修费

6、燃油费（要详细规定限额）

7、通信费

8、水电物业费

注：

对于购买固定资产、装修费、租金以及其他单笔支付资金超过月度备用金金额的事项一律按流程报批总部，由董事长审批同意后方可支付。

[文章来源天财会计网：

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第四章借款的规定和流程

一、借款管理规定

（一）出差借款：

出差人员凭审批后的《出差申请单》（详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等）,按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续，借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。

（二）其他临时借款，如业务费、备用金等，借款人员应及时销账。

分子公司按月借支备用金。

月末25日前提交次月预算报告，分项列明：

业务收入计划、次月费用计划（包括办公费、低值易耗品费、汽车修理费、燃油费、销售费用、水电费、物业费等）等，由总部财务部审核报董事长审批后，由集团资金部出纳予以付款。

分公司（子公司）若大规模采购办公用品（如采购电脑、办公桌）、装修、远距离出差、外部培训或若遇突发事情急需资金等超出备用金规定的事项，需要请示总部相关部门和领导，经董事长批示后按流程办理。

（三）各项借款金额超过2000元应提前一天申请，让资金部门备款。

（四）借款未还者原则上不得再次借款。

资金部出纳负责督促相关人员按时清账、收回借款。

若发现借款未及时交回。

财务部有权从相关个人工资中扣除（本金及罚款），根据性质不同并处予100-500元罚款。

二、借款流程

（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金，借款人签名。

（二）审批流程：

总部报销审批流程：

经办部门主管（负责人）签字→中心负责人复核签字→总部财务部会计审核签字→总部财务负责人签字→董事长审批签字。

大区分公司、子公司审批流程：

经办人区域（分公司、子公司）负责人审核签字→分公司会计主管复核签字→总部财务部主管签字→董事长审批签字。

（三）财务付款：

借款人凭审批后的《借款单》到资金部办理领款并签收。

第五章成本、费用报销规定和流程

日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费等。

一、成本、费用报销的一般规定：

（一）需报销的原始单据，应是有税务监制章的发票或行政事业单位收据（不包括收据、白条），其开支内容应真实。

若不符合上述要求或遗失票据的，应首先向发票开列单位要求补开票据或索取有关证明，如无法补开票据的可由本人写明原因，由知情的内部员工签字证明，经所在部门经理、公司董事长审批同意后方可用其他票据顶替报销。

（二）填写报销单应注意:

根据费用性质填写对应单据;

严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数;

金额大小写须完全一致（不得涂改）;

简述费用内容或事由。

（三）报销1000.00元以上需提前一天通知资金部以便备款。

要求所有人员费用按月报销，逾期1个月不予以报销。

二、费用报销的一般流程:

报销人按要求整理报销单据，并填写对应费用报销单（经办人签名），须办理申请或出入库手续的应附签审后的申请单、签字齐全的“出、入库单”。

（一）“日常费用”签字审批流程如下：

1、总部报销审批及报销流程：

部门负责人签字→财务部分管会计签字→总部财务部主管签字→董事长审批签字→资金部出纳复核报销。

2、区域（分子公司）审批及报销流程：

须经经办人区域（分公司、子公司）负责人审核签字→分公司会计签字→总部总部财务部主管签字→董事长审批签字→出纳复核报销。

（二）电话费、交通费和加油费报销制度及流程：

1、费用标准：

（1）移动通讯费、加油费：

为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用、加油费的报销采用与岗位相关制，即依据不同职责、岗位工作性质和职位不同设定不同的标准。

（2）固定电话费：

公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司行政部统一办理交付话费。

（3）交通费：

员工因公外出需要乘车，原则要求乘坐公交汽车，特殊情况需打出租车，应请示部门负责人批准。

固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报董事长批示处理办法。

2、审批和报销流程

（1）经办人个人规范填写报销单、整理粘贴交通车票，并在经办人处签名。

（2）审批程序:

按“日常费用”审批程序审批。

（3）报销：

持签字齐全的报销单到出纳处报销。

（三）材料费、辅料费、加工费、办公用品、低值易耗品等费用报销、盘存制度及报销流程.

1、管理规定:

为了合理控制费用支出,材料、辅料由仓库集中存放管理，由公司业务部集中购置。

办公用品、低值易耗品等费用由公司企管中心行政部统一管理，集中购置，由指定人员负责采购、结算等。

长期供货商户需要提供采购合同或协议、价格明细并转交财务部备案。

材料、辅料、成品仓库须建立相应库存台账，及时反映仓库出入库情况和库存情况。

有委外加工活动的，要建立委外加工台账，分品种逐笔登记委外加工材料收\发、成品收回的库存情况。

库管不定期盘点库存，月末最后一天要综合盘点库存，做到“帐、物、表”相符，若有不符，查明原因并与处理。

于次月1日下班前向财务部递交“库存盘存表”（盘存表项目包含：

期初库存、本期入库、本期出库、月末库存，要求有数量、金额）。

（1）购置申请:

相关部门根据实际需求及库存情况编制“采购申请单”，详细列明采购物品名称、规格、用途及款号、估计单价、数量、金额，“采购申请”，“采购申请单”须经部门领导审批，总部财务部主管、董事长签字，不得重复申请。

申请一式四份，采购经办人留存一份、采购部经理一份、仓库一份、财务一份备查。

材料、物品购回（或加工）入库时，由“库管”逐笔注销，申请未列项目不得在入库单上签字，没有库管签字的入库发票，不予签字、付款报销。

（2）审批和报销程序：

报销人先填写费用报销单（后附库管签字的“入库单”），按日常费用审批程序报批。

审批后的报销单后附原始单据（包括结账小票）一并转交财务部，按“日常费用”报销流程报销。

2、挂账流程：

因各种原因，材料（或辅料）、成品已采购入库，但未付款报销的，业务经办人员月底前须将已填写完整、附件签字齐全的材料（辅料）、成品采购费用报销单转交财务，由财务挂账，以备后期付款准备。

后期填写“付款申请单”，经相关领导签字后付款。

（四）差旅费、招待费报销制度及流程：

1、差旅费报销的一般规定：

（1）住宿费据实报销，报销时必须提供正规住宿发票。

（2）实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：

00以后出发（或12：

00以前到达）以半天计，12：

00以前出发（或12：

00以后到达）以一天计。

（3）出差交通费用据实报销。

（4）出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

2、差旅费报销流程：

（1）出差申请：

拟出差人员首先填写《出差申请单》，《出差申请单》须有部门分管签字（分公司需经分公司负责人批准）、董事长签字批准。

（2）借支差旅费：

出差人员将审批过的《出差申请表》财务联交财务部,按“日常费用”报销流程办理借款审批手续，资金出纳按规定支付所借款项。

（3）返回报销：

出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，签字审批流程同“日常费用”流程。

原则上欠款未清者不予办理新的借支。

3、招待费报销的一般规定及流程：

（1）招待费：

为了规范招待费的支出，所有招待费费用标准应事前征得董事长批准。

费用报销流程参照“日常费用”报销制度及流程办理。

（四）加工费、运输费及其他支出制度及流程

1、加工费：

加工费报销，报销单上须列明加工项目、合同号、款号，须后附“加工出库”、“入库明细单”（列明：

加工款号、名称、规格、单价、数量、金额），单据必须由库管、分管领导签字确认。

（1）.加工费申请:

相关部门根据实际需求及库存情况编制“加工费申请单”，详细列明加工商品名称、规格、用途及款号、加工单价、数量、金额、合计金额。

“加工费申请表”须经部门领导审批，总部总部财务部主管、董事长签字，不得重复申请。

申请单一式三联，经办人留存一份、仓库一份、财务部一份备查。

商品加工完成入库时，由“库管”逐笔注销，并在入库单上签字，没有后附库管签字入库单的发票，不予报销付款。

2、运输费：

运费报销单上须注明运载物品名称、运输起点及到达地点。

所有运输费用支出需经分管领导、总部总部财务部主管、董事长批准签字。

3、其他费用：

根据实际情况，按“日常费用”流程，报经相关领导批准签证，据实报销。

4、加工费、运费报销流程：

费用报销除以上要求相关人员和领导签字外，参照“日常费用”报销制度及流程办理。

5、加工费、运费挂账流程：

因各种原因，加工费、运费没有报销付款的，业务员在月底28日前须将已填写完整、附件、签字齐全的加工费、运费费用报销单转交财务，由财务挂账，以备后期查账、付款准备。

后期付款时填写：

“付款申请单”。

（五）工薪福利及相关费用支出制度及流程

　　工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及公积金等各项福利，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

1、工薪福利管理制度及支付流程：

每月15日前，由人事专员将上月的“工资表”附“员工工资额度变动通知单”、“社会保险增减变动表”等信息转交财务部，由财务部分管会计复核“个人所得税”扣款，最后总部财务部主管、董事长审批签字。

资金部根据签字齐全的“工资明细表”，每月25日通过银行代发或现金形式按时支付员工工资。

2、员工社会五大保险、公积金支付流程：

（1）由人力资源部相关人员将由总公司董事长审批后的支付标准交财务部做相关的账务处理。

（2）社会保险金由人力资源部专员（或相关人员）办理社会劳动力保险、公积金的手续；

劳动合同备案及银行代扣手续。

费用支付（申请）单据后须附当期员工个人、公司负担金额明细表。

（3）支付审批签字流程同“日常费用”签字审批流程。

（六）发生“专项支出”财务报销制度及流程

　　“专项支出”主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

软件及固定资产购置报销财务制度及流程：

1、填写购置申请：

填写《资产购置申请单》并报批。

2、报销标准：

相关的合同协议及批准生效的购置申请。

3、结账报销：

4、资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写固定资产交付使用单、报销单（附入库单）;

5、按“日常资金支出”审批程序审批;

（七）“其他专项支出”报销制度及流程：

　　“其他专项支出”包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。

此类费用一般金额较大，由部门经理根据实际需要向董事长提交请示报告（费用预算及相关收益预测表等），经董事长签署审核意见后提请总部财务部主管及其他授权人审批。

2、报销流程：

（1）审批后的报告文件到财务部备案。

（2）签订合同：

由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由总公司审核，合同应注明数量、单价、结算方式和金额、发票、保修期等相关信息），送财务部，经总部财务部主管审核无误后，加盖合同章、备款。

（3）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）

（4）审批：

审批程序同“日常费用”报销签字流程

（5）财务部根据审批签字齐全的报销单付款或做挂账处理，待后期由经办人填写“付款申请单”，相关领导签字后付款。

第六章财务报销时间及资金管理

一、报销时间：

资金部，每周一、三、五的上午9:

30—下午3:

00报销付款。

财务工作要求“日清月结”：

1、资金部依据签字齐全的收、付款、费用报销单复核收、付款；

出纳依据签字齐全的收、付款、费用报销单编制出纳凭证、录入用友软件系统账，财务部会计对出纳、库存账务进行核对、结转并转账处理；

资金部出纳每日核对库存现金、银行存款，编制财务快报，做到公司资金帐、物、表相符，财务工作“日清月结”，及时准确反映公司财务状况。

2、出纳每天下午4:

00前将核对无误的“财务快报”报总部财务部主管。

三、库存资金管理：

1、贯彻会计制度谨慎原则，规避风险，原则上要求由财务保险柜库存现金不得超过2000.00元，若有需要提取、库存大额现金，需提前申请同意。

2、财务部不定期抽查库存现金、银行存款情况。

一经发现资金帐、物、表不符，直接上报公司董事长，并根据情况不同给予相关人处罚。

第二部分人事管理审批制度

第一章人力资源管理制度

一、人事借调、异动管理规定

1、各部门对于需要调用其他部门的人力、设备物资的，需事先填写申请单或物资调拔单，由部门负责人审核，分管副总经理核准后，方可向有关部门调用其人力、设备物资。

被调用部门应本着资源共享的原则，积极配合调用部门认真做好各项工作。

2、各部门因工作需求需要办理人事异动的，需事先填好《人事异动申请单》，经分管领导核准后提交人力资源部审核备案。

二、人事管理各项审批权限

（一）人事招聘权限表

项目

职位

招聘

途径

招聘专员

人事专员

主管

经理

职能总监分公司总经理

人力资源经理

企管

负责人

董事长/

授权人

人力需求申请

员工

建议权

同意权

审核权

核准权

知会权

主管级

审批权

经理级

申请权

副总级

招募

免费招聘会

分公司直接审批　

付费

招聘会

核准权　

审批权　

网络

报纸

猎头

特殊

地区

甄选

笔试/初试权

复试权　

审核权　

知会权

专业考核权

面试

复试

/

录用

同意权　

知会权　

　审批权

推荐权

（二）薪资核定权限

集

团

本

部

职位

部门经理、职能总监

企管负责人

员工级

复核权

中层管理

中高层管理

高层管理

分

支

机

构

部门经理、分公司总经理

职能总监

人力经理

部门申请、部门经理签字、分公司总经理签字

分公司总经理

备注

所有审批通过的薪资核定统一由人力资源部备案。

（三）人事异动权限表（调岗