《秘书工作的主动性论析》终稿.docx
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《秘书工作的主动性论析》终稿
2017届汉语言文学专业毕业生论文（设计）
课题名称：
秘书工作的主动性论析
学生姓名：
陈利
指导教师：
陈平
江南大学网络教育学院
2017年3月10日
摘要
秘书是现代社会急需的人才之一，随着中国世贸的加入，秘书工作迎来了更加广阔的发展空间。
社会分工的变化要求秘书工作要逐步改变，主动适应。
本文通过对秘书工作主动性的理论阐述，使秘书人员了解在工作中发挥主动性的重要作用及掌握如何在工作中发挥主动性，认识到发挥主动性时应注意的问题，并且针对问题提出解决方案，最终提高秘书的工作效率。
关键词：
秘书;工作；主动性；问题；方案
目录
引言4
1、主动性的概述4
1.1主动性的理论定位4
1.2主动性的实践特征5
1.3主动性的内在特征6
1.4主动性的外部环境7
2、秘书人员在工作中发挥主动性的必要性8
2.1党中央和国家政策对秘书工作提出的要求8
2.2秘书工作基本性质的要求9
3.影响秘书工作主动性的因素10
3.1秘书因素10
3.11理论和政策水平因素11
3.12创新能力因素11
3.13信息收集工作因素12
3.14业务能力因素13
3.2环境因素14
3.11领导的因素。
14
3.12管理的因素。
15
3.13工作内容的因素。
15
3.14工作条件的因素。
15
4、秘书人员如何在工作中正确发挥主动性16
4.1正确认识秘书工作的被动性和主动性的关系16
4.11辅助性体现了服务的被动性...................................................17
4.12顺利开展需要秘书的主动服务..............................................17
4.13被动性与主动性的辩证统一..................................................17
4.2秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题17
4.11考虑办公室秘书的性质—施令不发令...................................17
4.12考虑秘书工作的位置—主动而不越位脱轨...........................18
4.13考虑秘书工作的职能—明白不搞白.....................................18
4.3秘书工作人员发挥主动性要恰当适度18
4.11辅助决策要有度......................................................................19
4.12协调工作要有度......................................................................19
4.13工作落实要有度....................................................................19
4.14为人处事要有度......................................................................19
结论20
参考文献20
秘书工作的主动性论析
引言
在秘书工作中不难看到这样的现象：
有时候领导急着要材料，秘书人员却迟迟拿不出来；有时候领导要求提前为下一步工作提出预案，秘书人员则在纷繁复杂中理不出头绪；有时候领导决策急需参谋意见，秘书人员所出的主意却远远达不到要求，有时秘书在工作的实践中，秘书人员说话办事、处理问题超出自身的身份地位和职权等越权、越位的现象，以至领导与秘书之间产生矛盾。
凡此种种，都源于秘书人员在工作中对如何化被动为主动的“度”把握不准。
[1]
随着社会主义市场经济的发展，社会各行业对秘书的素质要求越来越高。
工作压力大、任务重、较少地接受专业训练等因素使一些秘书人员形成了错误的工作方式和消极的工作作风。
本文旨在使秘书人员正确认识工作的主动性，树立超前服务意识，提高自身素质，合理利用时间，提高工作效率。
1、主动性的概述
1.1主动性的理论定位
所谓主动，《现代汉语词典》给它的释义是：
“不待外力推动而行动（跟‘被动’相对）；能造成有利局面使事情按照自己的意图进行。
”[2]这种释义是基本可取的。
这样秘书工作的主动性就可以分析为以下两点：
一是不待外力推动而行动；二是秘书工作能造成有利局面，使各种事务能按照预定的意图行事。
秘书总是辅助领导开展工作的，在工作过程中，秘书人员始终要受到领导意志的制约。
不能违背领导的意志而自行其是。
同时，从工作内容来说，作为信息的集散地和机关单位运转的枢纽，秘书人员每天有多少文件需要处理，有哪些特殊情况要解决，领导会交代什么临时性事宜，来往的电话、信件有多少等诸多事情，都带有不可预测性。
从以上两点可以看出，秘书工作具有典型的被动性。
[3]
但是，秘书工作具有被动性，并不是说秘书人员只能被动地开展秘书工作，一味地教条化地照搬领导的指示，工作没有主动性、开拓性、创新性、技巧性，这种秘书并不会受到领导的欢迎。
过分被动地开展工作势必会使秘书工作人员穷于应付，使机关单位工作陷入恶性循环之中。
随着社会的发展，各机关单位对具有主动开拓精神的秘书人员越来越欢迎。
因此，秘书人员在秘书工作中必须发挥主动性。
1.2主动性的实践特征
如果根据“不带外力推动而行动”的解释才算主动，那么，有些秘书人员工作主动性的表现就可能被忽视。
笔者的看法是，根据秘书工作的实际，秘书人员在开展工作时，其主动性主要体现出以下特征：
一是率先性特征，即各种工作秘书人员要首先想到，并能及时提出建议，做好准备。
二是自觉性特征，即从意愿、志向上把秘书工作当成发挥聪明才智和实现自我价值的机会。
三是劲头足特征，即对秘书工作有兴趣、乐意做，是对自己从事的秘书工作有信心做好。
四是为他性特征，
1.3主动性的内在特征
主动性作为秘书人员工作的外在行为表现，必然有其相应的内在特征。
这种内在特征主要包括硬件和软件两个要素，即科学文化素质和思想道德素质两方面。
前者属硬件，是做好工作的实质性力量；后者属软件，是支配即从思想上和行动上与自己任职的机关单位保持一致。
[4]
实力发挥的主体。
对秘书个体来说，前者要求秘书必须具有秘书职业所需的基础和专业的知识及其技能，这是发挥主动性的基础性实力。
改革开放30多年来，我国现代企事业管理理念开始确立，领导科学体系和领导管理艺术不断完善，竞争日趋激烈使领导决策风险日益增加，而领导个人的智慧是有限的。
因此，领导工作不仅需要秘书时间、精力、体力上的辅助，更需要智力上的辅助。
领导需要秘书有思想，懂管理，能参谋。
[5]由此可见，智能服务是时代发展和领导工作实际需要赋予现代秘书的更高层次的职能要求，这也是转型时期秘书工作的新特点；后者要求秘书要有爱岗敬业的职业道德，变秘书工作被动型为主动性的关键是情绪智能。
卡耐基在《成功之路》一书中指出：
事业成功=专业技能×情绪智能。
专业技能在一定时期是相对稳定值，因此，要提高事业成功只能提高情绪智能值。
要提高情绪智能值，只有在调适感受、平衡欲望、培养工作的热情和兴趣、增强理智控制能力方面下功夫。
因为对事业的热爱是秘书发挥主动性的重要源泉，是不可或缺也无法取代的一种动力，是一种执著的追求。
这种热爱，不仅能支配硬件素质充分发挥作用，而且可以在发挥过程中积累实力、增长才干，以充实硬件的数量和质量。
1.4主动性的外部环境
秘书人员能否发挥工作主动性，不仅取决于自身的原因，也受环境因素的影响。
其中影响秘书工作主动性的环境因素有以下几方面。
一是领导的因素。
秘书人员从属于领导，秘书工作是辅助领导的工作，是服务、参谋工作。
秘书部门和秘书人员必须按领导意志办事，正是这一点构成了秘书工作的被动性，它与秘书工作的主动性要求是相互矛盾的，秘书就是在不断克服这一矛盾的过程中发挥工作主动性的。
这矛盾是由领导和秘书的工作性质和双方关系决定的，所以领导因素影响着秘书人员主动性的发挥。
同一个秘书在不同的领导手下工作，其工作效率和质量是有差别的，这是因为不同的领导为秘书形成不同的工作环境，不同的环境将不同程度地影响着秘书人员积极性和主动性的发挥。
二是工作管理的因素。
科学的管理、明确的分工，是使秘书人员积极主动工作的环境之一。
如前所述，要让秘书清楚该做什么，就应管理科学和分工明确。
秘书工作被动性的主要特征是秘书要严格按领导意图办事，不能自行其是、越权行动。
如没有明确的工作指示和具体的分工，秘书就会在害怕越权越位的心理支配下被动工作。
实行科学管理，让秘书明确工作职责和范围，清楚该做什么不该做什么，这是调动秘书工作积极性和主动性的基本手段。
三是工作内容的因素。
因为行业和专业领域不同，秘书个体的兴趣和专长不同，要增强秘书工作的主动性和创造性，就要人尽其才，让各类有专长的秘书去做更适合于自己的工作。
四是工作条件的因素。
随着现代科学技术的迅猛发展和办公自动化、数字化的普及，掌握以计算机为基础的各种自动化办公设备的使用技能已成为秘书提高工作效率、发挥工作主动性的必需条件。
落后的设备不但影响秘书的工作效率，也会影响秘书工作主动性的发挥。
因此，不断完善和更新秘书的工作设备，加强对秘书人员的相关培训，对调动秘书工作的积极性和主动性非常重要。
[6]
2、秘书人员在工作中发挥主动性的必要性
秘书工作就好比由参差不齐的木板组成的木桶中的一块木板，工作的好坏，直接影响到整个木桶的容量，影响到整个单位部门、企事业的情况。
秘书工作地位越重要，对秘书人员的要求也就越高，秘书人员只有在工作中解放思想，与时俱进，树立超前服务意识，放开手脚，大胆创新，积极发挥主动性，才能提高秘书工作的水平与质量。
才秘书人员在工作中发挥主动性的必要性体现在以下两个方面。
2.1党中央和国家政策对秘书工作提出的要求
早在1985年全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中央办公厅就曾根据中央领导同志的指示，明确提出秘书工作的“四个转变”，其中之一即是“从被动服务转变为主动服务”。
1990年江泽民同志在全国各省、自治区、直辖市党委的秘书长座谈会讲话中要求党委办公厅（室）要积极主动发挥参谋助手作用。
可见，党中央在重视秘书工作的同时也对新时期的秘书工作提出了更高的要求。
随着社会经济的发展，党中央要求广大秘书工作者顺应时代的潮流，响应时代的号召，在工作中发挥主观能动性，提高工作水平和质量，开拓秘书工作新局面，以适应时代的需要。
[7]
韩非子有句名言：
“不期修古，不法常可，论世之事，因为之备”。
这句话给我们的启示是：
秘书应紧跟我国法制建设的步伐，不断提高自身的法律素质，凡事虑及法律、遵循法律，这样才能成为一名优秀的秘书。
主动地去了解政策，杜绝在辅助和处理日常事务的过程中出现以政策代替法律、以领导之“言”代替法律、借自己的特殊地位超越法律办事、为领导或自己的利益忽视法律。
这不仅扭曲了现代秘书形象，也损害了领导威信。
同时也是党纪国法所不容的。
拥有较高的法律素质为领导服务，是转型时期秘书工作的需要。
[8]
2.2秘书工作基本性质的要求
秘书工作是为领导服务。
领导之所以需要秘书，正是借助秘书的辅助功能，弥补自己在知识、智能、时间和精力等方面的不足。
通过秘书参谋助手作用，进一步完善自己的工作。
由秘书人员来发挥“避雷针”的作用，是非常有必要的。
如果秘书人员总是被动地等待“领导部署”、“上级安排”，凡事谨小慎微，不敢越雷池一步，提不出任何有见解的意见或建议，那么何谈辅助，何谈参谋？
秘书也就起不到本来的职能作用了。
[9]特别是在当前社会主义市场经济条件下，领导工作面对的是竞争激烈、瞬息万变的市场，秘书人员若不积极主动开展工
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