秘书资格考试答题技巧Word文档下载推荐.docx
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关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；
可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；
秘书要为上司准备好信息资料；
电话保密工作；
会议通知包括哪些内容；
管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉
（三）有关商务旅行：
详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）
做好出行前的准备，拟定出访方案；
包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。
仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。
召开全体出访人员预备会，给上司提醒。
（四）
有关沟通：
可能员工家属来闹事
好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。
秘书有无做到换位思考；
耐心倾听；
秘书有无做到日常接待，如倒水等；
如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；
秘书在接待过程中要注意保密工作；
与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。
对方提出一些要求，秘书要向上级请示；
若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。
领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。
∙传真机日常使用常识
2006/7/8
一、使用环境
传真机要避免受到阳光直射、热辐射，及强磁场、潮湿、灰尘多的环境，或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。
同时要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。
为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机应暂停使用，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。
二、放置位置
传真机应当放置在室内的平台上，左右两边和其它物品保持一定的空间距离，以免造成干扰和有利于通风，前后方请保持三十厘米的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。
三、不要频繁开关机
因为每次开关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。
四、尽量使用标准的传真纸
请参按传真机说明书，使用推荐的传真纸。
劣质传真纸的光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。
记录纸上的化学染料配方不合理，会造成打印质量不佳，保存时间更短。
而且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。
五、不要在打印过程中打开合纸舱盖
打印中请不要打开纸卷上面的合纸舱盖，如果真的需要必须先按停止键以避免危险。
同时打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛。
因为传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。
六、定期清洁
要经常使用柔软的干布清洁传真机，保持传真机外部的清洁。
对于传真机内部，除了每半年将合纸舱盖打开使用干净柔软的布或使用纱布沾酒精擦拭打印头外，还有滚筒与扫描仪等部分需要清洁保养。
因为经过一段时间使用后，原稿滚筒及扫描仪上会逐渐累积灰尘，最好每半年清洁保养一次。
当擦拭原稿滚筒时，一样必须使用清洁的软布或沾酒精的纱布，需要小心的是不要将酒精滴入机器中。
而扫描仪的部分（如：
CCD或CIS以及感热记录头）就比较麻烦，因为这个部分在传真机的内部，所以需要工具的帮忙。
一般来说会有一种清理工具，沾了酒精以后，由走纸口送入传真机，进行复印功能时，就可以清洁扫描仪玻璃上的灰尘。
切不可直接用手或不洁布、纸去擦拭。
∙2008年秘书资格考试：
情景录象题解答技巧小析
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2008/11/6
保存本文
总体注意事项：
录象分析题以具体实际操作技能为重点，考点涉及面积广，较分散。
一、经常在录象题中出现的问题包括以下几点：
1、环境问题。
如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。
2、职业形象。
包括坐/站/走姿等/服饰等方面。
3、接待方面。
环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。
4、沟通方面。
包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。
5、接打电话和处理通话中的问题。
如方法，语言等等。
6、会议方面。
会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。
7、档案信息。
收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等
8、办公室事务管理。
库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。
此外，在书本每章节内的注意事项也是考试的知识点分布所在地。
二、其他要注意的问题：
1、选择题量很多，120道题目要求在90分钟内完成。
选择题发题型包括单项、多项、不定项、中性选择四项。
2、工作务实题主要偏重实际操作，包括某项工作的方法、内容、写作的格式等等，并且形式很灵活，如拟写一份完整的库存管理方法，以备忘录的格式，通过电子邮件发送给某某经理等。
这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运用。
3、录象分析题只要找出录象中的正确或错误的地方即可，不需要加以分析（这是近及期考试的形式）。
每个级别分别都有两道录象题，每道在5-10分钟。
试卷要求找出15个正确或错误的地方即可，但是每道录象题中至少有15-20个错误和正确的地方，甚至更多。
大家都可以写下来。
∙秘书国考工作务实题解答方式
背景说明：
你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
一、
便
条
钟苗：
江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。
谢谢
行政经理
苏明
2003年11月21日
参考答案：
1、说明接待计划的三项内容：
（1）接待规格；
（2）日程安排；
（3）经费列支。
2、人员安排中计划中应写明；
（1）主要陪同人员；
（2）主要工作人员；
（3）住宿地点、标准、房间数量；
（4）宴请时间、地点、标准、人数；
（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。
3、日程安排计划：
（1）日期、时间、地点；
（2）活动内容；
（3）陪同人员。
4、接待经费计划（列支）；
（1）工作经费；
（2）餐饮费；
（3）住宿费；
（4）交通费；
（5）参观费；
（6）其他不可预见费用。
二、
备
忘
录
发自：
发给：
秘书
钟苗
日期：
2003.11.21
内容：
公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。
我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；
1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。
2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；
一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。
4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。
5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。
如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。
三、
一些员工对信息存储过程不
太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。
为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。
1、登记：
（1）登记的含义：
登记即建立信息的完整记录。
（2）登记分为两种类型；
①总括登记，对存储信息按批分类登记；
②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。
（3）登记形式有两种：
卡片式登记、薄册式登记。
2、编码：
（1）编码要求；
编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
（2）编码步骤；
分析所有预编的信息；
选择最佳的编码方法；
确定数码的位数
（3）编码的两种方法：
①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；
②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。
∙秘书资格考试：
国家职业资格鉴定基础知识试题解析
●国家职业资格鉴定基础知识试题解析
劳动和社会保障部秘书国家职业资格统一鉴定试卷由两个卷册构成。
卷册一为基础业务素质部分，包括职业道德和秘书基础知识；
卷册二为秘书技能操作部分，包括案例分析和工作实务。
本文单就部分基础知识试题作解析，供参考。
●命题思路
选择题分单项选择题和多项选择题。
单项选择题重点考查考生对秘书理论知识的基本概念、定义、观点、知识要点的把握是否准确。
此类试题要求考生牢固掌握知识、技能要点及其应用方法。
多项选择题考查的内容包括秘书专业某个知识模块的若干项；
对秘书工作程序性行为导致的“可以”、“应当”、“否定”等结果作划分与选择；
对同一模块或不同模块相关知识技能作比较等。
●选择题的特点
选择题题量大，覆盖面广，拟题的随机性强。
考生掌握的知识必须全面、系统，不能靠机械的记忆和背诵，一定要在深刻理解和相应操作训练的基础上，把理论与技能综合起来把握。
●选择题作答技巧
选择题有的是考查概念、观点、知识点及其之间的联系与区别，有的是考查理论知识如何运用于实际操作。
因此，在作答单项选择题时，最关键的是要求考生准而快地确定答案，非对即错。
但有的考生将答案改了又改，这说明考生对考查的内容没有把握，无谓地浪费了有限的时间，致使未能把题做完。
对多项选择题的判断，最关键的是要注意各选项之间的逻辑关系或知识要素内涵，通过逻辑分析断定所选项的正确性。
此种题型通常涉及各知识点联系密切、要点相对集中的内容，考生只要熟悉涉及的知识点，选择的正确率就较高。
这里介绍14答技巧供参考。
1、直觉分析法。
根据题干直接选出正确答案，属于顺向思维判断法。
有些单项选择题所涉及的内容，考生已经烂熟于心，有的是最基本的常识，不需要再费心思考量决断。
这种方法比较适合单选题。
2、还原法。
将认为正确的选项置于试题中，再从语法语义角度检验答案的正误。
此方法比较适合单选题。
3、浓缩还原法。
拟题人将较复杂的概念简单化，也就是将题义浓缩概括后，变为一个简单的句子或词组甚至是一个词。
分析这类试题时，宜将各项答案扩展后再还原（题义），这种题义往往是教材中的原文，有时是从多条原文（义群）中选出几条进行浓缩后作为选项的。
这类题只适合多项选择题。
4、排除法。
排除法是在不能确定正确答案时采用的一种逆向思维判断法。
如果不能一眼看出正确答案，应首先排除明显荒诞、拙劣或不正确的答案。
一般来说，选择题尤其是单项选择题的题干及其答案几乎直接摘抄自教材，其他备选答案可能是命题者自己设计的，也可能是有悖常识的错误答案。
5、词语分析法。
抓住题干中的关键词语，或者将词语间作有机的联系，然后确认正确答案。
6、逻辑联系法。
将选项中的某些词语与题干中的某些要点作逻辑联系，然后判定正确答案。
7、类比法（比较法）。
四个选项中有一个或两个选项不属于一个范畴或类属，那么，余下的三项或两项则为选择项。
这种方法适合于多项选择题。
8、猜测法。
实在不知道确切的答案也不要放弃，要充分利用所学知识去猜测。
一般来说，排除的项目越多，猜测正确的可能性就越大。
9、常识法。
根据人们日常生活、学习、工作积累起来的经验或惯例总结出来的约定俗成的认知作选择，不用通过专门的学习。
10、设例法。
如果对所有选项都不能确定对错，可以按每个选项隐含的意思假设一个例子，然后进行比较和区别，最后确定正确答案。
11、计算法。
利用相关的计算公式计算出正确答案。
12、诠释法。
从一个知识侧面，就事物的某一特点作出基本解释。
13、经验法。
根据平常生活或工作经验进行分析与判断，然后选择答案。
14、综合交叉法。
可同时利用两种或两种以上的方法，集中考虑正确答案和错误答案的关键所在。
可先用排除法将错误项排除，然后在剩余选项中进行再次选择，以此类推。
●例题解析
（一）单项选择题
例题１：
秘书要做好保密工作，为了记事备忘，最好用速记记（）。
选自2006年11月五级秘书试卷（笔试）单项选择题第46题）
（A）笔记本
（B）记事本
（C）秘本
（D）记录本
解析：
可用排除法。
因为ＡＢＤ项都没有“秘密”的迹象，只有Ｃ项说得很明确。
我们知道秘书用速记“秘本”，不仅方便、高效，重要的是能起到保密作用，尤其是“速记符号”俗称“保密文字”，所以答案只能是Ｃ项。
例题2：
沟通中开放友好的身体语言包括（）。
（选自2006年11月五级秘书试卷（笔试）单项选择题第42题）
（A）手势、动作、体态
（B）语调、语速、用词
（C）服装、服饰、体态
（D）表情、态度、动作
可用直觉分析法或还原法。
因为题干已经提示“身体语言”了，“手势、动作、体态”都属于身体语言，其他ＢＣＤ项中的语词都有不属于身体语言的语词。
也可以将Ａ项还原成完整的一句话，从语义和语法角度考虑均无错误。
毫无疑问，答案为Ａ。
例题3：
企业的办公格局和车间的设计属于企业文化的（）。
（选自2006年11月四级秘书试卷（笔试）单项选择题第47题）
（A）精神层
（B）制度层
（C）物质层
（D）行为层
可用设例法或猜测法。
考生有可能会在A、C两项中犹豫不决。
可以这样考虑：
企业的办公格局和车间的设计是企业文化的表层反映，是企业员工创造的物质文化，它比较具体，而精神层较抽象，如企业风貌、风气等。
答案显然为C项。
例题4：
某公司每天要用去2包A4复印纸，供应商从订货到送达需要４天时间，最小库存量是10包，那么该公司A4复印纸的再订货量应是（）包。
（选自2006年11月四级秘书试卷（机考）单项选择题第67题）
（A）14包
（B）18包
（C）22包
（D）26包
可用计算法。
按再订货量公式计算：
重新订购量（再订货量）＝日用量×
运送时间＋最小库存量。
答案B为正确。
例题5：
在会议文件审核修改之后，要由（）进行终审。
选自2006年１１月三级秘书试卷（笔试）单项选择题第49题）
（A）主管秘书
（B）主要领导或主管领导
（C）文件起草者
（D）办公室主任
可用常识法。
在我国政治体制中，能够决定“召开会议”和“终审”的只有单位负责人，四个选项中除“主要领导或主管领导”外，其他均无此权力。
答案为B。
例题6：
当上司确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，这包括（）等方面的准备。
（选自2006年11月二级秘书试卷（笔试）单项选择题第64题）
（A）思想、组织、物质和资料
（B）思想、物质和资料
（C）环境、组织、物质和资料
（D）物质和资料
可用逻辑联系法。
上司出访要做多方面的准备，大多数考生选择Ｂ项。
其实，秘书为上司出访要做的事情很多，大到制订出访方案，小到“针头线脑”，考虑要周到细致。
A项答案才是正确的。
（二）多项选择题
例题7：
影响接待规格的因素有（）（选自2006年11月四级秘书试卷（笔试）多项选择题第96题）
（A）对方的要求
（B）对方与我方的关系
（C）突然的变化
（D）上一次的接待标准
可用设例法。
如A项，对方的要求也许是没有道理的，显然这项被否定了；
如B项，假设对方的来访事关重大或我方非常希望和对方发展关系，再假设是上下级关系，往往以高规格接待；
如C项，假设总经理突然接到一个紧急会议通知，他可委派其他人来完成接待工作，虽使接待规格降低了，但也属正常；
如D项，假设某医药公司副经理接待某药厂药品推销员，这也属正常。
以此假设的例子，答案为ＢＣＤ。
例题8：
在确定会议住宿地点之前，应随意抽查（）的设备。
选自2006年11月四级秘书（试卷（笔试）多项选择题第87题）
（A）一个商务间
（B）一个双人房间
（C）一个单人房间
（D）一个套房
可用词语分析法和诠释法。
可以抓住题干中的“会议住宿地点”来作出选择。
A项不能作为“住宿”之用，其他选项均与“住宿”紧密相关，答案为BCD。
此题也可用类比法，BCD选项为“住宿”类，A项则不是。
例题9：
填写介绍信可以用（）。
（选自2006年11月四级秘书试卷（机考）多项选择题第102题）
（A）毛笔
（B）钢笔
（C）圆珠笔
（D）铅笔
可用经验法。
凡是有一点生活和工作经验的考生做本题并不难，即使不去专门记忆这些技能知识，只要根据平常的生活经验也能找对答案。
ＡＢ项为正确答案。
例题10：
在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：
按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列、（）。
（选自2006年11月三级秘书试卷（笔试）多项选择题第97题）
（A）按报到时间顺序排列
（B）按来宾身份排列
（C）按与东道主的关系远近排列
（D）不排列，随便坐
可用综合交叉法。
先用逻辑分析法，如Ｃ项显然不符合事实逻辑，应当排除。
Ｄ项是一种常用礼宾次序的方法。
答案为ＡＢＤ项。
例题11：
下列文书的内容具有前瞻性、预测性的是（）。
选自2006年11月三级秘书试卷（笔试）多项选择题第118题）
（A）总结
（B）计划
（C）调查报告
（D）可行性研究报告
可用类比法。
在时间概念层面，“总结”与“调查报告”是同类，重在叙述过去，属于“过去完成时”；
而“计划”与“可行性研究报告”是同类，重在对未来的预测，属于“将来进行时”。
答案为ＢＤ项。
例题12：
会议记录和会议纪要的区别主要有（）。
（选自2006年11月二级秘书试卷（笔试）多项选择题第113题）
（A）会议纪要是行政公文，会议记录不是行政公文
（B）会议记录是原始记载，会议纪要是对会议的综合与概括
（C）会议记录的作用是存档备查，会议纪要的作用是向有关机关传达会议情况和议定事项
（D）会议记录随会议进程记载会议内容，会议纪要则是在会议结束时对会议内容进行概括和总结。
可用浓缩还原法。
本题是教材原文义群的浓缩版，只要逐项对题义还原，再比较“会议纪要”与“会议记录”的不同，答案自然就出来了。
答案为ABCD。
【责编:
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纠错】
∙秘书三级技能一般出题范围
∙我的秘书三级考试心得
2006/7/11
各位考友，我是参加去年6月12日秘三考试的，考前参加了相关培训，现将我们培训老师传授的考试秘籍上传，供大家参考。
1、要有良好的心态。
看很多人都说资格证很难考，刚开始
我也有些怕怕。
培训老师告诉我们，要有一种赢取胜利的主动心态，积极一些，树立自信心，别还没打仗就畏首畏尾。
2、要充分了解考试题型，合理安排好答题时间。
秘书考试分两大块，一块是理论，一块是实务。
考理论时，要先选择秘书基础知识的题来作答，因为这一部分有些题还是需要时间来思考的，等基础知识的题答完，再去答职业道德的题，因为职业道德题很多都是直观题，千万不要犹豫，不要左思右想，不要在职业道德上浪费时间。
理论部分题量还是比较大的，大家一定要抓紧时间。
实务部分先是情景题，就是看录像，各位考友一定要边看录像边找点，千万不要等两遍都放完了才回忆，那会漏掉很多点，而且浪费时间。
拟写实务题的答题要点就是，把你自己认为和该部分相关的内容都朝上写，决不能让卷子空着。
还有就是尽可能用书里的语言答题，口语不要太多。
3、要做历年考题。
做历年考题一是熟悉题型，二是锻炼答题思路，三是题库是一定的，你做的历年考题，说不定在今年的考试中也可能出现，这一点很重要。
4、要注意休息，不要搞疲劳作战，有效的看书是关键。
我们老师还建议在复习期间，多吃咸鱼、鸡蛋、豆腐、海带等富含卵鳞脂的东西，有助于增强记忆力。
最后总结就是：
书读一遍、课听一遍、录像看一遍、题做一遍。
好了，就这么多，我去年按以上方法一次就考过了，也祝各位考友取得好成绩。
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