协同OA系统企业版白皮书.docx

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协同OA系统企业版白皮书

XX协同办公系统（OA）

OfficeAutomation

白皮书

一、

系统概述

一.1通畅的协同办公平台

XX协同办公系统将先进的管理理念和办公方式进行了工具化，以工作流为引擎，以知识、沟通、任务、门户为载体，改变过去复杂、低效的手工办公方式，让员工可以随时、随地的通过网络来顺畅的沟通和协作，实现跨地域、跨组织、跨系统、全移动的协同办公。

XX协同办公系统帮助企业在管理上实现柔性与刚性的统一，在办公上实现规范与效率的统一，快速提升整个团队的执行力，帮助企业构建四大管理平台：

·交流（Communaction）——建立通畅的信息流通平台

·协调（Coordination）——建立精准的管控决策平台

·合作（Collaboration）——建立高效的流程协作平台

·共享（Sharing）——建立开放的知识积累与分享平台

XX认为，企业的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用，对它们之间的关系进行协调，最大限度的发挥所有资源的作用，并用系统的观点，在整个系统价值最大化的基础上来发挥各个资源的作用，使资源的运作产生协同效用，因此可通过协同办公系统打造组织的核心竞争力。

XX协同办公系统通过对信息管理、文档管理、流程管理、行政管理、决策管理、安全管理等的全方位支持，实现组织管理和日常办公从传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，实现整个组织的协同办公，将最大限度地提高办公效率和办公质量，降低管理和办公成本，提高企业执行力，及办公管理和决策的自动化和科学化水平。

一.2系统的应用价值

企业光有优秀的人才远远不够。

更重要的是，如何将不同岗位的人有效的组织起来，建立规范、高效的协同执行体系，促成管理目标和战略目标的实现。

一.2.1面向执行力提升

从本质上说，企业成功=战略能力×执行能力，战略能力依赖于最高管理者的智慧和魄力，执行能力则依赖于整个团队沟通与协作的效率。

执行能力=员工能力＋员工态度＋员工管理，这三个方面相辅相成，缺一不可，如果能够让这三个方面互相促进，发挥出最大的综合效应，企业就能够将执行力最大化，这也是企业的核心竞争力。

管理信息系统的作用就是在战略能力和执行能力之间搭建一个桥梁，协助管理者释放员工潜在的工作能力，培养员工积极的工作态度，优化员工高效的协作方式，从而打造学习创新、结果导向、团队协同、执行有力的卓越团队，实现企业成功。

一.2.2面向管理完善

管理是艺术，但更是科学。

它依赖于个人的能力，但更依赖于因科学的方法和工具而建成的一整套完善的体系。

事实上，运营和管理更大、更复杂的企业，你需要新的工具，而经过改进的技术和统计、控制工具已催生出新的管理方法，能够让你在管理大型机构的时候不在力不从心。

在全世界范围内，依靠“本能直觉”来管理的日子已经一去不复返。

如今的企业领导者正运用算法决策工具和高精尖的软件来管理他们的机构。

科学管理正从一项创造竞争优势的技能，转变为企业参与竞争的先决条件。

XX协同OA系统的理想就是为企业的决策者、管理者、执行者提供一种切实可行的工具，完成从艺术到科学的转变。

我们主要通过两方面来协助企业完善管理：

1）将复杂的事情简单化，用最简单的方式解决最根本的问题，即帮助企业做好沟通、协作和管理问题。

2）协助中层掌握管理思维与技巧，提升中层管理者上传下达的沟通能力，以及带领基层人员落实执行的能力。

一.2.3面向根本问题解决

XXOA系统致力于解决企业最常见的三大根本问题：

1）沟通问题：

·沟通体系失效，层级、部门壁垒严重，沟通与反馈无法互动；

·信息在传递过程中存在大量失真、丢失、延误

·领导层无法及时、准确了解一线员工的思想动态和工作进展

2）协作问题：

·工作流程繁琐，多余中间环节造成大量重复工作，效率低下

·推诿、越权、拖延、随意现象严重，管理不可控、事后不可查

·各种文档、信息无法及时共享，项目的沟通和进度管理混乱

3））管理问题：

·手工方式耗费大量的人力、物力、财力、时间成本

·过分依靠个人经验和感觉来决策管理，不准确、不透明、风险高

·企业制度难以落实，难以建设平等、开放、学习型的组织文化……

XXOA系统的价值量化：

通过XX协同办公系统，企业可以加速组织的信息化进程，充分利用计算机和现代通讯手段面向组织服务，建立组织内部信息交流的快速通道，以共享信息资源，强化部门业务管理，加强各业务部门之间的交流，实现组织信息的快速上传下达，促进协同办公，提高办公效率，为各级领导及业务人员提供辅助办公和决策服务。

通过使用本系统，将建立整个组织内高效的群体运行机制，在提高个人办公效率的同时提高组织整体的办公效率，使组织分享信息、统一决策、贯彻执行的难度和速度不因规模扩展而变大、变慢，保持持续的效率和活力。

迅速成长为一个国内领先，国际知名的现代化企业，一个具有相当竞争力的优秀企业，一个备受信赖与尊敬的卓越企业。

二、

理念与架构

二.1研发理念——魔方架构，智慧协同

秉承“魔方架构，智慧协同”的理念，XX协同OA系统完美融合人员、目标、资源、过程管理，在给用户带来先进办公方式的同时，也将给组织导入先进的管理理念，促成组织管理和业务管理的全面升级，工作更有效，管理更科学，执行力和竞争力更强。

二.1.1魔方架构

XX协同办公系统采用框架+组件的SOA架构，像魔方一样可以灵活组合，具有平台性、开放性、集成性、智能性的特点，能够跨平台、跨系统运行，是真正的协同办公平台。

在这个平台上，数据库、操作系统、中间件、功能模块、流程、界面、数据资料、菜单名称都是独立封装和相对独立的，你可以任意设置、修改、升级其中任何一个部分，而不影响整个系统的正常使用。

在这个平台上，用户可以自定义个性化的功能模块，而无需代码级操作，实现动态部署和升级拓展，具有无限生长和扩充的能力，实现随需应变的管理。

二.1.2智慧协同

基于协同软件“开放与整合”的发展趋势，XX首创“智慧协同”的理念，构建智慧流程、智慧管理、智慧决策金三角，实现执行、管理、决策的完全协同一体化。

1、“智慧”的含义：

开放、智能、灵便、随需而变，实现工作流统一化管理和数据整合，即时响应、动态适应企业管理和发展的需求。

2、“协同”的构成：

1）人员的协同：

打破部门、岗位和层级的限制，以项目和事务为核心，实现团队成员间无障碍的沟通和协作。

2）流程的协同：

整合、规范、简化办公流程，并实现多系统间办公流程的整合，减少重复工作，提供工作效率和精度。

3）数据的协同：

既实现协同软件内部的数据整合，又实现协同软件和其他业务系统之间的数据整合，消除信息孤岛。

4）资源的协同：

让团队成员随时随地的分享、获取有价值的知识和经验等资源，实现知识管理的积淀、传承和发扬。

二.1.3智慧协同的应用模型

XX协同OA系统通过流程引擎、自定义平台、统计报表工具，右下至上分别面向企业的执行层、管理层和决策层，为之提供一整套切实好用的管理工具，实现办公、管理、决策的高度协同一体化，发挥最大的团队效能，从而有效提升企业的核心竞争力。

二.2系统架构

XX协同OA系统采用了开放的技术架构，使之形成一个有强劲生命力的协同办公平台，可以即时、动态的响应企业办公和业务管理的变化。

在这个系统平台中，底层结构、中间件、应用模块、界面是独立封装和相对独立的，具有极高的灵活性、开放性、拓展性和稳定性。

用户可以任意的更换、升级其中任何一个部分，而不影响整个系统的正常使用。

这就像一个可以热插拔的USB接口一样，用户可以自由的定义自己的个性化应用系统。

三、

核心应用

三.1工作流管理专家

XX的工作流完全超越同类产品，我们称之为工作流2.0，相比工作流1.0，我们更加注重流程的智能性和数据整合、数据统计，可以满足各项复杂的流程管理需求，实现办公流程和业务流程的统一化管理和持续优化：

1、支持自由流程、自由顺序流程、固定流程、分支流程、并发流程、半自由流程、无流程等七大类型；

2、纯浏览器图形化流程设计，通过拖拉方式实现工作流的编辑；

3、人工节点和系统节点，自由流程和固定流程，文本表单和电子表单，绝对岗位和相对岗位融会贯通；

4、可以按数值、时间、岗位、权限等各种设置进行条件跳转，分流或合流，保证正确的审批流程；

5、一张审批单可适用全单位，无需对不同部门重复设计多个表单的流程；

6、具有灵活的岗位和角色设置，支持一人多岗、固定岗位、相对岗位等，可复制流程，大大减少流程设置的数量；

系统截图：

可以构建财务、人事、行政等各种类型的工作流程

系统截图：

可以设计漂亮的申请单，并插入个人签名

系统截图：

可以设计各种复杂而灵活的审批流程

三.2企业即时通信系统

XXOA系统集成了免费的企业内部即时通讯系统（我们称之为OA办公助手），主要实现OA系统账号内的人员即时通信功能，以及常用的消息、文件收发功能，并具有群聊、讨论组、拖拽文件直接发送等特色功能。

即时通讯系统是XXOA系统一个有机的组成部分，和OA系统中的用户账号、密码完全同步。

通过这个工具，用户无需频繁的登陆网页版的OA系统，也可以实现消息收发、文件传递、审批文件等常用操作，大大提升了工作便利性。

即时通信系统的特点：

1、软件本身类似于QQ，操作非常简单和便捷，与WEB程序相比能节省大量时间；

2、管理员可以控制用户发送文件的大小和类型；

3、界面美观，具有多种皮肤风格，可随意换肤；

4、快速的消息提醒，无需主动登陆IE，即可实现快速消息的反馈，有新消息到达时，图标会自动闪烁进行通知；

5、可发送大文件。

IE浏览器由于受WEB体系结构的限制，超过20M的文件很难上传和下载，而且速度会很慢。

但通过OA助手，可轻松实现大文件传送；

6、可实时多人对聊，具备如QQ、MSN等即时通讯工具的功能；

7、与WEBOA是一个有机的整体，采用WEBService技术，OA助手和WEBOA调用同一份核心代码，实现数据的完全共享；

8、内存占用大概为12M，文件的传送采用的是Socket传输方式，每次的传输仅为1K，所以，对CPU的占用率非常小。

刷新时采用的多线程方式，不会影响到用户的使用，上传和下载的文件传送的文件的大小不受限制，也可以通过管理员设置，控制每个人的文件传送量；

四、

系统应用解析

四.1短消息

短消息分为两种类型：

1）系统短消息：

系统自动发送的各种提醒消息，如待办提醒、任务提醒、审批提醒等；

2）个人短消息：

用户单独向指定人员、部门、岗位、通讯组发送的短消息，使信息沟通更加顺畅。

发送消息时可上传附件，并设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该消息。

功能特点

1）灵活选人：

包括指定人员、部门、岗位、通讯组等多种形式的人员选择方式，而且人员和部门可以同时选择；

2）自动回执：

发送消息时设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该消息；

3）短信提醒：

可以通过手机短信提醒全部或部分接收人；

4）内容编辑方便：

短消息编辑区支持文本样式和HTML样式两种类型，可上传附件；

5）消息收藏：

可以收藏自己关心的短消息；

6）消息归档：

消息发送后可以直接归档。

功能结构

四.2

文件传送

与短消息类似，用户单独向指定人员、部门、岗位、通讯组发送的文件，可代替大部分传真和内部电子邮件，实现无纸化操作，使文件传递无失真、无延迟，效率更高，成本更低。

发送文件时候可设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该文件。

文件发送后可以归档。

功能特点

1）灵活选人：

包括指定人员、部门、岗位、通讯组等多种形式的人员选择方式，而且人员和部门可以同时选择；

2）自动回执：

发送文件时设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该消息；

3）短信提醒：

可以通过手机短信