档案管理制度f.docx

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档案管理制度f

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项目部办公管理制度

第一章文件管理

第一节管理内容

第一条文件管理内容主要包括：

上级函、电、来文，同级函、电、来文，项目部上报下发的各种文件、资料。

第二条项目部各类文件由办公室归口管理。

第二节收文的管理

第三条公文的编号保管

1、外来的文件由办公室专人负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。

2、办公室对上级来文应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号，保管。

3、属于其他部门或个人代收的文件、项目部外出人员开会带回的文件及资料也应及时移交办公室进行登记、编号、保管，不得个人保存。

第四条公文的阅批与分转

1、凡正式文件均由办公室根据文件内容和性质阅签后，分送承办部门阅办。

重要文件应呈送项目部领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。

一般函、电等，分别由办公室直接分转处理，如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

2、为避免文件积压误事，办公室应在当天或第二天将文件送到项目部领导和承办部门，紧急文件要即阅即办。

如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅。

第五条文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有保密要求的文件带回宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

2、阅读文件应抓紧时间，阅签文件一般不得超过两天，阅后应签名。

阅完后应及时将文件交还办公室，切忌横传。

如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、阅文时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要借阅，按档案管理规定办理。

4、办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电，应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印，原件应及时归档。

第三节发文的管理

第六条凡以项目部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、计划、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围。

第七条各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作，要求发文时应经项目部领导同意，由办公室按统一文号、格式发文。

第八条发文程序

1、项目部文件由部门拟稿或由指定的拟稿人拟稿，草拟文稿必须做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、格式与标点符号正确。

2、文稿拟就后，由拟稿人填写发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、标定日期。

3、草拟的文稿由部门负责人核稿（对文稿的内容，质量负责）。

如涉及几个部门内容需经会签的文稿，应由拟稿部门送有关部门会签。

4、办公室应根据有关要求，对文稿进行审签。

对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。

5、文稿经核稿、会签、审签后，呈送分管领导核签、项目经理批准签发。

6、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号后打印（经签发的文件原稿送档案室存档，电子版同样留存办公室）。

7、文件打印清样，应由拟稿人负责校对，校对后方能复印、盖章。

8、文件由办公室负责报送，填好发文登记表并经签收人签字。

第四节文件的借阅

第九条各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写“档案资料借阅单”，对有保密要求的文件须经办公室主任同意后方可借阅。

第十条借阅文件应严格履行借阅登记手续，不得拆卷和在文件上勾划，阅后应及时归还。

第十一条办公室对借阅的文件应负责催收，并定期对文件进行收缴清退工作，如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第五节文件的立卷与归档

第十二条文件的归档范围

1、凡下列文件统一由办公室负责归档

（1）上级机关来文，包括上级报告、申请的批复;

（2）项目部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等;

（3）项目经理办公会、中层干部会以及各种专业例会记录;

（4）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及项目部在会上的汇报发言材料等;

（5）上级机关领导来项目部检查视察工作的报告、指示记录，以及项目部向上级进行汇报的提纲和材料;

（6）项目部日志和大事记;

（7）项目部上报的其它有关材料;

（8）反映项目部生产、经营活动、先进人物事迹及领导来工地视察、检查工作等的音、摄像制品;

2、各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。

第十三条立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与定期立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

第六节文件的销毁

第十四条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理申请销毁手续。

第二章印信管理

第十五条项目部公章、电子章、介绍信由办公室安排专人负责管理，印信管理人员应对印、信使用的正确性负责。

第十六条凡项目部合同、协议、对外承诺、担保等事宜的法律文书及其他重要事由的文件、报告，须报项目经理签批后用印。

第十七条涉及项目部领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由办公室审核，经分管领导签批后用印。

第十八条除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由办公室主任批准后用印。

第十九条所有用印应作好登记、签字，并应留下底稿和两份印好的以备存档和借阅。

严禁开具空白介绍信和在空白便笺上用印。

第二十条发给各部门的印章及业务专用章，由各部门负责人和专职业务员管理，应分别对所管印章使用的严肃性、正确性负责。

第二十一条各部门印章只适用于项目部内部，不得对外使用。

第二十二条印信应严加保管，如有失职、差错、丢失或违章乱用，一经发现，需追查有关人员的责任并按章惩处，如造成项目部名誉或经济损失的，将按公司有关规定严肃处理。

第三章文印管理

第二十三条办公室文印人员应遵守保密规定，不得泄露工作中接触的项目部保密事项。

第二十四条发传真、电传，复印文件资料，均需分类逐项登记，以备查验。

第二十五条传真、电传、复印件应及时发送给有关人员。

因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。

第二十六条复印机由专人管理，非专管人员不准随意开机、复印。

第二十七条原则上不接受外单位的资料打印、复印，如确实需要，经办公室主任批准后办理登记手续。

第二十八条文印人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。

设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修。

第二十九条传真电话专用于传真件的收发，严禁他用。

违犯者除补交电话费外，将视情节轻重给予罚款处理。

第四章办公用品管理

第三十条项目部各部门所需的办公用品，统一由办公室购置（需履行采购审批程序的设备、仪器由设备物资科办理报批手续）、入库、发放、登记。

第三十一条各部门专用的表格，由各部门制定格式，由办公室统一订制。

第三十二条办公用品只能用于办公，所有职工要做到勤俭节约、降低消耗。

第三十三条各部门根据实际需要，每月初向办公室提交一份办公用品需求表，由办公室根据实际需求及库存情况，均衡汇总后报项目经理审批，由办公室采购后造册发放。

第三十四条从严控制计划外的零星采购，确因特殊情况而又急需时，购置日常办公用品，由办公室主任审批，购置大宗、高档办公用品，必须报项目经理批准后采购。

第五章电脑使用管理

第三十五条办公室是电脑管理的主管部门，有权对各部门的办公电脑使用管理进行检查、监督，各部门负责人是本部门电脑管理的第一责任人。

第三十六条办公室负责办公电脑、外设、软件（包括防治病毒软件）的购置、安装、调试与维护；负责配件、耗材的购置、管理；建立局域网并进行管理、维护。

第三十七条对办公电脑的配置、报废处理、配件升级与重新购置，需由部门提出申请，经分管领导同意、项目经理批准后方可实施。

第三十八条软、硬件设备的原始资料（光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）由办公室统一保管，使用者必需的操作守册可由使用者保管。

第三十九条电脑的上网宽带线已统一布设，未经特批，任何人均不得私自拉、接线及安装分线盒。

第四十条配置给个人使用的办公电脑实行专人管理、专人使用。

未经许可，不得允许外人使用办公电脑，更应严格控制外来人员自带移动硬盘、U盘上机操作、复制资料。

第四十一条电脑使用者应爱护设备，按规范要求操作、保养，下班后或晚上离开办公室时，务必关机切断电源。

第四十二条电脑使用者的业务数据，应妥善存储并及时做好备份，重要数据由使用者向资料员申请备份。

第四十三条电脑、外设发生故障时，使用者作简易处理仍不能排除的，应立即报告主管领导，经同意后由办公室安排维修、更换。

第四十四条电脑维修、维护过程中，首先确保对工作业务资料进行拷贝，做到不遗失。

外请人员对电脑进行维修时，应有人自始至终地陪同。

第四十五条严禁职工在上班时间利用电脑玩游戏、看电影、播放音乐、下载电影、游戏、进行工作无关的上网聊天、开摄像头等。

第四十六条任何人不得利用电脑登陆黄色、反动网站，下载黄色、反动资料、消息，发布黄色、反动资料、消息，攻击外部电脑，散布、传播病毒、黑客程序，一经发现，按照有关规定进行行政、经济处分，并由使用者自行承担相应的法律责任。

第四十七条凡因个人使用不当所造成的电脑维护费用和损失，酌情由使用者赔偿。

因违反上述规定，造成经济损失、资料丢失的，将追究使用者与管理者的责任。

第六章办公电话管理

第四十八条项目部办公电话为办公配备、使用。

各部门每月办公电话费用按项目经理办公会议确定的限额使用，超额部分费用自理。

第四十九条各部门应对本部门的办公电话加强有效管理，联系业务时不说空话、废话，尽量减少通话时间。

因私事打电话不得妨碍联系公务。

第五十条项目部管理人员、二线施工人员及后勤服务人员的手机通信费用补贴，其享受范围及标准由项目经理办公会议确定，费用实行包干使用。

第五十一条凡享受手机通信费用补贴的职工，无特殊原因必须确保24小时开机（包括出差、休假期间），以利于保障通讯联络畅通，满足施工管理的需要，否则取消当月手机通信费用补贴。

第五十二条所有享受手机通信费用补贴的职工在接到电话后必须及时接听，并按要求迅速作出反应。

对于无故关机、不接电话或虽接听电话但拒绝执行工作指令者，如影响工作的，将按职工考核的相关规定另行处理。

第七章车辆使用管理

第一节 车辆调度管理

第五十三条项目部所属小型车辆的使用和管理统一由办公室负责。

第五十四条用车范围

1、 项目部领导班子成员工作需要；

2、对外生产经营、对外联系工作需要的部门；

3、项目部的重要接待；

4、经项目经理批准的其它用车。

第五十五条各部门公务用车，需提前一天由部门领导向办公室提出申请（临时性、紧急性事件除外），并填写《出车单》，经主管领导审批后由办公室统筹安排派车。

第五十六条车辆调度原则上以《出车单》送达之先后顺序及办理事务轻重缓急之程度安排车辆。

第五十七条车辆经调派外出后，用车人员务必掌握用车时间及办事效率，原则上不得超时用车，若因特殊情况需延时用车，须提前与办公室联系，并经许可后才能继续用车。

第五十八条车辆外出期间，司机必须按法律规定之行车条文行驶，用车人员不得指使司机超速行车、违章超车、随意停放，否则由此发生的后果由司机及用车人员自行承担。

第五十九条车辆使用完毕，司机应当及时填写《出车单》上的内容（行车线路、用车时间、里程数及所花费用等），并由用车人员确认签字，经领导审批后用作费用报销的依据。

第六十条从严控制使用小车和严禁车辆外借，遇有特殊情况与办公室联系，经项目经理同意后由办公室派车；特殊情况用车（职工急病、工作抢救、报警等非常事故），可先行通知司机出